Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen. Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen. So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

Machen Sie etwas aus Ihrer Irgendwann-Liste (Ideen-Liste)

Von Getting Things Done (GTD) habe ich die Irgendwann-Liste bzw. die Ideen-Liste übernommen. Hier stehen all die Dinge, die ich jetzt nicht machen kann oder will, die ich aber nicht verlieren will. Ferienziele, neue Projektideen, Geschenkideen und vieles mehr.

Diese Einträge haben nur ein Problem: Sie fallen nie von der Liste.

Schauen Sie mal auf Ihre Irgendwann-Liste: Seit wann sind diese Ideen darauf? Ein Monat? Drei Monate? Ein Jahr oder mehr?

Lesen Sie hier, weshalb die Irgendwann-Liste auch Probleme mit sich bringt und was Sie dagegen tun können.

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Anti-Zeitmanagement und Kalender (Teil 1): Deshalb funktioniert ein chaotischer Kalender nicht

Ist Ihr Kalender auch so etwas wie die Zentrale Ihrer Arbeitsorganisation und Ihres (Anti-)Zeitmanagements? Bei mir ist das so.

Bei Terminen bin ich nicht völlig frei: Wenn mich jemand zu einem Gespräch einlädt oder wenn ich ein Seminar geben kann, dann mache ich das natürlich möglich.

Zum Anti-Zeitmanagement gehört es aber auch, „Nein“ zu sagen und sich selbst zu schützen. Das geht aber nicht immer. Oder wir wollen das auch nicht immer.

Schließlich sind ja nicht alle Termine eine Qual, sondern häufig auch inspirierend, spannend, motivierend und einfach toll. Einige Termine nehme ich sehr gerne wahr. Und natürlich schmeichelt es mir auch ein wenig, wenn ich „gefragt“ bin. Das ist völlig normal.

Doch mit dem Kalender ist es wie mit dem Schreibtisch: Sobald er chaotisch und übervoll ist, wird’s nichts mit dem produktiven Arbeiten.

Lesen Sie hier ein paar Überlegungen zu den Folgen eines chaotischen Kalender.

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7 Fälle, für die sich E-Mails besonders gut eignen

In letzter Zeit schrieb ich einige Artikel über E-Mails und führte ein Webinar über den Umgang mit E-Mails durch.

Kein Wunder: Sind doch E-Mails nach wie vor die Zeitfresser Nr. 1 im modernen Arbeitsalltag.

Zu Recht und zu Unrecht zugleich:
Können doch E-Mails vieles vereinfachen – wenn man es richtig und für die richtigen Dinge einsetzt.

Lesen Sie hier 7 Fälle, für die sich E-Mails besonders gut eignen.

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Wir alle haben Zeit

Selbstverständlich haben wir alle Zeit. Wir haben vielleicht nicht alle Zeit der Welt, doch wir alle haben Zeit.

Sogar genau gleich viel, denn Zeit ist demokratisch verteilt: Jeder bekommt genau gleich viel.

Ich, Sie, Ihr Chef, Ihr Kunde und der Busfahrer: Alle haben 24 Stunden Zeit pro Tag.

Blöd ist nur: „Spare“ ich heute eine Stunde, habe ich morgen nicht 25 Stunden Zeit.

Nein, das Geheimnis liegt anderswo: Wie entscheide ich mich, diese 24 Stunden zu verbringen?

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Der Elefant und das Zeitmanagement: Mit der Salamitaktik unliebsame Aufgaben erledigen

Wie isst man einen Elefanten? Ganz einfach: Stück für Stück.

Ich weiss nicht mehr, wann ich diesen Spruch das erste Mal gehört habe. Er gehört jedoch in die Grundausrüstung jedes Trainers.

Mit diesem Spruch ist nichts anderes als die Salamitaktik gemeint. Auch bei der Salami geht es darum, etwas Großes in kleine Stücke zu schneiden, damit wir es handhaben können.

Das ist besonders bei Aufschieberitis eine gute Möglichkeit, Dinge endlich anzupacken.

In der Wikipedia wird übrigens die spannende Herkunft der Salamitaktik beschrieben (Stichwort: Kommunismus in Ungarn).

Lesen Sie hier, wie Sie mit dem Elefanten und der Salami etwas gegen Aufschieberitis tun können oder lernen, mit großen Aufgaben umzugehen.

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Erledigen und dokumentieren: So lösen Sie Probleme nicht zweimal

Haben Sie schon mal eine Aufgabe erledigt und dachten dabei: Das habe ich doch schon letzte Woche gemacht?

Oder haben Sie schon mal eine Telefonnummer gesucht, die Sie kürzlich auch schon gesucht haben? Oder die Projektzahlen, die Sie schon mal brauchten?

Das sind klassische Zeitfresser.

Zeitfresser sind die Handlungen, die einfach nur unnötig Zeit kosten. Wie etwa E-Mails oder Unterlagen mehrfach “zur Hand” nehmen (anstatt sie sofort abzuarbeiten), Fehler korrigieren (weil man mehrere Dinge gleichzeitig machte) oder zu langes Suchen von Unterlagen (anstatt eine gute, funktionierende Ablage zu pflegen).

Bei Zeitfressern handelt es sich also um unnötigen Ressourcenverschleiß – und sonst nichts.

Wie viel Zeit könnten Sie wohl sparen, wenn Sie diese Zeitfresser eliminieren könnten und nicht zweimal dasselbe tun müssen? Anti-Zeitmanagement ist schließlich auch das Vermeiden von Zeitfressern

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Wie Sie so richtig Gas geben: Die Not-To-Do-Liste für heute

Wie oft saß ich schon am Schreibtisch und kam nicht wirklich in die Gänge. Ich war zwar ständig beschäftigt, aber nicht mit den wirklich wichtigen Dingen. Ich spreche hier nicht mal von Aufschieberitis, sondern eher von den gesuchten Ablenkungen, die die Produktivität und Effizienz ausbremsen.

Das sind häufig nur schlechte Gewohnheiten (wie z.B. morgens als Erstes die E-Mails abzurufen). Kennen Sie das auch?

Dagegen gibt es ein einfaches Mittel: Die tägliche Not-To-Do-Liste. Bereits vor ein paar Monaten schrieb ich über dieses Instrument. Hier zeige ich Ihnen, wie Sie es für Ihre Tagesplanung einsetzen können.

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Wo sind Sie am produktivsten?

Wenn es um das produktive Arbeiten geht, spielt die Tageszeit eine grosse Rolle: Wann sind Sie produktiv?

Ich bin beispielsweise morgens in aller Frühe am produktivsten. Andere dafür erst mitten in der Nacht.

Es gibt aber noch eine andere wichtige Frage: Wo sind Sie produktiv?

Wenn ich stecken bleibe, wechsle ich gerne den Ort. Da ich in Cafés nicht gut arbeiten kann, heisst das häufig: Ich nehme meinen Laptop und verschiebe mich vom Büro ins Wohnzimmer.

Eine solche kleine, banale Änderung reicht häufig schon, um neuen Schwung zu erhalten.

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Kommunikationskanäle definieren: Wann wollen Sie wo erreichbar sein?

Dank moderner Kommunikationsmittel sind wir nicht mehr nur theoretisch immer und überall erreichbar, sondern wir sind es tatsächlich. Das hat nicht nur mit der Technologie etwas zu tun, sondern auch damit, dass und wie wir auf jede Unterbrechung reagieren.

Wenn die Technologie kaum mehr Grenzen setzt, müssen wir uns die Grenzen selbst setzen. Sonst sind wir nicht mehr frei und lassen uns durch Zufälligkeiten steuern.

Hier geht es also um mehr als nur um Mobiltelefone. Es geht um SMS, Skype, Facebook, Twitter, Chats und Unterbrechungen aller Art. Und es geht besonders um Entscheidungen: Wann will ich auf welchen Kanälen erreichbar sein.

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So gehen Sie mit (scheinbaren?) Dringlichkeiten um

Nicht jeder Notfall ist wirklich ein Notfall. Nicht jede Aufgabe und Unterbrechung, die absolut dringend daher kommt, ist wirklich so dringend.

Lassen wir uns von (scheinbaren?) Dringlichkeiten leiten, springen wir von einer Zufälligkeit zur nächsten. Das ist Gift für das produktive Arbeiten.

Natürlich gibt es Jobs, bei denen Unterbrechungen zum Jobprofil gehört. Der Empfang, die Telefonzentrale oder im Support. Hier gehört es zum Profil, sich ständig unterbrechen zu lassen. Doch bei vielen anderen Jobs ist es keineswegs so.

Oft können wir selbst (mit)bestimmen, was wirklich dringend ist und als solches behandelt werden sollte.

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