Erledigen und dokumentieren: So lösen Sie Probleme nicht zweimal

Haben Sie schon mal eine Aufgabe erledigt und dachten dabei: Das habe ich doch schon letzte Woche gemacht?

Oder haben Sie schon mal eine Telefonnummer gesucht, die Sie kürzlich auch schon gesucht haben? Oder die Projektzahlen, die Sie schon mal brauchten?

Das sind klassische Zeitfresser.

Zeitfresser sind die Handlungen, die einfach nur unnötig Zeit kosten. Wie etwa E-Mails oder Unterlagen mehrfach “zur Hand” nehmen (anstatt sie sofort abzuarbeiten), Fehler korrigieren (weil man mehrere Dinge gleichzeitig machte) oder zu langes Suchen von Unterlagen (anstatt eine gute, funktionierende Ablage zu pflegen).

Bei Zeitfressern handelt es sich also um unnötigen Ressourcenverschleiß – und sonst nichts.

Wie viel Zeit könnten Sie wohl sparen, wenn Sie diese Zeitfresser eliminieren könnten und nicht zweimal dasselbe tun müssen? Anti-Zeitmanagement ist schließlich auch das Vermeiden von Zeitfressern

Erledigen und dokumentieren

Dinge mehrfach zu erledigen oder Probleme mehrfach zu lösen, sind Phänomene, die ganz einfach beseitigt werden können: Durch Gewohnheiten und das Prinzip Durchhalten.

Es geht nämlich lediglich darum, Antworten zu dokumentieren. Eine Aufgabe ist nicht abgeschlossen, wenn sie erledigt ist, sondern erst, wenn die Antwort oder Lösung auch dokumentiert ist – wo nötig.

Das lässt sich als Gewohnheit erlernen.

Danach geht es darum, die Gewohnheit auch tatsächlich und konsequent umzusetzen, also es geht um das Prinzip Durchhalten oder um ein klein wenig Selbstdisziplin.

Hier ein paar Hinweise, wie Ihnen das gelingen kann:

  • Nutzen Sie einen Ort für Ihre Notizen. Sind Sie ein Papiermensch, dann nutzen Sie ein einziges Notizbuch für alle Ihre Notizen. Nutzen Sie daneben keine Haftzettel, sonstigen Zettel oder weitere Notizbücher. Eines für alles. Sind Sie ein Digitalliebhaber, dann nutzen Sie ein Programm oder ein Format für Ihre Notizen.
  • Halten Sie Dinge fest. Zögern Sie nicht, notieren Sie lieber zuviel als zu wenig. Besonders bei digitalen Notizen finden Sie das Gesuchte über die Suchfunktion schnell wieder. Bei Notizen auf Papier wird Ihnen Ihr visuelles Gedächtnis helfen (“Ich hab doch die Nummer gleich neben einem Diagramm aufgeschrieben. War das nicht auf einer linken Seite in meinem Notizbuch?”).
  • Führen Sie Listen. Mit den wichtigsten Telefonnummern, den wichtigsten Sachkonto-Nummern (für Ihre Buchhaltung), den wichtigsten Internetadressen und von mir aus auch mit den Kleidergrößen Ihrer Familienmitglieder (für allfällige Geschenken). Wer notiert, gewinnt.
  • Erstellen Sie eigene Checklisten. Alles, was Sie mehr als einmal tun müssen, können Sie in einer Checkliste festhalten. Besonders nützlich bei Aufgaben, die Sie regelmässig, aber nicht ständig erledigen müssen (Beispiele: Halbjahresabschluss erstellen, ein Seminar ausschreiben usw).

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

4 Gedanken zu “Erledigen und dokumentieren: So lösen Sie Probleme nicht zweimal”

  1. Der entscheidende Punkt fehlt auf der Liste: Man muss all die Notizen ordnen, ausmisten und strukturieren.
    Eine Notiz irgendwo in einem Notizbuch oder einem riesigen Zettelstapel bringen einem genauso wenig, wie 100 Webseiten-Lesezeichen zu irgendwelchen Zeitmanagement-Tipps. All diese Gedankenfetzen muss man auch auswerten und auf die für einen selber wichtige Essenz reduzieren. Ich gehe meine Notizen (leider viel zu unregelmäßig) durch und schreibe all das, was ich behalten möchte* in gegliederte Text-Dateien**, die ich für jedes Projekt erstelle.

    * oft sind Notizen redundant, haben sich beim Einfügen erledigt oder sind einem inzwischen vollkommen bewusst.
    ** Ein geeigneteres Tool als Word bzw. TextMate für Mac habe ich bisher nicht gefunden. Im Grunde fehlt mir hier nur die Möglichkeit, Absätze zu taggen und diese Tags sortieren zu können. Zettelkästen hingegen sind zu unübersichtlich.

    • Diesen Punkt habe ich nicht vergessen, sondern bewusst weggelassen. Er ist so wichtig und gleichzeitig umfangreich, dass es den Rahmen dieses Artikels gesprengt hätte.

      Doch kommt Zeit, kommt Artikel.
      BTW: Um ihn nicht zu verpassen, ist hier erklärt, wie man die neuesten Artikel abonnieren kann. :-)

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