Am 1.1.2015 habe ich meinen Lesern das "Du" angeboten.
In den älteren Artikeln sieze ich noch, wir bleiben aber natürlich gerne beim "Du". :-)

Haben Sie schon mal eine Aufgabe erledigt und dachten dabei: Das habe ich doch schon letzte Woche gemacht?

Oder haben Sie schon mal eine Telefonnummer gesucht, die Sie kürzlich auch schon gesucht haben? Oder die Projektzahlen, die Sie schon mal brauchten?

Das sind klassische Zeitfresser.

Zeitfresser sind die Handlungen, die einfach nur unnötig Zeit kosten. Wie etwa E-Mails oder Unterlagen mehrfach “zur Hand” nehmen (anstatt sie sofort abzuarbeiten), Fehler korrigieren (weil man mehrere Dinge gleichzeitig machte) oder zu langes Suchen von Unterlagen (anstatt eine gute, funktionierende Ablage zu pflegen).

Bei Zeitfressern handelt es sich also um unnötigen Ressourcenverschleiß – und sonst nichts.

Wie viel Zeit könnten Sie wohl sparen, wenn Sie diese Zeitfresser eliminieren könnten und nicht zweimal dasselbe tun müssen? Anti-Zeitmanagement ist schließlich auch das Vermeiden von Zeitfressern

Erledigen und dokumentieren

Dinge mehrfach zu erledigen oder Probleme mehrfach zu lösen, sind Phänomene, die ganz einfach beseitigt werden können: Durch Gewohnheiten und das Prinzip Durchhalten.

Es geht nämlich lediglich darum, Antworten zu dokumentieren. Eine Aufgabe ist nicht abgeschlossen, wenn sie erledigt ist, sondern erst, wenn die Antwort oder Lösung auch dokumentiert ist – wo nötig.

Das lässt sich als Gewohnheit erlernen.

Danach geht es darum, die Gewohnheit auch tatsächlich und konsequent umzusetzen, also es geht um das Prinzip Durchhalten oder um ein klein wenig Selbstdisziplin.

Hier ein paar Hinweise, wie Ihnen das gelingen kann:

  • Nutzen Sie einen Ort für Ihre Notizen. Sind Sie ein Papiermensch, dann nutzen Sie ein einziges Notizbuch für alle Ihre Notizen. Nutzen Sie daneben keine Haftzettel, sonstigen Zettel oder weitere Notizbücher. Eines für alles. Sind Sie ein Digitalliebhaber, dann nutzen Sie ein Programm oder ein Format für Ihre Notizen.
  • Halten Sie Dinge fest. Zögern Sie nicht, notieren Sie lieber zuviel als zu wenig. Besonders bei digitalen Notizen finden Sie das Gesuchte über die Suchfunktion schnell wieder. Bei Notizen auf Papier wird Ihnen Ihr visuelles Gedächtnis helfen (“Ich hab doch die Nummer gleich neben einem Diagramm aufgeschrieben. War das nicht auf einer linken Seite in meinem Notizbuch?”).
  • Führen Sie Listen. Mit den wichtigsten Telefonnummern, den wichtigsten Sachkonto-Nummern (für Ihre Buchhaltung), den wichtigsten Internetadressen und von mir aus auch mit den Kleidergrößen Ihrer Familienmitglieder (für allfällige Geschenken). Wer notiert, gewinnt.
  • Erstellen Sie eigene Checklisten. Alles, was Sie mehr als einmal tun müssen, können Sie in einer Checkliste festhalten. Besonders nützlich bei Aufgaben, die Sie regelmässig, aber nicht ständig erledigen müssen (Beispiele: Halbjahresabschluss erstellen, ein Seminar ausschreiben usw).

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