Erledigen und dokumentieren: So lösen Sie Probleme nicht zweimal

Haben Sie schon mal eine Aufgabe erledigt und dachten dabei: Das habe ich doch schon letzte Woche gemacht?

Oder haben Sie schon mal eine Telefonnummer gesucht, die Sie kürzlich auch schon gesucht haben? Oder die Projektzahlen, die Sie schon mal brauchten?

Das sind klassische Zeitfresser.

Zeitfresser sind die Handlungen, die einfach nur unnötig Zeit kosten. Wie etwa E-Mails oder Unterlagen mehrfach “zur Hand” nehmen (anstatt sie sofort abzuarbeiten), Fehler korrigieren (weil man mehrere Dinge gleichzeitig machte) oder zu langes Suchen von Unterlagen (anstatt eine gute, funktionierende Ablage zu pflegen).

Bei Zeitfressern handelt es sich also um unnötigen Ressourcenverschleiß – und sonst nichts.

Wie viel Zeit könnten Sie wohl sparen, wenn Sie diese Zeitfresser eliminieren könnten und nicht zweimal dasselbe tun müssen? Anti-Zeitmanagement ist schließlich auch das Vermeiden von Zeitfressern

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Ein kurzer Bleistift ist besser als ein gutes Gedächtnis

Dinge, die ich mir nicht mehr merke

Ein englisches Sprichwort sagt:

A short pencil is better than a long memory. („Ein kurzer Bleistift ist besser als ein gutes Gedächtnis.“)

Auch David Allen mit seinem „Getting Things Done“ (GTD) ist ein grosser Fürsprecher, alles zu notieren, was einem durch den Kopf schwirrt, besonders die mentalen Unterbrechungen („Oh, ich muss noch unbedingt…“ oder „oje, ich darf morgen nicht vergessen…“).

Der Hintergrund: Der Kopf ist zum Denken da und keine externe Festplatte. Das heisst: Eigentlich schon, aber eine sehr unzuverlässige. Deshalb versuche ich, so viele Dinge wie möglich – und sinnvoll! – aus meinem Kopf zu verbannen.

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