Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

Der Sorgenbaum

„Ein Mann beauftragte einen Handwerker damit, einige Arbeiten zu erledigen. Gleich am ersten Tag ging jedoch alles schief. Ein Werkzeug, das dieser für den Auftrag benötigte, war defekt, die Arbeit war aufwändiger als zunächst angenommen, und zu guter Letzt gab der Wagen des Handwerkers auch noch den Geist auf. Der Auftraggeber bot an, ihn nach Hause zu fahren, und im Gegenzug lud der Handwerker ihn dann ein, doch noch auf einen Sprung mit reinzukommen. Als sie auf die Haustür zugingen, beobachtete der Mann, wie der Handwerker, der verständlicherweise deprimiert war, etwas Seltsames tat: Er ging zu einem kleinen Baum im Vorgarten und berührte dessen untere Zweige mit beiden Händen. Als er anschliessend die Haustür öffnete, schien sich sein Verhalten komplett verändert zu haben. Sein Gang war aufrecht und mit einem breiten Lächeln auf dem Gesicht umarmte er seine beiden kleinen Kinder und gab seiner Frau einen Kuss.
Als der Auftraggeber sich später von dem Handwerker verabschiedete, erkundigte er sich: „Was haben Sie da eigentlich vorhin gemacht, bevor wir ins Haus gegangen sind?“
„Oh, das da draussen ist mein Sorgenbaum“; entgegnete der Arbeiten. „Ich kann nichts dagegen tun, dass ich bei der Arbeit mal Probleme habe, aber zu Hause haben sie nichts zu suchen. Deshalb hänge ich sie jeden Abend, bevor ich mein Haus betrete, an diesem Baum. Das Lustige dabei ist, dass mich, wenn ich am nächsten Morgen rauskomme, immer weniger Probleme erwarten, als ich meine, am Abend zuvor dort hingehängt zu haben!“

Fiona Castle/Jan Greenough, „Einfach leben“, S. 15f.

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5 Schritte, das Optimum aus einem Buch heraus zu holen

Eigentlich lese ich sehr gerne. Nur leider nehme ich mir zu wenig Zeit dafür. Ich dachte auch immer, dass ich ein Hirn wie ein Sieb hätte. Denn kaum war das Buch fertig, hatte ich schon wieder vieles vergessen. Ganz zu schweigen nach ein paar Wochen oder Monaten. Doch heute weiss ich, dass einfach mein System verkehrt war. Man kann nicht einfach ein Buch durchlesen und dann erwarten, dass man es grad im Hirn speichert. Das Gedächtnis arbeitet wenig mit Wörtern, sondern viel lieber mit Bildern, Gerüchen, Geschmack, Tönen usw. Die Herausforderung besteht also darin, das Gelesene hirngerecht aufzubereiten. Das ist da eine. Die andere Frage, die mich immer beschäftigt, ist: Wie kann ich das Optimum aus einem Buch heraus holen? Manchmal langweilt man sich ja beim Lesen, weil man etwas schon weiss oder weil es einen einfach nicht interessiert. Man bleibt dann trotzdem dran, weil man gelernt hat, ein Buch von vorne bis hinten, Buchstabe für Buchtstabe zu lesen. Es gibt aber bessere Wege. Einen Weg möchte ich heute vorstellen. Es ist eine Mischung zwischen den Tipps von Tony Buzan aus seinem MindMap-Buch (Klicken Sie auf diesen Link und kaufen etwas ein, bekomme ich von Amazon eine Provision. Für Sie verändert sich der Preis nicht.) und einem interessanten Artikel von Donald Latumahina. Aus diesem Mix ergibt sich keine Schnelllese-Methode, sondern eine zielgerichtete, einfache Methode, das Wichtigste aus einem Buch zu holen. Der „Trick“ besteht darin, wie in einer Spirale vom Allgemeinen zu Speziellen vorzustossen. Als Ergebnis hat man dann ein MindMap vor sich, welches einem alle Fragen beantwortet, die man hatte, als man das Buch kaufte. Doch schön der Reihe nach.

  1. Überfliegen (10 Minuten): Im ersten Schritt nimmt man sich das Buch und blättert es einfach durch. Man versucht, die Themen des Buchs herauszufinden. Eigentlich ist es genau so, wie man es in der Buchhandlung schon macht: Man liest den hinteren Umschlagtext, das Inhaltverzeichnis und blättert ein wenig herum. Anschliessend erstellt man die Grundstruktur des MindMaps: das Zentralbild und vielleicht schon die Hauptäste. Die können den einzelnen Kapiteln entsprechen, müssen aber nicht.
  2. Ziel/Zweck (5 Minuten): Im zweiten Schritt überlegt man sich, was man sich von dem Buch erhofft. Welche Antworten will ich aus dem Buch? Wo liegen meine Interessen an dem Buch? Weshalb lese ich es? Die Antworten kann man in einem kleinen separaten MindMap notieren.
  3. Planen (5 Minuten): Wie lange will ich mich mit dem Buch beschäftigen? Ein Zeitrahmen verhindert, dass man umhertrödelt oder sich in Details verliert. So kann man beschliessen, in den nächsten zwei Stunden die ersten vier Kapitel durch zu arbeiten. Zur Planung gehört aber auch die Frage: Welches Material ziehe ich bei? Vielleicht lege ich ein Nachschlagewerk dazu, wo ich dann bei Bedarf was nachlesen kann. Oder ich beschliesse, mich nur dem Inhalt des Buches zu widmen ohne zusätzliches Material.

    Bis hierher haben wir eigentlich noch gar nichts gelesen. Vielmehr haben wir uns aber auf das Material vorbereitet, so dass wir jetzt starten können zu lesen.

  4. Lesen: Das Lesen geht in verschiedenen Schritten vor sich. Je nach Planung nimmt man sich Kapitel für Kapitel oder vielleicht Seitenpäckchen (z.B. 20 Seiten) vor und zwar nach der Spiralmethoden. Das heisst, dass man die entsprechenden Seiten mehrmals durchgeht, aber immer mit einem anderen Fokus:
    • Zuerst verschafft man sich einen Überblick, indem man die Seiten zuerst mal durchblättert und schaut, was einen erwartet.
    • Dann geht man mehr ins Detail und schaut sich die Grafiken oder Zeichnugen an, liest vielleicht jeweils den ersten und letzten Satz eines Abschnitts. Dort stehen nämlich in der Regel die wichtigsten Informationen.
    • Nun geht man noch mehr ins Detail und liest auch die dazwischen liegenen Sätze.
    • Zum Schluss sucht man dann noch nach bestimmten Antworten auf die Fragen, die aufgetaucht sind oder klärt die Dinge, die man nicht verstanden hat.

    Das ganze Lesen geht zielgerichtet vor sich: Man sucht sich die Informationen, die dem Ziel dienen, welches man sich notiert hat. Das können ganz allgemeine Ziele sein wie zum Beispiel: Ich will einen allgemein Überblick über das Thema gewinnen, aber Details interessieren mich nicht. Oder auch spezielle Ziele: Wie war der genau Ablauf des 30jährigen Kriegs? Welche politischen Kräfte waren massgebend. Je nach Ziel benötigt man mehr oder weniger Zeit, was man aber schon im Schritt 3 festgelegt hat. Wichtig ist, dass man sich seine Erkenntnisse festhält. Es ist nicht immer einfach, die Ideen direkt in das MindMap zu übertragen, weil es den Lesefluss unterbricht. Wenn einem das nicht liegt, kann man die Ideen im Buch einfach markieren und dann am Schluss in das MindMap übertragen.
    Nachbereitung: Ideal ist, wenn sich aus dem Buch direkt nächste Schritte ergeben. Das Lesen sollte also nicht mit dem Schliessen des Buchs beendet sein. Vielleicht ergeben sich Idee wie: „Ich will mit mit dem Thema näher beschäftigen. Deshalb gehe ich als nächster Schritt in die Buchhandlung und hole mir ein neues Buch darüber.“ Oder: „Darüber will ich bloggen.“ Oder: „Diesen oder jenen Tipp zum Vereinfachen von meinem Leben will ich umsetzen.“ Das kann man dann alles auf seine ToDo-Listen schreiben. Dieser Schritt ist also die Umsetzung der gewonnen Ideen und Einsichten in sein eigenes Leben.

Diese Methode eignet sich natürlich nur für Sachbücher und nicht für Romane. Sie garantiert aber, die für sich selbst relevanten Informationen heraus zu schälen. Und mit Hilfe des MindMaps kann man sich den Inhalt auch nach Monaten schnell wieder in Erinnerung rufen. Es braucht ein wenig Training, die Methoden umzusetzen und es ist auch zeitaufwändiger, das Buch so zu bearbeiten, aber dafür holt man ein Maximum heraus. Denn: Wer will schon ein Buch lesen, um den Inhalt in kürzester Zeit wieder zu vergessen?

3 Schritte zu einem leeren Schreibtisch

Bei meinem ersten Job nach dem Studium habe ich versucht, möglichst viele Dokumente auf meinen Schreibtisch zu verteilen. So habe ich mich wichtig und beschäftigt gefühlt. Selbstverständlich fand ich (fast) immer alles sofort… Schliesslich war das ja nur ein kreatives Chaos und Ordnung nur für die, die zu faul zum Suchen sind. Heute sehe ich das genau anders herum: Mir ist es wichtig, so wenig wie möglich auf dem Schreibtisch zu haben. Ich versuche, mögliche Ablenkungen zu minimieren. Das braucht ein klein wenig Disziplin oder – noch besser – Gewohnheiten und Routinen. Und natürlich ein Ordnungssystem, welches sich auch wirklich bewährt. Meines ist sehr eng an das GTD-System von David Allen angelehnt. Der Anfang ist sogar genau GTD-gemäss. Ganz wesentlich und sozusagen der Eingang ins ganze System ist dabei der Eingangskorb. Hier kommt alles rein, was meine Welt betreten will. Was dort landet, wird dann in einem kleinen Prozess weiter geschickt oder bearbeitet. Deshalb hat es an meinem Arbeitsplatz fast nichts mehr auf dem Schreibtisch: alles, was zum Computer gehört (Bildschirm, Tastatur usw.) – Telefon – Notizblock – Bleistift – zwei Briefablagen -fertig. Die eine Briefablage ist mein Eingangskorb, in die andere kommt das hinein, was ich noch lesen will/muss. Das System geht dann so:

  1. Eingangskorb: Wie gesagt: Alles, was meine Welt betreten will, kommt hier hinein: Briefe, Aufträge, sonstige Dokumente zum Bearbeiten, meine Ideen auf Notizzetteln, Notizen, Rechnungen usw. Hier ist der Sammelort für all die Dinge, die ich in irgendeiner Form weiter bearbeiten muss.
  2. Eingangskorb leeren: Mindestens täglich wird der Eingangskorb geleert. Dabei nehme ich jedes Papier, welches darin ist, einzeln von oben nach unten in die Hand und überlege, was damit zu tun ist. Wenn es etwas ist, was ich in weniger als zwei Minuten erledigen kann (z.B. ein Dokument ablegen oder eine kurze Mail schreiben), dann tue ich das. Wenn nicht gibts drei Möglichkeiten: a. Weitergeben oder Aufgabe delegieren – meine Lieblingsmöglichkeit :-). b. In die Rundablage ablegen (=wegschmeissen). c. Einen Eintrag auf meine ToDo-Liste machen. Anschliessend wird das Papier unter dem entsprechenden Projekt oder Thema abgelegt.
    Wichtig ist, keine Zeit beim Leeren zu verlieren: Einfach jedes Papier von oben nach unten abarbeiten.  Es geht nur ums Weiterprozessieren, nicht ums Erledigen. Auch wichtig: Nichts kommt zurück in den Eingangskorb. Das ist streng tabu!
  3. Routine zum Aufräumen: Ich räume meinen Schreibtisch täglich auf. Da er ja bereits morgens praktisch leer ist, kann sich während des Tages gar nicht so viel anhäufen. Deshalb geht das ruckzuck . Ich habe es mir zur Gewohnheit gemacht, jedes Mal vor dem Nach-Hause-Gehen den Tisch aufzuräumen. Wenn das man länger als 3 Minuten dauert, dann ist das schon sehr lange.

Der Eingangskorb ist also nur eine Durchgangsstation. Sobald ich etwas auf meinen ToDo-Listen eingetragen habe, kann ich hundertprozentig sicher sein, dass ich es nicht mehr vergessen (aber leider nicht, dass ich es erledige…). Deshalb kann ich das entsprechende Papier guten Gewissens ausser Sichtweite ablegen, bei mir in einer Sichtmappe zum entsprechenden Thema. Diese kommt dann in meine Schublade. Wenn ich dann die Aufgabe erledigen will, habe ich das Papier schnell wieder vor mir.
In den Eingangskorb kommen nicht nur „richtige“ Dokumente, sondern auch Post-Its, oder Telefonnummer auf einer Serviette usw. Die zwei entscheidenden Schritte sind: 1. Den Eingangskorb regelmässig zu leeren. 2. Den Schreibtisch täglich aufzuräumen. Das dauert einen Moment, bis man diese Routinen entwickelt hat, aber wenn man es geschafft hat, ist man viel weniger abgelenkt von Dingen auf dem Schreibtisch. Ansonsten wird man nur ständig daran erinnert, was man noch alles erledigen muss. Das lenkt ab, stresst und wirkt nicht motivierend. Nun muss ich nur noch meine Kollegen davon überzeugen, dass ein leerer Schreibtisch nicht heisst, dass ich nichts zu tun hätte…

Ordnung im PC (Teil II): Ran an die Innereien!

„Ordnung im PC“ ist eine Miniserie, welche sich mit der Organisation in und um den Computer beschäftigt. Genau so wie Zimmer, Schränke, und Schreibtische unaufgeräumt, unübersichtlich und chaotisch sein können, kann das der Computer auch sein. Der Vorteil ist aber, dass man das dem Computer nicht gleich ansieht. Trotzdem gelten die gleichen Prinzipien wie sonst auch. So steigen die Effizienz, die Motivation und auch die Zufriedenheit.

Im zweiten Teil meiner Miniserie „Ordnung im PC“ geht es ans Eingemachte: Desktop, Dateien, Ordner usw. Hier aufzuräumen erfordert etwas mehr Zeit. Und man muss aufpassen, die neu gefundene Ordnung auch durchzuhalten. Viele Menschen bemühen sich, ihren Schreibtisch und sonstigen Regale, Schränke und Ablageflächen einigermassen ordentlich zu halten: Da wird aufgeräumt, geputzt, neu eingeteilt usw. Genau so sieht in vielen Ablagen aus: Man bemüht sich, seine Rechnungen ordentlich abzulegen, in seinen Ordnern Ordnung zu halten, mal mit mehr mal mit weniger Erfolg. Interessanterweise vergessen aber viele Leute, ihre andere Ablage aufzuräumen: Den Desktop und die Ordner im Computer. Mir gehts da nicht besser: Zwar hatte ich immer alles schön in Ordnern und Unterordnern abgelegt, aber ich muss gestehen, ob ich einen Brief unter „Briefe“, „Verschiedenes“ oder unter einen thematischen Ordner („Privat“) speichere, hängt sehr von meiner Tagesform sowie von der Höhe des Meersspieles in Südindien ab :-)
Eines der Probleme liegt darin, dass heute Speicherplatz praktisch nichts mehr kostet. Ein anderes Problem ist, dass mit einer Ordnerstruktur schnell der Eindruck von Ordnung entstehen kann, die aber gar nicht existiert. Aber grundsätzlich gelten für den Computer die selben Regeln zum Aufräumen und zum Vereinfachen wie sonst auch:

  1. Was ist das Wichtigste? Was brauche ich wirklich? Was muss ich immer griffbereit haben?
  2. Streiche/lösche den Rest.

Nun habe ich aber mal meinen Computer aufgeräumt. Hier ein paar Tipps dazu:

  • Desktop aufräumen: Mittlerweile ist mein Desktop komplett leer. Jaaaaa, auch ohne Papierkorb. Ich habe einfach ein nettes Hintergrundbild und das wärs (siehe das Bild am Anfang dieses Blogeintrags). Ich weiss einfach nicht mehr, warum ich mein meinen Desktop mit Icons zumüllen muss, wenn ich nacher soweiso nichts mehr finde. Ich benutze auch die Schnellstartleiste nicht mehr, sondern nur noch Autohotkey. Damit habe ich die Anwendungen, die ich am meisten brauche, auf bestimmte Tastenkombinationen gelegt (z.B. Windows-F für Firefox, Windows-M für Mindmanager, Ctrl-F12 für meine Dokumente usw.). Damit starte ich meine Programme im Nu!
  • Programme entfernen: Von Zeit zu Zeit schaue ich in der Systemsteuerung nach, ob ich wirklich alle Programme benutze, die installiert sind. Ich bin jetzt sogar schon so weit, dass ich nur noch selten neue Programme ausprobiere. Der eine Grund liegt darin, dass ich so viel wie möglich mit Webanwendungen erledige (GMail, Google Docs, Moneytrackin‘, Online-Banking usw.). Natürlich gibt es nicht für jede Anwendung eine brauchbare(!) Web-Alternative (Photoshop, Lightrooom, MindManager usw.), aber einiges konnte ich schon ersetzen. Der zweite Grund, warum ich kaum mehr neue Programme installiere, liegt darin, dass Programme meist nicht wieder vollständig entfernt werden können. Ich habe bei mir sehr viele Programme ausprobiert und wieder deinstalliert. Und mein Computer wurde langsamer und schwerfälliger. Das war bei meinem Laptop nicht der Fall. Dort habe ich aber auch fast nie was neues installiert. Jetzt habe ich mein System wieder komplett neu aufgesetzt und nur die Prorgamme installiert, die ich wirklich benötige. Und das Ding huscht nur noch vor sich hin :-)
  • Dokumente: Hier gibt’s nur einen Tipp: Löschen. Ich habe mich irgendwann einmal gefragt, warum ich die Kündigung einer Zeitschrift aus dem Jahr 2003 unbedingt noch aufheben muss. Oder warum ich alle 2000 Fotos aus dem Urlaub speichern muss (ich bin Hobbyfotograf). Klar, man kann nicht alles löschen, aber zum Teil sind Dokumente sicherer auf Papier aufbewahrt. Genauso klar: Fotos lösche ich ungern, da ich für ein einigermassen neutrales Auge immer einen zeitlichen Abstand brauche, aber warum ich aus einer Serie alle Bilder behalten muss und warum ich die schlechten, unscharfen und langweilen behalten muss, weiss ich eigentlich auch nicht so genau. Obwohl Speicherplatz heute sehr günstig ist, bedeuten wenige Dateien auch weniger Aufwand beim Backup, weniger Stress bei einem allfälligen Verlust und ein Vielfaches mehr an Übersicht.
  • Ordnung halten: Regelmässiges Löschen des Browser-Caches, des Papierkorbs, der temporären Dateien sowie regelmässiges Defragmentieren beschleunigen den Rechner.
  • Mehrere Konten: Seit ich auf Windows Vista umgestiegen bin, habe ich zwei Konten: Ein User-Konto, auf dem ich immer arbeite, und ein Administrator-Konto. Natürlich bin ich beide gleichzeitig und kenne beide Passwörter (die identisch sind :-) ), aber es beruhigt mich, dass ich als normaler User nicht alles machen kann und damit auch nicht wichtige Daten aus Versehen löschen kann. Zudem ist es einfach auch sicherer. Wenn sich nämlich jemand bei mir einklinken kann, dann hat er nicht automatisch alle Rechte, sondern muss sich die zuerst auch noch „verdienen“ :-)
  • Ordnerstruktur: Hier habe ich zu einer recht radikalen Lösung gegriffen. Zuerst unterscheide ich nach Bildern, Musik und Dokumenten. Bei den Bildern habe ich eine etwas komplizierte Lösung, da ich Hobbyfotograf bin und die Bilder wieder finden muss. Den Musikordner verwaltet iTunes selbständig. So bleiben nur noch die Dokumente. Hier habe ich genau fünf Ordner:
    1 – Inbox: Hier kommt grundsätzlich alles rein, was meinen Computer „betritt“ (getreu den GTD-Prinzipien). Das ist mein Sammeltopf.
    2 – Action: Hier liegen die Dokumente, die ich im Moment bearbeite. Da hats also z.B. die Dokumente „Fotoclub Brief XY.doc“, „Werte-Ziele.mmap“, „Bewerbung XY.doc“ usw. Ich versuche, die Daten so zu benennen, dass es für mich einigermassen logisch ist. D.h. ich benenne die Datei nach Thema und allenfalls nach der Art des Dokuments („Brief“ usw.). That’s it!
    3 – Leseliste: Das sind Dokumente, die ich lesen will. Also meistens PDFs aus dem Internet.
    4 – Projekte: Wenn ich Projekte im Sinne von GTD habe, dann erstelle ich hier drin einen neuen Unterordner. Solange das Projekt noch nicht abgeschlossen ist, kommen dann da die Dokumente rein, die nicht mehr in Bearbeitung sind. Diesen Ordner werde ich wohl bald wieder löschen, da er mir keinen Zusatznutzen bringt und ich nicht so viele Projekte mit Dokumenten habe.
    5 – Archiv: Alle Dokumente, die ich nicht mehr bearbeite, landen hier. Sie müssen sich das allerdings verdienen: Wenn ich das entsprechende Dokument auf Papier nicht ablegen würde (wie z.B. die meisten meiner privaten Briefe), dann lösche ich es nach dem Ausdrucken. Deswegen habe ich gar nicht mehr so viele Dokumente. Die Dateien sind alphabetisch geordnet, so dass ich sie schnell finde. Wenn ich ein bestimmtes Dokument suche, muss ich höchstens bei zwei oder drei Buchstaben schauen und schon hab ich es. Ausserdem gibt es ja noch die (recht bequeme und schnelle) Suchfunktion von Vista. Zugegeben: Ganz konsequent bin ich in diesem Ordner noch nicht. Ich habe immer noch den einen oder anderen Unterordner im Archiv, wenn ich viele Dokumente zu einem Thema oder Projekt habe. Das ist für mich praktischer, als alle Dateien umzubenennen, so dass sie am Anfang den Namen des Projektes tragen. Aber das ist Geschmacksache.

Mehrmals wöchtentlich gehe ich in meinen Inbox-Ordner und verteile die Dokumente weiter: Wenn es was ist, was ich bearbeiten muss, dann kommt in den Action-Ordner, wenn es etwas zum Lesen ist, dann gehts in den Lesen-Ordner usw. Im Moment bin ich aber am Überlegen, ob es mir nicht reicht, nur einen Inbox und einen Archivordner zu haben. Das würde das System nochmals vereinfachen. An meinem beruflichen Arbeitsplatz benutze ich übrigens dasselbe System, ausser dass ich dort sehr zurückhaltend mit Löschen bin (wegen der Archivierungspflicht).

Ich musste zwar ein wenig Disziplin und Zeit investieren, den Computer richtig aufzuräumen, aber ich habe dadurch ein grosses Stück Qualität gewonnen. Jetzt habe ich die Dinge wieder im Griff und habe den Überblick.

Ordnung im PC (Teil I): Einmal Kabelsalat, bitte!

OLOs? Hallo? Ausserirdische?

Seid ihr auch schon mal euren OLOs begegnet? Was nach Ausserirdischen klingt, ist in Wahrheit die Abkürzung von „Open Loops“. Gehört habe ich diese Abkürzung bei Hans-Jürgen Walter, in einem seiner witzigen und lehrreichen Podcasts. Eine sehr wichtige Rolle spielen die Open Loops oder eben OLOs auch in der Selbstmanagement-Methode GTD von David Allen, welche auch ich umzusetzen versuche. Dort werden sie auch „loose ends“ genannt.

OLOs sind Aufgaben oder Prozesse, die wir noch nicht abgeschlossen haben. Sie fressen unsere Energie und stressen uns, weil wir immer wieder aufschrecken und an sie denken („Oh, das muss ich dann auch noch erledigen“).

Deshalb: Raus aus dem Kopf mit ihnen! Aber wie?

  • Kopf leeren: Setzt euch einfach einmal hin und überlegt euch: Was habe ich alles noch offen? Was ist noch nicht erledigt? Schreibt eine Liste mit euren OLOs.
  • Nächster Schritt: Zu jedem OLO überlegt ihr euch dann, was der nächste konkrete Schritt ist.

Banal? Stimmt. Aber die Umsetzung ist – wie immer – gar nicht mehr so einfach. Entscheidend ist, dass ihr einmal den Kopf richtig leert. Klassisch: Am Ende des Jahres: Was schleppe ich noch mit ins neue Jahr? Was konnte ich noch nicht abschliessen? Und dann ist entscheidend, dass ihr euch einen konkreten nächsten Schritt überlegt. Konkret! Das kann natürlich auch sein, dass ihr beschliesst, etwas nicht mehr zu tun. Ein Beispiel: Euer Fahrrad ist kaputt und ihr wollt es schon seit Wochen zur Reparatur bringen. Vielleicht entscheidet ihr euch aber jetzt, es nicht mehr zu reparieren, da ihr es eh fast nie benutzt. Oder ihr legt konkret fest: Nächsten Mittwoch, wenn ich früher Feierabend habe, bringe ich es in die Werkstatt XY. Je konkreter desto besser.

Ich mache diese Übung regelmässig. Es ist bei mir keine OLO-Übung, sondern Teil des GTDs. Als ich mit der Umsetzung von GTD begonnen habe, bestand der erste Schritt genau darin, all die Aufgaben und Pflichten, die in meinem Kopf sind, heraus zu lassen und auf Papier zu bringen. Dann habe ich zu jeder Aufgabe ganz genau überlegt, was wohl der erste Schritt ist, sie zu erledigen. Diese nächsten Schritte kommen dann auf Listen. Der Auftrag „Bericht für Chef schreiben“ wird dann zu den nächsten Schritten „Brainstorming zum Bericht machen“, „XY anrufen“, „Konzept entwerfen“ usw. Da ich genau weiss, dass all meine Aufgaben auf meinen Listen sind, muss ich nicht mehr an sie denken. Ich weiss nämlich, dass ich die Listen regelmässig (mehrmals täglich) auschaue und ich keine Aufgaben vergessen kann. Das ist sehr beruhigend. Wenn mir irgendwann irgendetwas einfällt, dann weiss ich auch, dass ich etwas zu schreiben bei mir habe. Es empfiehlt sich, immer ein Notizbuch oder was ähnliches bei sich zu haben. Auf oder in was ihr notiert, ist egal (Blatt Papier, PDA, Handy, Notizbuch etc.), aber man sollte immer die Möglichkeit haben, Ideen und Gedanken notieren zu können. Ich habe beispielsweise billigst Notizblöcke gekauft. Sie haben die Grösse A6 und ich habe immer eins in meiner Tasche. Wenn ich eine Idee habe, dann notiere ich es schnell und lege den Zettel zur Weiterverarbeitung in meine Inbox („Eingangskorb“). Ausserdem habe ich an all den Plätzen, wo ich mich oft aufhalte, ebenfalls ein Blöckchen und etwas zu schreiben: Am Esstisch, am Arbeitstisch, im Nachttisch usw. Ich habe schon viele Einfälle verloren, weil ich grad nichts zu schreiben hatte oder zu faul war, aufzustehen. Jetzt passiert mir das nicht mehr.

Ordnung im PC (Teil I): Einmal Kabelsalat, bitte!

„Ordnung im PC“ ist eine Miniserie, welche sich mit der Organisation in und um den Computer beschäftigt. Genau so wie Zimmer, Schränke, und Schreibtische unaufgeräumt, unübersichtlich und chaotisch sein können, kann das der Computer auch sein. Der Vorteil ist aber, dass man das dem Computer nicht gleich ansieht. Trotzdem gelten die gleichen Prinzipien wie sonst auch. So steigt die Effizienz, die Motivation und die Zufriedenheit.

Zum Beginn der Mini-Serie „Ordnung im PC“ fange ich vor bzw. hinter dem PC an, nämlich bei den Kabeln. Wer kennt das nicht: Hinter dem Computertisch siehts aus, als ob sich die Kabel schamlos fortgepflanzt hätten. Was mal mit zwei Stromkabeln (für den Computer und den Bildschirm) und ein paar wenigen Kabeln für den Bildschirm, die Tastatur und die Maus begonnen hat, ist mittlerweile ein völlig undurchschaubares Gewirr an verschiedensten Kabeln und Steckern geworden. Viele Geräte haben heute eine eigene Stromversorgung (bei mir z.B. die Lautsprecher, der Empfänger für die Maus und der für die Tastatur, die externe Festplatte, meine beiden Drucker, mein zweiter Bildschirm, mein USB-Hub). Doch dann sind die Geräte ja noch gar nicht mit dem Computer verbunden. Sie streiten sich dann um die wenigen USB-Anschlüsse.

Mein Büro ist so eingerichtet, dass man von der Tür direkt unter den Arbeitstisch sieht und ganz direkt den Kabelsalat „geniessen“ kann. Letztes Wochenende habe ich deshalb beschlossen, dem ein Ende zu setzen. Einige Kabel waren zwar einigermassen hinter dem PC oder dem Druckertischchen versteckt, aber es hingen trotzdem noch sechs Kabel von der Tischplatte runter auf den Boden. Nachdem ich das Kunstwerk genug lange betrachtet hatte, beschloss ich, alle Geräte loszustöpseln und die Kabel völlig neu zu verlegen. Alles, was ich brauchte, waren Kabelbinder, Kabelkanal, Steckleisten.

  1. Alle Kabel losstöpseln: Ich habe Kabel entdeckt, die überhaupt nicht eingesteckt waren (an keinem der beiden Enden…). Gleichzeitig habe ich mich auch gefragt, ob ich all die Geräte wirklich brauche: Was ich nie oder selten brauche, muss auch nicht immer mit dem PC verbunden sein.
  2. Genau überlegen, welches Gerät wo stehen muss und ob es mehr Steckdosen braucht. Falls nicht, kann man ein Verlängerungskabel ziehen.
  3. Kabel, welche den gleichen Weg zurück legen, kann man zusammen nehmen. Es gibt so schöne Kabelkanäle, in die man mehrere Kabel hinein tun kann. Ich habe so ein bewegliches, graues Rohr aus der Ikea gekauft, welches sich zuschneiden lässt. Dort habe ich die Kabel von der Tischplatte zur Steckdose bzw. zum PC hinein getan. Statt sechs Kabeln sieht man jetzt nur noch einen Kanal.
  4. Wenn Kabel zu lang sind, kann man sie zusammenbinden. Auch hier gilt, dass Kabel, welche den gleichen Weg zurück legen, zusammen gebunden werden können. So verteilen sich die Kabel nicht mehr auf dem Boden, sondern sie können zusammengebunden hinter dem PC oder sonst wo „versteckt“ werden.
  5. Müssen alle Geräte ständig am Strom angeschlossen sein? Ich habe zwei Steckleisten mit Kippschalter. An einem – der auch vor Stomschwankungen schützen soll – hängen die Geräte, die ich immer brauche, wenn ich am Computer sitze: PC, Bilschirme, Maus, Tastatur usw. An der anderen Steckleiste hängen die Geräte, die ich nur bei Bedarf benutze: Drucker, externe Festplatte usw. Das hat zwar den Nachteil, dass ich immer gleich mehrere Geräte einschalte, wenn ich z.B. was drucken will. Aber es hat gleichzeitig den Vorteil, dass die Geräte nur laufen, wenn ich sie wirklich benötige. Sie fressen sonst keinen Strom. Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn sich die Geräte gar nicht ganz abschalten lassen.

Diese Aktion dauert zwar ein Weilchen, war beschwerlich, weil ich immer unter dem Tisch umherkroch, aber es hat sich gelohnt. Wenn man jetzt in mein Büro rein kommt, sieht es nicht nur auf dem Tisch ordentlich aus, sondern auch unter dem Tisch.