In letzter Zeit schrieb ich einige Artikel über E-Mails und führte ein Webinar über den Umgang mit E-Mails durch.
Kein Wunder: Sind doch E-Mails nach wie vor die Zeitfresser Nr. 1 im modernen Arbeitsalltag.
Zu Recht und zu Unrecht zugleich:
Können doch E-Mails vieles vereinfachen – wenn man es richtig und für die richtigen Dinge einsetzt.
Lesen Sie hier 7 Fälle, für die sich E-Mails besonders gut eignen.
Wann lohnen sich E-Mails besonders?
1. E-Mails als Dokumentation: Festhalten von Abmachungen
Ich nutze E-Mails häufig, um etwas Schriftliches „in der Hand“ zu haben.
Nicht unbedingt, weil ich dem Empfänger misstraue, sondern damit beide Seiten (also auch ich) zurück blättern und nachschauen können, was wir genau besprochen haben.
Häufig schreibe ich auch eine kurze E-Mail mit einer Zusammenfassung eines Gesprächs oder eines Treffens, damit alle auf derselben Grundlage weiterarbeiten.
2. E-Mails mit einer positiven Botschaft
Haben Sie auch schon mal einen E-Mail-Streit miterlebt? Da interpretiert jemand eine Aussage ganz falsch oder versteht die Ironie nicht. Oder jemand wird ein wenig zu direkt, was einfacher ist, wenn man seinem Gegenüber nicht in die Augen schauen muss.
Deshalb eigenen sich E-Mails besonders für positive Botschaften.
Jemand per E-Mail zu loben, ist einfach grossartig. Der andere bekommt das Lob schriftlich und kann es immer wieder Lesen.
3. Unterschiedliche Zeitzonen oder Rhythmen
Ab und zu schreibe ich einem Kollegen, der ein ausgeprägter Nachtmensch ist. Wenn er erreichbar ist, gehe ich meistens ins Bett. Und umgekehrt.
Gut, das ist leicht übertrieben, doch hat einen Kern Wahrheit. Mit ihm kommuniziere ich am liebsten per E-Mail.
Auch wenn sich der Kommunikationspartner in einer anderen Zeitzone befindet, sind E-Mails perfekt.
4. Nicht-dringende Kommunikation
Dafür sind E-Mails perfekt. Der Empfänger entscheidet, wann er die E-Mail lesen und beantworten will.
Für dringende Dinge meidet man E-Mails am besten. Ich weiss ja nicht, ob der Empfänger überhaupt da ist oder krank/in einer Sitzung/im Urlaub/beschäftigt ist.
Dringende Dinge erledigt man viel besser telefonisch, nicht-dringende hingegen per E-Mail.
5. Eins-zu-viele Kommunikation
Per E-Mail erreicht man sehr schnell und einfach viele Leute. Zum Glück und gleichzeitig leider.
Falsch eingesetzt fördert das nur die Mailflut. Richtig und massvoll eingesetzt hingegen erleichtern E-Mail so den Alltag aller Beteiligten.
6. Dokumente verteilen
Wer schon mal einen Versand auf Papier mit vielen unterschiedlichen Dokumenten und vielen Empfängern gemacht hat, weiss wovon ich spreche.
Was auf Papier Stunden kostet (ausdrucken, sortieren, einpacken, adressieren, zur Post bringen), kostet Sie per Mail ein paar Minuten und ein müdes Lächeln.
Und die Empfänger können selbst entscheiden, ob sie die Dokumente überhaupt auf Papier haben wollen oder nicht.
Ich beispielsweise drucke praktisch nichts aus, sondern kopiere es auf mein iPad.
7. Immer per E-Mail erreichbar
Das ist natürlich ein zweischneidiges Schwert, doch unsere Empfänger sind immer und völlig ortsunabhängig per E-Mail erreichbar.
Früher musste man noch einen Fax ins Hotel schicken in der Hoffnung, der Empfänger ist noch da und das Hotel übergibt das Fax auch. Oder man schickte einen Kurier.
Heute: Rasch eine E-Mail und der Empfänger sieht es innert nützlicher Frist.
E-Mails können nützlich sein
Allen Unkenrufen zum Trotz: Wohl niemand möchte oder könnte auf E-Mails verzichten. Wenn sie richtig eingesetzt werden, sind sie auch ein sehr nützliches Kommunikationsmittel.
Gehen Sie also mit gutem Beispiel voran und setzen Sie E-Mails bewusster und vielleicht auch eine Spur geschickter ein als bisher.
