7 Fälle, für die sich E-Mails besonders gut eignen

In letzter Zeit schrieb ich einige Artikel über E-Mails und führte ein Webinar über den Umgang mit E-Mails durch.

Kein Wunder: Sind doch E-Mails nach wie vor die Zeitfresser Nr. 1 im modernen Arbeitsalltag.

Zu Recht und zu Unrecht zugleich:
Können doch E-Mails vieles vereinfachen – wenn man es richtig und für die richtigen Dinge einsetzt.

Lesen Sie hier 7 Fälle, für die sich E-Mails besonders gut eignen.

Wann lohnen sich E-Mails besonders?

1. E-Mails als Dokumentation: Festhalten von Abmachungen

Ich nutze E-Mails häufig, um etwas Schriftliches „in der Hand“ zu haben.

Nicht unbedingt, weil ich dem Empfänger misstraue, sondern damit beide Seiten (also auch ich) zurück blättern und nachschauen können, was wir genau besprochen haben.

Häufig schreibe ich auch eine kurze E-Mail mit einer Zusammenfassung eines Gesprächs oder eines Treffens, damit alle auf derselben Grundlage weiterarbeiten.

2. E-Mails mit einer positiven Botschaft

Haben Sie auch schon mal einen E-Mail-Streit miterlebt? Da interpretiert jemand eine Aussage ganz falsch oder versteht die Ironie nicht. Oder jemand wird ein wenig zu direkt, was einfacher ist, wenn man seinem Gegenüber nicht in die Augen schauen muss.

Deshalb eigenen sich E-Mails besonders für positive Botschaften.

Jemand per E-Mail zu loben, ist einfach grossartig. Der andere bekommt das Lob schriftlich und kann es immer wieder Lesen.

3. Unterschiedliche Zeitzonen oder Rhythmen

Ab und zu schreibe ich einem Kollegen, der ein ausgeprägter Nachtmensch ist. Wenn er erreichbar ist, gehe ich meistens ins Bett. Und umgekehrt.

Gut, das ist leicht übertrieben, doch hat einen Kern Wahrheit. Mit ihm kommuniziere ich am liebsten per E-Mail.

Auch wenn sich der Kommunikationspartner in einer anderen Zeitzone befindet, sind E-Mails perfekt.

4. Nicht-dringende Kommunikation

Dafür sind E-Mails perfekt. Der Empfänger entscheidet, wann er die E-Mail lesen und beantworten will.

Für dringende Dinge meidet man E-Mails am besten. Ich weiss ja nicht, ob der Empfänger überhaupt da ist oder krank/in einer Sitzung/im Urlaub/beschäftigt ist.

Dringende Dinge erledigt man viel besser telefonisch, nicht-dringende hingegen per E-Mail.

5. Eins-zu-viele Kommunikation

Per E-Mail erreicht man sehr schnell und einfach viele Leute. Zum Glück und gleichzeitig leider.

Falsch eingesetzt fördert das nur die Mailflut. Richtig und massvoll eingesetzt hingegen erleichtern E-Mail so den Alltag aller Beteiligten.

6. Dokumente verteilen

Wer schon mal einen Versand auf Papier mit vielen unterschiedlichen Dokumenten und vielen Empfängern gemacht hat, weiss wovon ich spreche.

Was auf Papier Stunden kostet (ausdrucken, sortieren, einpacken, adressieren, zur Post bringen), kostet Sie per Mail ein paar Minuten und ein müdes Lächeln.

Und die Empfänger können selbst entscheiden, ob sie die Dokumente überhaupt auf Papier haben wollen oder nicht.

Ich beispielsweise drucke praktisch nichts aus, sondern kopiere es auf mein iPad.

7. Immer per E-Mail erreichbar

Das ist natürlich ein zweischneidiges Schwert, doch unsere Empfänger sind immer und völlig ortsunabhängig per E-Mail erreichbar.

Früher musste man noch einen Fax ins Hotel schicken in der Hoffnung, der Empfänger ist noch da und das Hotel übergibt das Fax auch. Oder man schickte einen Kurier.

Heute: Rasch eine E-Mail und der Empfänger sieht es innert nützlicher Frist.

E-Mails können nützlich sein

Allen Unkenrufen zum Trotz: Wohl niemand möchte oder könnte auf E-Mails verzichten. Wenn sie richtig eingesetzt werden, sind sie auch ein sehr nützliches Kommunikationsmittel.

Gehen Sie also mit gutem Beispiel voran und setzen Sie E-Mails bewusster und vielleicht auch eine Spur geschickter ein als bisher.

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

4 Gedanken zu “7 Fälle, für die sich E-Mails besonders gut eignen”

  1. Ich kann den geschilderten 7 Situationen nicht uneingeschränkt zustimmen, ja würde sogar folgende Fälle eher vermeiden:
    zu 1) Viele kleine Abmachungen sind am Ende auch ein ganzer Haufen, in dem man sich kaum zurechtfindet. Außerdem werden die Abmachungen von jedem Mitarbeiter redundant verwaltet – in Summe ein Zeitfresser. Ich empfehele hier eher Collab-Room oder Wiki.
    zu 4) Wenn es nicht fringend ist, dann sollte der Punkt lieber im nächsten Regeltermin behandelt werden – idealerweise auf einer geteilten Todo-Liste.
    zu 5+6) genau das sollte ja nicht sein. Lieber Collabroom etc.
    zu 7) Ich würde es eher so formulieren: Mobile Devices helfen, die email abzuarbeiten, oder auch eigene Aufgaben zu erledigten.

    • Danke für den Kommentar und die guten Hinweise!

      Punkte 1,5,6:
      Sie schreiben von Alternativen. Ich schrieb von Einsatzmöglichkeiten von E-Mails. Es stimmt, es gibt gerade hier gute Alternativen. Doch ich kenne viele Firmen, die sich noch davor scheuen, Collabroom oder Wikis einzusetzen – oder gar nicht wissen, was das ist.

      Punkt 4:
      Ja, das ist eine gute Möglichkeit – sofern überhaupt Regeltermine bestehen. Ich habe beispielsweise einige Kunden, mit denen treffe ich mich nie bis zum Seminar. Schliesslich habe die ja per definitionem wenig Zeit, sonst würde sie nicht zu meinen Kunden. Hier sind E-Mails eine gute Variante.

      Punkt 7:
      Das stimmt so aus der Sicht des Empfängers. Mein Punkt zeigt eher die Sicht des Absenders.

      • Mir wird gerade bewusst, dass die Frage nach dem „richtigen“ Umgang mit Mail von der eigenen Rolle/Position abhängt: Ich habe aus Sicht eines Projektes geantwortet, bei dem sich die Projektmitarbeiter auf einen Regelsatz einigen könnten. In der Rolle eines (externen) Dienstleisters kann man den Eingang hingegen wenig beeinflussen. Es wäre sicher mal interessant, Kategorien von EMail-Nutzern zu definieren.

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