E-Mails – Segen und Fluch zugleich.

Pro Tag verbringen wir mindestens 1.5 Stunden in unserem Posteingang, um durchschnittlich 30–40 E-Mails zu bearbeiten. Je nach Position und Tag auch deutlich mehr.

Nur: Mailen ist nicht arbeiten.

Produkte erstellen, Dienstleistungen erbringen, Dinge erschaffen ist arbeiten.

5 Gründe, weshalb du eine E-Mail nicht absenden solltest
Natürlich können wir schlecht ohne E-Mails arbeiten, doch sind und bleiben sie nicht die Arbeit an sich, sondern ein Kommunikationsmittel wie einige andere auch.

Bei E-Mails gilt das Gesetz der Gegenseitigkeit: Auf praktisch jede E-Mail erhältst du mindestens eine Antwort.

Beginn deshalb noch heute damit, weniger E-Mails zu schreiben – aus Selbstschutz und den Empfängern zuliebe.

Es gibt nämlich mindestens 5 Gründe, eine E-Mail nicht zu senden.

5 Gründe, eine E-Mail nicht zu senden

  1. Negative Botschaft:
    E-Mails transportieren keine non-verbalen Botschaften und werden oft sehr rasch geschrieben. Das führt häufig zu Missverständnissen. Teilst du dann auch noch eine negative Botschaft mit, ist das Debakel praktisch vorprogrammiert. Deine Botschaft wird mit ziemlicher Sicherheit falsch verstanden.Überbring deshalb negative Botschaften persönlich oder am Telefon. Du kannst danach immer noch eine E-Mail als Zusammenfassung des Gesprächs schicken, um die Botschaft schriftlich festzuhalten.
  2. Falsches Kommunikationsmittel:
    Du kennst Konversationen über 10 E-Mails, nur um eine simple Frage zu beantworten.Vermeide unbedingt E-Mail-Konversationen, die auch noch über den ganzen Tag verteilt sind. Greif lieber zum Telefon und sprich kurz darüber.
  3. Zu lang:
    E-Mails werden nicht gelesen. Höchstens überflogen.Formuliere deine E-Mails also so kurz wie möglich. Das zwingt dich zu mehr Klarheit und dazu, auf den Punkt zu kommen. Meine E-Mails sind deshalb meistens weniger als 5 Sätze lang.
  4. Zu viele Empfänger:
    Schick keine Kopien aus “taktischen Gründen” an eine Reihe von Leuten. Das ist sehr ärgerlich.Wenn du jemandem eine Kopie schickst, dann schreib im Text, weshalb er diese Kopie erhält (z.B. “cc an Ivan Blatter zur Kenntnis; cc an Anna Blume zur Ablage; cc an Rainer Zufall zum Weiterleiten an Herrn Maillos”).

    Und ganz wichtig: Klick nie (niemals!) gedankenlos auf “Allen antworten”, besonders dann nicht, wenn du nur eine kurze Rückmeldung gibst oder “Danke” sagen möchtest.

  5. Dringend:
    Obwohl häufig der Eindruck entsteht, sitzen nicht alle Menschen permanent am Computer und warten sehnsüchtig auf eine E-Mail.Du machst dich bei vielen Leuten sehr beliebt, wenn du zwei Minuten vor der Sitzung noch ein Dokument schickst… Bring das Dokument lieber ausgedruckt mit (nebenbei: erwarte dann aber nicht, dass die Leute an der Sitzung das Dokument lesen und Stellung nehmen können).

    Erledige dringende Dinge generell mit einem Anruf. Dann bekommst du nämlich auch die Auskunft, wenn die gesuchte Person krank, im Urlaub, besetzt, im Ausland, nicht erreichbar oder zu Hause ist.

Bildnachweis: © photodune.net / buchachon

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