Kommunikationskanäle definieren: Wann wollen Sie wo erreichbar sein?

Dank moderner Kommunikationsmittel sind wir nicht mehr nur theoretisch immer und überall erreichbar, sondern wir sind es tatsächlich. Das hat nicht nur mit der Technologie etwas zu tun, sondern auch damit, dass und wie wir auf jede Unterbrechung reagieren.

Wenn die Technologie kaum mehr Grenzen setzt, müssen wir uns die Grenzen selbst setzen. Sonst sind wir nicht mehr frei und lassen uns durch Zufälligkeiten steuern.

Hier geht es also um mehr als nur um Mobiltelefone. Es geht um SMS, Skype, Facebook, Twitter, Chats und Unterbrechungen aller Art. Und es geht besonders um Entscheidungen: Wann will ich auf welchen Kanälen erreichbar sein.

Ein schönes Beispiel aus dem Alltag

Ein hoch-erfolgreicher Mann, der an der Spitze einer grossen Organisation mit weit über 2’000 Mitarbeitenden steht, antwortet prinzipiell auf keine Anrufe auf sein Mobiltelefon, wenn er im Büro sitzt. Schließlich hat er ja eine Infrastruktur aufgebaut und gezielt Leute angestellt, die genau Auskunft geben können, wann er wo erreichbar ist. Es gibt keinen Grund, weshalb jemand direkt auf sein Mobiltelefon anrufen muss.

Die Führungskraft auf diesem simplen Beispiel hat sich bewusst entschieden, wann er auf welchen Kanälen erreichbar sein will.

Natürlich lässt er sich auch nicht jederzeit von E-Mails unterbrechen, sondern ruft sie genau dann ab, wenn er es will. Das kann auch unterwegs sein, doch er bestimmt bewusst den Zeitpunkt. Sein Assistent hat Zugriff auf seine E-Mails und ist angewiesen, ihn sofort zu benachrichtigen, falls nötig.

Klar: Als Chef hat man hier mehr Möglichkeiten, als wenn man alleine arbeitet oder angestellt ist. Doch gerade als Chef muss man auch bewusst Grenzen setzen können und sich bewusst entscheiden.

Die Testfrage

Es ist eine Notwendigkeit, sich selbst zu schützen. Auch gegenüber Kunden oder dem Chef – mit Augenmass.

Die Testfrage lautet:

Würden Sie Ihren Kunden oder Ihrem Chef erlauben, zu einer beliebigen Tages- und Nachtzeit bei Ihnen zu Hause zu klingeln?

Vermutlich nicht. Doch wo ist denn der Unterschied, wenn jemand um 21 Uhr anruft oder um 23.17 Uhr eine E-Mail schreibt und am nächsten Tag um 8 Uhr ganz erstaunt fragt: “Was, Sie haben meine E-Mail noch nicht gelesen?”

Eine Übung

Im Trainingsbuch zum Anti-Zeitmanagement schlage ich eine Übung vor, bei der es darum geht, genau zu definieren, auf welchen Kanälen Sie wann erreichbar sein wollen. Danach muss dieser Entscheid glasklar kommuniziert werden.

Hier die entscheidenden Fragen und ein paar Beispiele aus meinem Alltag:

1. Wann bedienen Sie welche Kanäle? Ich bin als Trainer telefonisch schlecht erreichbar, was Ihnen auch mein Anrufbeantworter so erzählt. Er sagt aber auch, dass ich Sie gerne so bald wie möglich zurückrufe, wenn Sie die Nummer hinterlassen. E-Mails lese und bearbeite ich laufend, aber nicht sofort. Hier können Sie mit einer Antwort innerhalb von 24 Stunden rechnen. Usw.
2. Wann sind die Ausnahmen? Anrufe auf meine Mobilnummer von gewissen Personen nehme ich jederzeit an, weil ich genau weiss, dass sie diese Möglichkeit nur dann nutzen, wenn es wirklich dringend ist. E-Mail im Urlaub beantworte ich gar nicht oder nur alle 1-2 Tage (je nach Urlaub). Im ersten Fall erklärt meine Abwesenheitsnachricht, wie man mich trotzdem per E-Mail erreichen kann. Wie das funktioniert habe ich in der Geschichte von der Abwesenheitsnachricht erzählt.
3. Wer kann Sie wie im wirklich dringenden Fall erreichen? Notfälle oder echte Dringlichkeiten können auftreten. Hier muss klar definiert sein, wer Sie wie erreichen kann. So bin ich während eine Webinars auch per E-Mail bei technischen Schwierigkeiten erreichbar – was ich den anwesenden Teilnehmern aber auch so mitteile, damit Sie wissen, dass ich allenfalls auf eine Mail reagieren muss.
4. Welche Formen sind inakzeptabel? Seien Sie sich darüber schon vorher im Klaren und weisen Sie solche Kommunikationsversuche konsequent ab.

All diese Dinge sind nicht immer einfach. Muss man häufig “Nein” sagen, was viele nicht können oder was gegenüber Kunden oder dem Chef nicht “einfach so” geht.

Doch es lohnt sich, sich und anderen auch hier eine Grenzen zu setzen – schlicht und einfach um sich selbst zu schützen.