Die Geschichte von der Abwesenheitsnachricht

Die Urlaubszeit naht. Urlaubszeit heißt auch: Die Abwesenheitsnachrichten-Dramen dürfen beginnen.

Unglaublich, was man da alles entdeckt: Nachrichten ohne Anrede, voller Rechtschreibfehler oder sehr unsorgfältig formuliert.

Dabei ist diese Nachricht deine Visitenkarte während deines Urlaubs.

Ich hab mal ein Experiment gemacht und eine spezielle Nachricht formuliert. Hier erfährst, was ich ausprobiert habe und was das Ergebnis war.

Effiziente E-Mail Bearbeitung

Meine Abwesenheitsnachricht

Neben den üblichen Dingen standen da folgende Sätze:

Wenn Ihr Anliegen nicht warten kann, dann schicken Sie mir Ihre E-Mail erneut, aber dieses Mal mit dem Wort „dringend“ im Betreff oder im Text und schon wird sie an meine Ferien-Mail -Adresse weitergeleitet.

Im Urlaub las ich dann ausschließlich die E-Mails an meine Ferienadresse.

Die Adresse selbst gab ich nicht bekannt. Damit war der Absender gezwungen, sich bewusst zu überlegen, ob seine E-Mail wirklich dringend ist und er musste das auch noch explizit hinschreiben.

Das Ergebnis? Ich erhielt in zwei Wochen Urlaub ganz genau 2 (in Worten: zwei!) dringende E-Mails:

  • Die erste E-Mail war von einem Freund, der die Idee witzig fand und ausprobieren wollte, ob das tatsächlich klappt.
  • Die zweite E-Mail war von einem Kunden, dem ich kurz vor meinem Urlaub ein Konzept für ein Seminar geschickt hatte mit der Bitte, mir doch mit dem Wort „dringend“ im Betreff zurück zu schreiben, damit ich seine Meinung dazu auch im Urlaub sehe.

Alle anderen E-Mails – und das waren hunderte – waren nicht dringend.

Wohlgemerkt: Nicht aus meiner Sicht! Sondern aus der Sicht der Absender.

Ich fand das mehr als erstaunlich. Ich habe nicht mit vielen E-Mails gerechnet, aber sicher mit mehr als zwei…


Nun, in meiner Arbeit als Personal Trainer für neues Zeitmanagement treten naturgemäß nur wenige dringende Dinge auf.

Trotzdem hätte ich laufend meine E-Mails im Auge behalten können.

Was wäre der Preis gewesen? Ein „halber“ Urlaub: Keine richtige Erholung und doch keine richtige Arbeit.

Zweimal eine halbe Sache ergibt meistens gar nichts.

Mein Fazit:

  • Nicht alles, was dringend ist, ist wirklich dringend – auch nicht aus Sicht des Absenders.
  • Wir meinen häufig, es geht nicht ohne uns und zahlen einen hohen Preis: Halbpatziger Urlaub, keine Pausen, zu wenig Schlaf. Meistens lohnt es sich, darüber nochmals sehr genau nachzudenken.
  • Ich kann nur eine hohe Leistung abrufen, wenn ich mich selbst regelmässig stärke. Ohne vollen Tank komme ich nicht weit. Deshalb sind nicht nur die Aufgabenlisten und der Terminkalender wichtig, sondern auch und besonders meine Energie und mein Ausgleich. Deshalb mache ich im Urlaub nur eins: Urlaub.
  • Ausnahmen gibt es immer. Schließlich bestätigen sie die Regel. Bevor du aber zu leichtfertig den Urlaub auch noch teilweise der Arbeit widmest, würde ich mir genau überlegen, was der Preis dafür ist und lieber für einen guten Ersatz sorgen.

Die Story vom Geschäftshandy

Zum Schluss noch eine weitere (wahre) Geschichte aus dem Leben:

Ein Freund von mir hatte auch das Gefühl, er müsse sein Geschäftshandy im Urlaub immer laufen lassen und regelmässig E-Mails beantworten.

Was passierte? Er musste ab und zu einen Urlaub unterbrechen, um an eine sehr wichtige und dringende Sitzung irgendwo in der Welt zu gehen (die Reise übernahm natürlich die Firma).

Irgendwann beschloss er, im Urlaub wirklich Urlaub zu machen. Er schaltet sein Handy und den Laptop aus.

Die Folge? Es passiert, was passieren musste: Nichts. Überhaupt nichts. Rein gar nichts.

Er war dann einfach nicht erreichbar und die Firma hat bei Bedarf auf einen anderen Mitarbeiter zurückgegriffen.

Keine Konsequenzen für ihn, keine Rüge – überhaupt nichts.

Sowas gibt schon zu denken…

Bildnachweis: © Depositphotos.com / Mishchenko

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

10 Gedanken zu “Die Geschichte von der Abwesenheitsnachricht”

  1. Dankeschön, Herr Blatter! Bei mir checkt eine Büro-Hilfe, die ich SEHR GERNE bezahle, zweimal die Woche meine Mails über ihren Computer und antwortet individualisiert und freundlich darauf.´, dass man bei mir wieder ab Tag x einen Termin haben kann, da ich verreist sei.

    Und stellen Sie sich vor: Ich besitze ein privates Handy, das ich so gut wie nie nutze und ich besitze kein Geschäftshandy, und trotzdem floriert meine Arbeit :-).

    Wie Sie sagen: Wir nehmen uns ein bissel arg zu wichtig! Wenn ich zu einem bestimmten Arzt (nur als Beispiel) möchte und der ist grad in Urlaub, ja, da wart ich halt …

    Herzliche Sommergrüße aus Berlin,
    Sylvia Grotsch

  2. Ein toller Artikel!
    Das Ergebnis des Versuchs beeindruckt mich. Ich bin mir bewusst, dass Vieles nicht dringend ist, aber dass auch die Absender durch die kleine Schwelle, die Sie eingebaut haben, gleich die Dringlichkeit als nicht so hoch beurteilt haben, finde ich bemerkenswert. Vielleicht ist es dieser Moment des Nachdenkens: „Soll ich den Geschäftspartner im wohlverdienten Urlaub stören?“, „Will ich in meinem Urlaub gestört werden?“, der die Veränderung bringt.

    Ich leiste mir – zu meinem eigenen Schutz – handy- und computerfreie Tage. Während dieser Zeit bin ich sehr kreativ und nehme Zeit plötzlich ganz anders wahr.

  3. Ein klasse Experiment, das wieder einmal bestätigt, dass dieses „dringend“ und „ohne mich geht es nicht“ nur in unserem Kopf entsteht. Die Kunden sehen das meist überhaupt nicht so und können warten, schließlich gehen ja auch sie in Urlaub.

    Wenn ich in den Urlaub fahre, dann wird mein AB besprochen, dass ich im Urlaub bin und es gibt eine Abwesenheitsnotiz für die E-Mails. Das hat bisher immer klasse geklappt.

    Und auch ich habe nur ein privates Handy, das nur selten in Betrieb ist. Diese Nichterreichbarkeit, wenn ich nicht zu Hause bin, gönne ich mir. Auch das funktioniert hervorragend.

    Danke für diesen Artikel. Den Podcast werde ich mir auch noch anhören.

  4. Ein genial simples Experiment, danke Ivan Blatter! Solche „Beweise“ sind meiner Meinung nach für Unternehmer – ich zähle mich auch dazu – sehr wichtig.

    Gerade die Tatsache, dass während der aktiven Erholungszeit eine Unterbrechung die Qualität dessen massiv einschränkt, ist den meisten nicht bewusst.

    Danke dafür. Ihren Blog habe ich heute empfohlen gekriegt – und abonniere ihn nun sehr gerne. ;-) Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg und bedanke mich nochmals.

    Chantal

  5. Lieber Ivan,

    deine Idee mit der Weiterleitung finde ich super. Werde ich gleich einmal ausprobieren. Auch das mit dem Handy kann ich nur teilen. Ich war nach 3 Jahren Selbstständigkeit und beim ersten Mal auf Urlaub hatte ich große Bange. Aber siehe da die Welt ist nicht untergegangen. Sie geht nämlich wirklich nicht unter, egal ob selbstständig oder nicht.

    Liebe Grüße Aus Wien,

    Sebastian

  6. Danke für alle Kommentare! Ich war grad im Urlaub und habe deswegen nicht reagiert. :-)

    Das Ergebnis dieses Mal: 400 Mails (+175 Newsletter), davon waren zwei wichtig: Eine „echt“ wichtig, in der anderen hat mir die Absenderin einen schönen Urlaub gewünscht. :-)

  7. Hallo Herr Blatter,

    meine Erfahrung mit Abwesenheitsmeldungen: sie erhöhen deutlich das Spamaufkommen, da auf diese Weise von Adresshändlern E-Mailadressen verifiziert und dann verkauft werden.

    Daher gibt es bei mir keine Abwesenheitsmeldung. Ich informiere alle Kunden, bei denen es aktuelle Prozesse gibt und alle Netzwerkpartner mit einer normalen Mail über meine Abwesenheit und bespreche Anrufbeantworter und Handy-Mailbox entsprechend.
    Wenn es ganz dringend ist, rufen die Menschen an, wenn Sie keine E-Mail-Antwort bekommen und werden freundlich von mir gebeten, nur in dringenden Fällen eine Nachricht zu hinterlassen. Das ist pragmatisch und klappt auch prima.

    Bei Mails von potentiellen Neukunden hat es bisher immer gereicht, mich nach dem Urlaub zu melden.

    Herzliche Grüße
    Maren Kaiser

    • Das sehe ich nicht so problematisch. Die meisten Spam-Nachrichten laden bei mir ohnehin im Spam-Ordner und bekommen natürlich auch keine Abwesenheitsnachricht.

      Gerade bei Interessenten hingegen ist es Schnelligkeit ein Wettbewerbsvorteil. D.h. für mich: Eine Antwort am innerhalb von 24 Stunden. So habe ich schon den einen oder anderen Auftrag ergattert, weil die Kollegen einfach zu langsam waren. :-)

      • Früher war ich bei Neukunden auch immer ganz schnell, notfalls zu Lasten meines Urlaubs. Tatsächlich war es dann aber immer so, dass alles nicht so eilig war, es plötzlich andere Prioritäten gab, etc. Bisher habe ich nur einmal, bei einer bewussten Entscheidung, meinem Jahresurlaub den Vorrang zu geben, 3 Auftragstage an einen Kollegen verloren.

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