So schaffen Sie sich Zeit für die wichtigen Aufgaben

Häufig lassen wir uns von Zufälligkeiten durch den Tag führen: Was am meisten Lärm macht, wird zuerst erledigt.

Eine Aufgabe muss sich selbst nur am lautesten als dringend und wichtig markieren und schon wird sie angepackt.

Dabei sind Zufälligkeiten der Feind des Fokus. Hetze ist die Feindin der guten Qualität und des produktiven Arbeitens.

Es ist eine grosse Kunst im Zeitmanagement, immer wieder zu lernen, sich Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu nehmen.

Jawohl: “Zu nehmen”. Denn Zeit hat man nicht, sondern Zeit nimmt man sich.

Jeder kennt Tage, die stressig sind und wo man halt hin und her geschleudert wird wie ein Ball in einem Flipperkasten. Davon ist hier gar nicht die Rede. Sondern vom alltäglichen Wahnsinn, dem man ausgesetzt ist bei schlechtem Zeitmanagement, wenn man nicht “Nein” sagen kann und sich nicht entscheidet.

Was am meisten Lärm macht, wird zuerst erledigt.
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Fühlen Sie sich also wie in einem Hamsterrad, dann lesen Sie hier, wie Sie sich Zeit für die wichtigen Dinge nehmen können.

Termine mit sich selbst

Bestes Mittel, um sich Zeit frei zu halten, sind die Termine mit sich selbst. Blockieren Sie sich eine oder zwei Stunden in Ihrem Kalender.

Die Leute, die Zugriff auf Ihren Kalender haben, sehen dann, dass Sie dann eben nicht zur Verfügung stehen. Sie können auch Anfrage gut ablehnen, denn Sie haben ja einen Termin.

Termine mit sich selbst funktionieren aber nur unter folgenden Bedingungen:

Auch diese Termine beginnen und enden pünktlich.
Sie nehmen diese Termine ernst und verschieben sie nur ausnahmsweise.
Sie bereiten sich darauf wie auf jeden anderen Termin vor.

Zuerst kommen Sie

Wenn Sie Ihre wichtigen Aufgaben wirklich erledigen wollen, wenn Sie beruflich einen Schritt vorwärts machen wollen oder wenn Sie sich weiterentwickeln wollen, müssen Sie sich selbst auch an erste Stelle setzen.

Das kann bedeuten, andere Aufgaben zunächst nach hinten zu schieben. Die Welt bricht nicht zusammen, wenn Sie sich nicht sofort um jede neue Aufgabe kümmern oder sofort jede E-Mail beantworten.

Das hat nichts mit Egoismus zu tun, sondern eher mit Selbstschutz. Natürlich hat diese Strategie Ihre Grenzen. Und sie funktioniert vor allem nur dann, wenn Sie genau wissen, wofür Sie eigentlich bezahlt werden und was die wichtigen Aufgaben auch sind.

Sie werden auch einige Leute unzufrieden zurücklassen müssen. Doch erinnern Sie sich an den Eingangsabschnitt: Sie drehen im Hamsterrad und finden nicht selbst heraus.

Wenn Sie so weitermachen wie bisher, wird es sicher nicht besser. Sie müssen etwas ändern, sonst ändert sich nichts. Das kann dann eben auch heissen, “Nein” zu sagen und andere Leute nicht zufrieden stellen zu können.

Sie müssen etwas ändern, sonst ändert sich nichts.
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10–10–10

Auf der Karrierebibel habe ich eine gute Methode von Suzy Welch kennen gelernt, schnell und einfach Entscheidungen zu treffen. Suzy Welch – übrigens die Frau des berühmten Managers Jack Welch – stellt nämlich drei Fragen:

Welche Auswirkungen hat meine Entscheidung in 10 Tagen?
Welche Auswirkungen hat meine Entscheidung in 10 Monaten?
Welche Auswirkungen hat meine Entscheidung in 10 Jahren?

Diese drei Fragen lassen sich auch im Zeitmanagement stellen. Nicht sehr überraschend, da ja eines der wichtigen sieben Prinzipien im Anti-Zeitmanagement “Entscheiden” ist.

Man kann nämlich fragen: Welche Auswirkungen hat eine Aufgabe/ein Projekt in 10 Tagen/Monaten/Jahren?

Welche Auswirkungen hat eine Aufgabe/ein Projekt in 10 Tagen, 10 Monaten und 10 Jahren?
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Dies hilft, die wirklich wichtigen Aufgaben zu identifizieren. Sind die Auswirkungen nämlich signifikant, dann hilft es Ihnen, andere Aufgaben abzulehnen.