So gelingt es Ihnen, besser abzuschätzen, wie lange Sie für eine Aufgabe benötigen

Obwohl ich ja ein erklärter Gegner von zu viel Planung bin und der rollenden Planung anhänge, sind ab und zu realistische Zeitschätzungen ganz nützlich. Nicht zuletzt auch bei der Auswahl der drei Tagesziele. Lesen Sie hier, welche drei Methoden Ihnen helfen, realistischere Zeitschätzungen vorzunehmen.

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7 häufige Fallen bei Zielen

Ziele zu setzen, ist sehr wichtig. Nur so kennt man die Richtung, in welche man gehen will. Ohne Ziele lebt man eben ziellos und erfüllt höchstens die Ziele anderer.

Dabei geht es nicht nur um berufliche Ziele oder Umsatzziele. Nein, genauso wichtig – wenn nicht sogar wichtiger – sind persönliche Ziele: Wo will ich hin? Was ist meine Vision? Was will ich erreichen im Leben? Mit der letzten Frage meine ich nicht „erfolgreicher Job“ oder „eine BMW“, sondern vielmehr die weichen Ziele: „Ein guter Vater sein“, „eine liebende Partnerin sein“, „meine Familie die Zeit schenken, die sie verdient“ usw.

Ziele setzen ist eines, Ziele umsetzen etwas anders. Hier ist eine Liste von Dingen, die ich im Laufe der Zeit über Ziele gelernt haben. Vielleicht können Sie sich ja im einen oder anderen Punkt wieder finden und es besser machen.

  1. Ziele nicht aufschreiben
    Wenn man seine Ziele nicht aufschreibt, verliert man sie aus den Augen. Sie bleiben vage, unbestimmt und wahrscheinlich unerreicht. An aufgeschriebene Ziele werden Sie sich viel besser erinnern und Sie werden gezwungen, die Ziele zu formulieren und dabei nochmals zu überprüfen.
  2. Ziele vergessen
    Ziele aufzuschreiben ist ein erster Schritt, der jedoch völlig wirkungslos bleibt, wenn der Zettel irgendwo in einer Schublade liegt. Deshalb ist es wichtig, sich regelmässig an die Ziele zu erinnern. Sei es, indem man sie irgendwo aufhängt, wo man sie regelmässig sieht oder indem man sich eine Erinnerung im Kalender einrichtet.
  3. Nicht zurück blicken
    Erinnerungen helfen nicht nur dabei, sich an die Ziele zu erinnern, sondern können auch zum Anlass genommen werden, zurück zu blicken. Ein Rückblick ist wichtig, damit Sie sehen, wo Sie stehen. Müssen Sie Änderungen vornehmen? Haben Sie in Ziel vielleicht schon erreicht? Was ist der nächste Schritt in Richtung Ziel?
    Bei kurzfristigen Zielen kann sich ein täglicher Rückblick lohnen, ansonsten hat sich ein wöchentlicher Rückblick bewährt.
  4. Fremde Ziele
    Wo immer Sie die Möglichkeiten haben, setzen Sie sich Ihre eigenen Ziele. Sie müssen dahinter stehen und Sie müssen das Ziel verfolgen. Ein Ziel zu übernehmen, weil „das ja alle tun“ oder weil es jemand von Ihnen implizit oder explizit verlangt, ist schwierig. Es gibt so Situation, gerade am Arbeitsplatz, aber suchen Sie selbst da Ihre eigenen Ziele. Wenn Sie Ihre eigenen Ziele setzen, gibt Ihnen das einen zusätzlichen Schub an Motivation.
  5. Keine klaren Ziele
    Schwammige Ziele (z.B. „ich möchte abnehmen“) sind zum Scheitern verurteilt. Wenn Ihnen das Ziel wirklich am Herzen liegt, dann beschäftigen Sie sich damit. Gehen Sie am besten nach dem SMART-Prinzip vor: Ziele sollten spezifisch, messbar, akzeptierbar, realistisch sein und einen Zeitrahmen aufweisen. Mehr dazu in meinem Artikel „Wie setze ich mir SMARTe Ziele?„.
  6. Kein Plan
    Selbst bei klaren, einfachen Zielen (z.B. täglich 20 Minuten joggen) muss man planen, wann man sich Zeit dafür nimmt. Andere Ziele brauchen einen umfangreicheren Plan. In jedem Fall brauchen Sie einen Plan. Überlegen Sie sich, was Sie benötigen, um Ihr Ziel zu erreichen (finanziell, zeitlich, Unterstützung usw.), welche Hindernisse auftreten können und was Sie dagegen tun. Brechen Sie Ihr Ziel in Zwischenziele herunter und dann noch weiter bis zu ganz konkreten Handlungsschritten. Aber übertreiben Sie es nicht: Ihr Ziel ist das Ziel an sich und nicht ein perfekter Plan.
  7. Aufgeben
    Es kann sein, dass Sie Ihr Ziel nicht oder nicht sofort erreichen. Geben Sie aber nicht auf, bleiben Sie nicht liegen, sondern stehen Sie auf, lernen Sie aus Ihren Fehlern und blicken Sie wieder nach vorne.

Ready, Aim, Fire: Wieviel Planung braucht der Mensch?

Ich empfehle immer wieder, zu planen, vor allem seine Ziele zu definieren und den Weg dorthin zu planen. Ich weiss nicht, wie es euch geht, aber manchmal ertappe ich mich dabei, wie ich im Planungsprozess stecken bleibe. Ich plane und plane und plane, gehe vom Hundertsten ins Tausendste und revidiere den Plan sicherheitshalber gleich nochmal. Leider komme ich in dem Fall nie über das Planungsstadium hinaus. Ist es Angst vor dem Ausführen des Plans? Ist es Angst vor Misserfolg? Oder ist es gar Angst vor Erfolg? Oder will ich vielleicht das Ziel gar nicht so sehr erreichen, wie ich mir das einbilde? Ich glaube, dass es sich hier um ein anderes Problem handelt als bei Aufschieberitis (Prokrastination), obwohl dort ähnliche Tendenzen zu beobachten sind. Hier geht es um den ganz normalen Planungsprozess, wo man sich aber darin verliert.

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Mehr durch weniger: Zusammenfassung

Ich bin überzeugt davon, dass wir uns das Leben sehr oft schwerer machen, als es ist. Wir sind zwar mit vielen komplexen Problemen konfrontiert, aber indem wir auch nach komplexen Lösungen suchen, überfordern wir uns und laufen Gefahr, das Problem gar nicht zu lösen. Nicht etwa, weil das Problem zu komplex oder kompliziert ist, sondern weil die Lösung zu kompliziert ist. Die Lösung wird zu einem Problem. Die Prinzipien von Simplify oder der Vereinfachung bieten ein Gegenmittel dazu. Mit der Serie „Mehr durch weniger“ habe ich ein paar Prinzipien und Methoden vorgestellt, wie man sein Arbeitsleben vereinfachen kann. Heute möchte ich die Artikel in 6 Tipps zusammenfassen.

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Mehr durch weniger (Teil V): Die Eisenhower-Matrix

Die Serie „Mehr durch weniger“ will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.

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Dwight D. Eisenhower ist nicht nur berühmt, weil er der 34. Präsident der USA und während des zweiten Weltkriegs der Oberbefehlshaber der Alliierten in Europa war. Denn wer sich mit Zeitmanagement beschäftigt, stolpert früher oder später über die Eisenhower-Matrix. Ich habe sie bei Stephen R. Covey kennen gelernt, zuerst bei „Die 7 Wege zur Effektivität„* und dann auch bei „Der Weg zum Wesentlichen*“. Covey hat die Matrix angepasst und baut darauf seinen Vorschlag für einen Terminplaner auf.

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Mehr durch weniger (Teil II): Planen leicht gemacht!

Die Serie „Mehr durch weniger“ will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.

Planen kann so schön sein: Prioritäten setzen, farbig markieren, Stichworte hinzufügen, Streichen, neu Sortieren, dann das Ganze mal digital ausprobieren und dann doch wieder auf Papier usw. Aber leider vergisst man manchmal, dann auch tatsächlich tätig zu werden. Planen ist wichtig, sogar sehr wichtig, aber es darf nicht zu l’art pour l’art ausarten. Planen hilft einem zwar, aber erledigt keine Aufgaben. Nach verschiedenen Ausflügen zu allen möglichen Planungssystemen, bin ich auf die Kombination von zwei einfachen Techniken gekommen: GTD (Getting Things Done) und dessen Vereinfachung ZTD (Zen To Done).

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