Obwohl ich ja ein erklärter Gegner von zu viel Planung bin und der rollenden Planung anhänge, sind ab und zu realistische Zeitschätzungen ganz nützlich. Nicht zuletzt auch bei der Auswahl der drei Tagesziele. Lesen Sie hier, welche drei Methoden Ihnen helfen, realistischere Zeitschätzungen vorzunehmen.
Dieser Artikel basiert im Wesentlichen auf dem Artikel „How to Make Accurate Time Estimates“ von Steve Pavlina.
Schätzungsgenauigkeit ermitteln
Ermitteln Sie zunächst, um wie viel Sie in der Regel daneben liegen. Nehmen Sie eine Liste mit Aufgaben und schreiben Sie hin, wie hoch Ihre Schätzung für jede Aufgabe ist. Messen Sie anschliessend die Zeit, die Sie tatsächlich für jede Aufgabe brauchen. So können Sie ein Verhältnis ermitteln:
Gemessene Zeit / Geschätzte Zeit
Ein Beispiel: Nehmen wir an, ich habe für diesen Blogartikel 45 Minuten geschätzt, aber tatsächlich 60 Minuten benötigt. Somit ist das Verhältnis 60 Minuten / 45 Minuten = 1.333
Diese Verhältnis ist natürlich sehr unterschiedlich nach Art der Aufgabe, vielleicht auch je nach Tageszeit oder sonst einem Faktor. Es gibt jedoch einen Einblick, um wie viel Sie sich durchschnittlich verschätzen.
Was können Sie mit dieser Zahl anfangen?
Nun, wenn Sie durchschnittlich 1.5fach länger haben als geschätzt, dann können Sie im Umkehrschluss berechnen, wie viel Sie sich realisitischerweise vornehmen sollten. Für einen 8-Stunden-Tag sollten Sie sich also Aufgaben vornehmen, für dessen Erledigung Sie geschäftzt 8 Stunde/1.5=5.3333 Stunden bzw. 5 Stunden und 20 Minuten benötigen. Dann wird ihr Tag ziemlich präzise schön gefüllt.
Diese Methode bedingt natürlich, dass Sie zunächst einige Aufgaben schätzen und messen. Danach können Sie Ihr durchschnittliches Verhältnis berechnen.
Flughöhe überprüfen
Je „höher“ eine Aufgabe angesetzt ist, desto schwieriger ist eine Schätzung. „Seminarkonzept erstellen“ ist eine schwierig zu umfassende Aufgabe. Deshalb: Was genau muss ich da tun?
Umgekehrt ist vielleicht die Aufgabe „Rechnung zur Post bringen“ etwas gar tief angelegt.
Nebenbei: Die Aufgabe „Rechnung erstellen“ nicht unbedingt. Das mag zwar eine „kleine“ Aufgabe sein (je nach Inhalt), hilft aber auch als Erinnerung daran, sie tatsächlich zu erledigen.
Welches die richtige Flughöhe ist, kann man nicht allgemein beantworten. Haben Sie einen Job mit vielen Unterbrechungen, wird Ihre Flughöhe wahrscheinlich niedriger sein müssen, als wenn Sie auch mal ein paar Stunden an einer Aufgabe bleiben können.
Viele Routineaufgaben müssen wir auch nicht weiter aufschlüsseln. So weiss ich ziemlich präszise, wie lange ich im Schnitt für einen Blogartikel (vom Aufmachen des Editors bis hin zum Klick auf „Publizieren“) benötige. Bei anderen Aufgaben bin ich mir weniger sicher und die teile ich stärker auf.
Grenzen setzen
Obiges Beispiel „Seminarkonzept erstellen“ ist nicht nur sehr hoch angesiedelt, sondern sagt auch nicht genau aus, wann die Aufgabe beginnt und wann sie endet.
Gehört der Versand an den Kunden noch dazu? Gehört die Ausschreibung in der Zeitschrift noch dazu? Gehört das Einrichten eines Anmeldeformulars auf der Webseite noch dazu?
Je genauer die Aufgabe definiert ist, desto besser wird die Zeitschätzung sein. Nützlich ist, mindestens rasch den ersten und den letzten Schritt zu definieren.
Bei der Gelegenheit: Planen Sie noch oder tun Sie schon?
