Outlook: Was ist der Unterschied zwischen Vorgängen und Aufgaben?

Letzthin hat mich ein Kunde gefragt, was denn eigentlich der Unterschied zwischen der Vorgangsliste und den Aufgaben in Outlook sei. Gute Frage, stehen doch auf beiden Listen Aufgaben. Nur stehen auf der Vorgangsliste noch E-Mails oder Kontakte, nämlich alle Elemente mit einem Fähnchen. Was ist also der genaue Unterscheid zwischen Aufgaben und Vorgängen?

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Zehn Dinge, die Menschen mit einem guten Zeitmanagement tun

 

Erfolg
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Letzte Woche ging es um die zehn häufigsten Fehler im Zeitmanagement und wie Sie sie verhindern können.

Das ist aber nur die eine Seite. Denn man kann sich auch durch ein hervorragendes Zeitmanagement abheben und sich so einen Vorteil verschaffen. Wer qualitativ gute Arbeit in kurzer Zeit erledigen kann, ohne sich auszubeuten, sticht hervor – auch bei (potentiellen) Kunden.

Erfolgreiche Menschen haben deshalb fast immer ein gutes, erfolgreiches Zeitmanagement.

Hier sind 10 Dinge, die erfolgreiche Menschen mit einem hervorragenden Zeitmanagement tun.

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#001: Maßvoll oder maßlos? Wie Sie Gewohnheiten ändern können [Podcast]

einfach produktiv - Der Podcast zum Anti-ZeitmanagementHeute geht es los! Ab heute finden Sie regelmäßig einen Podcast hier auf ivanblatter.com.

Die Themen? (Anti-)Zeitmanagement, Arbeitsorganisation, produktives Arbeiten.

Ich freue mich sehr und bin auf Ihre Reaktionen gespannt. Lesen Sie hier zuerst ein paar Infos zum neuen Podcast und hören Sie sich dann die erste Folge an, in der es – wie könnte es im Januar anders sein? – um das Ändern von Gewohnheiten geht.

Viel Spass!

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So führen Sie Ihre persönlichen Reflexionstage durch

Reflexionstage
Foto von volkankurt

Seit einiger Zeit ziehe ich mich mehr oder weniger jährlich zurück und führe meine Reflexionstage durch. Wie der Name schon sagt: Das ist eine Zeit nur für mich, in der ich mich mit mir selbst, meinem Leben und meinem Business beschäftige. Die Schwerpunkte sind jedes Jahr unterschiedlich, das Ergebnis immer dasselbe: Ich kann mich neu kalibrieren, kann ein paar Dinge auf die Schiene bringen und weiß (wieder), was zu tun ist oder was ich überhaupt tun will. Erfahren Sie hier mehr über diese Reflexionstage, und wie Sie sie auch für sich nutzen können.

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Die magische Zeit

Häufig hat der Tag mehr Arbeit als Stunden. Aber eigentlich haben auch Sie genug Zeit. Sie haben nur (unbewusst?) entschieden, Sie nicht zu nutzen.

Ob und wie man seine Zeit nutzt, ist eine Entscheidung, weitgehend sogar eine freie Entscheidung. Nur treffen wir häufig diese Entscheidung gar nicht – und machen dann das, was die Leute sagen, die diese Entscheidung treffen – oder wir treffen sie unbewusst.

Das ist besonders tragisch, wenn wir deswegen unsere Träume nicht verfolgen oder verwirklichen.

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Dinge, die ich mir nicht mehr merke

Ein englisches Sprichwort sagt:

A short pencil is better than a long memory. („Ein kurzer Bleistift ist besser als ein gutes Gedächtnis.“)

Auch David Allen mit seinem „Getting Things Done“ (GTD) ist ein grosser Fürsprecher, alles zu notieren, was einem durch den Kopf schwirrt, besonders die mentalen Unterbrechungen („Oh, ich muss noch unbedingt…“ oder „oje, ich darf morgen nicht vergessen…“).

Der Hintergrund: Der Kopf ist zum Denken da und keine externe Festplatte. Das heisst: Eigentlich schon, aber eine sehr unzuverlässige. Deshalb versuche ich, so viele Dinge wie möglich – und sinnvoll! – aus meinem Kopf zu verbannen.

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Der Showdown: Analoge vs. digitale ToDo-Listen (Aufgabenlisten)

Vor ein paar Wochen habe ich eine Liste mit über dreissig Web-Anwendungen, mit denen Sie Ihre ToDo-Liste führen können, erstellt. Hier der Link:
ToDo-Listen: Diese 32 Web-Anwendungen helfen Ihnen

Doch was ist besser: Analoge Aufgabenlisten auf Papier oder digitale Aufgabenlisten am Computer? Lassen Sie uns die beiden Möglichkeiten zum Showdown antreten.

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Planen Sie noch oder tun Sie schon?

Ein beliebter Tipp im Zeitmanagement ist, Ziele zu setzen und diese dann genau durchzuplanen. Also zu fragen: Was muss ich tun, um mein Ziel zu erreichen? Welche Aktionen sind nötig?

Daneben gibt es ja noch die ganzen Ansätze zur Zielerreichung wie SMART, PURE, CLEAR und viele mehr. Auch diese sagen: Mach einen Plan, um Dein Ziel zu erreichen. Auch auf meiner Seite finden Sie diesen Tipp an der einen oder anderen Stelle.

Doch ist dem wirklich so? Ist Planen wirklich so wichtig, um Ziel zu erreichen? Es gibt Indizien dafür, dass die Planung auch eher das Gegenteil bewirken kann.

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