Einführung in GTD (Teil 6): Der vierte Schritt: Durchsicht und Pflege

Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der „Erfinder“ von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.
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In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Sie sollten trotzdem das Buch lesen, um alle Details zu verstehen, oder eine Schulung bei einem zertifizierten GTD-Trainer besuchen. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

Bisher haben wir gelernt, wie man die losen Enden erfasst, durcharbeitet und organisiert. Wir haben verschiedene Aufgabenlisten je nach Kontext erstellt. Davon fallen drei auf: Die Listen „Agenda“ (mit den Dingen, die ich mit jemandem bei nächster Gelegenheit besprechen möchte), „Irgendwann/Vielleicht“ (der Parkplatz für die Ideen, die ich jetzt nicht weiter verfolgen oder umsetzen möchte/kann) und „Warten auf“ (wo ich auf jemanden oder etwas warten muss). Zusätzlich führen wir eine Projektliste, natürlich einen Kalender und vielleicht eine Wiedervorlage.

Der nächste Schritt im Prozess ist das Durchsehen und Pflegen all dieser Listen.

GTD schafft ein Erinnerungssystem ausserhalb Ihres Kopfes. Um so wichtiger ist es, dass dieses System immer aktuell ist, damit es Ihren Kopf auch tatsächlich entlastet. Nur wenn Sie dem System zu 100% vertrauen können, dass Sie nichts vergessen, werden die mentalen Unterbrechungen abnehmen oder sogar ganz aufhören. Deshalb müssen Sie Ihr System regelmässig durchsehen. Bewährt hat sich folgender Rhythmus:

  • Kalender: Den Kalender schauen Sie sich selbstverständlich mehrmals täglich an, damit Sie keine Termine vergessen.
  • Aufgabenlisten: Primär schauen Sie auf die Listen, wenn Sie eine Aufgabe beendet haben und kein Termin ansteht. Je nach Kontext nehmen Sie die entsprechende Liste hervor und wählen eine Aufgabe aus, die Sie nun erledigen wollen.

Zusätzlich – und das ist eine weitere Eigenheit von GTD – machen Sie einmal pro Woche reinen Tisch in einem Wochenrückblick (weekly review). Diesen Wochenrückblick können Sie sich wie das Aufräumen vor dem Urlaub vorstellen: Sie schauen, was Sie noch tun müssen, Sie legen Ihre Akten ab, Sie aktualisieren Ihre Aufgabenlisten usw. Der Wochenrückblick ist so zentral, dass David Allen, der „Erfinder“ von GTD, sogar sagt, dass wenn Sie keinen Wochenrückblick machen, Sie gar kein GTD machen.

Der Wochenrückblick

Schaffen Sie sich eine Routine, wann Sie den Wochenrückblick durchführen wollen. Sie können sich auch einen Termin fix reservieren und im Kalender eintragen. Bewährt hat sich der Wochenrückblick logischerweise am Freitag, wenn die Woche zu Ende ist. Doch natürlich eignet sich jeder andere Tag auch. Wählen Sie einen Zeitpunkt, der Ihnen am besten passt, und führen Sie dann konsequent jede Woche zu diesem Zeitpunkt den Wochenrückblick durch. Je nachdem, wie Sie während der Woche Ihr System pflegen, dauert der Rückblick zwischen 15 und 60 Minuten.

Gehen Sie nach folgendem Schema vor:

  1. Alle losen Dinge sammeln: Leeren Sie nochmals Ihren Kopf und notieren Sie sich alles, was Ihnen durch den Kopf schwirrt.
  2. Leeren Sie Ihren Eingangskorb: Idealerweise machen Sie das täglich. Meistens schafft man das aber nicht. Nehmen Sie sich deshalb jetzt die Zeit, Ihren Eingangskorb komplett durchzuarbeiten und zu leeren.
  3. Führen Sie die Ablage nach.
  4. Überprüfen Sie alle Aufgabenlisten: Sind die noch aktuell? Haben Sie vergessen, etwas abzuhaken? Haben sich bestimmte Aufgaben „von selbst“ erledigt? Fehlen Aufgaben?
  5. Überprüfen Sie die Projektlisten: Haben alle Projekte mindestens einen nächsten Schritt? Sind sie aktuell?
  6. Prüfen Sie die „Warten auf“-Liste: Müssen Sie bei jemandem nachhaken?
  7. Schauen Sie auch mal auf die „Irgendwann/Vielleicht“-Liste: Es kann sein, dass eine Aufgabe oder ein Projekt nun doch verfolgen möchten.
  8. Überprüfen Sie Ihren Kalender: Ergibt sich aus einem vergangenen Termin eine neue Aufgabe? Was steht in der nächsten Woche alles an? Ist der Kalender aktuell?

Vielleicht haben Sie noch andere Dinge, die sie wöchentlich durchsehen möchten, z.B. Ihre Ziele oder Ihr persönliches Leitbild. Bauen Sie das in Ihren persönlichen Rückblick ein. Vergessen Sie nicht: Das ist Ihr Rückblick. Führen Sie keinen Rückblick genau nach der Theorie durch, sondern passen Sie ihn auf Ihre Umstände an, denn dann gewinnen Sie am meisten.

In diesem Artikel haben Sie die Durchsicht und die Pflege Ihres System kennen gelernt. Im nächsten nächsten Teil, der gleichzeitig der fünfte und letzte Schritt in GTD ist, geht es um das Wichtigste: Um das Durchführen der Aufgaben.

Einführung in GTD: Übersicht

7 häufige Fallen bei Zielen

Ziele zu setzen, ist sehr wichtig. Nur so kennt man die Richtung, in welche man gehen will. Ohne Ziele lebt man eben ziellos und erfüllt höchstens die Ziele anderer.

Dabei geht es nicht nur um berufliche Ziele oder Umsatzziele. Nein, genauso wichtig – wenn nicht sogar wichtiger – sind persönliche Ziele: Wo will ich hin? Was ist meine Vision? Was will ich erreichen im Leben? Mit der letzten Frage meine ich nicht „erfolgreicher Job“ oder „eine BMW“, sondern vielmehr die weichen Ziele: „Ein guter Vater sein“, „eine liebende Partnerin sein“, „meine Familie die Zeit schenken, die sie verdient“ usw.

Ziele setzen ist eines, Ziele umsetzen etwas anders. Hier ist eine Liste von Dingen, die ich im Laufe der Zeit über Ziele gelernt haben. Vielleicht können Sie sich ja im einen oder anderen Punkt wieder finden und es besser machen.

  1. Ziele nicht aufschreiben
    Wenn man seine Ziele nicht aufschreibt, verliert man sie aus den Augen. Sie bleiben vage, unbestimmt und wahrscheinlich unerreicht. An aufgeschriebene Ziele werden Sie sich viel besser erinnern und Sie werden gezwungen, die Ziele zu formulieren und dabei nochmals zu überprüfen.
  2. Ziele vergessen
    Ziele aufzuschreiben ist ein erster Schritt, der jedoch völlig wirkungslos bleibt, wenn der Zettel irgendwo in einer Schublade liegt. Deshalb ist es wichtig, sich regelmässig an die Ziele zu erinnern. Sei es, indem man sie irgendwo aufhängt, wo man sie regelmässig sieht oder indem man sich eine Erinnerung im Kalender einrichtet.
  3. Nicht zurück blicken
    Erinnerungen helfen nicht nur dabei, sich an die Ziele zu erinnern, sondern können auch zum Anlass genommen werden, zurück zu blicken. Ein Rückblick ist wichtig, damit Sie sehen, wo Sie stehen. Müssen Sie Änderungen vornehmen? Haben Sie in Ziel vielleicht schon erreicht? Was ist der nächste Schritt in Richtung Ziel?
    Bei kurzfristigen Zielen kann sich ein täglicher Rückblick lohnen, ansonsten hat sich ein wöchentlicher Rückblick bewährt.
  4. Fremde Ziele
    Wo immer Sie die Möglichkeiten haben, setzen Sie sich Ihre eigenen Ziele. Sie müssen dahinter stehen und Sie müssen das Ziel verfolgen. Ein Ziel zu übernehmen, weil „das ja alle tun“ oder weil es jemand von Ihnen implizit oder explizit verlangt, ist schwierig. Es gibt so Situation, gerade am Arbeitsplatz, aber suchen Sie selbst da Ihre eigenen Ziele. Wenn Sie Ihre eigenen Ziele setzen, gibt Ihnen das einen zusätzlichen Schub an Motivation.
  5. Keine klaren Ziele
    Schwammige Ziele (z.B. „ich möchte abnehmen“) sind zum Scheitern verurteilt. Wenn Ihnen das Ziel wirklich am Herzen liegt, dann beschäftigen Sie sich damit. Gehen Sie am besten nach dem SMART-Prinzip vor: Ziele sollten spezifisch, messbar, akzeptierbar, realistisch sein und einen Zeitrahmen aufweisen. Mehr dazu in meinem Artikel „Wie setze ich mir SMARTe Ziele?„.
  6. Kein Plan
    Selbst bei klaren, einfachen Zielen (z.B. täglich 20 Minuten joggen) muss man planen, wann man sich Zeit dafür nimmt. Andere Ziele brauchen einen umfangreicheren Plan. In jedem Fall brauchen Sie einen Plan. Überlegen Sie sich, was Sie benötigen, um Ihr Ziel zu erreichen (finanziell, zeitlich, Unterstützung usw.), welche Hindernisse auftreten können und was Sie dagegen tun. Brechen Sie Ihr Ziel in Zwischenziele herunter und dann noch weiter bis zu ganz konkreten Handlungsschritten. Aber übertreiben Sie es nicht: Ihr Ziel ist das Ziel an sich und nicht ein perfekter Plan.
  7. Aufgeben
    Es kann sein, dass Sie Ihr Ziel nicht oder nicht sofort erreichen. Geben Sie aber nicht auf, bleiben Sie nicht liegen, sondern stehen Sie auf, lernen Sie aus Ihren Fehlern und blicken Sie wieder nach vorne.

Mehr durch weniger (Teil III): Zeit in der Box. Oder: Wie man durch Einschränkungen mehr erreicht

Die Serie „Mehr durch weniger“ will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.

Manchmal fällt man aus seinem Rhythmus heraus, konzentriert sich auf Unwichtiges, verplempert Zeit, kommt zu keinen Ende oder übt sich in Aufschieberitis (Prokrastination). Das ist normal und jeder kennt solche Phasen. Selbst wenn man von etwas begeistert ist, hat man manchmal schwache Phasen. Problematisch wird es erst dann, wenn man über längere Zeit in diesem Zustand verharrt. Doch es gibt eine einfache Technik, die hilft: Time Boxing.

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Reviews: Ein Blick zurück

Im Rahmen von GTD habe ich den wöchentlichen Rückblick (oder „weekly review“) entdeckt und lieben gelernt. Schnell habe ich begriffen, dass Ziele setzen sehr wichtig ist, aber dass es genauso wichtig ist, immer wieder einmal zurück zu blicken und zu überprüfen, ob man auf Kurs ist. Ansonsten läuft man in Gefahr, in die falsche Richtung zu fahren. Deshalb widmet ich dem Rückblick einen eigenen Eintrag.

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