Am 1.1.2015 habe ich meinen Lesern das "Du" angeboten.
In den älteren Artikeln sieze ich noch, wir bleiben aber natürlich gerne beim "Du". :-)

Die Serie “Mehr durch weniger” will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.

Dwight D. Eisenhower ist nicht nur berühmt, weil er der 34. Präsident der USA und während des zweiten Weltkriegs der Oberbefehlshaber der Alliierten in Europa war. Denn wer sich mit Zeitmanagement beschäftigt, stolpert früher oder später über die Eisenhower-Matrix. Ich habe sie bei Stephen R. Covey kennen gelernt, zuerst bei “Die 7 Wege zur Effektivität” und dann auch bei “Der Weg zum Wesentlichen“. Covey hat die Matrix angepasst und baut darauf seinen Vorschlag für einen Terminplaner auf.

Die Matrix besteht aus vier Quadranten, die folgendermassen eingeteilt sind:

Dringend Nicht dringend
Wichtig Quadrant I
– Krisen
– drängende Probleme
– Projekte
– Besprechungen
– Vorbereitungen mit Zeitlimit
Quadrant II
– Vorbereitung
– Vorbeugung
– Werte-Klärung
– Planung
– Beziehungsarbeit
– Echte Erholung
– Förderung der Selbstverantwortung
Nicht wichtig Quadrant III
– Unterbrechungen
– manche Anrufe
– manche Post
– manche Berichte
– manche Konferenzen
– manche drängende Angelegenheiten
– viele beliebte Tätigkeiten
Quadrant IV
– Triviales
– Geschäftigkeit
– Wurfsendungen
– manche Anrufe
– Zeitverschwendung
– Fluchtaktitvitäten

nach: Covey et. al, “Der Weg zum Wesentlichen“, S.41

Die Matrix hat zwei Dimensionen: Einerseits die Dringlichkeit (dringend – nicht dringend) auf der X-Achse, andererseits die Wichtigkeit (wichtig – nicht wichtig) auf der Y-Achse. Daraus ergeben sich vier Quadranten:

Quadrant I ist der Quadrant der Notwendigkeit. Hier müssen wir sofort aktiv werden, ansonsten müssen wir die Konsequenzen tragen (verpasste Termine, ungelöste Probleme, Abgabetermin vorbei usw.). Gleichzeitig können wir hier auch steuern und produzieren, denn diese Aufgaben sind nicht nur dringend, sondern gehören auch zu den wichten.

Quadrant II ist der Quadrant der Qualität. Denn hier befinden sie die wichtigen Dinge, die aber nicht dringend sind. Damit können wir hier langfristig und vorbeugend denken. Je mehr wir uns auf Quadrant II konzentrieren, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Quadrant I kleiner wird.

Quadrant III ist der Quadrant der Täuschung. Weil die Aufgaben hier dringend sind, unterstellen wir ihnen auch, dass sie wichtig sind. Doch sie sind höchstens drängend oder für sonst jemanden wichtig. Die Gefahr ist gross, dass wir glauben, wir befänden uns im Quadrant I.

Quadrant IV schliesslich ist der Quadrant der Verschwendung. Hier gibt es eigentlich nichts zu sagen, ausser dass man diesen Quadranten so schnell wie möglich wieder verlässt. Denn er raubt nur Energie, aber trägt nichts an Qualität bei. Denkt an stundenlanges zielloses Surfen im Internet, und ihr habt den Quadranten erfasst.

Im heutigen Arbeitsalltag denken wir sehr oft nur der X-Achse entlang, also an die Dringlichkeit. Wir versuchen heraus zu finden, was dringend ist, nennen es prioritär und behandeln es bevorzugt. Leider vergessen wir dabei aber die Y-Achse, nämlich die Wichtigkeit. So switchen wir zwischen Quadrant I und III hin und her.

In Quadrant I zu sein, ist an sich nicht weiter schlimm, so lange man sich nicht zu sehr hinein ziehen lässt und nur noch Krisenbekämpfung machen muss. Hilfreich ist es, wenn man sich bewusst wird, weshalb man sich in Quadrant I befindet. Wegen der Dringlichkeit? Dann ist die Gefahr gross, dass man plötzlich in eine Dringlichkeitssucht und damit in Quadrant III rutscht. Wegen der Wichtigkeit? Dann besteht die Chance, sich mit der Zeit in den Quadranten II zu bewegen. Denn das ist das Ziel und deshalb ist der Quadrant II im Schema oben hervorgehoben: Das Ziel muss sein, so viel Zeit wie möglich in Quadrant II zu verbringen. Diese Zeit lässt sich in den beiden “Abfallquadranten” III und IV finden. Vor allem im Quadrant IV haben wir schlicht nichts verloren. Das ist nur verlorene Zeit und Energie. Quadrant III hingegen täuscht uns Wichtigkeit vor, dabei ist es nur Dringlichkeit, aber eigentlich nicht wichtig. Der wichtigste Schritt ist also, den Fokus von der Dringlichkeit zur Wichtigkeit zu verschieben und sich dann auf Quadrant II zu konzentrieren.

Sich in Quadrant II aufzuhalten, hat Konsequenzen:

  • Wenn die Wichtigkeit im Zentrum steht und das erst noch mit einem langfristigen Blick, dann muss man überhaupt zuerst wissen, was man will. Was ist denn das Wichtigste in meinem Leben und bei meiner Arbeit?
  • Je grösser Quadrant II wird, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Quadrant I schrumpft. Wenn wir uns gut vorbereiten, wenn wir vorbeugend tätig werden, wenn wir planen und wissen, was wir wollen und was unsere Werte sind, dann werden viele Aufgaben und Probleme gar nicht mehr zu dringenden Aufgaben und Problemen. Quadrant I wird natürlich nie verschwinden, aber man kann anstreben, ihn so klein wie möglich zu halten.

Covey entwickelt aus dieser Quadrant-II-Philosophie einen Terminplaner, mit vier Schlüsselaktivitäten. In Kürze:

  1. Rollen identifizieren: Was sind eure Schlüsselrollen? Jeder Mensch hat verschiedene Rollen wie beispielsweise Individuum, Vater, Ehemann, Freund, Führungskraft, Fachkraft, Speziallist für X.
  2. Ziele auswählen: Wählt euch für jede Rolle zwei bis drei Wochenziele aus. Vergesst nicht eure langfristigen Ziele. Idealerweise sind die Wochenziele mit diesen verknüpft. Je mehr Ziele zu Quadrant II gehören, umso besser.
  3. Terminplanung: Leitet aus euren Zielen konkrete Termine ab. Reserviert euch Zeit für die Ziele. Das Ziel “mehr Sport” für die Rolle “Individuum” macht nur dann Sinn, wenn ihr konkret plant, wann ihr denn mehr Sport treiben wollt und das in eure Agenda eintragt (z.B. Montag von 6-7 Uhr joggen, Mittwoch von 18-19 Uhr Fitness usw.).
  4. Tägliches Planen: Überprüft täglich, wo ihr steht und ob ihr Anpassungen vornehmen müsst. Das dauert nur kurz, bringt aber viel. Denn so könnt ihr dringende und wichtige Aufgaben einbauen, ohne das euer Terminplan zusammen bricht.

Diese Schritte sind nur die wöchentliche Planung. Covey denkt aber ganzheitlich und langfristig. Deshalb ist dieses Vorgehen in die langfristige Organisation eingebettet. Diese geht von einem Leitbild aus (auch für Individuen!), leitet daraus die langfristigen Rollen und daraus wiederum die langfristigen Ziele ab. Das aber nur am Rande.

Beide Bücher, die ich oben erwähnt habe (“Die 7 Wege zur Effektivität” und “Der Weg zum Wesentlichen“) kann ich jedem ans Herz legen, der seine persönliche Entwicklung in einem breiten Rahmen anschauen möchte und der Prinzipien (und nicht Methoden) kennen lernen will.

Was hat das aber mit “Mehr durch weniger” zu tun? Nun, wer sich so oft wie möglich im Quadrant II bewegt, denkt langfristig. Er versucht, Krisen gar nicht entstehen zu lassen. Quadrant II ist kein Quadrant der schnellen Ergebnisse.  Aber Quadrant II setzt den richtigen Schwerpunkt, nämlich auf die wirklich wichtigen Dinge, und sorgt dafür, dass man diese möglichst stressfrei, in Übereinstimmung mit seinen langfristigen Zielen, produktiv und fokussiert erreicht. Und das ist ein “Mehr” an Ergebnissen und Qualität und ein “Weniger” an Krisenherden, kurzfristiger Brandbekämpfung und Stress.

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