Mit der Version 2010 hat Outlook eine neue Funktion erhalten, mit der Outlook eine Reihe von Aktionen auf bestimme E-Mails anwenden kann: Die Quicksteps.
Übersicht
So einfach können Sie in Outlook E-Mails in Aufgaben umwandeln
Aus vielen E-Mails ergeben sich Aufgaben oder sie sind für einen Termin relevant. In Outlook lassen sich E-Mails blitzschnell und schon fast auf magische Art und Weise in eine Aufgabe oder einen Termin umwandeln. Offenbar wissen das viele Anwender gar nicht: In meinen Trainings sehe ich häufig erstaunte Gesichter, wenn ich das in Outlook vorführe. Ihnen zeige ich das in diesem Artikel.
So tragen Sie den E-Mail-Berg nach dem Urlaub ab
Wer kennt das nicht? Frisch erholt aus den Ferien warten hunderte E-Mails im Posteingang. Der einzige Weg, das zu verhindern, ist, auch im Urlaub E-Mails zu lesen und zu bearbeiten. Das halte ich persönlich für eine schlechte Strategie, schliesslich ist produktives Arbeiten ein Wechsel von Spannung und Entspannung. Deshalb sollte der Urlaub wirklich Urlaub sein.
Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie den E-Mail-Berg nach dem Urlaub rasch abtragen können.
Ein Gedankenexperiment: Wie denken andere über Ihren Arbeitsplatz?
Kommen Sie mit auf ein kleines Gedankenexperiment zu Ihrem Arbeitsplatz und Ihrem Schreibtisch. Und lesen Sie, wie HR-Manager unaufgeräumte Schreibtisch einschätzen.
Alles automatisch: Die bedingte Formatierung in Outlook
Outlook bietet mittlerweile so viele Möglichkeiten, dass wir viele nützliche Dinge schlicht übersehen oder nicht kennen. Dazu gehört zweifellos die bedingte Formatierung. Über die Ansichtseinstellungen können Sie nämlich Outlook anweisen, gewisse Elemente abhängig von bestimmten Kriterien anders darzustellen.
Was im letzten Satz so kompliziert klingt, ist in Wirklichkeit sehr einfach, wie ich Ihnen in diesem Artikel anhand des Kalenders an einem Beispiel zeige.
Diese E-Mail-Funktionen meiden Sie am besten
Ihr E-Mail-Programm bietet sehr viele Funktionen. Von einigen ist der Nutzen nicht sehr gross. Diese Funktionen versuchen, mehr Möglichkeiten zu bieten, helfen an meistens mit, die Mailflut zu vergrössern. Verzichten Sie also am besten darauf, die Empfänger werden es Ihnen danken. Doch lassen Sie uns diese Funktionen genauer ansehen.
5 Schritte, den Überblick zu behalten
Viele Gewohnheiten für ein erfolgreiches Zeitmanagement sind schon so einfach, dass ich fast nicht mehr wage, sie auszusprechen. Doch was gibt es Schöneres als einfache, erfolgreiche Tricks, die helfen, das Zeitmanagement sofort zu verbessern.
Trotzdem sollten wir nicht vergessen: Zeitmanagement ist mehr als Tipps und Tricks, sondern geht tiefer. Bleiben wir bei den Tipps stehen, kümmern wir uns nur um die Symptome und lassen die Ursachen unberührt.
Trotzdem helfen viele Tipps natürlich. Deshalb möchte ich Ihnen heute wieder eine Reihe davon präsentieren, nämlich 5 Schritte, den Überblick zu behalten.
Fünf Schritte zu einem aufgeräumteren Leben
Ordnung ist nicht alles. Trotzdem hilft Ihnen eine gute Ordnung, stressfreier zu arbeiten und weniger suchen zu müssen. Ich betone immer wieder, dass es im Zeitmanagement nicht darum geht, auch noch den letzten Tropfen herauszupressen.
Viel wichtiger sind andere Dinge, wie zum Beispiel Zeitfresser zu eliminieren. Diese bringen absolut keinen Gewinn. Sie kosten nur Zeit und führen zu Stress.
Ein grosser Zeitfresser ist eben auch die Unordnung: Hier geht viel Zeit und viele Nerven beim Suchen verloren.
Lassen Sie mich fünf Schritte aufzeigen, die Ihnen helfen können, ein aufgeräumteres Leben zu führen.
Der Ideen-Marathon: So produzieren Sie jeden Tag eine neue Idee
Noch im alten Jahr las ich einen inspirierenden Artikel von Florian Rustler über den Ideen-Marathon. Der Ideen-Marathon geht auf den Japaner Takeo Higuchi zurück, der dieses System in den 1980er-Jahren entwickelt hat.
Das System funktioniert. So ist die Idee zu blatternetPREMIUM am 28. Januar 2011 im Ideen-Marathon entstanden. Lesen Sie in diesem Artikel, wie das System funktioniert und wie ich es umgesetzt habe.
Helferlein für den Alltag: So werden Sie noch produktiver
Im Zeitmanagement gibt es verschiedene Ebenen, auf denen Sie ansetzen können. Ich spreche auch oft vom Gegensatz zwischen den Symptomen und den Ursachen. Es lohnt sich, zu den Ursachen vorzustossen und sich nicht bei den Symptomen aufzuhalten. Wer ein Problem mit seinem Zeitmanagement hat, dem ist selten mit einer neuen Software oder ein paar Tipps und Tricks geholfen.
Das Problem geht fast immer tiefer. Es geht darum, die Prinzipien eines erfolgreichen Zeitmanagements zu verstehen, neue Methoden kennen zu lernen, seinen eigenen Arbeitsstil zu hinterfragen und das grössere Ganze nicht aus dem Blick zu verlieren. Deshalb ist die Arbeitsorganisation auch hoch individuell. Was für mich funktioniert, funktioniert für Sie vielleicht überhaupt nicht – und umgekehrt.
Wichtig ist also, die Makroebene nicht aus den Augen zu verlieren. Doch auch auf der Mikroebene, also bei den alltäglichen Prozessen, gibt es häufig ein grosses Potenzial, wie wir mit gleichem Energieaufwand besser und schneller arbeiten können. Das gilt besonders im Umgang mit dem Computer. In diesem Artikel will ich ein paar Helferlein vorstellen, mit deren Hilfe Sie Ihren Computer schneller und besser bedienen können.