Ihr E-Mail-Programm bietet sehr viele Funktionen. Von einigen ist der Nutzen nicht sehr gross. Diese Funktionen versuchen, mehr Möglichkeiten zu bieten, helfen an meistens mit, die Mailflut zu vergrössern. Verzichten Sie also am besten darauf, die Empfänger werden es Ihnen danken. Doch lassen Sie uns diese Funktionen genauer ansehen.
Kopie an
Seien Sie sparsam mit dem CC (Carbon Copy), der Kopie an mehrere Personen. Es reizt natürlich, gleich auch noch Ihren Kollegen, Ihre Vorgesetzte und vielleicht sonst noch jemanden zu informieren, das kostet ja nichts und Ihr Zusatzaufwand ist gleich Null.
Das stimmt. Sie brauchen, um Ihre E-Mail zu schreiben, 5 Minuten, egal ob sie nur an einen Empfänger geht oder noch an 5 weitere Personen in Kopie.
Doch nehmen wir einmal an, Ihr Empfänger braucht 3 Minuten, um die E-Mail nach dem LAHA-Prinzip zu behandeln. Damit „kostet“ Ihre E-Mail bei einem Empfänger insgesamt 8 Minuten (5 Minuten fürs Schreiben, 3 Minuten fürs Lesen/Weiterbehandeln). Wenn Sie die gleiche E-Mail noch an 5 Leute in Kopie schicken, müssen die jeweils auch 3 Minuten investieren. Macht also 15 Minuten zusätzlich und damit ein Gesamtaufwand von 23 Minuten.
Dieses Zahlenspiel ist keine Erbsenzählerei. Bei einer E-Mail ist das alles kein Problem, bei 30-40 pro Tag eben schon, besonders wenn Sie einen Teil davon als Kopie erhalten und eigentlich nie genau wissen, ob Sie die E-Mail nur zu Kenntnis erhalten oder ob der Sender eine Handlung von Ihnen erwartet. So geht es jedenfalls mir und ich muss oft nachfragen, was der Sender von mir erwartet.
Fragen Sie sich deshalb, ob Ihre E-Mail tatsächlich den Aufwand Wert ist, den Sie auf andere abwälzen. Schicken Sie nie einfach so eine E-Mail als Kopie an andere Personen, sondern überlegen Sie sich ganz genau für jeden Empfänger, weshalb Sie ihn aufnehmen, was für einen Nutzen diese Person von Ihrer E-Mail hat und was Sie von Ihr erwarten. Das schreiben Sie am besten gleich in den Text hinein. So wissen alle Empfänger, weshalb Sie die E-Mail erhalten:
- Herr X: Bitte Termin reservieren.
- Frau Y: Zur Kenntnisnahme.
- Herr Z: Kopie des Berichts zu Ihren Unterlagen.
Blinde Kopien
Bei blinden Kopien (oft als BCC – Blind Carbon Copy – bezeichnet) sieht der Empfänger nicht, an wen Sie noch eine Kopie schicken.
Blinde Kopien sind wie blinde Passagiere: Unerwünscht. Benutzen Sie diese Funktion am besten gar nie.
Glücklicherweise ist das BCC in den meisten Programmen etwas versteckt. In der Regel wird an eine Person eine blinde Kopie geschickt,
- damit sie aktiv wird und aufgrund der E-Mail etwas unternimmt. Gleichzeitig möchten Sie nicht, dass der Empfänger sieht, dass eine Kopie an die Person gegangen ist. Diese Praxis widerspricht der Regel zum Kontext. Die Person im BCC wird nicht immer wissen, weshalb sie eine Kopie erhält. Lassen Sie es deshalb gleich bleiben. Soll der Empfänger nicht wissen, an wen noch eine Kopie geht, dann leiten Sie Ihre E-Mail von Hand weiter und erklären Sie in der Weiterleitung den Kontext.
- um zu zeigen, dass man selber etwas unternommen hat. Das sind die E-Mails, die bei den Vorgesetzten so beliebt sind: Sie bekommen zu ihren dutzenden E-Mails noch ein paar BCCs dazu, bei denen sie gar nicht wissen, was sie damit anfangen sollen. Ausserdem: Wo ich arbeite, werde ich für Resultate bezahlt und nicht für Aktivitäten. Meine Vorgesetzten hat es nie interessiert (ausser die schlechten), ob ich etwas tue, sondern sie wollten Resultate sehen. Ob ich das mit einem Fingerschnippen oder in durchgearbeiteten Nächten erledigt habe, war nebensächlich.
Allen Antworten
Manchmal erhalten Sie eine E-Mail in Kopie oder bemerken, dass sie an mehrere Personen in Kopie gegangen ist. Die Versuchung liegt nahe, Ihre Antwort auch gleich an alle zu schicken.
Doch passen Sie lieber auf: Viele CC-Empfänger interessiert weder die ursprüngliche E-Mail noch Ihre Antwort. Für diese ist Ihre Antwort nur eine überflüssige E-Mail mehr in ihrem Posteingang. Ich kenne sogar Leute, die solche direkt herausfiltern mit einer Regel.
Antworten Sie deshalb nur dann an alle, wenn Sie folgende Frage für jeden einzelnen Empfänger beantworten können:
Warum muss diese Person meine Antwort lesen und was ist deren Nutzen davon?
Wenn Sie keine Antwort darauf finden – und zwar für jeden Empfänger -, dann schicken Sie sie nicht an die entsprechende Person. Geht jemand aus Versehen mal vergessen, können Sie die E-Mail immer noch nachträglich weiterleiten.
Bei der Gelegenheit: Wie oft haben Sie sich heute von eingehenden E-Mails unterbrechen lassen?
