Viele Gewohnheiten für ein erfolgreiches Zeitmanagement sind schon so einfach, dass ich fast nicht mehr wage, sie auszusprechen. Doch was gibt es Schöneres als einfache, erfolgreiche Tricks, die helfen, das Zeitmanagement sofort zu verbessern.
Trotzdem sollten wir nicht vergessen: Zeitmanagement ist mehr als Tipps und Tricks, sondern geht tiefer. Bleiben wir bei den Tipps stehen, kümmern wir uns nur um die Symptome und lassen die Ursachen unberührt.
Trotzdem helfen viele Tipps natürlich. Deshalb möchte ich Ihnen heute wieder eine Reihe davon präsentieren, nämlich 5 Schritte, den Überblick zu behalten.
1. Schreiben Sie alles auf
Befreien Sie Ihren Kopf von all den Dingen, die Sie nicht vergessen dürfen. Leeren Sie Ihren Kopf und schreiben Sie alle Verpflichtungen und Ideen auf. So bekommen Sie einen klaren Kopf und können sich darauf fokussieren, was Sie als Nächstes tun müssen. Wenn Ihnen künftig wieder etwas einfällt, dann schreiben Sie es auf. Warten Sie nicht, bis Sie wieder am Schreibtisch sitzen, sondern schreiben Sie es sofort auf. Wie und worauf Sie notieren, spielt keine Rolle. Hauptsache, Sie haben Ihr Hilfsmittel immer dabei und benutzen es gerne. Beschränken Sie sich auf ein Hilfsmittel zum Notieren, sonst verlieren Sie die Übersicht über Ihre Notizen.
2. Gehen Sie täglich durch Ihre Notizen
Die neue Gewohnheit, alles aufzuschreiben, sobald es Ihnen einfällt, nützt nur dann etwas, wenn Sie mindestens einmal täglich Ihre Notizen durchsehen und weiter verarbeiten. Entscheiden Sie rasch, was mit einer Notiz geschehen soll: Wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die in weniger als zwei Minuten erledigt werden kann, dann erledigen Sie sie gleich. Wenn nicht, dann schreiben Sie sie auf Ihre Aufgabenliste. Falls es sich um keine Aufgabe handelt, sondern um eine Idee oder eine Information (z.B. eine Telefonnummer), dann sortieren Sie sie in Ihr entsprechendes System ein. Nehmen Sie jede Notiz nur einmal in die Hand und treffen Sie rasche Entscheidungen.
3. Der Kalender ist ausschliesslich für Termine da
In den Kalender oder die Agenda gehören keine Notizen oder Adressen. Benutzen Sie sie auch nicht als Wiedervorlagesystem, sondern ausschliesslich für Termine und Dinge, die an dem Tag geschehen müssen. Ansonsten vermischen Sie zu viel miteinander und verlieren die Übersicht.
Dinge, die an dem Tag geschehen müssen, müssen irgendwann im Verlaufe des Tages, aber nicht zu einer bestimmten Uhrzeit geschehen. Ein Beispiel: Ihr Kunde ist nur am Freitag telefonisch erreichbar. Vorher ist er an einem Kongress, nachher im Urlaub. Sie müssen ihn dann unbedingt erwischen, um mit ihm Ihr Angebot zu besprechen. Dieser „Termin“ gehört auch in den Kalender.
4. Auf der Aufgabenliste stehen die nächste Schritte
Formulieren Sie die Einträge auf Ihrer Aufgabenliste als nächste Handlungsschritte. Schreiben Sie also nicht „Budget erstellen“, sondern machen Sie daraus drei Einträge: „Vorlage von X besorgen“, „Y nach den Zahlen für Projekt Z fragen“, „Budget entwerfen“. So werden Ihre Aufgaben überschaubar und konkret. So wissen Sie, was Sie als Nächstes tun müssen.
5. Die drei wichtigsten Aufgaben
Definieren Sie täglich die drei wichtigsten Aufgaben, die Sie erledigen wollen. Idealerweise können Sie jede von ihnen in dreissig bis neunzig Minuten erledigen. Erledigen Sie morgens im Büro zuerst eine dieser Aufgaben, noch bevor Sie Ihre E-Mails abrufen oder die Post durchsehen. Die anderen beiden können Sie dann im Laufe des Tages erledigen. Versuchen Sie, sie so bald wie möglich zu erledigen.
