5 Schritte, den Überblick zu behalten

Viele Gewohnheiten für ein erfolgreiches Zeitmanagement sind schon so einfach, dass ich fast nicht mehr wage, sie auszusprechen. Doch was gibt es Schöneres als einfache, erfolgreiche Tricks, die helfen, das Zeitmanagement sofort zu verbessern.

Trotzdem sollten wir nicht vergessen: Zeitmanagement ist mehr als Tipps und Tricks, sondern geht tiefer. Bleiben wir bei den Tipps stehen, kümmern wir uns nur um die Symptome und lassen die Ursachen unberührt.

Trotzdem helfen viele Tipps natürlich. Deshalb möchte ich Ihnen heute wieder eine Reihe davon präsentieren, nämlich 5 Schritte, den Überblick zu behalten.


1. Schreiben Sie alles auf

Befreien Sie Ihren Kopf von all den Dingen, die Sie nicht vergessen dürfen. Leeren Sie Ihren Kopf und schreiben Sie alle Verpflichtungen und Ideen auf. So bekommen Sie einen klaren Kopf und können sich darauf fokussieren, was Sie als Nächstes tun müssen. Wenn Ihnen künftig wieder etwas einfällt, dann schreiben Sie es auf. Warten Sie nicht, bis Sie wieder am Schreibtisch sitzen, sondern schreiben Sie es sofort auf. Wie und worauf Sie notieren, spielt keine Rolle. Hauptsache, Sie haben Ihr Hilfsmittel immer dabei und benutzen es gerne. Beschränken Sie sich auf ein Hilfsmittel zum Notieren, sonst verlieren Sie die Übersicht über Ihre Notizen.


2. Gehen Sie täglich durch Ihre Notizen

Die neue Gewohnheit, alles aufzuschreiben, sobald es Ihnen einfällt, nützt nur dann etwas, wenn Sie mindestens einmal täglich Ihre Notizen durchsehen und weiter verarbeiten. Entscheiden Sie rasch, was mit einer Notiz geschehen soll: Wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die in weniger als zwei Minuten erledigt werden kann, dann erledigen Sie sie gleich. Wenn nicht, dann tragen Sie sie in Ihre Aufgabenliste. Falls es sich um keine Aufgabe handelt, sondern um eine Idee oder eine Information (z.B. eine Telefonnummer), dann sortieren Sie sie in Ihr entsprechendes System ein. Nehmen Sie jede Notiz nur einmal in die Hand und treffen Sie rasche Entscheidungen.


3. Der Kalender ist ausschliesslich für Termine da

In den Kalender oder die Agenda gehören keine Notizen oder Adressen. Benutzen Sie sie auch nicht als Wiedervorlagesystem, sondern ausschliesslich für Termine und Dinge, die an dem Tag geschehen müssen. Ansonsten vermischen Sie zu viel miteinander und verlieren die Übersicht.

Dinge, die an dem Tag geschehen müssen, müssen irgendwann im Verlaufe des Tages, aber nicht zu einer bestimmten Uhrzeit geschehen. Ein Beispiel: Ihr Kunde ist nur am Freitag telefonisch erreichbar. Vorher ist er an einem Kongress, nachher im Urlaub. Sie müssen ihn dann unbedingt erwischen, um mit ihm Ihr Angebot zu besprechen. Dieser „Termin“ gehört auch in den Kalender.


4. Auf der Aufgabenliste stehen die nächste Schritte

Formulieren Sie die Einträge auf Ihrer Aufgabenliste als nächste Handlungsschritte. Schreiben Sie also nicht „Budget erstellen“, sondern machen Sie daraus drei Einträge: „Vorlage von X besorgen“, „Y nach den Zahlen für Projekt Z fragen“, „Budget entwerfen“. So werden Ihre Aufgaben überschaubar und konkret. So wissen Sie, was Sie als Nächstes tun müssen.


5. Die drei wichtigsten Aufgaben

Definieren Sie täglich die drei wichtigsten Aufgaben, die Sie erledigen wollen. Idealerweise können Sie jede von ihnen in dreissig bis neunzig Minuten erledigen. Erledigen Sie morgens im Büro zuerst eine dieser Aufgaben, noch bevor Sie Ihre E-Mails abrufen oder die Post durchsehen. Die anderen beiden können Sie dann im Laufe des Tages erledigen. Versuchen Sie, sie so bald wie möglich zu erledigen.

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

3 Gedanken zu “5 Schritte, den Überblick zu behalten”

  1. Täglich durch die Notizen zu gehen halte ich für übertrieben, aber mehrmals pro Woche alle Notizen zu konsolidieren ist absolut notwendig. Zwar notiere ich seit Jahren alles, aber auf kleinen Notizzetteln, Rückseiten von Einkaufszetteln oder im Laptop und habe mich immer viel zu selten daran gesetzt, alle Notizen zusammenzubringen in eine Form zu pressen, die einen Überblick, eine Ordnung und eine Weiterverarbeitung ermöglicht.

    Ich schreibe mir in den Kalender auch immer die to-dos für den Tag. Dadurch kann ich auch schon to-dos für einige Tage später festlegen und habe alles, was einen Tag betrifft an einem Platz.

    Eine meiner wichtigsten Einsichten ist, dass all das, was Du schreibst bzw. das, was für einen selber am besten funktioniert, zur Gewohnheit werden muss. Dass man nicht mal so und mal so arbeitet, sondern sich einen standardisierten Prozess angewöhnt. Also nicht nur todo-Listen, wenn gerade viel zu tun ist. Letzteres kann und darf auch mal länger dauern, ist aber in meinen Augen von unheimlicher Wichtigkeit.

    • @Andi:
      Ich bin voll und ganz einig: Eine erfolgreiche Gewohnheit und ein standardisierter Prozess sind das Erfolgs-„Geheimnis“.

      Der Hinweis auf das tägliche Durchgehen der Notizen kommt aus dem GTD. Nach GTD notiert man alle „losen Enden“ (unerledigten Dinge), die einen so einfallen. Das kommen pro Tag viele Zettel zusammen.
      Kernaussage: So wenige Instrumente zum Notieren wie möglich (damit man sich nicht verzettelt) und tägliches Durchgehen und Einpflegen in das System. Tägliches Durchgehen ist daher IMHO absolut nötig, um immer den Überblick zu wahren.

  2. Danke für die tollen Tipps. Bei uns im Blog beginnt demnächst eine Serie zum Thema GTD, und ich bin inhaltlich ganz bei Ihnen.
    Mit herzlichen Grüßen, Tanja Handl

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