So einfach können Sie in Outlook E-Mails in Aufgaben umwandeln

Aus vielen E-Mails ergeben sich Aufgaben oder sie sind für einen Termin relevant. In Outlook lassen sich E-Mails blitzschnell und schon fast auf magische Art und Weise in eine Aufgabe oder einen Termin umwandeln. Offenbar wissen das viele Anwender gar nicht: In meinen Trainings sehe ich häufig erstaunte Gesichter, wenn ich das in Outlook vorführe. Ihnen zeige ich das in diesem Artikel.


So werden in Outlook aus E-Mails Aufgaben

E-Mails können auf drei verschiedene Arten in Aufgaben umgewandelt werden:

  1. Die E-Mail wird als Anlage an eine neue Aufgabe gehängt. Diese Variante hat den Vorteil, dass die E-Mail als solche in der Aufgabe erhalten bleibt und weiterhin beantwortet oder weitergeleitet werden kann, selbst wenn sie im Posteingang gelöscht wurde.
  2. Der Text der E-Mail wird als Aufgabennotiz eingefügt. Öffnen Sie also später die Aufgabe, sehen Sie direkt den Text aus der E-Mail. Bei der ersten Variante müssen Sie dazu zuerst noch die Anlage öffnen.
  3. Ein Teil der E-Mail wird als Aufgabennotiz eingefügt. Das kann bei langen E-Mails sinnvoll sein, wenn Sie nur einen Abschnitt zur Erledigung der Aufgabe benötigen.

Die einfachste und schnellste Variante ist die zweite Variante. Hierzu ziehen Sie einfach die E-Mail mit gedrückter Maustaste auf die Aufgaben unten links im Navigationsbereich und schon öffnet sich ein neues Aufgabenformular mit dem Betreff der E-Mail als Aufgabenbetreff und dem Text der E-Mail als Aufgabennotiz.

Genauso funktioniert auch die dritte Variante: Markieren Sie einen Teil der E-Mail und ziehen Sie diesen Teil mit gedrückter Maustaste auf die Aufgaben unten links.

Um eine E-Mail als Anlage an eine neue Aufgabe zu hängen, ziehen Sie die E-Mail mit der rechten Maustaste auf die Aufgaben. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie drei Möglichkeiten haben:

  • Hierher kopieren als Aufgabe mit Text: Das entspricht der zweiten Variante.
  • Hierher kopieren als Aufgabe mit Anlage: Die E-Mail wird in eine neue Aufgabe als Anlage kopiert.
  • Hierher verschieben als Aufgabe mit Anlage: Die E-Mail wird in die neue Aufgabe verschoben und befindet sich anschliessend nicht mehr im Posteingang.

Ich empfehle Ihnen, eine E-Mail als Anhang in eine neue Aufgabe zu verschieben. Die E-Mail muss ja nicht mehr im Posteingang verbleiben, Sie haben sie bereits behandelt. Gleichzeitig ist sie nicht verloren, sondern immer noch als E-Mail da, nämlich als Anlage an der entsprechenden Aufgabe. Sie können die E-Mail weiterhin beantworten, weiterleiten oder in einen Ordner verschieben.

Genau gleich funktioniert es übrigens auch, um eine E-Mail in einen Termin oder einen Kontakt umzuwandeln.

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

14 Gedanken zu „So einfach können Sie in Outlook E-Mails in Aufgaben umwandeln“

  1. Hallo Herr Blatter,
    danke für Ihre Ausführungen, aber wie mache ich das bei Office für Mac?
    Beste Grüße
    Klaus-Dieter Gröber

  2. Hallo Hr. Blatter
    Gibt es auch eine Möglichkeit, beim „Hierhin kopieren als Aufgabe mit Text“ auch noch einen allfälligen Anhang der E-Mail mitzunehmen?

    Danke und schöne Grüsse

    Fritz Breuß

    • Ich kann’s grad nicht ausprobieren, aber ich bin ziemlich sicher, dass das nicht geht. Sie können aber einen Anhang „von Hand“ auf die offene Aufgabe ziehen oder über das Einfügen-Menü hinzufügen.

      Wenn Sie „Hierher kopieren als Aufgabe mit Anlage“ wählen, wird die Kopie inkl. aller Anhänge an die Aufgabe angehängt.

  3. Danke für die ausführliche Erklärung.
    Leider klappt es bei mir nicht. Die Email wird bei mir als Anlage nicht gespeichert.
    Welche Einstellung ist die Voraussetzung?

    Bedanke mich im Vorraus.

  4. Ich nutze intensiv die Aufgaben in Outlook nach folgenden chronologischen Schema:

    15.05.15 – mail von Hr. X.; auf Grund von Antwort von B; Rückspr. mit Y nehmen
    hier die email
    10.05.15 – Dokument von Fr. A; weitergeleitet an B
    hier das Word-Dok
    02.05.15 – Problem beim Jourfix angespr. Fr. A soll Stellungnahme verfassen

    wenn ich die Aufgaben dann wieder aufrufe sind die eingefügten Dokumente nicht mehr an ihrem ursprünglichen Platz und die Texte dann auch verschoben. Woran kann das liegen ?

    Danke und viele Grüße
    G. Walk

    • Ouh, keine Ahnung… Eine Ferndiagnose ist immer schwierig, wenn man es nicht mit eigenen Augen sieht. Sorry…

      Frag doch mal in der IT-Abteilung – vielleicht wissen die was.

  5. Guten Tag,

    das „Umwandeln“ einer E-Mail in eine Aufgabe ist sehr hilfreich. Jedoch fügt Outlook automatisch zusätzliche Leerzeilen vor (oder nach?) einem Absatz ein.
    Wie kann ich die ursprüngliche Formatierung beibehalten?
    Vielen Dank für Ihren Tipp.

    Freundliche Grüße …

    • Keine Ahnung, sorry…

      Ich würde aber E-Mail ohnehin immer als Ablage an eine Aufgabe anhängen, damit du sie direkt aus der Aufgabe heraus beantworten/weiterleiten/… kannst.

      • Schade, aber trotzdem vielen Dank.
        Wenn ich die E-Mail als Anlage hinzufüge und diese dann als Grundlage für Weiterleitung etc. nutze, ist in der Original E-Mail kein Vermerk der Weiterleitung (Pfeil) und daher für mich uninteressant.

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