fbpx

So einfach können Sie in Outlook E-Mails in Aufgaben umwandeln

Aus vielen E-Mails ergeben sich Aufgaben oder sie sind für einen Termin relevant. In Outlook lassen sich E-Mails blitzschnell und schon fast auf magische Art und Weise in eine Aufgabe oder einen Termin umwandeln. Offenbar wissen das viele Anwender gar nicht: In meinen Trainings sehe ich häufig erstaunte Gesichter, wenn ich das in Outlook vorführe. Ihnen zeige ich das in diesem Artikel.


So werden in Outlook aus E-Mails Aufgaben

E-Mails können auf drei verschiedene Arten in Aufgaben umgewandelt werden:

  1. Die E-Mail wird als Anlage an eine neue Aufgabe gehängt. Diese Variante hat den Vorteil, dass die E-Mail als solche in der Aufgabe erhalten bleibt und weiterhin beantwortet oder weitergeleitet werden kann, selbst wenn sie im Posteingang gelöscht wurde.
  2. Der Text der E-Mail wird als Aufgabennotiz eingefügt. Öffnen Sie also später die Aufgabe, sehen Sie direkt den Text aus der E-Mail. Bei der ersten Variante müssen Sie dazu zuerst noch die Anlage öffnen.
  3. Ein Teil der E-Mail wird als Aufgabennotiz eingefügt. Das kann bei langen E-Mails sinnvoll sein, wenn Sie nur einen Abschnitt zur Erledigung der Aufgabe benötigen.

Die einfachste und schnellste Variante ist die zweite Variante. Hierzu ziehen Sie einfach die E-Mail mit gedrückter Maustaste auf die Aufgaben unten links im Navigationsbereich und schon öffnet sich ein neues Aufgabenformular mit dem Betreff der E-Mail als Aufgabenbetreff und dem Text der E-Mail als Aufgabennotiz.

Genauso funktioniert auch die dritte Variante: Markieren Sie einen Teil der E-Mail und ziehen Sie diesen Teil mit gedrückter Maustaste auf die Aufgaben unten links.

Um eine E-Mail als Anlage an eine neue Aufgabe zu hängen, ziehen Sie die E-Mail mit der rechten Maustaste auf die Aufgaben. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie drei Möglichkeiten haben:

  • Hierher kopieren als Aufgabe mit Text: Das entspricht der zweiten Variante.
  • Hierher kopieren als Aufgabe mit Anlage: Die E-Mail wird in eine neue Aufgabe als Anlage kopiert.
  • Hierher verschieben als Aufgabe mit Anlage: Die E-Mail wird in die neue Aufgabe verschoben und befindet sich anschliessend nicht mehr im Posteingang.

Ich empfehle Ihnen, eine E-Mail als Anhang in eine neue Aufgabe zu verschieben. Die E-Mail muss ja nicht mehr im Posteingang verbleiben, Sie haben sie bereits behandelt. Gleichzeitig ist sie nicht verloren, sondern immer noch als E-Mail da, nämlich als Anlage an der entsprechenden Aufgabe. Sie können die E-Mail weiterhin beantworten, weiterleiten oder in einen Ordner verschieben.

Genau gleich funktioniert es übrigens auch, um eine E-Mail in einen Termin oder einen Kontakt umzuwandeln.

Outlook

ÜBER IVAN BLATTER

Ivan Blatter
Ivan Blatter

Ich bin seit 2008 Produktivitätscoach und führe meine Kunden zu mehr Selbstbestimmung und Freiheit in ihrem Business.

  • Ich helfe einerseits Solopreneuren, Selbstständigen und Unternehmern, ihr Zeit- und Selbstmanagement in den Griff zu bekommen, so dass sie mehr Freiraum haben.
  • Andererseits helfe ich meinen Kunden, über sich hinauszuwachsen, damit sie das erreichen, was sie wirklich wollen.

Mit meinem umfangreichen Blog, meinem erfolgreichen Podcast und meinem Buch "Arbeite klüger – nicht härter" habe ich schon tausenden Menschen weiterhelfen können.

Daneben helfe ich aber auch Menschen, die schnell und gezielt vorwärts kommen wollen, mit meinen Angeboten.

Immer getreu meinem Motto: Nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder.