Helferlein für den Alltag: So werden Sie noch produktiver

Im Zeitmanagement gibt es verschiedene Ebenen, auf denen Sie ansetzen können. Ich spreche auch oft vom Gegensatz zwischen den Symptomen und den Ursachen. Es lohnt sich, zu den Ursachen vorzustossen und sich nicht bei den Symptomen aufzuhalten. Wer ein Problem mit seinem Zeitmanagement hat, dem ist selten mit einer neuen Software oder ein paar Tipps und Tricks geholfen.

Das Problem geht fast immer tiefer. Es geht darum, die Prinzipien eines erfolgreichen Zeitmanagements zu verstehen, neue Methoden kennen zu lernen, seinen eigenen Arbeitsstil zu hinterfragen und das grössere Ganze nicht aus dem Blick zu verlieren. Deshalb ist die Arbeitsorganisation auch hoch individuell. Was für mich funktioniert, funktioniert für Sie vielleicht überhaupt nicht – und umgekehrt.

Wichtig ist also, die Makroebene nicht aus den Augen zu verlieren. Doch auch auf der Mikroebene, also bei den alltäglichen Prozessen, gibt es häufig ein grosses Potenzial, wie wir mit gleichem Energieaufwand besser und schneller arbeiten können. Das gilt besonders im Umgang mit dem Computer. In diesem Artikel will ich ein paar Helferlein vorstellen, mit deren Hilfe Sie Ihren Computer schneller und besser bedienen können.

1. Textbausteine: So lassen Sie schreiben

Sie wissen bereits, was Textbausteine sind. Vielleicht nutzen Sie sie sogar. Geben Sie beispielsweise in Outlook die Abkürzung „mfg“ ein, ersetzt Outlook dieser Abkürzung automatisch durch „mit freundlichen Grüssen“. Ähnlich in Word: Geben Sie „dez“ ein, schlägt in Word automatisch vor, „Dezember“ hinzuschreiben. Es gibt aber auch spezielle Programme, die im Hintergrund laufen, und für jedes Programm Textbausteine zur Verfügung stellen.

Diese Textbausteine müssen Sie natürlich vorher definieren. Diese Arbeit tun Sie ein einziges Mal, danach müssen sie wiederkehrende Wendungen nicht mehr ausschreiben.

Ich schreibe beispielsweise nie mehr meine E-Mail-Adresse ganz aus, sondern gebe ganz einfach „ibbn“ ein und schon wird dieses Kürzel durch meine E-Mail-Adresse ersetzt.

Ich habe unzählige solcher Textbausteine definiert von meiner Kontonummer bis hin zu verschiedenen möglichen Anreden, die ich alle über Abkürzungen aktivieren kann. Ich habe sogar ganze Sätze als Textbausteine definiert und kann manchmal daraus eine komplette E-Mail erstellen. Natürlich nur dann, wenn es auch wirklich passt. Und natürlich schreibe ich immer noch einen oder zwei Sätze dazu, damit es nicht so maschinell wirkt. Allein mit diesen Textbausteinen spare ich bereits unglaublich viel Zeit.

Die entsprechenden Programme können aber noch viel mehr. So kann man beispielsweise an einer bestimmten Stelle den Inhalt der Zwischenablage einfügen. Oder man macht Lückentexte und das Programm fragt die entsprechenden Lücken ab.

Das mache ich beispielsweise, um Rechnungen zu verschicken. Ich verschicke meine Rechnungen als digital signierte PDF-Dokumente. In der E-Mail steht dann immer derselbe Text mit einer kurzen Erklärung. Nur der Name in der Anrede sowie der Bezug zum Produkt ändert sich. Wenn ich meine Abkürzung für diesen Text eingeben, fragt mich mein Programm, mit was es diese beiden Lücken füllen soll. Genial!

Es gibt viele solcher Programme, ich nenne hier die beiden Standardprogramme unter Windows bzw. Mac, die ich beide gut kenne und uneingeschränkt empfehlen kann:
für Windows: Phraseexpress
für Mac: Textexpander

Beide Programme kosten etwas, aber sind jeden Franken und jeden Euro wert.

2. Passwörter automatisch einfügen

In einer idealen Welt nutzen wir nie zweimal dasselbe Passwort und jedes Passwort besteht aus Sonderzeichen, Ziffern, grossen und kleinen Buchstaben.

Unsere Welt ist aber nicht ideal. Aus Bequemlichkeit nutzen wir lieber möglichst wenige Passwörter oder sogar überall dasselbe. Das ist praktisch, aber lässt jeden Sicherheitsexperten erblassen.

Auch dazu gibt es eine Lösung: Es gibt nämlich Programme, die verwalten Ihre Passwörter. Die Passwörter werden dann auf Knopfdruck beispielsweise auf der entsprechenden Internetseite eingefügt. Man kann die Passwörter aber auch direkt nachschauen. Dazu benötigt man nur ein einziges Passwort: Das Masterpasswort. Das ist dann noch das einzige Passwort, das man sich noch merken muss.

Exkurs: Meine Passwörter

Ich habe mich für ein Mischsystem entschieden: Ich nutze für jede Seite ein anderes Passwort, kann aber alle Passwörter aus dem Kopf rekonstruieren. Wie das funktioniert? Ganz einfach:

Ich habe mich für zwei Wörter aus meiner Muttersprache bzw. aus meinem Dialekt, dem Walliserdeutschen, entschieden. Diese Wörter kennen höchstens 80’000 Menschen, die diesen Dialekt überhaupt noch sprechen. Damit bilde ich das Grundgerüst eines Passwortes.

Dann nehme ich die ersten beiden Buchstaben der entsprechenden Internetseite und hänge sie vorne und hinten an dieses Grundgerüst.

Nehmen wir also an, die beiden Wörter des Grundgerüst wären „Hund“ und „Haus“. Damit wäre mein Grundgerüst „HausHund“. Ich habe den Schwierigkeitsgrad noch etwas erhöht erhöht und nehme als Grundgerüst „haUs?huNd99“.

Nehmen wir nun an, ich will mich bei Amazon registrieren. Also nehme ich die beiden ersten Buchstaben („A“ und „m“) und klebe sie an mein Grundgerüst: AhaUs’huNd99m. Und schon habe ich ein Passwort, das kaum herausgefunden werden kann, das ich nur einmal nutze und das ich jederzeit rekonstruieren kann.

Doch zurück zu dem Passwortprogramm: Damit ich nicht ständig „AhaUs’huNd99m“ eintippen muss, fügt das Programm das Passwort und natürlich auch den Benutzernamen am richtigen Ort ein.

Auch hier gibt es wieder viele Programme, die das leisten. Ich nenne Ihnen nur das Standardprogramm unter Mac, das seit kurzem auch unter Windows erhältlich ist:
1Password

3. Tastaturbefehle: Schneller geht’s kaum

Mittels Tastaturbefehle bedienen Sie Ihren Computer nicht mit der Maus, sondern mit der Tastatur. Damit sparen sie wiederum sehr viel Zeit.

Gewisse Shortcuts kennen und nutzen Sie wahrscheinlich schon. Beispielsweise können Sie mit Strg-S in fast jedem Programm ihr aktuelles Dokument speichern. Oder mit Strg-N öffnen Sie ein neues Dokument oder eine neue E-Mail.

Es gibt in jedem Programm unzählige dieser Kürzel, wobei ein paar in praktisch allen Programmen dieselben sind (Strg-O zum Öffnen eines Dokuments, Strg-S zum Speichern usw.).

Es lohnt sich, sich damit zu beschäftigen. Hier können Sie so richtig viel Zeit herausholen. Schauen Sie einfach in das Handbuch zu Ihren Programmen oder googlen Sie mal nach Shortcuts oder Tastaturbefehlen.

4. Maustasten/Tastatur: Nutzen Sie alle Tasten

Vielleicht nutzen Sie auch eine moderne Maus, die neben den zwei Tasten und dem Scrollrad noch unzählige weitere Knöpfe besitzt. Oder Sie nutzen ein modernes Eingabegerät wie die Apple Magic Mouse.

Diese Geräte erlauben es, beispielsweise auf einen Knopfdruck oder eine Wischbewegung eine Seite im Browser zurück zu blättern. Oder auf Knopfdruck ein bestimmtes Programm zu starten.

Genauso bei der Tastatur: Die meisten Tastaturen bieten heute viele Zusatztasten, die Sie entweder frei belegen können oder bereits mit nützlichen Funktionen belegt sind. Meistens sind das die Tasten F1 bis F12, die sie mit einer zweiten Funktion belegen können.

Auch hier steckt wieder ein grosses Potenzial an Zeitersparnis, wenn sie zum Starten eines Programms nicht mehr mühselig mit der Maus über das Menü gehen müssen, sondern einfach eine Tastenkombination drücken können und das Programm ist schon offen.

Schauen Sie Ihre Maus und Ihre Tastatur also mal genauer an, blicken Sie ins Handbuch und versuchen Sie, alle Möglichkeiten auszuschöpfen.

Welche nützlichen Helferlein kennen und nutzen Sie? Ich freue mich auf Ihren Kommentar.

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

13 Gedanken zu “Helferlein für den Alltag: So werden Sie noch produktiver”

  1. Hallo, Ivan,

    schöner Beitrag. Ein paar zusätzliche Tipps von meiner Seite:

    Wenn Du Textexpander erwähnst, würde ich Dir Typinator (http://www.ergonis.com/products/typinator/) ans Herz legen. Kann die Bausteine von Textexpander übernehmen, arbeitet aber schneller und bietet aus meiner Sicht mehr Möglichkeiten.

    Shortcuts: Eine super wichtige Sache. Beim Einprägen hilft die Software KeyCue (http://www.ergonis.com/products/keycue/). Ein Tastendruck und die Kürzel, die zu einem Programm vorhanden sind, werden übersichtlich in einer Tabelle dargestellt.

    Zwei Programme, die mich auf dem Mac aber immer wieder begeistern und wirklich Zeit sparen, sind einerseits LaunchBar. Damit lassen sich so viele Aktionen direkt mit der Tastatur starten. Das ist schier unglaublich.

    Und vor allem Keyboard Maestro: Aus einen großen Fundus an Aktionen kann ich damit eigene Arbeitsabläufe definieren und denen dann eigene Shortcuts zuweisen. Das ist wirklich genial. Ein Command-Umschalt-T ruft zum Beispiel bei mir immer den EPG meines Fernsehanbieters auf.

    Beste Grüße
    Stephan Lamprecht

    • Hallo Stephan,

      super, vielen Dank für Deine spannenden Ergänzungen.
      @Alle: Stephan schlägt ein paar weitere Applikationen nur für Mac vor.

      @Typinator: Ich kenne den Typinator, aber wurde nicht wirklich warm damit. Wenn ich mich nicht irre, lief der sogar recht instabil bei mir.

      @KeyCue: Oh, sehr gut, das kannte ich nicht.

      LaunchBar, Keyboard Maestro: Kenne ich beide nur vom Namen her, schaue ich mir genauer an.

      Liebe Grüsse
      Ivan

  2. Der Tipp mit den „seitenabhängigen“ Passwörtern (1. Buchstaben der Seite vorn, letzten Buchstaben hinten anhängen) scheint mir inzwischen so verbreitet, dass man wohl genau so gut (schlecht) ein Passwort für alle Seiten nehmen kann.

    • Deshalb habe ich auch empfohlen, den 1. und den 2. Buchstaben zu nehmen. :-)
      Natürlich sind auch alle möglichen Kombinationen möglich: z.B. Der 1. Buchstabe hinten, der 3. Buchstabe gross vorne oder der 2. Buchstabe hinten, der zweitletzte zusammen mit „?“ vorne usw.
      Hauptsache, das Prinzip wird verständlich.

      • (2. oder letzter Buchstabe: Ich sollte lesen üben ;-)

        Aber gerade das Prinzip ist meiner Meinung nach die Schwäche: wird der „böse Hacker“, der „AhaUs’huNd99m“ bei Amazon entwenden konnte, nicht auch „EhaUs’huNd99b“ bei Ebay versuchen? So viele Möglichkeiten, die Buchstaben von Amazon in „AhaUs’huNd99m“ wieder zu erkennen gibt es ja nun nicht. Vielleicht gibt es aber auch noch genug einfache bzw. seitenunabhängige Passwörter, dass sich da gar niemand die Mühe macht, noch seitenabhängige Passwörter zu erraten.

        • Das ist natürlich ein Argument. Obwohl der Hacker „AhaUs’huNd99m“ wohl nicht einfach erraten wird.

          Mit dieser Methode ist man sicher besser bedient, als wenn man „ivan123“ als Passwort nimmt. Vollständige Sicherheit gibt es natürlich nie. Besonders wenn irgendein Anbieter ein Schlupfloch bietet und die Passwörter leicht gehackt werden können (das ist mir bei meinem ehemaligen Hoster passiert). Es geht aber darum, eine vernünftige Mischung zwischen Aufwand und Sicherheit zu wählen.

          Optimal wären natürlich völlig zufällige Passwörter, aber die sind nicht mehr handlebar. Ich habe z.B. in meinem 1Password 468 (!!) Anmeldungen und damit Passwörter gespeichert.
          Gut, die sind nicht mehr alle aktiv, aber wir sprechen hier ja nicht von 3-4 Passwörtern. Sobald man sich etwas intensiver im Internet bewegt, kommen da einige zusammen.

  3. Hallo Ivan,

    danke für den Tipp mit den Passwörtern. Ich finde ihn wirklich gut. Ich werde ihn zwar noch modifizieren aber das ist endlich die Eselsbrücke die mit fehlte.

    Stay Focused.

  4. Super Beitrag! Meine Erfahrung zeigt, dass 90% aller PC-Nutzer davor zurückschrecken, alte Gewohnheiten abzulegen, und darum gemütlich lange Wege gehen. Ich selbst bin ein absoluter Shortcut-Freak, und wenn Kollegen mit mir woran arbeiten, wissen sie manchmal gar nicht, was ich mache, weil ich nirgends klicke ;)

    Eine Empfehlung von mir an alle Thunderbird-Nutzer: Das Addon Quicktext. Da kann man Text auf Shortcuts legen. Bei mir ist z.B. Alt+2 „Herzlichen Dank und viele Grüße Birgit Engelhardt“. Spart einem irre viel Zeit. Selbst ganze Standardmails samt Betreff lassen sich vordefinieren und via Alt+Zahl aufrufen.

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