Am 1.1.2015 habe ich meinen Lesern das "Du" angeboten.
In den älteren Artikeln sieze ich noch, wir bleiben aber natürlich gerne beim "Du". :-)

Im Zeitmanagement gibt es verschiedene Ebenen, auf denen Sie ansetzen können. Ich spreche auch oft vom Gegensatz zwischen den Symptomen und den Ursachen. Es lohnt sich, zu den Ursachen vorzustossen und sich nicht bei den Symptomen aufzuhalten. Wer ein Problem mit seinem Zeitmanagement hat, dem ist selten mit einer neuen Software oder ein paar Tipps und Tricks geholfen.

Das Problem geht fast immer tiefer. Es geht darum, die Prinzipien eines erfolgreichen Zeitmanagements zu verstehen, neue Methoden kennen zu lernen, seinen eigenen Arbeitsstil zu hinterfragen und das grössere Ganze nicht aus dem Blick zu verlieren. Deshalb ist die Arbeitsorganisation auch hoch individuell. Was für mich funktioniert, funktioniert für Sie vielleicht überhaupt nicht – und umgekehrt.

Wichtig ist also, die Makroebene nicht aus den Augen zu verlieren. Doch auch auf der Mikroebene, also bei den alltäglichen Prozessen, gibt es häufig ein grosses Potenzial, wie wir mit gleichem Energieaufwand besser und schneller arbeiten können. Das gilt besonders im Umgang mit dem Computer. In diesem Artikel will ich ein paar Helferlein vorstellen, mit deren Hilfe Sie Ihren Computer schneller und besser bedienen können.

1. Textbausteine: So lassen Sie schreiben

Sie wissen bereits, was Textbausteine sind. Vielleicht nutzen Sie sie sogar. Geben Sie beispielsweise in Outlook die Abkürzung “mfg” ein, ersetzt Outlook dieser Abkürzung automatisch durch “mit freundlichen Grüssen”. Ähnlich in Word: Geben Sie “dez” ein, schlägt in Word automatisch vor, “Dezember” hinzuschreiben. Es gibt aber auch spezielle Programme, die im Hintergrund laufen, und für jedes Programm Textbausteine zur Verfügung stellen.

Diese Textbausteine müssen Sie natürlich vorher definieren. Diese Arbeit tun Sie ein einziges Mal, danach müssen sie wiederkehrende Wendungen nicht mehr ausschreiben.

Ich schreibe beispielsweise nie mehr meine E-Mail-Adresse ganz aus, sondern gebe ganz einfach “ibbn” ein und schon wird dieses Kürzel durch meine E-Mail-Adresse ersetzt.

Ich habe unzählige solcher Textbausteine definiert von meiner Kontonummer bis hin zu verschiedenen möglichen Anreden, die ich alle über Abkürzungen aktivieren kann. Ich habe sogar ganze Sätze als Textbausteine definiert und kann manchmal daraus eine komplette E-Mail erstellen. Natürlich nur dann, wenn es auch wirklich passt. Und natürlich schreibe ich immer noch einen oder zwei Sätze dazu, damit es nicht so maschinell wirkt. Allein mit diesen Textbausteinen spare ich bereits unglaublich viel Zeit.

Die entsprechenden Programme können aber noch viel mehr. So kann man beispielsweise an einer bestimmten Stelle den Inhalt der Zwischenablage einfügen. Oder man macht Lückentexte und das Programm fragt die entsprechenden Lücken ab.

Das mache ich beispielsweise, um Rechnungen zu verschicken. Ich verschicke meine Rechnungen als digital signierte PDF-Dokumente. In der E-Mail steht dann immer derselbe Text mit einer kurzen Erklärung. Nur der Name in der Anrede sowie der Bezug zum Produkt ändert sich. Wenn ich meine Abkürzung für diesen Text eingeben, fragt mich mein Programm, mit was es diese beiden Lücken füllen soll. Genial!

Es gibt viele solcher Programme, ich nenne hier die beiden Standardprogramme unter Windows bzw. Mac, die ich beide gut kenne und uneingeschränkt empfehlen kann:
für Windows: Phraseexpress
für Mac: Textexpander

Beide Programme kosten etwas, aber sind jeden Franken und jeden Euro wert.

2. Passwörter automatisch einfügen

In einer idealen Welt nutzen wir nie zweimal dasselbe Passwort und jedes Passwort besteht aus Sonderzeichen, Ziffern, grossen und kleinen Buchstaben.

Unsere Welt ist aber nicht ideal. Aus Bequemlichkeit nutzen wir lieber möglichst wenige Passwörter oder sogar überall dasselbe. Das ist praktisch, aber lässt jeden Sicherheitsexperten erblassen.

Auch dazu gibt es eine Lösung: Es gibt nämlich Programme, die verwalten Ihre Passwörter. Die Passwörter werden dann auf Knopfdruck beispielsweise auf der entsprechenden Internetseite eingefügt. Man kann die Passwörter aber auch direkt nachschauen. Dazu benötigt man nur ein einziges Passwort: Das Masterpasswort. Das ist dann noch das einzige Passwort, das man sich noch merken muss.

Exkurs: Meine Passwörter

Ich habe mich für ein Mischsystem entschieden: Ich nutze für jede Seite ein anderes Passwort, kann aber alle Passwörter aus dem Kopf rekonstruieren. Wie das funktioniert? Ganz einfach:

Ich habe mich für zwei Wörter aus meiner Muttersprache bzw. aus meinem Dialekt, dem Walliserdeutschen, entschieden. Diese Wörter kennen höchstens 80’000 Menschen, die diesen Dialekt überhaupt noch sprechen. Damit bilde ich das Grundgerüst eines Passwortes.

Dann nehme ich die ersten beiden Buchstaben der entsprechenden Internetseite und hänge sie vorne und hinten an dieses Grundgerüst.

Nehmen wir also an, die beiden Wörter des Grundgerüst wären “Hund” und “Haus”. Damit wäre mein Grundgerüst “HausHund”. Ich habe den Schwierigkeitsgrad noch etwas erhöht erhöht und nehme als Grundgerüst “haUs?huNd99”.

Nehmen wir nun an, ich will mich bei Amazon registrieren. Also nehme ich die beiden ersten Buchstaben (“A” und “m”) und klebe sie an mein Grundgerüst: AhaUs’huNd99m. Und schon habe ich ein Passwort, das kaum herausgefunden werden kann, das ich nur einmal nutze und das ich jederzeit rekonstruieren kann.

Doch zurück zu dem Passwortprogramm: Damit ich nicht ständig “AhaUs’huNd99m” eintippen muss, fügt das Programm das Passwort und natürlich auch den Benutzernamen am richtigen Ort ein.

Auch hier gibt es wieder viele Programme, die das leisten. Ich nenne Ihnen nur das Standardprogramm unter Mac, das seit kurzem auch unter Windows erhältlich ist:
1Password

3. Tastaturbefehle: Schneller geht’s kaum

Mittels Tastaturbefehle bedienen Sie Ihren Computer nicht mit der Maus, sondern mit der Tastatur. Damit sparen sie wiederum sehr viel Zeit.

Gewisse Shortcuts kennen und nutzen Sie wahrscheinlich schon. Beispielsweise können Sie mit Strg-S in fast jedem Programm ihr aktuelles Dokument speichern. Oder mit Strg-N öffnen Sie ein neues Dokument oder eine neue E-Mail.

Es gibt in jedem Programm unzählige dieser Kürzel, wobei ein paar in praktisch allen Programmen dieselben sind (Strg-O zum Öffnen eines Dokuments, Strg-S zum Speichern usw.).

Es lohnt sich, sich damit zu beschäftigen. Hier können Sie so richtig viel Zeit herausholen. Schauen Sie einfach in das Handbuch zu Ihren Programmen oder googlen Sie mal nach Shortcuts oder Tastaturbefehlen.

4. Maustasten/Tastatur: Nutzen Sie alle Tasten

Vielleicht nutzen Sie auch eine moderne Maus, die neben den zwei Tasten und dem Scrollrad noch unzählige weitere Knöpfe besitzt. Oder Sie nutzen ein modernes Eingabegerät wie die Apple Magic Mouse.

Diese Geräte erlauben es, beispielsweise auf einen Knopfdruck oder eine Wischbewegung eine Seite im Browser zurück zu blättern. Oder auf Knopfdruck ein bestimmtes Programm zu starten.

Genauso bei der Tastatur: Die meisten Tastaturen bieten heute viele Zusatztasten, die Sie entweder frei belegen können oder bereits mit nützlichen Funktionen belegt sind. Meistens sind das die Tasten F1 bis F12, die sie mit einer zweiten Funktion belegen können.

Auch hier steckt wieder ein grosses Potenzial an Zeitersparnis, wenn sie zum Starten eines Programms nicht mehr mühselig mit der Maus über das Menü gehen müssen, sondern einfach eine Tastenkombination drücken können und das Programm ist schon offen.

Schauen Sie Ihre Maus und Ihre Tastatur also mal genauer an, blicken Sie ins Handbuch und versuchen Sie, alle Möglichkeiten auszuschöpfen.

Welche nützlichen Helferlein kennen und nutzen Sie? Ich freue mich auf Ihren Kommentar.

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