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Alles automatisch: Die bedingte Formatierung in Outlook

Outlook bietet mittlerweile so viele Möglichkeiten, dass wir viele nützliche Dinge schlicht übersehen oder nicht kennen. Dazu gehört zweifellos die bedingte Formatierung. Über die Ansichtseinstellungen können Sie nämlich Outlook anweisen, gewisse Elemente abhängig von bestimmten Kriterien anders darzustellen.

Was im letzten Satz so kompliziert klingt, ist in Wirklichkeit sehr einfach, wie ich Ihnen in diesem Artikel anhand des Kalenders an einem Beispiel zeige.

Termine in Outlook automatisch einfärben

Sie wissen vielleicht, dass Sie Ihre Termine im Kalender farbig anzeigen lassen können. Sie tragen die Farbe der Kategorie, zu der sie gehören. Gehört ein Termin zu mehreren Kategorien, trägt er die Farbe der zuletzt zugewiesenen Kategorie. Die Farben aller weiteren Kategorien werden auch angezeigt und zwar als kleine farbige Rechtecke unten rechts.

Das ist eine gute Möglichkeit, den Kalender visuell zu gestalten, besonders dann, wenn Sie sehr viele Termine haben. Allerdings müssen Sie dafür für jeden Termin manuell eine Kategorie vergeben.

Kategorien müssen Sie manuell vergeben. Mit der bedingten Formatierung hingegen können Sie Outlook anweisen, einen Termin z.B. nach Stichwort im Betreff automatisch einzufärben.

Hier ein Beispiel:

Nehmen wir an, Sie führen regelmässig Telefonkonferenzen. Die entsprechenden Termine beginnen mit dem Stichwort „TelKo“ im Betreff. Diese möchten Sie gerne blau anzeigen lassen. Dann haben Sie häufig Besprechungen, die Sie mit dem Kürzel „Bespr“ einleiten. Diese möchten Sie grün anzeigen lassen. Schliesslich haben Sie noch Meetings, die Sie gelb anzeigen lassen möchten.

Das alles lässt sich bequem mit der bedingten Formatierung erreichen.

  1. Wählen Sie in den Ansichtseinstellungen die „Bedingte Formatierung“.
  2. Fügen Sie eine Regel hinzu.
  3. Benennen Sie die Regel mit „TelKo“ (oder sonst einem guten Betreff) und wählen Sie als Farbe blau.
  4. Unter „Bedingung“ geben Sie bei „Suchen nach“ „TelKo“ ein. Dann wählen Sie bei „In“ „Nur im Feld Betreff“.
  5. Das war‘s schon. Bestätigen Sie mit OK, fügen Sie weitere Formatierungen hinzu oder bestätigen Sie alles mit OK.

Video über die bedingte Formatierung

Schauen Sie mir über die Schulter, wie ich diese Schritte in Outlook 2010 umsetze.

Ein Hinweis ist noch nötig:
Gehört ein Termin zu einer Kategorie, hat die Farbe der Kategorie Vorrang vor der bedingten Formatierung. Entscheiden Sie sich also vorher, mit welcher Möglichkeit Sie arbeiten möchten, sofern Sie überhaupt farbliche Unterscheidungen wünschen.

Die bedingte Formatierung können Sie übrigens auch in den anderen Bereichen von Outlook einsetzen und beispielsweise alle Aufgaben mit einem Stichwort fett und rot anzeigen lassen.

Noch ein Wort zu den Abkürzungen im Beispiel (TelKo, Bespr,…): Mit diesem Tipp sparen Sie Zeit und Platz in der Anzeige. Es gibt vermutlich viele Termine in Ihrer Agenda, die gleicher Art sind, wie Telefonkonferenzen oder Besprechungen. Das müssen Sie ja nicht jedes Mal ausschreiben. Eine Abkürzung genügt hier.

ÜBER IVAN BLATTER

Ivan Blatter
Ivan Blatter

Ich bin seit 2008 Produktivitätscoach und führe meine Kunden zu mehr Selbstbestimmung und Freiheit in ihrem Business.

  • Ich helfe einerseits Solopreneuren, Selbstständigen und Unternehmern, ihr Zeit- und Selbstmanagement in den Griff zu bekommen, so dass sie mehr Freiraum haben.
  • Andererseits helfe ich meinen Kunden, über sich hinauszuwachsen, damit sie das erreichen, was sie wirklich wollen.

Mit meinem umfangreichen Blog, meinem erfolgreichen Podcast und meinem Buch "Arbeite klüger – nicht härter" habe ich schon tausenden Menschen weiterhelfen können.

Daneben helfe ich aber auch Menschen, die schnell und gezielt vorwärts kommen wollen, mit meinen Angeboten.

Immer getreu meinem Motto: Nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder.