Wer kennt das nicht? Frisch erholt aus den Ferien warten hunderte E-Mails im Posteingang. Der einzige Weg, das zu verhindern, ist, auch im Urlaub E-Mails zu lesen und zu bearbeiten. Das halte ich persönlich für eine schlechte Strategie, schliesslich ist produktives Arbeiten ein Wechsel von Spannung und Entspannung. Deshalb sollte der Urlaub wirklich Urlaub sein.
Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie den E-Mail-Berg nach dem Urlaub rasch abtragen können.
Mark Forster schlägt auf seinem Blog vier Möglichkeiten vor, nach dem Urlaub mit den E-Mails fertig zu werden. In meinen Worten:
- Herauspicken: Picken Sie diejenigen E-Mails heraus, die Ihnen ins Auge fallen. Das ist eine weit verbreitete und gleichzeitig die ineffizienteste Art, mit dem Problem umzugehen. Sie führt direkt zu einem Rückstand, den Sie wochenlang mit sich herumschleppen werden.
- Löschen: Löschen Sie alle E-Mails. Oder noch besser: Richten Sie vor dem Urlaub eine Regel ein, die alle E-Mails automatisch löscht. Sehr effektiv und was wichtig war, kommt sicher nochmal. Die weniger riskante Variante: Schreiben Sie in Ihre Abwesenheitsnachricht, dass E-Mails nach der Rückkehr nochmals geschickt werden sollen und geben Sie die Adresse eines Kollegen für wirklich wichtige Dinge an.
- Hineinknien: Nehmen Sie sich die Zeit und tragen Sie den Berg ab. Sind Sie einmal im „E-Mail-Modus“, brauchen Sie dazu weniger lange als Sie vermuten. Braucht ein wenig Disziplin und ist nur möglich, wenn Sie nicht schon wieder einen vollen Kalender haben. Das ist aber die effektivste Methode.
- Langsam abtragen: Verschieben Sie alle E-Mails in einem speziellen Ordner und tragen Sie den Berg jeden Tag zu einer festen Zeit ein wenig ab (z.B. jeweils 20 Minuten nach dem Mittagessen). Neue, einkommende E-Mail arbeiten Sie im gewohnten Rhythmus ab.
Als grosser Verfechter von Regeln und Automatisierungen habe ich auch noch ein paar Tipps:
- Richten Sie sich vor dem Urlaub eine Regel ein, die alle E-Mails mit dem Wort „Newsletter“ im Betreff oder im Text in einen Ordner „Newsletter“ verschieben.
- Dasselbe tun Sie mit allen E-Mail, die Sie nur als CC oder BCC erhalten. Solche E-Mail enthalten fast immer Informationen, die Sie nur wissen müssen (wenn überhaupt). Verschieben Sie diese in einen Ordner „Info“.
- Überlegen Sie sich, wer Ihre VIPs sind: Von wem erhalten Sie in der Regel wichtige E-Mails? Wer sind Ihre Schlüsselkunden? Lassen Sie die E-Mails von diesen Absendern in einen Ordner „Wichtig“ verschieben.
- Das funktioniert natürlich auch im Gegenteil: Von wem erhalten Sie meistens nicht so wichtige E-Mails? Lassen Sie diese E-Mails auch in Ihren „Info“-Ordner verschieben.
Nach Ihrer Rückkehr lesen Sie zuerst nur die E-Mails in Ihrem „Wichtig“-Ordner. Anschliessend diejenigen, die noch im Posteingang sind. Alle andere E-Mail – die sich ja in den Ordnern „Newsletter“ und „Info“ befinden – können Sie dann lesen, wenn Sie alles andere aufgearbeitet haben oder wenn Sie mal wenig Energie haben (z.B. nach dem Essen oder Freitag Nachmittag).
Falls Sie interessiert, was in meiner Abwesenheisnachricht steht und wie Sie mir ermöglicht, in aller Ruhe Urlaub zu machen, dann lesen Sie diesen Artikel:
Die Geschichte von der Abwesenheitsnachricht – Zeitmanagement und mehr
Bei der Gelegenheit: Können Sie bewusst entspannen?
