Zeit sparen in Outlook 2010 mit QuickSteps

Mit der Version 2010 hat Outlook eine neue Funktion erhalten, mit der Outlook eine Reihe von Aktionen auf bestimme E-Mails anwenden kann: Die Quicksteps.

Vielleicht kennen und nutzen Sie bereits Regeln in Outlook. Mit Regeln können Sie E-Mails automatisch behandeln lassen, etwa in einen Ordner verschieben oder direkt löschen. Regeln setzen direkt nach dem Empfang einer E-Mail und völlig automatisch ein. Sie sortieren also eigenständig den Posteingang.

Nun gibt es unzählige Anwendungsfälle, bei denen Sie eine Reihe von Aktionen manuell starten möchten. Sie erhalten etwa eine interessante E-Mail und möchte sie an Ihr Team weiterleiten. Oder Sie möchten auf eine E-Mail antworten und sie gleich danach löschen. Dies und viele andere Dinge sind mit den QuickSteps möglich.

QuickSteps sind also sozusagen Kochrezepte für E-Mails. Sie klicken auf einen QuickStep und sagen Outlook damit: „Tu zuerst dies, anschliessend das und schlussendlich das.“ Sie bündeln die Aufgaben wie Spargel und können diese Aufgabenreihe auf Knopfdruck auslösen.


Die Standard-QuickSteps

Von Hause aus bringt Outlook bereits 6 QuickSteps mit. Diese sind noch nicht ganz fertig konfiguriert. Beim ersten Klick fragt Outlook nach den fehlenden Angaben:

  1. Verschieben in
  2. An Vorgesetzte(n)
  3. Team-E-Mail
  4. Erledigt
  5. Antworten und löschen

Einen QuickStep erstellen

Lassen Sie uns gleich einen QuickStep erstellen, damit Sie sehen, wie Sie dazu vorgehen müssen.

Nehmen wir an, Sie erhalten häufig Informationen, die Sie einfach zur Kenntnisnahme an Ihr Team weiterleiten möchten. Mit der E-Mail geschieht sonst nichts weiter, so dass Sie sie nach dem Weiterleiten in den Ordner „Teaminfos“ ablegen möchten. Mit QuickSteps erledigen Sie diese Aufgabe auf einen Klick. Klicken Sie dazu auf „Neu erstellen“ in den QuickSteps:

Im Fenster, das sich daraufhin öffnet, führen Sie folgende Schritte aus.

  1. Vergeben Sie einen sinnvollen Namen, etwa „Teaminfo“.
  2. Wählen Sie die erste Aktion, die Outlook auf die E-Mail anwenden soll. In unserem Fall ist das „Weiterleiten“.
  3. Geben Sie in das „An:“-Feld die Empfänger wie bei einer E-Mail an.
  4. Nach einem Klick auf „Optionen anzeigen“ können Sie sogar schon angeben, was im Text der E-Mail stehen soll.
  5. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen. Wählen Sie „Als gelesen markieren“ als nächste Aktion. Wiederholen Sie diesen Schritt, um all Ihre gewünschten Aktionen hinzuzufügen. In unserem Fall fügen wir noch die Aktion „In Ordner verschieben“ hinzu. Als Ordner wählen wir „Teaminfos“ oder falls der Ordner nicht angezeigt wird „In anderen Ordner…“. Dort wählen wir den Ordner „Teaminfos“ oder erstellen ihn mit einem Klick auf „Neu“.
  6. Zum Schluss können wir müssen aber nicht noch eine Tastenkombination auswählen, mit der der QuickStep auch gestartet werden kann. Und wir können einen QuickInfo-Text eingeben, der angezeigt wird, wenn wir mit dem Mauszeiger über dem QuickStep sind.

Und schon sind wir fertig. Ich klicke also auf eine E-Mail, die ich an mein Team weiterleiten will, und klicke dann auf meinen neuen QuickStep „Teaminfo“. Es öffnet sich sofort ein neues Fenster, in dem meine Teammitglieder als Empfänger eingetragen sind und die ursprüngliche E-Mail als Weiterleitung eingefügt ist. Ich kann einen eigenen Text einfügen, bevor ich die E-Mail sende. Die ursprüngliche E-Mail hat Outlook pflichtgemäss als gelesen markiert und in den Ordner „Teaminfos“ verschoben.

Sie sehen, wie einfach Sie einen QuickStep erstellen können. Die Standard-QuickSteps von Outlook bieten schon einen guten Start und sind recht nützlich.

Zum Schluss noch ein Tipp: Legen Sie nicht zu viele QuickSteps an, das wird sonst schnell unübersichtlich.

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

2 Gedanken zu “Zeit sparen in Outlook 2010 mit QuickSteps”

  1. Genau das ist ein Problem. Zu viele Outlook 2010 QuickSteps, können das blanke Chaos auslösen.
    Ich würde nicht mehr als QuickSteps einrichten…

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