Vor wenigen Tagen ging es darum, weshalb ein chaotischer Kalender ein gutes Zeitmanagement verhindert.
Doch was nützt die Analyse, wenn sich dann doch nichts ändert. Deshalb geht es in diesem Artikel darum, den Kalender ordentlich(er) zu führen.
Übersicht
Machen Sie etwas aus Ihrer Irgendwann-Liste (Ideen-Liste)
Von Getting Things Done (GTD) habe ich die Irgendwann-Liste bzw. die Ideen-Liste übernommen. Hier stehen all die Dinge, die ich jetzt nicht machen kann oder will, die ich aber nicht verlieren will. Ferienziele, neue Projektideen, Geschenkideen und vieles mehr.
Diese Einträge haben nur ein Problem: Sie fallen nie von der Liste.
Schauen Sie mal auf Ihre Irgendwann-Liste: Seit wann sind diese Ideen darauf? Ein Monat? Drei Monate? Ein Jahr oder mehr?
Lesen Sie hier, weshalb die Irgendwann-Liste auch Probleme mit sich bringt und was Sie dagegen tun können.
Anti-Zeitmanagement und Kalender (Teil 1): Deshalb funktioniert ein chaotischer Kalender nicht
Ist Ihr Kalender auch so etwas wie die Zentrale Ihrer Arbeitsorganisation und Ihres (Anti-)Zeitmanagements? Bei mir ist das so.
Bei Terminen bin ich nicht völlig frei: Wenn mich jemand zu einem Gespräch einlädt oder wenn ich ein Seminar geben kann, dann mache ich das natürlich möglich.
Zum Anti-Zeitmanagement gehört es aber auch, „Nein“ zu sagen und sich selbst zu schützen. Das geht aber nicht immer. Oder wir wollen das auch nicht immer.
Schließlich sind ja nicht alle Termine eine Qual, sondern häufig auch inspirierend, spannend, motivierend und einfach toll. Einige Termine nehme ich sehr gerne wahr. Und natürlich schmeichelt es mir auch ein wenig, wenn ich „gefragt“ bin. Das ist völlig normal.
Doch mit dem Kalender ist es wie mit dem Schreibtisch: Sobald er chaotisch und übervoll ist, wird’s nichts mit dem produktiven Arbeiten.
Lesen Sie hier ein paar Überlegungen zu den Folgen eines chaotischen Kalender.
Erledigen und dokumentieren: So lösen Sie Probleme nicht zweimal
Haben Sie schon mal eine Aufgabe erledigt und dachten dabei: Das habe ich doch schon letzte Woche gemacht?
Oder haben Sie schon mal eine Telefonnummer gesucht, die Sie kürzlich auch schon gesucht haben? Oder die Projektzahlen, die Sie schon mal brauchten?
Das sind klassische Zeitfresser.
Zeitfresser sind die Handlungen, die einfach nur unnötig Zeit kosten. Wie etwa E-Mails oder Unterlagen mehrfach “zur Hand” nehmen (anstatt sie sofort abzuarbeiten), Fehler korrigieren (weil man mehrere Dinge gleichzeitig machte) oder zu langes Suchen von Unterlagen (anstatt eine gute, funktionierende Ablage zu pflegen).
Bei Zeitfressern handelt es sich also um unnötigen Ressourcenverschleiß – und sonst nichts.
Wie viel Zeit könnten Sie wohl sparen, wenn Sie diese Zeitfresser eliminieren könnten und nicht zweimal dasselbe tun müssen? Anti-Zeitmanagement ist schließlich auch das Vermeiden von Zeitfressern
Schneller arbeiten mit Textbausteinen
Ein wichtiges Prinzip des produktiven Arbeitens und des Anti-Zeitmanagements ist die Schnelligkeit. Schnelligkeit hat allerdings nichts mit Hetze zu tun.
Lesen Sie hier in einem Beispiel, wie Sie sofort schneller arbeiten können, ohne abends ausgepumpt zu sein.
Der folgende Artikel stammt inhaltlich aus dem Anti-Zeitmanagement, wurde aber stark angepasst und in „Blog-Form“ gebracht.
So erledigen Sie Ihre Aufgaben schneller
Produktives Arbeiten ist auch schnelles Arbeiten. Schnelligkeit hat aber nichts mit Hetze, schlechte Qualität oder Stress zu tun. Sondern Schnelligkeit hat mehrere Dimensionen. Es geht darum, Dinge effizient, zeitnahe, stressfrei und zielgerichtet zu erledigen. Lernen Sie in diesem Artikel 5 Tipps, wie Sie Dinge schneller erledigen können.
Dinge, die ich mir nicht mehr merke
Ein englisches Sprichwort sagt:
A short pencil is better than a long memory. („Ein kurzer Bleistift ist besser als ein gutes Gedächtnis.“)
Auch David Allen mit seinem „Getting Things Done“ (GTD) ist ein grosser Fürsprecher, alles zu notieren, was einem durch den Kopf schwirrt, besonders die mentalen Unterbrechungen („Oh, ich muss noch unbedingt…“ oder „oje, ich darf morgen nicht vergessen…“).
Der Hintergrund: Der Kopf ist zum Denken da und keine externe Festplatte. Das heisst: Eigentlich schon, aber eine sehr unzuverlässige. Deshalb versuche ich, so viele Dinge wie möglich – und sinnvoll! – aus meinem Kopf zu verbannen.
So räumen Sie „automatisch“ auf
Am liebsten mag ich die kleinen Tipps, die den Alltag rasch erleichtern, ohne das man viel Energie dazu aufwenden muss. Zwar löst das keine Probleme mit dem Zeitmanagement, sondern höchstens das eine oder andere Symptom. Trotzdem sind solche kleinen Tipps sehr nützlich.
Solch einen Tipp will ich heute vorstellen. Es geht nämlich um das automatische Aufräumen.
Der Showdown: Analoge vs. digitale ToDo-Listen (Aufgabenlisten)
Vor ein paar Wochen habe ich eine Liste mit über dreissig Web-Anwendungen, mit denen Sie Ihre ToDo-Liste führen können, erstellt. Hier der Link:
ToDo-Listen: Diese 32 Web-Anwendungen helfen Ihnen
Doch was ist besser: Analoge Aufgabenlisten auf Papier oder digitale Aufgabenlisten am Computer? Lassen Sie uns die beiden Möglichkeiten zum Showdown antreten.
So gelingt es Ihnen, besser abzuschätzen, wie lange Sie für eine Aufgabe benötigen
Obwohl ich ja ein erklärter Gegner von zu viel Planung bin und der rollenden Planung anhänge, sind ab und zu realistische Zeitschätzungen ganz nützlich. Nicht zuletzt auch bei der Auswahl der drei Tagesziele. Lesen Sie hier, welche drei Methoden Ihnen helfen, realistischere Zeitschätzungen vorzunehmen.