Vor ein paar Wochen habe ich eine Liste mit über dreissig Web-Anwendungen, mit denen Sie Ihre ToDo-Liste führen können, erstellt. Hier der Link:
ToDo-Listen: Diese 32 Web-Anwendungen helfen Ihnen
Doch was ist besser: Analoge Aufgabenlisten auf Papier oder digitale Aufgabenlisten am Computer? Lassen Sie uns die beiden Möglichkeiten zum Showdown antreten.
ToDo-Listen auf Papier
Die einfachste und sicher auch schnellste Art: Aufgabenlisten auf Papier. Sie brauchen dazu nur Papier und einen Stift. Prinzipiell eignet sich jedes Papier, von der Karteikarte bis zum schönen A4-Heft oder dem MindMap am Whiteboard – wobei letzteres strenggenommen nicht zur Kategorie „Papier“ gehört. Sie verstehen jedoch, wie ich das meine.
Vorteile
- Schnell und einfach: Stift und Papier genügen.
- Immer dabei, nimmt wenig Platz.
- Keine Synchronisations-Probleme.
- Übersichtlich
- Sofort verfügbar: Kein Start, kein Aufladen nötig.
- Sie können alles auf einmal ansehen und beispielsweise alle Listen nebeneinander legen.
- Sie können mit Farben, Zeichnungen, Formen arbeiten und nicht nur mit Wörtern und Zahlen.
Nachteile
- Kein Backup möglich oder nur über mühsames Kopieren
- Braucht meistens mehr Platz als ein Smartphone.
- Löschen ist kaum möglich (abgesehen vom Radiergummi). Dinge editieren/verändern ist auch schwierig.
- Ergänzungen sind je nach Platz auch schwer möglich.
- Suche läuft manuell. Keine automatische Suche möglich
Jede Aufgabenliste nützt nur dann etwas, wenn man sie dabei hat. Tragen Sie immer eine Tasche oder Mappe bei sich, spielt das Format keine Rolle. Tun Sie das nicht, würde ich höchstens A7 wählen. Ein A7-Heft hat auch noch in der Hosen- oder Sakkotasche Platz.
Alternative: X47 bietet innovative und platzsparende Möglichkeiten, alles analog zu verwalten. Beispielsweise auch in Kombination mit einer Geldbörse.
Digitale ToDo-Listen
Vorteile
- Backup ist einfach möglich.
- Unsere Arbeit spielt sich ohnehin hauptsächlich am Computer ab.
- Aufgaben können gefiltert, mehrfach kategorisiert oder durchsucht werden.
- Synchronisierung zwischen verschiedenen Geräten ist prinzipiell möglich.
- Sie können Listen nicht nur verwalten, sondern können auch diverse Zusatzfunktionen und Verknüpfungen nutzen (je nach Programm).
- Automatische Erinnerungen sind möglich.
Nachteile
- Digitale Aufgabenlisten sind nicht greifbar. Man kann sie rasch aus dem Blick verlieren.
- Kein Computer, keine Liste: Ohne geeignetes Gerät für unterwegs oder in Sitzungen (Laptop, Smartphone etc.) sind die Listen an den Schreibtisch gebunden.
- Synchronisierung ist prinzipell möglich, aber nicht immer einfach oder manchmal umständlich.
- Geräte können abstürzen, müssen regelmässig aufgeladen werden.
- Programme müssen zuerst gestartet werden, was die Hürde, etwas zu notieren, ein wenig höher setzt. Dabei gilt: Was nicht aufgeschrieben ist, existiert nicht.
Fazit: Wer gewinnt?
Wie könnte es anders sein? Die Antwort lautet: Kommt darauf an.
Ich persönlich habe zunächst mit analogen Aufgabenlisten gearbeitet, arbeite es jedoch schon seit langem mit digitalen Listen – konkret mit dem Programm Things und unter Windows mit Outlook.
In letzter Zeit wächst in mir allerdings ein kleiner, aber immer stärker werdender Zweifel, ob ein gutes Zeitmanagement wirklich unendlich lange und nie kürzer werdende ToDo-Listen braucht. In Fällen mit sehr vielen, auch gerade zerstückelten Aufgaben zweifellos. Meine Welt ist jedoch überschaubar und wichtiger als ellenlange Aufgabenlisten ist in meinem Fall ein starkes Commitment und immer wieder der Blick auf meinen Alltag, ob er mit meinem Commitment übereinstimmt und ob meine ganz konkrete Aufgabe, die ich gerade bearbeite, meinen langfristigen Zielen näher bringt.
Deshalb komme ich eher weg von den langen, digitalen ToDo-Listen und zurück zu den einfachen Listen auf Papier. In diesem Zusammenhang sind andere Dinge wichtiger geworden wie meine Gewohnheiten, meine Werte, meine Visionen und – im Alltag – meine Tages- und Wochenziele.
Was will ich damit sagen? Mein Beispiel zeigt zwei Dinge:
- Es gibt nicht das eine System, das für alle passt.
- Es gibt nicht das eine System, das für mich ewig passt.
Es geht viel mehr darum zu erkennen, wann etwas eine Anpassung braucht, ohne ständig nach dem optimalen, perfekten System zu jagen, das es ja eh nie wirklich gibt. So gibt eine gute Anleitung oder ein gutes Seminar keine pfannenfertige Lösung vor, sondern begleitet Sie zu Ihrer individuellen Lösung. Das mag etwas aufwändiger sein, aber ist ehrlich und vor allem massgeschneidert und nachhaltig.
