Outlook: Was ist der Unterschied zwischen Vorgängen und Aufgaben?

Letzthin hat mich ein Kunde gefragt, was denn eigentlich der Unterschied zwischen der Vorgangsliste und den Aufgaben in Outlook sei. Gute Frage, stehen doch auf beiden Listen Aufgaben. Nur stehen auf der Vorgangsliste noch E-Mails oder Kontakte, nämlich alle Elemente mit einem Fähnchen. Was ist also der genaue Unterscheid zwischen Aufgaben und Vorgängen?

Um die Frage genau beantworten zu können, müssen wir uns zuerst über den Unterschied zwischen Vorgängen, Aufgaben und Terminen unterhalten.

Termine vs. Aufgaben vs. Vorgänge

Beginnen wir mit den Aufgaben: Aufgaben in Outlook sind Aufgaben im eigentlichen Sinn. Also Dinge, die man erledigen muss und die nicht an einen bestimmten, exakten Zeitpunkt gebunden sind. Zwar können sie ein Fälligkeitsdatum haben (=zu erledigen bis z.B. nächsten Freitag), aber wann genau man die Aufgabe erledigt, ist nicht vorgeben: Ob ich sie am Mittwoch Nachmittag oder erst am Freitag früh erledige, spielt keine Rolle. Hauptsache am Freitag ist die Aufgabe erledigt.

Im Gegensatz zu den Terminen: Auch Termine sind eine Art Aufgaben, allerdings mit einem ganz konkreten Zeitpunkt versehen. Der Termin „Teamsitzung“ ist nichts anderes als die Aufgabe, am Donnerstag um 14 Uhr im Sitzungszimmer zu erscheinen und mich an der Sitzung zu beteiligen.
Also: Termine sind an einen genauen Zeitpunkt gebunden, Aufgaben hingegen nicht. Deshalb gehören Aufgaben auch nicht in den Terminkalender.

Dann gibt es in Outlook noch die Vorgänge. Vorgänge können entweder Aufgaben oder irgendwelche Elemente sein, mit denen irgendetwas zu tun ist. Also sehr unspezifische „Aufgaben“. Diejenigen Elemente, die mit dem Fähnchen („Zur Nachverfolgung“) gekennzeichnet sind, tauchen in der Vorgangsliste auf. Das gilt für alle Aufgaben im eigentlichen Sinn und für alle Elemente, die zur Nachverfolgung gekennzeichnet sind (E-Mails oder Kontakte).

Was ist der Nutzen der Vorgangsliste?

Die Idee dahinter ist vermutlich: Man kann E-Mails oder Kontakte ganz schnell als „unerledigt“ bzw. als „damit muss noch was geschehen“ kennzeichnen. Sie sind zur Nachverfolgung gekennzeichnet, müssen also irgendwie im Auge behalten werden.

So lassen sich sehr schnell E-Mails oder Kontakte als „unerledigt“ kennzeichnen. Ein Klick und das Fähnchen ist gesetzt. Eine E-Mail, in der noch eine Handlungsanweisung steht oder die ich noch genauer lesen sollte, ist so schnell auf die Vorgangsliste transferiert. Genauso mit dem Kontakt, den ich noch anrufen sollte.

Das ist verlockend, aber gleichzeitig auch ein Problem:

Aufgaben sollten so präzise und genau wie möglich beschrieben werden. Und sie sollten eine Handlungsanweisung enthalten. Eine zur Nachverfolgung gekennzeichnete E-Mail ist weder das eine noch das andere.

Stell dir vor, du hättest 50-100 Aufgaben zu erledigen – was man recht schnell hat, wenn man Handlungsschritte auf der Aufgabenliste stehen hat. Irgendwo dazwischen ist einfach der Name eines Kontaktes oder der Betreff einer E-Mail. Weisst du dann noch, was damit zu tun ist?

Wahrscheinlich erst, wenn du das Element aufmachst und nochmals genau liest bzw. genau überlegst, was damit zu tun ist. Doch genau das ist ein klassischer Zeitfresser: Wir müssen die Dinge mehrfach in die Hand nehmen und uns mehrfach damit beschäftigen, bis wir sie erledigen.

Natürlich kann man den Betreff eines Vorganges editieren: Wird ein Element zur Nachverfolgung gekennzeichnet, landet der Betreff (bei E-Mails) oder Name (bei Kontakten) im Aufgabenbetreff.

Doch seien wir ehrlich: Wechseln wir wirklich nach dem Klick auf das Fähnchen in die Aufgabenliste, suchen uns den eben erstellten Vorgang heraus und editieren den Betreff? Ich nicht.

Schnell auf ein Fähnchen zu klicken, ist sehr verführerisch. Ich denke aber, dass man sich damit mehr Probleme einhandelt, als sich wirklich den Alltag zu erleichtern.

Eine Alternative

Ich plädiere dafür, ausschliesslich mit Aufgaben – und nicht mit der Nachverfolgung – zu arbeiten.

Ergibt sich aus einer E-Mail eine Aufgabe gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Ich ziehe sie mit gedrückter linker Maustaste auf den Aufgabenreiter im Navigationsbereich. Outlook übernimmt dann als Aufgabenbetreff den Betreff der E-Mail und kopiert den E-Mail-Text in die Notizen zur Aufgabe. Dann kann ich die E-Mail löschen.
  2. Ich ziehe sie mit gedrückter rechter Maustaste auf den Aufgabenreiter: Dann kann ich die E-Mail in den Anhang einer neuen Aufgabe verschieben. Sie verschwindet aus meinem Posteingang, ist aber noch als Anhang der neuen Aufgabe vorhanden. Als Aufgabenbetreff übernimmt Outlook dann wieder den E-Mail-Betreff.

Der Posteingang sollte nur als Eingang behandelt werden. Genauso wie der „richtige“ Briefkasten vor dem Haus. Dort öffnest du ja auch nicht die Briefe, überfliegst sie und stopfst alles wieder zurück in den Briefkasten. Sondern du arbeitest deine Post täglich ab und der Briefkasten ist immer schön leer.

Ähnlich bei den Kontakten:
Ich ziehe einen Kontakt mit gedrückter rechter Maustaste auf den Aufgabenreiter und lasse den Kontakt als Anlage zu einer neuen Aufgabe kopieren.

Der Name des Kontaktes steht dann schon im Aufgabenbetreff und ich ergänze „…anrufen (Rücksprache zum Angebot XY)“. Im Notizteil schreibe ich mir dann noch ein paar Stichworte zu dem Telefonat auf.

Das ist nur eine Andeutung aller Möglichkeiten, die in der Aufgabenliste und in Outlook stecken. Seit der Version 2007 ist Outlook ein richtig gutes Tool zur Aufgabenverwaltung geworden. Vielleicht nicht das Beste, aber das ist sowieso vom Geschmack und den Gewohnheiten der Benutzer abhängig. Aber sicher ein brauchbares und weitgehend gut durchdachtes Tool.

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

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10 Gedanken zu “Outlook: Was ist der Unterschied zwischen Vorgängen und Aufgaben?”

  1. Hallo Herr Blatter!

    Sie schreiben:
    „Ich denke aber, dass man sich damit mehr Probleme einhandelt, als sich wirklich den Alltag zu erleichtern.“

    Das muss man aber differenziert sehen. Ich nutze diese Funktion sehr intensiv. Meine Kontakte sind meine Klienten und ich arbeite mit Wiedervorlagen. Somit liefert mir Outlook eine perfekte Wiedervorlage in der meine Kontakte UND meine Next Actions, kontextbezogen, sauber definiert sind. Über die frei zu konfigurierenden Ansichten, hat man dann ein sehr transparantes System.

    Viele Grüße
    Christoph Freiburger

    • Das glaube ich Ihnen aufs Wort, lieber Herr Freiburger. Ich kann mir sehr gut vorstellen, mit einem durchdachten Vorgehen ein gutes System zu finden.

      Nur: Oft probieren wir ein bisschen umher, finde eine Funktion gut ohne bewusst zu überlegen, wie sich denn das ins Gesamtbild einfügt. Und genau diese Fälle spreche ich an: Hier ist besteht die Gefahr, die Übersicht zu verlieren.

  2. Ich bin gerade dabei, meine Aufgaben mit Outlook zu planen. Da kam bei mir genau die Frage auf, die Sie in diesem Artikel sehr schön beantworten. Auch die Empfehlung kann ich gut nachvollziehen.

    So richtig zufrieden bin ich mit der Outlook Aufgabenverwaltung noch nicht, aber es ist durchaus brauchbar. Am liebsten würde ich die Vorgangsliste ganz entfernen, da ich sie sowieso nicht nutze. (Ich meine die Vorgangsliste im Bereich Aufgaben, links oben im Abschnitt „Meine Aufgaben“. Outlook 2007.) Vermutlich geht das nicht – oder doch?

    Diese Vorgangsliste ist für mich nämlich nicht nur überflüssig, sondern nachteilig. Ich habe ein paar Ansichten definiert und sie dann komischerweise nicht mehr gefunden. Dann habe ich festgestellt, dass diese eigenen Ansichten nur vorhanden sind, wenn ich Vorgangsliste auswähle. Jetzt muss die Ansichten nochmal neu bauen und „Aufgaben“ selektiert haben.

    • Outlook hat mit der Version 2010 nochmals einen Sprung nach vorne gemacht. Doch auch schon in der Version 2007 ist die Aufgabenverwaltung brauchbar.

      Allerdings bleibt das Problem mit der Vorgangsliste bestehen. Die bringen Sie leider nicht weg.

  3. Hallo,

    geht das ganze vielleicht noch schneller? Also kann ich irgendwie die Menüs ändern, so dass ich einfach bei einem Rechtsklick auf eine Email die Funktion „Als Aufgabe erstellen“ o.ä. angeboten bekomme?

    Außerdem würde ich Outlook gerne so konfigurieren, dass standardmäßig ein Haken bei „Erinnerung“ gesetzt ist und eine bestimmte Uhrzeit am nächsten Tag ausgewählt ist – die Standard-Zeit kann ich einstellen, aber dass automatisch ein Haken bei Erinnerung ist bekomme ich nicht hin :/

  4. Hallo,
    wenn ich eine Mail mit Anhang in der beschriebenen Form in die Aufgabenliste verschiebe, verschwindet der Anhang aus der Nachricht. Ich habe keine Möglichkeit gefunden dieses zu verhindern.
    Gibt es eine?
    Grüße
    Uwe

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