Letzthin hat mich ein Kunde gefragt, was denn eigentlich der Unterschied zwischen der Vorgangsliste und den Aufgaben in Outlook sei. Gute Frage, stehen doch auf beiden Listen Aufgaben. Nur stehen auf der Vorgangsliste noch E-Mails oder Kontakte, nämlich alle Elemente mit einem Fähnchen. Was ist also der genaue Unterscheid zwischen Aufgaben und Vorgängen?

Um die Frage genau beantworten zu können, müssen wir uns zuerst über den Unterschied zwischen Vorgängen, Aufgaben und Terminen unterhalten.

Termine vs. Aufgaben vs. Vorgänge

Beginnen wir mit den Aufgaben: Aufgaben in Outlook sind Aufgaben im eigentlichen Sinn. Also Dinge, die man erledigen muss und die nicht an einen bestimmten, exakten Zeitpunkt gebunden sind. Zwar können sie ein Fälligkeitsdatum haben (=zu erledigen bis z.B. nächsten Freitag), aber wann genau man die Aufgabe erledigt, ist nicht vorgeben: Ob ich sie am Mittwoch Nachmittag oder erst am Freitag früh erledige, spielt keine Rolle. Hauptsache am Freitag ist die Aufgabe erledigt.

Im Gegensatz zu den Terminen: Auch Termine sind eine Art Aufgaben, allerdings mit einem ganz konkreten Zeitpunkt versehen. Der Termin “Teamsitzung” ist nichts anderes als die Aufgabe, am Donnerstag um 14 Uhr im Sitzungszimmer zu erscheinen und mich an der Sitzung zu beteiligen.
Also: Termine sind an einen genauen Zeitpunkt gebunden, Aufgaben hingegen nicht. Deshalb gehören Aufgaben auch nicht in den Terminkalender.

Dann gibt es in Outlook noch die Vorgänge. Vorgänge können entweder Aufgaben oder irgendwelche Elemente sein, mit denen irgendetwas zu tun ist. Also sehr unspezifische “Aufgaben”. Diejenigen Elemente, die mit dem Fähnchen (“Zur Nachverfolgung”) gekennzeichnet sind, tauchen in der Vorgangsliste auf. Das gilt für alle Aufgaben im eigentlichen Sinn und für alle Elemente, die zur Nachverfolgung gekennzeichnet sind (E-Mails oder Kontakte).

Was ist der Nutzen der Vorgangsliste?

Die Idee dahinter ist vermutlich: Man kann E-Mails oder Kontakte ganz schnell als “unerledigt” bzw. als “damit muss noch was geschehen” kennzeichnen. Sie sind zur Nachverfolgung gekennzeichnet, müssen also irgendwie im Auge behalten werden.

So lassen sich sehr schnell E-Mails oder Kontakte als “unerledigt” kennzeichnen. Ein Klick und das Fähnchen ist gesetzt. Eine E-Mail, in der noch eine Handlungsanweisung steht oder die ich noch genauer lesen sollte, ist so schnell auf die Vorgangsliste transferiert. Genauso mit dem Kontakt, den ich noch anrufen sollte.

Das ist verlockend, aber gleichzeitig auch ein Problem:

Aufgaben sollten so präzise und genau wie möglich beschrieben werden. Und sie sollten eine Handlungsanweisung enthalten. Eine zur Nachverfolgung gekennzeichnete E-Mail ist weder das eine noch das andere.

Stell dir vor, du hättest 50-100 Aufgaben zu erledigen – was man recht schnell hat, wenn man Handlungsschritte auf der Aufgabenliste stehen hat. Irgendwo dazwischen ist einfach der Name eines Kontaktes oder der Betreff einer E-Mail. Weisst du dann noch, was damit zu tun ist?

Wahrscheinlich erst, wenn du das Element aufmachst und nochmals genau liest bzw. genau überlegst, was damit zu tun ist. Doch genau das ist ein klassischer Zeitfresser: Wir müssen die Dinge mehrfach in die Hand nehmen und uns mehrfach damit beschäftigen, bis wir sie erledigen.

Natürlich kann man den Betreff eines Vorganges editieren: Wird ein Element zur Nachverfolgung gekennzeichnet, landet der Betreff (bei E-Mails) oder Name (bei Kontakten) im Aufgabenbetreff.

Doch seien wir ehrlich: Wechseln wir wirklich nach dem Klick auf das Fähnchen in die Aufgabenliste, suchen uns den eben erstellten Vorgang heraus und editieren den Betreff? Ich nicht.

Schnell auf ein Fähnchen zu klicken, ist sehr verführerisch. Ich denke aber, dass man sich damit mehr Probleme einhandelt, als sich wirklich den Alltag zu erleichtern.

Eine Alternative

Ich plädiere dafür, ausschliesslich mit Aufgaben – und nicht mit der Nachverfolgung – zu arbeiten.

Ergibt sich aus einer E-Mail eine Aufgabe gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Ich ziehe sie mit gedrückter linker Maustaste auf den Aufgabenreiter im Navigationsbereich. Outlook übernimmt dann als Aufgabenbetreff den Betreff der E-Mail und kopiert den E-Mail-Text in die Notizen zur Aufgabe. Dann kann ich die E-Mail löschen.
  2. Ich ziehe sie mit gedrückter rechter Maustaste auf den Aufgabenreiter: Dann kann ich die E-Mail in den Anhang einer neuen Aufgabe verschieben. Sie verschwindet aus meinem Posteingang, ist aber noch als Anhang der neuen Aufgabe vorhanden. Als Aufgabenbetreff übernimmt Outlook dann wieder den E-Mail-Betreff.

Der Posteingang sollte nur als Eingang behandelt werden. Genauso wie der “richtige” Briefkasten vor dem Haus. Dort öffnest du ja auch nicht die Briefe, überfliegst sie und stopfst alles wieder zurück in den Briefkasten. Sondern du arbeitest deine Post täglich ab und der Briefkasten ist immer schön leer.

Ähnlich bei den Kontakten:
Ich ziehe einen Kontakt mit gedrückter rechter Maustaste auf den Aufgabenreiter und lasse den Kontakt als Anlage zu einer neuen Aufgabe kopieren.

Der Name des Kontaktes steht dann schon im Aufgabenbetreff und ich ergänze “…anrufen (Rücksprache zum Angebot XY)”. Im Notizteil schreibe ich mir dann noch ein paar Stichworte zu dem Telefonat auf.

Das ist nur eine Andeutung aller Möglichkeiten, die in der Aufgabenliste und in Outlook stecken. Seit der Version 2007 ist Outlook ein richtig gutes Tool zur Aufgabenverwaltung geworden. Vielleicht nicht das Beste, aber das ist sowieso vom Geschmack und den Gewohnheiten der Benutzer abhängig. Aber sicher ein brauchbares und weitgehend gut durchdachtes Tool.

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