Letzte Woche habe über die Tagesplanung bzw. über die Nachteile einer zu genauen Tagesplanung geschrieben. Ich habe dort eine ganz einfache Art der Tagesplanung empfohlen.

In diesem Artikel möchte ich diese einfache Art der Planung etwas weiter ausführen. Ich erkläre in zehn Punkten, wie das Setzen der drei wichtigsten Tagesziele oder Tagesaufgaben auch wirklich funktioniert.

  1. Nimm dir jeden Tag nur genau drei Tagesaufgaben vor.
    Hast du viele Termine, dann nimmst du dir natürlich noch weniger Aufgaben vor. Nimm dir  aber zunächst nicht mehr als drei Aufgaben vor. Mit der Zeit wirst du merken, ob drei Aufgaben zu viel oder zu wenig sind, und du kannst dann die Anzahl anpassen.
  2. Schreib dir deine drei Tagesaufgaben auf.
    Das Erfolgsprinzip jedes Zeitmanagements lautet: Schriftlichkeit. Notiere sie auf einen Zettel, in deiner Aufgaben-App oder in einem separaten Dokument in deiner Textverarbeitung. Wo und wie du sie notierst, ist egal. Halte die drei Aufgaben aber unbedingt schriftlich fest.
  3. Notiere nur die Aufgaben als solche, aber ohne Angabe des Zeitpunktes, wann du sie erledigen willst.
    Das ist ein kritischer Faktor. Du notierst nur die Aufgaben ohne Zeitangabe. Nur so kannst du dir deine Flexibilität und Spontanität bewahren.
  4. Beginne morgens früh mit einer dieser drei Aufgaben.
    Noch bevor du überhaupt deine E-Mails abrufst (falls möglich) oder sonst etwas tust. Die Gefahr ist sonst zu groß, dass du dich verzettelst – und schon ist der halbe Morgen futsch. Ausserdem ist es ein unglaublich gutes Gefühl, wenn du schon am frühen Morgen eine der wichtigsten Aufgaben des Tages erledigt hast.
  5. Erledige alle drei Tagesaufgaben so früh wie möglich.
    Schließlich sind das die drei wichtigsten Aufgaben des Tages. Deshalb haben sie Priorität.
  6. Wähle die drei wichtigsten Aufgaben des Tages von deiner Aufgabenliste aus.
    Das funktioniert natürlich nur, wenn du überhaupt eine Aufgabenliste führst. Mit der Aufgabenliste verwaltest du deine Aufgaben, mit den drei wichtigsten Tagesaufgaben spurst du deinen Tag vor. Das sind zwei verschiedene Instrumente, die aber natürlich zusammenspielen.
  7. Die dringendsten Aufgaben sind nicht unbedingt die wichtigsten Aufgaben.
    Such dir die drei wichtigsten Aufgaben aus. Um die dringendsten Aufgaben musst du dich ja sowieso kümmern, egal ob du sie aufschreibst oder nicht. Und: Je früher du dich mit den wichtigen Aufgaben beschäftigst, desto weniger werden sie überhaupt dringend.
  8. Idealerweise wählst du die drei wichtigsten Tagesaufgaben bereits am Abend vorher aus.
    Das bewirkt zwei Dinge: Erstens weißt du noch vom abgelaufenen Tag, was morgen wichtig sein wird. Und zweitens gibst du deinem Unterbewusstsein die Gelegenheit, sich bereits während der Nacht mit diesen drei Aufgaben zu beschäftigen. Du kannst die drei Aufgaben aber auch im Rahmen deines Morgenrituals auswählen. Wann du sie auswählst, ist nicht spielentscheidend. Hauptsache du tust es überhaupt und am besten immer zu selben Zeit, damit ein Ritual entsteht.
  9. Hab keine Angst davor, dir zu wenig vorzunehmen.
    Der Tag fühlt sich so oder so mit diversen Aufgaben. Denk nur, was alles im Verlaufe des Tages auf dich zukommt: Anrufe, E-Mails, Unvorhergesehenes, Spontanes, Dringendes. Dir wird schon nicht langweilig.
  10. Bleib flexibel.
    Es gibt Tage, die sind so voll, dass es sich nicht mal lohnt, überhaupt eine Aufgabe einzuplanen. Andere Tage sind völlig leer, da kann man sich auch fünf Aufgaben vornehmen. Du wirst schnell merken, welche Zahl für dich geeignet ist.

Probier diese Art der Tagesplanung einmal aus: Setz sie zwei Wochen lang so um und schau, ob dir diese Planung entspricht. Es lohnt sich!

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