Am 1.1.2015 habe ich meinen Lesern das "Du" angeboten.
In den älteren Artikeln sieze ich noch, wir bleiben aber natürlich gerne beim "Du". :-)

Produktives Arbeiten ist auch schnelles Arbeiten. Schnelligkeit hat aber nichts mit Hetze, schlechte Qualität oder Stress zu tun. Sondern Schnelligkeit hat mehrere Dimensionen. Es geht darum, Dinge effizient, zeitnahe, stressfrei und zielgerichtet zu erledigen. Lernen Sie in diesem Artikel 5 Tipps, wie Sie Dinge schneller erledigen können.

Was ist Schnelligkeit?

Wie beim Hase und Igel geht es nicht darum zu hetzen und sich zu verausgaben (der Hase stirbt beim 74. Rennen!). Es geht natürlich auch nicht darum, andere auszutricksen und ein wenig zu mogeln. Aber man kann die Strategie des Igels trotzdem adaptieren: Der hat nämlich zuerst nachgedacht und dann einen Weg gefunden, wie er schneller ins Ziel kommt.

Schnelligkeit so verstanden ist also:

  • Effizient: Effizient ist, aus den vorgegebenen Mitteln das beste Ergebnis zu erreichen – ohne sich auszusuagen!
  • Zeitnahe: Nicht sofort, denn dann liesse man sich ständig unterbrechen, sondern sobald wie möglich und schneller als die Konkurrenz. Schnelligkeit wird so zum Wettbewerbsvorteil.
  • Stressfrei: Richtig verstanden – nämlich schnell, ohne sich zu verausgaben – kann Schnelligkeit nur bedeuten, im Flow zu arbeiten. Das ist der ideale Kanal, um gut und stressfrei vorwärts zu kommen.
  • Zielgerichtet: Wer schnell rennt, ist früher im Ziel. Aber nur, wenn er auf Kurs ist. Sonst rennt er zwar schnell, aber in die falsche Richtung.

Wie Sie in diesem Sinne schneller arbeiten könne, zeigen Ihnen die folgenden 5 Tipps:

Das Heisse-Kartoffeln-Prinzip

Die meisten Dinge behandeln Sie am besten wie heisse Kartoffeln: Sie nehmen Sie nur ganz kurz in die Hand. Dann treffen Sie sofort eine qualifizierte Entscheidung, was damit zu geschehen hat bzw. Sie erledigen es gleich.

Einer der grössten Zeitfresser ist, Unerledigtes mehrmals in die Hand zu nehmen. Wir nehmen etwas zur Hand, überfliegen es rasch. Ein paar Tage später nehmen wir es wieder in die Hand, erinnern uns, dass wir das schon gesehen haben, und legen es wieder weg. 2 Tage später erledigen wir das endlich. Was für ein unnötiger Zeitverlust!

Also: Nehmen Sie Dinge einmal in die Hand und entscheiden Sie sofort, was damit zu geschehen hat.

Vorlagen

Natürlich kennen Sie Vorlagen. Doch ich könnte wetten, dass Sie noch zu wenige benutzen. Sobald Sie einen Brief oder eine E-Mail gleich oder ähnlich mehr als einmal schreiben müssen, können Sie eine Vorlage nutzen. Zwar kostet es zunächst etwas Zeit, alle Vorlagen einzurichten (besonders bei Serienbriefen), doch es lohnt sich. Diese Zeit kommt mehrfach zurück. Hier die beiden Möglichkeiten, um Vorlagen einzurichten:

  1. Nutzen Sie die Vorlagenfunktion einer Software. Klassisch: Briefvorlagen in der Textverarbeitung.
  2. Nicht alle Programme kennen eine Vorlagenfunktion oder sie ist zu umständlich (z.B. in Outlook). Dann gibt es zwei Möglichkeiten:
    1. Sie kopieren eine alte Datei und verändern Sie.
    2. Sie haben verschiedene Vorlagen einfach als normale Texte gespeichert und kopieren Sie dann in das entsprechende Programm. Beispiel: Sie haben Ihre Produktinformationen in einem Word-Dokument oder in einer Text-Datei gespeichert. Fragt ein Kunde per E-Mail danach, kopieren Sie den entsprechenden Absatz in die E-Mail.

Checklisten

Prozess und Abläufe, die sich wiederholen, halten Sie am besten in einer Checkliste fest. Dann müssen Sie nicht jedes Mal überlegen, wie der Prozess abläuft. So machen Sie weniger Fehler und Sie benötigen weniger Energie.

Es gibt in jeder Branche und in jeder Position Abläufe, die in eine Checkliste passen. Fallen Ihnen also keine ein, dann überlegen Sie noch ein wenig weiter. Hier ein paar Beispiele: Gepäckliste für Kongresse/Seminare/Geschäftsreisen, Monatsabschluss, benötigte Informationen beim Erstgespräch mit Interessenten usw.

Die Checklisten können Sie einfach als normales Dokument erstellen. Sie brauchen kein Spezialprogramm (obschon es die gibt) oder ausgefeilte Vorlage. Machen Sie einfach eine Liste, drucken Sie sie aus, wenn Sie sie benötigen, und streichen Sie die erledigten Punkte ab.

Textbausteine

Neben ganzen Dokumenten als Vorlagen können Sie einzelne Textbausteine (also Wörter, Begriffe, Sätze, Absätze) auf Knopfdruck einfügen. Dazu benötigen Sie allerdings ein spezielles Programm. Ich kann Ihnen aber garantieren: Es gibt kaum eine einfachere Möglichkeit, am Computer Zeit zu sparen, als mit solch einem Programm. Denn damit können Sie Textbausteine systemweit zu nutzen (also in allen Programmen und auf allen Webseiten).

Meine Empfehlungen:
Für Windows:
PhraseExpress
Breevy

Für Mac:
Textexpander

Zehnfinger-System

Wir verbringen sehr viel Zeit vor dem Computer und tippen irgendwelche Dinge. Kaum vorstellbar, was hier für ein Potential an Zeitersparnis oder eben Zeitverschleuderung liegt!

Lernen Sie deshalb unbedingt schnell zu schreiben. Das geht nun mal am besten mti dem Zehnfinger-System. Sie können noch so schnell mit einem eigenen System sein, bei dem Sie weniger Finger nutzen: Mit dem Zehnfinger-System geht es noch schneller.

Machen Sie als erstes einen Test, wie schnell Sie jetzt schreiben können, beispielsweise hier: http://10fastfingers.com/typing-test/german

Sie müssen ja nicht gleich als bester abschneiden, aber Sie werden rasch merken, ob es sich für Sie lohnt, hier besser zu werden.

Falls Sie das Zehnfinger-System nicht beherrschen, dann suchen Sie sich einen entsprechenden Kurs oder lernen Sie es selbst mithilfe von Software. Ein gutes Beispiel ist die kostenlose Software Tipp10: http://www.tipp10.com

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