E-Mails – Segen und Fluch zugleich.
Pro Tag verbringen wir mindestens 1.5 Stunden in unserem Posteingang, um durchschnittlich 30–40 E-Mails zu bearbeiten. Je nach Position und Tag auch deutlich mehr.
Nur: Mailen ist nicht arbeiten.
Produkte erstellen, Dienstleistungen erbringen, Dinge erschaffen ist arbeiten.
E-Mails sind das Kommunikationsmittel Nummer 1 in der heutigen Arbeitswelt. E-Mails haben sich fest im Arbeitsalltag eingenistet und werden so schnell nicht verschwinden. So wie der gute, alte Fax auch nicht wegzubringen ist.
Hast du in der Schule oder Ausbildung auch gelernt, wie man korrekte Geschäftsbriefe schreibt? Sicher hast du gelernt, wie eine korrekte Anrede lautet und natürlich hast du die Rechtschreibregeln gelernt.
Aber hast du jemals den richtigen Umgang mit E-Mails gelernt? Vermutlich nicht.
Hier sind deshalb meine 10 goldenen Regeln für E-Mails.
Letzthin hat mich ein Kunde gefragt, was denn eigentlich der Unterschied zwischen der Vorgangsliste und den Aufgaben in Outlook sei. Gute Frage, stehen doch auf beiden Listen Aufgaben. Nur stehen auf der Vorgangsliste noch E-Mails oder Kontakte, nämlich alle Elemente mit einem Fähnchen. Was ist also der genaue Unterscheid zwischen Aufgaben und Vorgängen?
Vor wenigen Tagen ging es darum, weshalb ein chaotischer Kalender ein gutes Zeitmanagement verhindert.
Doch was nützt die Analyse, wenn sich dann doch nichts ändert. Deshalb geht es in diesem Artikel darum, den Kalender ordentlich(er) zu führen.
Ist Ihr Kalender auch so etwas wie die Zentrale Ihrer Arbeitsorganisation und Ihres (Anti-)Zeitmanagements? Bei mir ist das so.
Bei Terminen bin ich nicht völlig frei: Wenn mich jemand zu einem Gespräch einlädt oder wenn ich ein Seminar geben kann, dann mache ich das natürlich möglich.
Zum Anti-Zeitmanagement gehört es aber auch, „Nein“ zu sagen und sich selbst zu schützen. Das geht aber nicht immer. Oder wir wollen das auch nicht immer.
Schließlich sind ja nicht alle Termine eine Qual, sondern häufig auch inspirierend, spannend, motivierend und einfach toll. Einige Termine nehme ich sehr gerne wahr. Und natürlich schmeichelt es mir auch ein wenig, wenn ich „gefragt“ bin. Das ist völlig normal.
Doch mit dem Kalender ist es wie mit dem Schreibtisch: Sobald er chaotisch und übervoll ist, wird’s nichts mit dem produktiven Arbeiten.
Lesen Sie hier ein paar Überlegungen zu den Folgen eines chaotischen Kalender.
Twitter kennt eine Beschränkung auf 140 Zeichen, SMS auf 160 Zeichen. Die Folge? Man überlegt, bevor man schreibt.
Eigentlich eine gute Sache. Lässt sich die auch auf E-Mail übertragen?
Mit der Version 2010 hat Outlook eine neue Funktion erhalten, mit der Outlook eine Reihe von Aktionen auf bestimme E-Mails anwenden kann: Die Quicksteps.
Aus vielen E-Mails ergeben sich Aufgaben oder sie sind für einen Termin relevant. In Outlook lassen sich E-Mails blitzschnell und schon fast auf magische Art und Weise in eine Aufgabe oder einen Termin umwandeln. Offenbar wissen das viele Anwender gar nicht: In meinen Trainings sehe ich häufig erstaunte Gesichter, wenn ich das in Outlook vorführe. Ihnen zeige ich das in diesem Artikel.
Wer kennt das nicht? Frisch erholt aus den Ferien warten hunderte E-Mails im Posteingang. Der einzige Weg, das zu verhindern, ist, auch im Urlaub E-Mails zu lesen und zu bearbeiten. Das halte ich persönlich für eine schlechte Strategie, schliesslich ist produktives Arbeiten ein Wechsel von Spannung und Entspannung. Deshalb sollte der Urlaub wirklich Urlaub sein.
Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie den E-Mail-Berg nach dem Urlaub rasch abtragen können.
Outlook bietet mittlerweile so viele Möglichkeiten, dass wir viele nützliche Dinge schlicht übersehen oder nicht kennen. Dazu gehört zweifellos die bedingte Formatierung. Über die Ansichtseinstellungen können Sie nämlich Outlook anweisen, gewisse Elemente abhängig von bestimmten Kriterien anders darzustellen.
Was im letzten Satz so kompliziert klingt, ist in Wirklichkeit sehr einfach, wie ich Ihnen in diesem Artikel anhand des Kalenders an einem Beispiel zeige.