Über den Unsinn von Prioritäten als Hilfsmittel zur Arbeitsorganisation

Ich bin kein Anhänger vom Setzen von Prioritäten. Nun, so ganz stimmt das eigentlich nicht. Ich sehe nur den Sinn nicht ein, Aufgaben zu priorisieren, ausser in einem speziellen Fall, auf den ich ganz unten eingehen werde.

Es gibt einige Zeitmanagement-Bücher, in welchen gerade empfohlen wird, seine Aufgaben nach Prioritäten zu sortieren (meistens A, B und C oder sogar noch bis D). Sind die denn alle falsch? Nein, falsch würde ich nicht sagen. Nur für die heutigen Verhältnisse nicht mehr ganz optimal. :-)

Priorisieren Sie noch oder arbeiten Sie schon?

Aufgaben zu priorisieren ist sinnvoll, wenn Sie in einer abgeschlossenen Welt sind, in der Sie mit mehr oder weniger fest definierten Aufgaben und ganz oder beinahe abgeschlossenen Aufgabenlisten arbeiten können. Damit meine ich: Sie haben einen Stapel Aufgaben, den Sie abarbeiten können und erst wenn Sie fertig sind, kommen neue Aufgaben hinzu. Dann macht es sogar Sinn, Prioritäten zu setzen. So erledigen Sie die wichtigsten und dringendsten Aufgaben zuerst.

Leider ist eine weitgehend abgeschlossene Welt schon lange nicht mehr realistisch. Vielmehr werden wir heute ständig unterbrochen durch E-Mails, Anrufe oder Kollegen. Und viele dieser Unterbrechungen haben zur Folge, dass Sie anschliessend eine Aufgabe mehr zu erledigen haben. Also: Unsere Aufgabenliste heute ist sehr dynamisch, meistens nur in eine Richtung: Sie wird länger und länger.

Das Problem von Prioritäten ist nun folgendes: Sie werden höchstens die A- und B-Aufgaben erledigen, aber kaum C- und schon gar nicht D-Aufgaben, ausser sie werden mit der Zeit so drängend und dringend, dass sie zu A-Aufgaben werden. Das wird aber bei vielen C- oder D-Aufgaben nie der Fall sein. Also bleiben sie unerledigt, machen die Aufgabenliste künstlich länger und reden Ihnen permanent ein schlechtes Gewissen ein.

Der Grund, weshalb Sie nie zu Ihren C- oder D-Aufgaben kommen, ist ganz einfach: Ständig erhalten Sie neue Aufgaben und einige davon werden A- oder B-Aufgaben sein. Das bedeutet, dass der Nachschub an A- oder B-Aufgaben nie versiegt, so dass Sie ständig nur As oder Bs erledigen. Vielleicht wird eine Aufgabe, die zunächst überhaupt nicht prioritär war (also ein C oder D), plötzlich so dringend, dass sie zum A oder B wird. Beispielsweise die Aufgabe „Ablage aktualisieren“. Die wird erst dann zu einem A oder B, wenn eine Revision oder etwas ähnliches bevor steht. Und genau dann werden Sie diese Aufgabe erledigen, meist in einer Nachtschicht. Viele andere Cs oder Ds werden jedoch nie dringend. Beispielsweise die Aufgabe „Schreibtisch aufräumen“. Das werden Sie nie schaffen, wenn Sie konsequent mit Prioritäten arbeiten. Es gibt immer wichtigere Aufgaben, nämlich Produkte schaffen, Dienstleistungen erbringen, Resultate erzielen, Geld verdienen.

Deshalb schlage ich vor, dass Sie zwar Prioritäten setzen, aber auf der Ebene der übergeordneten Ziele, eventuell auch auf der Ebene der Projekte. Anschliessend sind alle Aufgaben dieses Zieles oder des Projektes automatisch prioritär. So fokussieren Sie sich auf Ihr Ziel oder Ihr Projekt, was eine sinnvollere Grösse ist als eine einzelne Aufgabe.

Diese Woche habe ich beispielsweise ein paar Projekte, denen ich meine Zeit widmen möchte und die ich vorwärts bringen möchte. Ich werde sie vermutlich bis Ende Woche nicht komplett erledigen können, aber ich kann sie einen grossen Schritt weiter bringen.

Zu Beginn des Artikels habe ich einen speziellen Fall angekündigt. Ich bin ja ein Anhänger der einfachen Methoden von Leo Babauta und seinem Zen To Done. Er schlägt vor, dass wir uns pro Woche fünf grosse Brocken und pro Tag die drei wichtigsten Aufgaben setzen. Besonders die drei wichtigsten Aufgaben widersprechen ja dem Rest dieses Artikels, weil man hier Prioritäten genau auf der Ebene der Aufgaben setzt. Das stimmt, aber nur ein Stück weit: Mindestens eine dieser drei wichtigsten Aufgaben soll ja helfen, eines der übergeordnetes Ziele zu erreichen. Somit ist es eigentlich ein Ziel heruntergebrochen auf einen Handlungsschritt. Und die anderen beiden sind Aufgaben, auf die man heute seinen Schwerpunkt legen will, also auch wieder eng mit einem Projekt oder Ziel verknüpft. Wenn Sie konsequent Prioritäten bei Aufgaben setzen, dann wägen Sie jede Aufgabe gegenüber der anderen ab. Das ist meiner Meinung nach unproduktiv. Viel produktiver ist es, Schwerpunkte bei den Zielen und Projekten zu setzen. Das hilft Ihnen bei der Arbeitsorganisation.

Ähnliche Beiträge

Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

5 Gedanken zu „Über den Unsinn von Prioritäten als Hilfsmittel zur Arbeitsorganisation“

  1. recht hat er
    am besten prioritäten immer mir datum verknüpfen dann sieht man obs noch passt oder nicht

  2. Hallo Ivan,

    ich habe auch gerade einen Artikel zum Thema „To-Do-Listen in die Praxis umsetzen“ geschrieben. Er wird am Donnerstag veröffentlicht.

    Darin geht es unter anderem auch um das Priorisieren von Aufgaben. Ich geben meinen Zielen jeden Tag Prioritäten, quasi A, B und C und ich streiche alles, was nicht A oder B ist.

    Viele der Punkte sind zwar ganz nett, aber im Verhältnis von investierter Arbeit und erreichten Nutzen lohnen sie sich nicht mehr.

    Du erwähnst, dass ständig neue Ziele dazukommen und man den Tag deshalb gar nicht im voraus durcplanen kann. Ich denke, das passiert nur so lange Du es zulässt. Ich bin am effektivsten, wenn ich alle Ablenkungen abschalte (E-Mails!!, Handy, Telefon) und mich nur auf ine Aufgabe fokussiere.

    Telefon und E-Mail sind auch wichtig, klar! Sie sollten nur zu festen Zeiten abgearbeitet werden und nicht ständig den Rhythmus unterbrechen.

    Liebe Grüße

    Bastian

  3. @Bastian:
    Du vermischst da ein wenig Ziele und Aufgaben. Gegen das Priorisieren von Zielen habe ich nichts, also etwa: Bis in 3 Monaten will ich meinen Umsatz um 20% steigern. Daraus leiten sich dann die konkreten Aufgaben ab.

    Ablenkungen auszuschalten, ist eine sehr gute Idee, darüber habe ich hier auch schon oft geschrieben. Fokussieren ist eine der Schlüsselqualifikationen für Erfolg. Deshalb ist es sehr wichtig, Ablenkungen so weit wie möglich zu minimieren.
    Trotzdem können und sollen wir uns nicht abschotten. Neue Aufgaben kommen so oder so auf uns zu – und das ist auch gut so. Wie sonst sollte ich mein Geld verdienen, wenn ich nicht ständig neue Aufgaben und damit neue Kunden erhalte. Die Ablenkungen dürfen nur nicht bestimmend für unseren Alltag werden.

  4. Hallo Ivan,

    Ihre Sichtweise auf Ziele, Aufgaben und Prioritäten hat bewirkt, dass ich meine Arbeitsweise aus einer ganz neuen Perspektive betrachtet und mich sehr erschrocken habe!
    Bisher habe ich immer alle Aufgaben in einen Topf geworfen habe und daraus dann die Wichtigsten und Dringensten abgearbeitet habe. Und so bin ich Tag für Tag beschäftigt, tue wichtige Dinge, und bin trotzdem unzufrieden mit dem Erreichtem.
    Plötzlich erkenne ich den Unsinn darin! Das ich nämlich jeden Tag Dinge tue, die zwar wichtig sind, aber nur zu Erfüllung von Zweit- und Drittklassigen Zielen und Wünschen beitragen!
    Hmmm… das muß ich jetzt erst einmal wirken lassen…
    Auf jeden Fall Danke für diesen Artikel!

Kommentare sind geschlossen.