Mehr durch weniger (Teil VI): Haiku Produktivität: Die Kunst, sich auf das Wesentliche zu beschränken

Die Serie „Mehr durch weniger“ will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.

Als ich vor ein paar Wochen meine Serie „Mehr durch weniger“ plante, nahm ich Kontakt mit Leo Babauta von zenhabits auf und fragte ihn, ob ich für die Serie als Schlusspunkt einen seiner Artikel, nämlich über „Haiku Productivity„, für meine Leser übersetzen dürfe. Er hat zugestimmt. Zwei Tage später hat er dann das Copyright auf all seine Artikel aufgehoben und alle Inhalte zur freien Weiterverwendung frei gegeben. Somit wurde aus meiner exklusiven Übersetzung eine Nullnummer, da sie nun halt nicht mehr so exklusiv ist… So ist das Leben. Aber ich halte an meiner Idee fest, da der Artikel einer meiner Lieblingsartikel ist. Der folgende Beitrag stammt also nicht aus meiner Feder, sondern ist meine Übersetzung des Artikel von Leo.

Haiku Produktivität: Die Kunst, sich auf das Wesentliche zu beschränken

von Leo Babauta

Ich habe eine Weile lang gewartet, bis ich diesen Beitrag über ein Experiment, welches ich durchführe, geschrieben habe. Denn seit ein paar Monaten schränke ich mich absichtlich ein.

Nicht um mich selber zu lähmen, sondern als ein Weg, mich auf wenige, aber wichtige Dinge zu fokussieren. Ein Weg, der mir erlaubt, mehr in weniger Zeit zu erledigen.

Ich bin sicher, ihr habt vom Pareto Prinzip gehört, auch bekannt als 80/20-Regel. Ich denke nicht, dass die Prozentanteile dieser Regel exakt sind, aber das Prinzip stimmt: Man sollte sich auf die wenigen Dinge fokussieren, die einem den grössten Nutzen bringen.

Doch während das als Prinzip nett klingt, wird es in der Praxis kaum durchgeführt. Wieso? Weil wir in zu viele Dinge auf einmal verstrickt und zu beschäftigt sind, mit all dem zu jonglieren, was an uns getragen wird. So nehmen wir uns kaum eine Minute Zeit und überlegen, was das Wesentliche ist, was uns den grössten Nutzen mit den kleinsten Aufwand bringt und auf was wir uns wirklich fokussieren sollten.

Es gibt keinen systematischen Weg, sich auf die wesentlichen Dinge zu fokussieren und den Rest wegzulassen.

Bis jetzt. Denn ich habe ein System entwickelt, welches ich Haiku Produktivität nenne, basierend auf einigen guten Ideen von anderen (ich kann gar nicht alle aufzählen, aber ich bin ihnen zu Dank verpflichtet). Der Schlüssel zur Haiku Produktivität ist es, euch selbst auf eine beliebige, aber kleine Zahl an Dingen zu beschränken, indem ihr euch zwingt, euch auf die wichtigen Sachen zu fokussieren und den ganzen Rest zu beseitigen.

Haiku: Begrenzt, aber mächtig

Denkt an die Form eines Haikus (wenigsten die geläufige Version), um dieses einfache Konzept zu verstehen: Ein Haiku ist ein Gedicht mit insgesamt 17 Silben: 3 Zeilen aus 5, 7 und 5 Silben (ich weiss, es gibt Variationen und das ist nur eine grobe Definition, aber das ist nicht wichtig in diesem Artikel). Der Punkt ist der, dass die Form des Haiku extrem eingeschränkt ist auf eine kleine Nummer an Zeilen und Silben.

Das zwingt den Dichter, sich nur auf diejenigen Worte zu fokussieren, welche die höchste Bedeutung für das Gedicht haben. Während andere Formen von Gedichten über Seiten gehen können, sind Haiku kurz und kompakt. Als Resultat kann ein Haiku zu einem der mächtigsten Gedichten in einer Sprache gehören.

Mit so einer eingeschränkten Form kann man einfach eine beliebige Menge an Wörtern benutzen, wenn man einen Gedanken ausdrücken will. Man muss sich auf einen kurzen, aber wesentlichen Gedanken fokussieren. Als Ergebnis erreicht man viel mit wenigen Silben. Das ist es, was Haiku Produktivität bedeutet.

Begrenzt, aber produktiv

Wie lässt sich dieses Prinzip für die Produktivität umsetzen? Nun, wenn ihr glaubt, damit doppelt so viele Aufgaben erledigen zu können, dann glaubt ihr falsch. Denn ihr erledigt weniger Aufgaben. Aber ihr werden höchstwahrscheinlich effektiver sein, weil ihr euch nur für die wesentlichen Aufgaben entscheiden könnt – diejenigen, die euch den grössten Nutzen in eurer begrenzten Zeit bringen.

Was sind die anderen Vorteile der Haiku Produktivität abgesehen von mehr Effektivität? Abgesehen davon, dass ihr gezwungen seid, euch auf die wesentlichen Aufgaben zu fokussieren, die eine hohe Rendite haben, zwingt es euch dazu, alle unwesentlichen Aufgaben zu ignorieren. Kein anderes System zwingt euch dazu. Es zwingt euch dazu, das beste aus eurer Zeit heraus zu holen. Es zwingt euch, eure Zeit zu beschränken, die ihr mit irgendetwas verbringt, was bedeutet, das ihr mehr Zeit für die anderen Dinge habt, die euch wichtig sind. Ihr seid fähig, euch zu fokussieren, auf was ihr euch fokussieren wollt, anstatt alles auf euch zukommen zu lassen.

Es vereinfacht euer Leben und macht euch weniger gestresst.

Haiku Produktivität: Limitiere alles

Haiku Produktivität ist einer Erweiterung der Gedanken von Zen To Done (ZTD).

Die einzige Regel der Haiku Produktivität ist: Limitiere alles, was Du machst.

Das wär’s. Eine Regel. Fertig. Was sind die Dinge, die ihr macht? Das ist für jeden unterschiedlich, aber üblich sind EMail, RSS Feeds, Ziele, Zeitverschwender, Aufgaben.

Und was für Begrenzungen sollt ihr euch setzen? Das ist für jeden unterschiedlich. Und es ist völlig willkürlich (es gibt keine logische Beschränkung für irgendetwas – es ist notwendigerweise willkürlich), aber basierend auf euren eigenen Erfahrungen und Experimenten.

Hier sind die Begrenzungen, die ich mir selber aufgestellt habe und die zu funktionieren scheinen – aber vergesst nicht, dass sie für euch anders sein können. Und merkt euch, dass meine Begrenzungen ziemlich zufällig sind. Es gibt eine schöne Ordnung (ich habe sie so bewusst geordnet), aber es ist nicht notwendig, eine solche Ordnung zu schaffen.

1 Ziel: Die Anzahl Ziele, die ich mir jeweils erlaube. Ich kann mich nur auf ein einziges Ziel auf einmal wirklich fokussieren … mehr als das und ich verliere den Fokus und die Energie.

2 Zeiten, um EMails zu bearbeiten: Wenn ich mir erlaube, meine Mail nur zweimal am Tag zu überprüfen, dann lasse ich mein Leben nicht durch EMail kontrollieren. So bin ich viel effizienter. Wenn ich Mails bearbeite, dann bearbeite ich alle in einem Rutsch. Nun, es gibt andere Zeiten, wo ich eine Mail schreiben muss – wie ein Beitrag an einen meiner Lektoren. In diesem Fall beantworte ich vielleicht kurz eine oder zwei Mails, aber ich arbeite nicht alle meine Mails während dieser Zeit ab.

3 MITs: Ich wähle jeden Tag die drei wichtigsten Aufgaben (englisch: Most Important Tasks, abgekürzt MITs) aus und fokussiere mich völlig auf diese. Wenn ich mehr als diese drei auswähle, dann erledige vielleicht nicht alle.

4 kleine Aufgaben: Neben den MITs gebe ich mir auch 4 kleinere Aufgaben vor, die ich in einem Schub zu erledigen versuche. Das kostet mich meistens 30-60 Minuten am Ende des Tages.

5-Sätze-Mails: Diese Idee habe ich von Mike Davidson, dessen Artikel gerade zur perfekten Zeit kam, als ich nämlich bereits dabei war, meine Dinge im Leben einzuschränken. Ich habe dabei auch versucht, meine Mails kurz zu halten. Seine 5-Sätze-Regel (keine Mail darf länger als 5 Sätze sein) passt perfekt zu all dem, was ich gerade versucht habe zu tun, und ich habe es übernommen. Es zwingt einen, nur das zu schreiben, was wesentlich ist. Zuerst habe ich die Regel gebrochen, aber später bin ich richtig gut darin geworden. Diese Regel limitiert auch die Zeit, die man verbringt, Mails zu beantworten, und macht die Bearbeitung zu einem Kinderspiel.

6 RSS Beiträge: Ich habe mit der Anzahl Beiträge experimentiert, aber ich habe sie schliesslich auf 6 Beiträge pro Tag festgelegt. Die Methode: Ich öffne den Google Reader in der Listenansicht, überfliege die Beitragstitel and wähle 6 Stück aus, die ich dann jeweils in einem neuen Tab öffne. Dann wähle ich „Alle als gelesen markieren“ und lese nur meine 6 Beiträge durch. Das hat das Lesen von Feeds super schnell gemacht.

7 Minuten verlorene Zeit: Das hier ist nur zum Spass, aber wenn ich eine Aufgabe erledigt habe, belohne ich mich selber mit 7 Minuten, wo ich tun kann, was ich will. Das heisst, dass ich eine Humor-Seite oder die Kommentare auf meinem Blog lesen oder Delicious, Digg oder ein Forum durchsehen kann oder was immer ich will. Für genau 7 Minuten. Dann gehe ich zurück an die Arbeit. Das erlaubt mir, ein wenig Spass in meinen Tag einfliessen zu lassen, aber limitiert ihn. Ich stelle einen Timer und es funktioniert.

10 RSS Feeds: Wenn ich davon gesprochen habe, meine RSS Feeds zu reduzieren, hatte ich die Idee von meiner Freundin Ann im Kopf, die nur 10 Feeds abonniert hat und damit meine 16 Feeds (zu der Zeit) geschlagen hat. Ich habe mir gedacht, dass das eine grossartige Idee sei, und jetzt erlaube ich mir auch nur noch 10 Feeds zu abonnieren. Das bedeutet, dass ich die 10 Feeds auswählen musste, die mir die absolute beste Informationen geben.

100 Dinge: Das habe ich bis jetzt noch nicht umgesetzt, aber das war eine der Inspirationen zu diesem Beitrag, deshalb will ich es auflisten. Das möchte ich in naher Zukunft gerne ausprobieren. Ich glaube nicht, dass mir das schwer fällt, da ich bezweifle, dass ich mehr als 100 Dinge besitze. Wie dem auch sei, der Punkt ist der, dass der Blogger Dave Bruno beschlossen hat, sich eine 100-Dinge-Herausforderung [Link funktioniert leider nicht mehr; IB] zu stellen, wo er nur 100 persönliche Dinge behält (ohne Bücher und nicht-persönliche Dinge wie Geschirr, Waschmittel usw.). 100 Dinge sind natürlich eine willkürliche Grenze, aber wie gesagt, das ist die Idee: Sich ein Ziel zu setzen und zu versuchen, sich einzuschränken.

Nochmals: Deine Begrenzungen und die Dinge, die Du begrenzt, hängen sehr von Deiner Situation ab. Ich schlage nicht vor, dass Du meine Liste übernimmst. Aber indem Du Dich auf eine kleine Nummer an Dingen beschränkst, zwingst Du Dich, Dich nur auf die essentiellen Dinge zu fokussieren.

Es wird einen Unterschied machen. Probiere es aus, und lass mich wissen, was Du denkst.

Leo Babauta, übersetzt von Ivan Blatter

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

8 Gedanken zu “Mehr durch weniger (Teil VI): Haiku Produktivität: Die Kunst, sich auf das Wesentliche zu beschränken”

  1. @Stephan: Echt? Empfinde ich nicht so. Ich denke, dass er einfach seine grössten Zeitfresser identifiziert und dann minimiert hat. Es sind zwar recht sportliche Ziele, die er da hat, aber das Vorgehen finde ich gut. Ganz konsequent ist er aber nicht. In einem späteren Beitrag hat er einmal geschrieben, dass er immer noch nicht auf den angestrebten 10 RSS-Feeds angekommen ist. :-)

  2. mächtig viel Pareto,GTD, Zen to do
    aber mal daran gedacht wie die jungs das ding in den 60 gern und 70 ger Jahren geschaukelt haben,muss ja ohne das ganze ein wahres Chaos gewesen sein.
    Muust dich mal bei Siemens schlau machen die haben schon seit Jahren Erfahrung mit Projekten jeder Art und Grösse seltsamerweise kennen sie GTD nicht ;-)

  3. @erwin: Naja, jede Zeit hat ihre eigenen Probleme und Lösungen.: Während in den 60er-Jahren im Zeichen des Wirtschaftswachstums und die 70er-Jahre unter dem Motto „Alternative Lebensformen“ standen, waren die Anforderungen an ein Produktivitätssystem ganz andere als heute in der Zeit der neue Unübersichtlichkeit.

    GTD wird übrigens von niemandem – nicht einmal von David Allen, dem „Erfinder“ von GTD – als allein selig machende Methode verkauft.

    Nebenbei: GTD ist keine Projektmanagement-Methode – obwohl dieses Thema auch angeschnitten wird -, sondern eine Art, seine Aufgaben zu verwalten und zu erledigen.

    Ich denke, GTD ist eine Methode neben anderen (wie beispielsweise von Covey oder in Deutschland von Seiwert) und jede/r kann sich genau das aussuchen, was auf seine Bedürfnisse am besten passt. Und das ist doch toll!

    Ivan Blatters letzter Blogbeitrag auf dem eigenen Blog: links und rechts! – 31. Mai 2008

  4. Kernkraftwerk Bau in Deutschland 1972 bis 79
    Intercity strecken Ausbau 1976 bis 1985
    Netzausbau in den neuen Deutschen Bundesländern sowohl Infrastruktur als auch Kommunikation
    welche anderen Anforderungen an ein Produktivität System sind denn da gemeint ?
    Was die neue Übersichtlichkeit angeht so habe ich bei meinen jetzigen Projekten noch nichts davon feststellen können.

    Wie Fredercc Vester feststellte“Das ganze ist das Maß der Dinge“

  5. @erwin: Naja, ständige Verfügbarkeit dank Handy seit den 1990er, Durchbruch des Internets Ende 1990er, praktisch flächendeckender Gebrauch von E-Mail in der Geschäftswelt seit 2000 usw.
    Vor 15 Jahren hatte noch niemand einen Posteingang mit hunderten von Mails, es wurde noch nicht eine Antwort auf eine Mail innert 24 Stunden erwartet usw.

    Das sind doch grosse neue Herausforderungen, zwar nicht in allen Branchen, aber besonders im Dienstleistungssektor ist vieles schneller und internationaler geworden.

  6. wahr gesprochen.
    Wo Ich drauf hinaus will ist: Wenn die Leute in den 70 ger und 80 ger Jahren auch ihren Job gemacht haben dann solte man sich mal fragen wie die ihre damalige effizient erreicht haben.Wie haben die damals z.b. ein Großprojekt organisiert?
    Meiner Meinung nach wird in der heutigen Zeit das Rad wiedererfunden und teuer verkauft ;-)

    Kleiner Denkanstoß Heinz Grothe Kybernetische Lenkung auf Baustellen Verlag Patzer
    Frederic Vester Ganzheitliche Kommunikation dito.
    beide ca.1985 verlegt worden

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