Prioritäten setzen: Was bringt dich deinen Zielen näher?

Prioritäten setzen ist eine der drei Kernkompetenzen, wenn es um das persönliche Zeitmanagement geht: Übersicht, Fokus und Prioritäten - das ist die wichtigste Trilogie im Zeitmanagement. In diesem Artikel erkläre ich dir genau, wie das mit den Prioritäten funktioniert und ich zeige dir eine ganze Reihe an Methoden, wie du deine Prioritäten besser setzen kannst.

Doch bevor wir in dieses doch recht komplexe Thema eintauchen, will ich mit dir eine kleine Übung durchführen:

Stell dir mal vor, du bekommst morgen früh EUR 86’400,– auf dein Konto überwiesen und zwar steuerfrei, einfach so. Du kannst mit diesem Geld alles machen, was du willst, mit zwei kleinen Einschränkungen – du kannst es nicht sparen und nicht auf ein anderes Konto überweisen. Das Geld steht dir genau 24 Stunden lang zum Ausgeben zur Verfügung. Um Mitternacht ist das, was übrig geblieben ist, dann weg. Doch am anderen Tag hast du exakt den gleichen Betrag wieder zur Verfügung, mit denselben Einschränkungen.

Was würdest du tun? Wofür würdest du das Geld verwenden? Wie würdest du es einsetzen?

Genau ein solches Konto hast du tatsächlich! Nur befinden sich darauf nicht Euro, sondern Sekunden. Du hast jeden Tag exakt 86’400 Sekunden zur Verfügung, die du nutzen kannst. Du kannst nichts sparen, nichts verschieben, aber jeden Morgen ist dein Sekundenkonto wieder prall gefüllt.

Was machst du damit? Was stellst du mit diesen Sekunden an?

Wenn es Euros sind: Würdest du dir jeden Tag alles Erdenkliche damit kaufen, damit du möglichst viel von diesem Guthaben hast, weil es ja sonst verfällt, egal ob es Sinn macht und du die Dinge wirklich brauchst? Oder würdest du dir genau überlegen, was du wirklich möchtest, was dir Freude bereitet und Nutzen bietet und das Geld dann gezielt einsetzen?

Vielleicht würdest du deiner Familie oder deinen Freunden etwas Schönes kaufen. Oder du würdest einen großen Teil davon spenden.

Bei der Zeit ist das nämlich ganz ähnlich. Du kannst sie für ganz vieles nutzen.​

Du kannst ganz viel machen, ohne großen und wirklichen Mehrwert für dich, oder du kannst dir zuerst überlegen, was genau du möchtest und was dich weiterbringt und die Zeit dann gezielt dafür einsetzen.

Und schon sind wir mitten im Thema.

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Weniger Busy-ness - mehr Business

Wir verschwenden 30% (!) unserer Arbeitszeit, weil wir als Führungskräfte gleich dreifach überlastet sind.

Was das ist und was du dagegen tun kannst, erfährst du in meiner Online-Keynote exklusiv für FührungskräfteHast du also Mitarbeiter zu führen, kann ich dir zeigen...

  • weshalb wir 30% unserer Arbeitszeit verschwenden;
  • weshalb wir Wissensarbeiter gar nicht zu dem kommen, was wir gut können;
  • wie wir uns ständig überfordern lassen;
  • welche 5 Tipps dir gegen die dreifache Überlastung helfen;
  • ..und vieles mehr!

Was bedeutet “Prioritäten setzen”?

Priorität kommt vom lateinischen “prior”, was “der Vordere” heißt. Gemäß Wikipedia bezeichnet “Priorität” im Allgemeinen den Vorrang einer Sache. Dabei kann der Rang sich aus der zeitlichen Reihenfolge von Ereignissen ergeben (Dringlichkeit) oder umgekehrt eine Reihenfolge aufgrund einer Bewertung (Priorisierung) festgelegt werden.

Soweit so klar, doch darin steckt schon ein ganz wichtiger Punkt: 

  • Die Dringlichkeit ergibt sich aus dem Zeitfaktor, auf den wir in der Regel keinen großen Einfluss haben.
  • Die Bewertung hingegen liegt in unseren Händen. 

Ich stelle das an dieser Stelle einfach mal so in den Raum, möchte aber später nochmals darauf eingehen.

Prioritäten zu setzen bedeutet, momentane Entscheidungen zu treffen – für etwas und gegen etwas anderes – und mit den Konsequenzen, die daraus folgen, zu leben.

Diese Entscheidungen zu treffen, ist notwendig, um überhaupt organisiert arbeiten zu können. Entscheidungen zu treffen, kostet aber immer auch Ressourcen. 

Je nach Komplexität der Sachlage, Tragweite und Menge an Entscheidungen werden wir dann schnell einmal entscheidungsmüde, denn jede Entscheidung verbraucht ein Stück unserer Willenskraft.

Die Willenskraft brauchen wir bei allem, was wir bewusst tun, um unsere Ziele oder die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

Ziele spielen hier eine ganz große Rolle. Sie zeigen uns, in welche Richtung wir gehen müssen, und sind richtunggebend bei der Bewertung unserer Handlungsschritte. Nur wenn wir Ziele haben und diese nicht aus den Augen verlieren, sind wir in der Lage, die Prioritäten richtig zu setzen.

Wir müssen uns überlegen,

  • was wir erreichen wollen, und
  • welches unsere drei wichtigsten Aufgabenbereiche sind.

Kennen wir nämlich weder unsere Ziele noch unsere drei wichtigsten Aufgabenbereiche (sei es im Business oder allgemein im Leben), haben wir die Fäden nicht mehr in der Hand. Wir können dann zwar Entscheidungen treffen, aber sie entfalten kaum eine große Wirkung und bringen uns nicht wirklich weiter.

Somit sind also Ziele im Leben, und dazu gehört ja auch der Arbeitsalltag, absolut entscheidend.

Wir können unser Schiff nur dann richtig steuern, wenn wir wissen, was wir wollen und wohin wir wollen. Dann kommen wir von A nach B und zwar auf dem besten Weg. Das ist vielleicht der kürzeste oder der, mit den wenigsten Hindernissen.

Wissen wir nicht, wohin wir wollen und was das überhaupt soll, dann hocken wir mitten im Ozean auf unserem Schiff und schippern mal ein bisschen in diese Richtung, mal ein bisschen in jene und Wind und Wellengang tragen das ihrige dazu bei.

Wirklich voran kommen wir so nicht, geschweige denn an ein Ziel – das wir ja gar nicht haben.

Warum tun wir uns so schwer mit Prioritäten setzen?

Wir tun uns schwer, weil wir oft Mühe haben, den Unterschied zwischen “wichtig” und “dringend” zu erkennen. 

Wichtige Aufgaben sind zukunftsorientiert. Mit der Erledigung dieser Aufgaben nähern wir uns unseren Zielen. 

Wir sind frei, selbstbestimmt und können agieren.

Ist eine Aufgabe hingegen dringend, weil der Termin zur Erledigung direkt bevorsteht, haben wir keinen Handlungsspielraum mehr. 

Dann können wir nur noch reagieren. Wir sind in dieser Situation unfrei und fremdbestimmt.

Wir neigen dazu, Dringendes als wichtig einzustufen. Das stimmt in einigen Situationen natürlich.

Ist z.B. ein grober Fehler passiert, ein Schaden eingetreten, dann ist das ein dringendes Problem und so wichtig, dass wir uns umgehend darum kümmern müssen. 

Aber unser Alltag besteht nicht nur aus Feuerwehreinsätzen.

Häufig deklarieren wir alltägliche Routineaufgaben wie Briefe und Mails schreiben, Telefonanrufe usw. zu dringenden und wichtigen Aufgaben, doch dabei erliegen wir einer Täuschung.

Natürlich sind diese zeitnah zu erledigen und auch irgendwie wichtig, da sie für den Geschäftsgang notwendig sind. Sie sind aber nicht so wichtig, dass wir alles stehen und liegen lassen müssten, nur um eben diesen Brief, diese Mail zu schreiben.​

Hier haben wir Planungsspielraum und müssen uns nicht durch jede Intervention ablenken lassen. Tun wir das nicht, sind wir wie ein Ball im Flipperautomaten, der von einer Aktion zur nächsten gespickt wird, ausgeliefert und fremdbestimmt.

Ohne Prioritäten zu setzen, fühlen wir uns oft wie ein Ball im Flipperautomaten

© Depositphotos.com / pelucco

Wir tun uns auch schwer mit Prioritäten, weil wir oft Mühe haben, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden.

Wir leben heute in einer Multioptions-Gesellschaft, wir sind es gewohnt, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun und dann werden wir auch noch tagtäglich von Informationen überflutet. Der sogenannte Triple Overload ist heute ein großes Problem. Da sind eben die vielen Informationen, die auf uns einprasseln, die vielen verschiedenen Kommunikationswege, die wir bedienen und auf denen wir bedient werden und die ständigen Unterbrechungen. 

Wenn du mehr über den Triple Overload erfahren möchtest und was du dagegen tun kannst, dann empfehle ich dir meine kostenlose Online-Keynote exklusiv für Führungskräfte "Weniger Busy-ness - mehr Business".

Da ist es doch wirklich nicht verwunderlich, wenn wir vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sehen und nicht mehr fähig sind, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden, sondern uns im ganzen Wirrwarr verzetteln.

Was du gegen diese Verzettelungsgefahr tun kannst, habe ich hier beschrieben.

Wir kommen heute nicht umhin, unseren Alltag in gewissen Bereichen zu “downshiften”, wenn wir wieder zufriedener und glücklicher sein wollen. 

Minimalismus ist mehr als ein Hype. Das viel gepriesene “Weniger ist mehr” macht durchaus Sinn und ist ein Gegenentwurf zur Reizüberflutung, der wir täglich ausgesetzt sind.

Eine von Coca-Cola in Auftrag gegebene Studie hat ergeben, dass die Herausforderungen unserer modernen Gesellschaft die Lebensfreude der Deutschen beeinflussen – und bestimmt nicht nur der Deutschen.

Prioritäten setzen zu können, ist dabei ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung, um wieder selbstbestimmter und zufriedener zu werden. So einfach – und auch so schwierig.

Denn um die richtigen Prioritäten zu setzen, sollte man wissen, wo es hin geht, man sollte seine Ziele kennen und im besten Fall eine Vision für sein Leben entwickeln.

Hast du häufig das Gefühl, alles sei wichtig? Selbst wenn du grundsätzlich Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden kannst, ist es möglich, dass du sehr viele Aufgaben hast, die irgendwie alle wichtig sind.

Was dann? Wie kannst du dann richtig priorisieren? Auch wenn es nicht immer auf der Hand liegt, so gibt es auch unter dem Wichtigen immer noch ein Allerwichtigstes – und das gilt es herauszufinden.

Was kann man beim Priorisieren falsch machen?

Der größte Fehler ist es, überhaupt nicht zu priorisieren!

Klar, Prioritäten zu setzen kostet Zeit und Aufwand, zumindest, wenn man es noch nicht gewohnt ist. Aber diese Investition lohnt sich. Will man ernten, muss man zuerst säen.

Denk deshalb daran:

Priorisieren ist selbst eine Priorität.

Wenn wir keine Ziele haben oder diese zwar haben, sie uns aber nicht immer wieder vor Augen führen, wird es schwierig mit dem Priorisieren. Du kannst dann natürlich einzelnen Aufgaben den Vorrang geben, aber wenn du dein Ziel nicht im Auge behältst, dann wirst du eher nicht das wählen, was dich wirklich dorthin bringt.

Das ist wie bei einer Wanderung.

  • Wenn du weißt, wohin du gehen willst, dann planst du das so, dass dich schlussendlich jeder Schritt in die Richtung deines Ziels bringt.
  • Wenn aber die Perspektive fehlt, dann wanderst du einfach ziellos umher. Du bist unterwegs, aber du erreichst nichts.

Es kann auch sein, dass wir zwar Prioritäten gesetzt haben, aber sie nicht einhalten, weil wir uns z.B. immer wieder ablenken und unterbrechen lassen. 

Fokus ist unabdingbar, wenn wir wirklich produktiv arbeiten wollen.

Der Mensch neigt zu Selbstbetrug. Wir reden uns manchmal Dinge schön, suchen und finden Erklärungen für alles Mögliche, nur um den Weg des geringsten Widerstands zu gehen. Das machen wir alle. So kann es aber auch sein, dass wir uns selbst beeinflussen und die Prioritäten nur auf die leichten Aufgaben legen und die größeren Brocken aufschieben.

Oder wir schieben gar das Priorisieren auf und geben uns dem Chicken Management hin. Dann picken wir wie Hühner Aufgabenkörner, mal hier, mal dort, und ohne jegliche Struktur. Das Huhn ist am Ende satt und wir haben Aufgaben erledigt, haben gearbeitet.

Aber wo führt uns das hin? Zu unseren Zielen? Eher nicht.

Prioritäten zu setzen, diese ernst zu nehmen und tatsächlich abzuarbeiten, ist gut und richtig – aber wir sollten bei allem Ernst flexibel bleiben.​

Prioritäten müssen agil gehandhabt werden.

Es bringt nichts, etwas stur zu verfolgen, wenn sich während der Bearbeitung die Sachlage verändert hat. Hier braucht es eine gute Mischung aus Dranbleiben und Anpassungsfähigkeit, wenn sich Neuerungen ergeben.

Als letzter Punkt noch dies: Du bist nicht allein. Wenn du deine Prioritäten festlegst, dann überlege dir immer, ob du die richtige Person für diese Aufgabe bist und diese in dein Kerngebiet gehört.​

Oft überfordern wir uns, weil wir denken, alles allein schaffen zu müssen. Kein Wunder haben wir dann das Gefühl, alles sei wichtig und habe erste Priorität, sei aber doch gar nicht alles machbar. Damit torpedieren wir uns selbst und legen uns Steine in den Weg.

Wir sollten lernen, Dinge auch delegieren zu können, wenn jemand anderer für diese Aufgabe besser geeignet ist oder wir unser Augenmerk auf Aufgaben richten müssen, die wirklich durch uns erledigt werden müssen, weil sie eben in unser Kerngebiet gehören und zur Zielerreichung führen.

A propos: In meinem zweiten Podcast, dem Team Performance Podcast, geht es genau um dieses Thema: Wie kann ein Team als Ganzes seine Produktivität erhöhen. Hör mal rein und abonniere den Team Performance Podcast. Es lohnt sich!

Dazu gehört auch zu lernen, “Nein” zu sagen, wenn etwas mit unseren Prioritäten nicht vereinbar ist und nicht zwingend von uns und sofort getan werden muss. Wenn wir lernen, auch mal “Nein” zu sagen, haben wir es auch bei der Priorisierung leichter.

Ich habe ja schon zu Beginn erwähnt, dass Prioritäten setzen immer eine Entscheidung für das eine und gegen das andere ist, ein “Ja” zu diesem und ein “Nein” zum anderen.

Welche Vorteile hast du von Prioritäten?

Nun kennen wir also eine Vielzahl von Fallen, in die man beim Priorisieren tappen kann, und wir haben gesehen, dass Prioritäten richtig zu setzen kein Kinderspiel ist.

Es ist also höchste Zeit, dass wir uns nun den positiven Aspekten widmen, denn schließlich will ich dir die Priorisierung ja schmackhaft machen und dich nicht davon abschrecken.

Ich möchte das hier gleich auf den Punkt bringen:

  • Prioritäten erleichtern die Organisation. Prioritäten zu setzen ist eigentlich der Kern der Arbeitsorganisation. Das simpelste Mittel, seine Arbeit zu organisieren ist eine To-do-Liste. Eine solche Liste macht aber nur dann Sinn, wenn du diese Liste strukturierst und für dich entscheidest, wo du beginnst. Du legst eine Reihenfolge fest und damit gibst du einzelnen Aufgaben den Vorrang vor anderen. Du priorisierst im Rahmen der Tagesplanung. Aus deiner To-do-Liste wird so eine Prioritätenliste.
  • Prioritäten schaffen Ordnung. Indem du deine Aufgaben strukturierst und auf deine zu erreichenden Ziele hin ausrichtest, verschaffst du dir Klarheit über den Weg dorthin. Die Prioritäten sind ein Kompass, der dich von Wegstück zu Wegstück bringt und schlussendlich zu deinem Ziel.
  • Prioritäten sparen Zeit, Energie und verhindern Stress. Weil sie dir helfen, deine Arbeit zu organisieren und dir Klarheit verschaffen, verhinderst du unnötige Umwege, die Zeit- und Energieverschwendung bedeuten würden. Bist du gut organisiert, hast du mehr Spielraum und weniger Druck. Du kannst agieren, statt nur noch zu reagieren. Damit arbeitest du viel stressfreier.

Das alles sind doch triftige Gründe, Prioritäten zu setzen, und zwar richtig. Nicht wahr?

Weniger Busy-ness - mehr Business

Wir verschwenden 30% (!) unserer Arbeitszeit, weil wir als Führungskräfte gleich dreifach überlastet sind.

Was das ist und was du dagegen tun kannst, erfährst du in meiner Online-Keynote exklusiv für FührungskräfteHast du also Mitarbeiter zu führen, kann ich dir zeigen...

  • weshalb wir 30% unserer Arbeitszeit verschwenden;
  • weshalb wir Wissensarbeiter gar nicht zu dem kommen, was wir gut können;
  • wie wir uns ständig überfordern lassen;
  • welche 5 Tipps dir gegen die dreifache Überlastung helfen;
  • ..und vieles mehr!

Verschiedene Arten, Prioritäten zu setzen

Jetzt aber "Butter bei die Fische": Wie setzt du nun am besten deine Prioritäten? Oder: Wie priorisierst du richtig? Welches ist die beste Methode zur Priorisierung? Hier zeige ich dir eine ganze Reihe an Methoden, Prioritäten zu setzen.

ABC-Methode

2009 habe ich einen Blogartikel geschrieben mit dem aufmüpfigen Titel “Über den Unsinn von Prioritäten als Hilfsmittel zur Arbeitsorganisation”. Ja, was denn nun? Soll man? Soll man nicht? Bin ich widersprüchlich?

Nein, alles halb so wild. Wie du im obigen Artikel lesen kannst, ging es mir darum aufzuzeigen, dass die oft angeführte Methode, Prioritäten nach der ABC-Einteilung zu setzen, in der heutigen Zeit keinen großen Sinn mehr macht.

Wir leben heute in einem sich dauernd verändernden Umfeld. Wir werden unterbrochen, es betritt ständig etwas unsere Welt, auf den verschiedensten Kanälen. Schauen wir unsere Aufgaben isoliert an und setzen die Prioritäten, indem wir einfach diese Aufgaben untereinander und gegeneinander abwägen, kommen wir kaum vom Fleck, weil ja immer neue Aufgaben auf unsere Liste dazukommen.

Die ABC-Methode macht höchstens noch im ganz kleinen Rahmen Sinn, nämlich dann, wenn wir ein abgeschlossenes System haben.

Sagen wir, wir haben fünf Aufgaben an einem Tag und legen dann die Reihenfolge fest, in der wir diese fünf Aufgaben angehen wollen.​

In der Praxis, im Alltagsbusiness werden wir aber kaum je ein solch abgeschlossenes System vorfinden, weil immer etwas Neues an uns herangetragen wird, das wir unterbringen müssen.​

Somit ist diese Methode zur Priorisierung im Business eigentlich vernachlässigbar. Es gibt weitaus bessere Methoden.

Erweiterte ABC-Methode

Die Buchautoren Timo Hinrichsen und Boris Palluch (Affiliate-Link) empfehlen beim Priorisieren eine erweiterte ABC-Methode. Sie nehmen hier noch die Zielsetzung als weitere Komponente hinzu. So fragen sie sich bei jeder Aufgabe, ob sie den eigenen Zielen dient. Je nach Antwort bekommt die Aufgabe eine höhere Priorität oder eben eine niedrigere.

Nach ihrem Modell gibt es Aufgaben, die

  1. völlig irrelevant sind oder die sich nach einiger Zeit von selbst erledigen;
  2. zwar wichtig sind, aber nicht direkt zur Zielerreichung beitragen (Zuarbeit für einen Kollegen, formelle Arbeiten, die halt sein müssen);
  3. zur Zielerreichung beitragen.

Nun nimmt man alle Aufgaben und ordnet sie in diese drei Kategorien ein. Danach müssen die Aufgaben noch bewertet werden und zwar nach folgendem System:

  • Bei Kategorie 1 unterscheidet man nach persönlichen Vorlieben (Skala von 1 = mache ich gerne, 5 = mache ich ungern).
  • Bei Kategorie 2 definiert man die Abhängigkeit anderer von der Erledigung dieser Aufgaben (Skala 1 = sehr abhängig, 5 = gar nicht abhängig).
  • Bei Kategorie 3 ist zu überlegen, ob die jeweilige Aufgabe stark (1) oder nur schwach (5) zur Zielerreichung beiträgt.

Dieses Modell ist natürlich sehr strukturiert und vielleicht auch etwas formalistisch. Doch es hat den Vorteil, dass eben die so wichtigen Ziele beim Priorisieren eine große Rolle spielen, ohne all die anderen Aufgaben aus Kategorie 1 und 2 zu vernachlässigen.

Ziele als Basis jeder Priorisierung

Wollen wir heute Prioritäten setzen, die uns auch wirklich weiterbringen, kommen wir nicht umhin, das große Ganze zu sehen und da spielen unsere Ziele eben eine wichtige Rolle.

Nur im Hinblick auf das, was wir schlussendlich erreichen wollen, macht es Sinn, unsere Aufgaben zu priorisieren. Dann nämlich fragen wir uns “Was bringt mich meinem Ziel näher?” und wählen dann genau die nächsten Arbeitsschritte, die diese Frage beantworten.

Das bedingt, dass wir uns zuerst unserer Ziele bewusst werden. Wie wir da vorgehen können, habe ich im Artikel “Setz dir Ziele und erschaff dir so das Leben deiner Träume – aber richtig” beschrieben.

Sich Ziele zu setzen, vielleicht sogar eine Vision zu haben, lohnt sich auf jeden Fall und zwar in allen Lebensbereichen. Kennst du deine Ziele, wird dir auch die Arbeitsorganisation leichter fallen.

Die Arbeit muss immer noch getan werden, aber du triffst bessere Entscheidungen und hast mehr Klarheit darüber, wann und warum du etwas tust. Deine Ziele zeigen dir, wo du deine Prioritäten setzen solltest. Sie sind eine Art Leitplanke.

Ich persönlich halte die Ziele für das wichtigste und mächtigste Instrument, um richtig priorisieren zu können. Alle Methoden zur Priorisierung sollten sich meines Erachtens nach den Zielen richten und darauf aufbauen. Nur so kommen wir dorthin, wo wir hin wollen.

Die Eisenhower-Matrix

Zu Beginn des Artikels habe ich die Wikipedia-Definition zu “Priorität” zitiert. Dort heißt es, dass sich der Rang einer Sache aus der zeitlichen Reihenfolge von Ereignissen ergibt (Dringlichkeit) oder umgekehrt eine Reihenfolge aufgrund einer Bewertung (Priorisierung) festgelegt wird.

Die Dringlichkeit ergibt sich also aus dem Zeitfaktor. Auf diesen haben wir in der Regel keinen großen Einfluss. Die Bewertung aber liegt in unseren Händen. Wir entscheiden, was wichtig ist – auch im Hinblick auf unsere Ziele.

Bei praktisch allen Anleitungen zum Setzen von Prioritäten wird die Eisenhower-Matrix vorgestellt. Diese unterscheidet nach “dringend-nicht dringend” und “wichtig-nicht wichtig”. Alle Aufgaben lassen sich in eines der vier Felder einordnen, die sich ergeben, wenn man sich das aufzeichnet, und das sieht dann so aus:

  • Ist eine Aufgabe weder wichtig, noch dringend, sollte sie weggelassen werden.
  • Ist eine Aufgabe nicht wichtig, aber dringend, dann sollte sie eliminiert, automatisiert oder delegiert werden.
  • Ist eine Aufgabe wichtig, aber nicht dringend, dann muss sie unbedingt eingeplant werden, damit sie nicht im Alltagslärm untergeht.
  • Ist eine Aufgabe wichtig und dringend, dann muss sie so bald wie möglich erledigt werden.
Eisenhower-Matrix

Wir können dieses Schema beeinflussen, indem wir darauf achten, dass wir uns frühzeitig um wichtige Aufgaben kümmern, die (noch) nicht dringend sind, damit sie nicht zu Feuerwehrübungen, also nicht zu wichtigen und dringenden Aufgaben werden. Hier muss unsere Planung greifen.

Ich halte die Eisenhower-Matrix für ein gutes Grundschema, wenn es darum geht, seine Einstellungen und Grundsätze zu reflektieren. Sie hilft dabei, sich Klarheit über die Einstellung gegenüber der Arbeit zu verschaffen und bei der Beurteilung des Stellenwertes der Arbeit. Insofern ist sie ein eher abstraktes Hilfsmittel zur Priorisierung.

One-Minute-To-do-List

Die One-Minute-To-do-List von Michael Linenberger hilft dir, die Übersicht über deine Aufgaben zu bewahren und deine Zeit grob zu planen. Sie ist ideal, weil sie flexibel ist und damit der heutzutage vorausgesetzten Agilität Rechnung trägt.

Die One-Minute-To-do-List ist eine Kanban-Methode mit folgenden Spalten:

1. Spalte:
Critical Now
(oder „Heute“): 
Hier stehen die Aufgaben, die du um jeden Preis heute erledigen musst – selbst wenn du bis um 22 Uhr im Büro bleiben musst.

2. Spalte:
Opportunity Now
(oder „Demnächst“):
Hier kommen die Aufgaben hin, die du in den nächsten 7-10 Tagen erledigen musst oder möchtest. In dieser Spalte dürfen höchstens 20 Aufgaben stehen.

3. Spalte:
Over the Horizon
(oder „Später“):
Alle anderen Aufgaben landen hier.

Das ist das Grundgerüst der Methode. Mehr ins Detail gehe ich in meinem Artikel über die Tagesplanung.

Mit der One-Minute-To-do-List hast du den perfekten Überblick über deine Aufgaben und gleichzeitig eine schlichte Form der Planung. Da du ja entscheiden musst, was in welche Spalte gehört, ist es gleichzeitig eine Methode zur Priorisierung.

Aber auch hier solltest du das große Ganze nicht aus den Augen verlieren. Die Entscheidung, in welche Spalte eine Aufgabe gehört, hängt auch hier schlussendlich eng mit deinen Zielen zusammen.

10-10-10

Prioritäten setzen bedeutet ja, sich für etwas und gegen anderes zu entscheiden. Oft tun wir uns schwer mit dem Priorisieren, weil wir Mühe haben, Entscheidungen zu treffen. Entweder wollen wir alles, was einfach nicht immer möglich ist, oder wir sind unsicher, ob wir uns für das Richtige entscheiden. Beides blockiert uns.

Suzy Welch (die Frau des Managers Jack Welch) hat eine einfache und sehr praktische Formel entwickelt, die 10-10-10-Methode, die sie in diesem Buch (Affiliate-Link) beschrieb.

Willst du eine Entscheidung treffen, dann stell dir drei Fragen:

Was sind die Konsequenzen meiner Entscheidung

  • in 10 Minuten?
  • in 10 Monaten?
  • in 10 Jahren?

Wenn wir eine Entscheidung treffen müssen, stecken wir ja mittendrin und die Pro- und Contra-Punkte fliegen uns manchmal nur so um die Ohren.

"Mach das! Das ist richtig."
"Warte, hast du das berücksichtigt? Bist du sicher?"
"Was ist, wenn..."

Verschiedene Stimmen in uns drin lassen uns hin und her wanken, machen uns unsicher und blockieren uns.

Da hilft es dann, mal einen Schritt zur Seite zu machen und die Situation und die Entscheidung von außen zu betrachten.

Genau hier setzt Welchs Methode an. Mit mehr Distanz kannst du deine Entscheidung objektiver betrachten und beurteilen.

Das funktioniert auch bei deinen Aufgaben. Wenn du unsicher bist, wie du sie priorisieren sollst, dann frag dich, welche Aufgaben eine große und positive Auswirkung in 10 Minuten, 10 Monaten und 10 Jahren haben.

10 Jahre klingt vielleicht übertrieben und dieser Zeithorizont spielt bestimmt nicht bei allen Aufgaben eine Rolle, aber wenn du langfristige Ziele oder gar eine Vision hast, ist auch die Frage nach diesen 10 Jahren bestimmt nicht verkehrt.

Natürlich kannst du dich auch gegen eine Aufgabe oder Aktivität entscheiden, weil sie dir vielleicht in 10 Minuten etwas bringt, aber danach die Wirkung verpufft ist (z.B. 10 Minuten Spass beim ziellosen Internet-Surfen).

Die 10-10-10-Methode eignet sich vor allem dafür, Entscheidungen leichter zu treffen, denn sie bietet dir Kriterien, um die Konsequenzen einer Entscheidung abzuschätzen und abzuwägen. Du kannst sie ebenso gut zur Beurteilung von Aufgaben einsetzen. Hast du Mühe, Prioritäten zu setzen, dann versuch es doch mal damit.

Not-to-do-Liste

Bleiben wir bei den Entscheidungen.

Wir sollten wissen, was wir tun wollen. Genauso wichtig ist es aber, sich darüber bewusst zu werden, was wir nicht (mehr) tun wollen. Denn genau diese Dinge sind Hindernisse auf unserem Weg zu produktivem Arbeiten und Erfolg.

Verschaffen wir uns Klarheit über diese Dinge und Situationen, entscheiden wir uns bewusst gegen sie, räumen wir uns diese Hindernisse aus dem Weg.

Deshalb ist es gut, nicht nur eine To-do-Liste zu führen, sondern eben auch eine Not-to-do-Liste.

Auf eine solche gehören alle Dinge, seien es Aufgaben, Situationen oder Gewohnheiten, die du nicht mehr tun willst, weil sie dich von deinen Zielen ablenken. Sie hilft dir auch dabei, herauszufinden, was du delegieren oder outsourcen könntest.

Indem du dir bewusst machst, was nicht mehr Teil deines (Arbeits-)Alltags sein soll, nimmst du automatisch eine Priorisierung zugunsten der anderen Dinge vor.

High Value Activities und Pareto

Das Pareto- oder 80/20-Prinzip besagt, dass du mit 20 Prozent des Aufwandes 80 Prozent des Ergebnisses erreichen kannst. Um die fehlenden 20 Prozent des Ergebnisses zu erreichen, brauchst du wiederum 80 Prozent des Aufwandes.

Pareto-Prinzip

Zugegeben, es ist nicht immer ganz einfach herauszufinden, wo der 20 Prozent-Einsatz liegen muss, damit du damit 80 Prozent an Ergebnis erreichst – sich die Frage danach zu stellen, lohnt sich aber auf jeden Fall. Denn genau dort sollten deine Prioritäten liegen.

Es geht also darum, sich jeweils zu fragen, welche Aktivitäten die höchste Hebelwirkung haben. Wie kannst du mit wenig Aufwand das größt- und bestmögliche Resultat erreichen? Das sind dann deine High Value Activities.

Stell dir das als Pyramide vor:

  • Auf der untersten, breitesten Ebene sind Aufgaben, die absolut keinen Wert haben oder bringen (z.B. Zeitfresser, Fluchtaktivitäten, etc.).
  • Auf der nächsten, schon etwas schmaleren Stufe sind Aktivitäten, die haben oder bringen einen sehr geringen Wert (z.B. häufig ebenfalls Zeitfresser, viele E-Mails, die Steuererklärung etc.).
  • Auf der nächsten, noch etwas schmaleren Ebene kommen dann die Aktivitäten, die kurz- bis mittelfristig einen hohen Wert haben oder bringen (z.B. Marketing-Aktionen, Pflege des Netzwerkes, gute Pausen, etc.).
  • An der Spitze der Pyramide stehen schließlich die wenigen Aktivitäten, die mittel- bis langfristig einen hohen bis sehr hohen Wert haben oder bringen. Das sind dann eben High Value Activities, die dich und/oder dein Business langfristig vorwärts bringen (z.B. Erstellung eines Produktes, Buch schreiben, etc.).
High Value Activites


Mit dieser Pyramide hast du einen Maßstab für dein Handeln. Wenn du dich fragst, wie hoch der Wert, den eine Tätigkeit deinem Business bringt, ist, dann weißt du, wo du deine Prioritäten setzen musst.

Fazit: Welches ist denn nun die richtige Methode zur Priorisierung?

Wir haben gesehen, dass es wirklich nicht ganz einfach ist, Prioritäten zu setzen und dies richtig zu tun.

Wir haben in der Regel viel, sogar zu viel um die Ohren und da stürzen wir uns häufig einfach mitten in die Arbeit, weil wir unbedingt vorwärts kommen wollen. Der Gedanke, die Haufen zuerst ordnen zu müssen und kostbare Zeit dafür zu investieren, ist abschreckend.

Ich kann das voll und ganz verstehen. Leider vergeuden wir mit diesem “Augen zu und durch” aber gerade unnötig Zeit und ganz viel Energie.​

Unter dem Strich ist es nämlich viel effizienter und nervenschonender, einen Schritt zurück zu treten, die Aufgaben zu evaluieren und dann erst zu handeln. Und je klarer uns unsere Ziele sind, umso leichter fällt uns dieser Teil.

Welches ist denn nun die richtige Methode, um Prioritäten zu setzen? Diese Frage kann ich dir leider nicht beantworten...

Genauso wie es keine Zeitmanagement-Methode gibt, die für alle passt, gibt es auch hier nicht die eine richtige Methode zur Priorisierung. Geh die Möglichkeiten durch und schau, was dich anspricht und was schlussendlich für dich funktioniert. Auch das eine Investition, die sich unter dem Strich bezahlt macht.

Eines haben alle diese Methoden zur Priorisierung gemeinsam: Sie lassen dich über den Tellerrand hinaus schauen. Denn nur mit Sicht auf das große Ganze machen Prioritäten wirklich Sinn und entfalten eine Wirkung – immer im Hinblick auf das, was du erreichen willst, auf deine Ziele.

Weniger Busy-ness - mehr Business

Wir verschwenden 30% (!) unserer Arbeitszeit, weil wir als Führungskräfte gleich dreifach überlastet sind.

Was das ist und was du dagegen tun kannst, erfährst du in meiner Online-Keynote exklusiv für FührungskräfteHast du also Mitarbeiter zu führen, kann ich dir zeigen...

  • weshalb wir 30% unserer Arbeitszeit verschwenden;
  • weshalb wir Wissensarbeiter gar nicht zu dem kommen, was wir gut können;
  • wie wir uns ständig überfordern lassen;
  • welche 5 Tipps dir gegen die dreifache Überlastung helfen;
  • ..und vieles mehr!

Kennst du jemanden, der meine Tipps auch brauchen könnte? Dann sprich ruhig darüber. :-) Ich würde mich sehr darüber freuen!

ÜBER IVAN BLATTER

Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.


Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation.


Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen. 


​​So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.