Ohne laserscharfen Fokus und ohne hohe Konzentration wirst du nicht das abrufen können, was wirklich in dir steckt.
Doch Fokus ist nicht einfach nur Fokus im engeren Sinn. Sondern du kannst dich auf viele Arten fokussieren: von klaren Zielen, über „Nein sagen“ bis hin zum Ausschalten von Unterbrechungen. Fokus bzw. fokussiertes Arbeiten ist damit definitiv mehr, als sich zu konzentrieren oder Unterbrechungen zu minimieren.
Fokus hat auch einen Einfluss auf deine Ziele, deine Prioritäten und allgemein deine Übersicht. Dein Energiemanagement wiederum beeinflusst deine Fähigkeit, dich zu fokussieren.
An dieser Stelle geht es mir um die verschiedenen Bereiche, wie man das Thema Fokus behandeln kann.
Dieser Beitrag ist Teil der „Back to the Roots“-Serie. Hier geht es um die grundlegenden Themen im Zeit- und Selbstmanagement und was man dabei beachten sollte. Vieles ist viel einfacher, als wir uns eingestehen. Deshalb lohnt es sich, diese Grundsätze nicht aus den Augen zu verlieren. Zudem zeige ich dir jeweils, wie wir das in unserem kleinen Team handhaben und wie ich diese Grundsätze für mich persönlich umsetze.
Die drei Bereiche beim Fokussieren
1. Unterbrechungen und Ablenkungen
Willst du fokussiert arbeiten, dann solltest du alle Unterbrechungen ausschalten, die weder sinnvoll noch nötig sind. Das leuchtet ein und ist beinahe etwas banal. Aber, Hand aufs Herz, machst du das auch tatsächlich?
Die Angelegenheit ist auch gar nicht so einfach, denn schlussendlich ist es immer eine Abwägung und persönliche Entscheidung, wie sehr du dich auf diese eine Sache konzentrieren willst und wie viel Raum du einer allfälligen Unterbrechung geben willst.
Wenn du z.B. diesen Artikel hier liest: Willst du das zu 100% störungsfrei tun oder wäre es ok, wenn du unterbrochen wirst? Nimmst du eine Unterbrechung einfach in Kauf oder entscheidest du bewusst, dass du dich unterbrechen lässt, weil du die Prioritäten entsprechend gesetzt hast?
Ich finde, Multitasking ist nichts, worauf man per se stolz sein sollte, weil man fähig ist, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun. Aber ich will hier auch nicht Multitasking gegen Singletasking ausspielen. Wir leben nun mal in einer Welt, wo wir auch fähig sein müssen, sehr schnell zwischen verschiedenen Themen und Aufgaben zu wechseln. Wir leben nicht in einer idealen Blase mit idealen Bedingungen.
Vielmehr ist es wichtig, eine gute Mischung zwischen unterbrechungsfreien Zeiten und solchen, an denen wir uns unterbrechen lassen können, zu finden. Nicht bei allem, was wir tun, brauchen wir 100%igen Fokus. Muss dieser jedoch hoch sein, ist es nötig und sinnvoll, die Unterbrechungen auszuschalten. Das sollten wir dann auch tatsächlich tun.
Ich unterscheide bewusst zwischen Unterbrechungen und Ablenkungen. Unterbrechungen sind Störungen von außen (z.B. Kollege kommt ins Büro, das Telefon klingelt etc.). Ablenkungen hingegen sind „hausgemacht“. Sie entstehen in meinem Kopf (z.B. ich bin zwar mitten in einem Bericht, aber vielleicht schaue ich doch mal kurz in der Online-Zeitung nach dem News-Ticker etc.). Ablenkungen sind fies, weil man ihnen gar nicht so einfach einen Riegel vorschieben kann. Da haben wir endlich Zeit für Deep Work und dann geht das Kopfkino los und schon lassen wir uns ablenken…
2. Fokus auf die richtigen Dinge
Mache ich jetzt wirklich das, was Sinn macht und Priorität hat? Fokussiere ich mich auf meine Ziele, auf meine Vision? Das sind die Fragen.
Viele Menschen haben diesen Bereich nicht im Griff. Es gibt zweierlei Gründe. Entweder haben sie gar keine Ziele oder Vision oder sie wissen nicht, was eigentlich Priorität hat in ihrem Leben.
Das kann völlig okay sein. Nicht alle brauchen unbedingt Ziele und eine Vision. Je nachdem, was du arbeitest, kannst du auch ohne Ziele ein glückliches Leben führen. Wenn du z.B. einen Job hast, wo du v.a. auf Zuruf arbeitest, nützen dir Ziele nicht unbedingt viel. Wir sollten uns da also nicht unnötig unter Druck setzen. Wenn du hingegen ein eigenes Business hast, dann hast du bestimmt Ziele und/oder eine Vision, die du nicht aus den Augen verlieren solltest.
Diese und viele weitere spannende Themen sind Teil meines High Level Coachings. Alle Infos dazu findest du hier.
Was bei allen relevant ist, sind die Prioritäten. Diese sollten wir richtig legen können. Wir sollten abschätzen können, was eigentlich wichtig ist. Mehr dazu: Wie entscheidest du, was Priorität hat?
3. Fokus auf die eigenen Möglichkeiten
In diesem Bereich geht es darum, dass ich erkenne, was ich kann und was an Potential in mir steckt. Was kann ich leisten? Wozu bin ich überhaupt fähig?
Was resultiert nun aus diesen drei Bereichen?
Wenn du diese drei Bereiche in Übereinstimmung bringst, dann bist du punkto Fokus auf dem Zenit. Wenn du dich auf das fokussierst,
- was du wirklich gut kannst und was deinem Potential entspricht, und
- was Priorität hat, und
- was deinen Zielen und deiner Vision entspricht, und
- gleichzeitig alle Unterbrechungen und Ablenkungen ausschaltest,
bist du ein Fokus-Meister und nicht mehr zu stoppen.
In meinem Online-Workshop „Arbeite klüger – nicht härter“ richten wir deine individuelle Arbeitsorganisation ein – und selbstverständlich spielt das Thema Fokus auch hier eine Rolle. Das Programm gibt es als Gruppen-Workshop über sechs Wochen verteilt oder intensiv an einem Wochenende – oder auch 1:1 mit mir allein. Alle Infos findest du hier.
Wie machen wir das bei uns im Team?
Wir sind zwar nur ein Zweier-Team, meine Frau Sabine und ich, aber wir haben uns immer mal wieder mit dem Thema befasst, wie wir beide möglichst unterbrechungsfrei arbeiten können.
Als wir 2018 in unsere neue Wohnung umgezogen sind, hatten wir uns für ein „Großraumbüro“ entschieden. Wir hatten ein großes Zimmer mit zwei Arbeitsplätzen eingerichtet und das funktionierte sehr gut. Wir fanden es beide motivierend, zusammen konzentriert in einem Raum zu arbeiten.
Dann kam 2020. Für uns war Homeoffice nichts Neues. Neu war aber, dass ich situationsbedingt plötzlich noch mehr Online-Meetings, Online-Coachings und Gespräche hatte. Es war für meine Frau auf Dauer mühsam, konzentriert zu arbeiten, wenn ich die ganze Zeit am Sprechen war. Deshalb haben wir die Büros schlussendlich physisch getrennt. Jetzt haben wir wieder zwei Einzelbüros und können uns viel besser fokussieren.
Zusätzlich hatten wir von Beginn an die Abmachung, dass wir uns wirklich nur unterbrechen, wenn es nicht anders geht. Das haben wir allerdings nicht genauer spezifiziert und handhaben das nach gesundem Menschenverstand und eigenverantwortlich. Natürlich kommt es vor, dass unsere Einschätzungen punkto Wichtigkeit einer Information nicht immer ganz übereinstimmen, aber in einem so kleinen Team, das überdies noch miteinander verheiratet ist, muss man auch nicht überregulieren.
Eine stille Vereinbarung haben wir jedoch: Wenn wir Kopfhörer tragen, ist das für den anderen das Zeichen, dass wir wirklich nicht gestört werden wollen. Oder wir schließen gleich die Bürotür.
Sabine trägt häufig die Kopfhörer, wenn sie in Ruhe arbeiten will, ohne Musik zu hören. Das reicht häufig schon, weil Umgebungsgeräusche durch die Kopfhörermuschel gedämpft werden. Das funktioniert sogar ohne Noise Cancelling recht gut – mit natürlich noch besser. Und das Signal an mich ist damit auch gesetzt. Das empfehle ich übrigens auch vielen meiner Kunden. Man muss nicht unbedingt Musik hören.
Wie handhabe ich das persönlich?
Ich arbeite gerne längere Zeit am Stück konzentriert an einer Sache. Deshalb habe ich auch standardmäßig die meisten Mitteilungen ausgeschaltet, die mich auf den verschiedenen Kanälen erreichen können – und zwar auf dem Computer, dem Handy und der Apple Watch. Ich habe ganz bewusst gewählt, welche Mitteilungen ich zulassen will. Das sind bei mir z.B. SMS/iMessage oder der Kalender, weil ich da auch nicht gerade überflutet werde.
Mein Mail-Programm halte ich standardmässig ebenfalls geschlossen und schaue aber in regelmäßigen Abständen rein. So lasse ich mich nicht durch jede einzelne E-Mail unterbrechen.
Die Unterbrechungen habe ich auf diese Weise gut im Griff. Weit schwieriger sind die Ablenkungen, vor denen auch ich als Zeitmanagement-Coach nicht gefeit bin. Wir kennen das alle: Man arbeitet an etwas, da fällt einem etwas ein und man ist sofort versucht, diesem Etwas nachzugehen, anstatt bei der eigentlichen Arbeit zu bleiben. Wahrscheinlich ist das in einem gewissen Maß auch normal und in uns allen angelegt.
Ich versuche, solchen Ablenkungen etwas Gegensteuer zu geben, indem ich Dinge, die mir einfallen, aufschreibe, anstatt sie sofort weiterzuverfolgen. Zu einem späteren Zeitpunkt gehe ich diesen Dingen dann nach, falls sie dann immer noch relevant sind. Mit diesem Vorgehen mache ich sehr gute Erfahrungen.
Zudem schaffe ich mir auch immer wieder Zeitfenster, in denen ich Ablenkungen zulasse. Ich gehe dann mal für eine Viertelstunde durch meine Online-Zeitungen, auf Facebook etc. Das mache ich bewusst und das ist völlig okay. Ablenkungen vollends zu unterdrücken, ist meistens kein guter Weg.
Am Computer versuche ich, möglichst fokussiert zu arbeiten. Ich schließe alle Programme, die ich im Moment nicht brauche. Die Fenster der aktuellen Programme ordne ich dann per Knopfdruck sinnvoll an. Damit ist alles schön ordentlich und aufgeräumt und ich kann mich gut auf meine Aufgabe konzentrieren, die ich gerade erledige.
Dann frage ich mich auch regelmäßig – nicht nur im Rahmen der Planung, was mir momentan am Wichtigsten bei der Arbeit und privat ist.
Zum Beispiel gehört im Moment das Blatter’sche Zeit-Fenster zu den Dingen, die mir wichtig sind. Ich habe dazu ein Video gedreht. Da erkläre ich dir meine Philosophie, wo das Zeitmanagement hingehört und wo es irgendwann nicht mehr um Zeitmanagement geht. Ich wende dieses Instrument schon seit einiger Zeit mit Erfolg in meinen Erstgesprächen an, um mit meinem Gesprächspartner zu analysieren, wo er gerade steht und wie er weitergehen kann. Das Instrument will ich nun weiter ausbauen und in mein Business integrieren.
Im Gegenzug frage ich mich immer auch, was mir nicht (mehr) wichtig ist und was ich loswerden will. Ich frage mich jeweils, ob ich das, was ich tue, selber machen muss, ob ich es delegieren/outsourcen, automatisieren oder sogar eliminieren kann. Damit konzentriere ich mich auf die Dinge, die nur ich kann, die ich im Team am besten kann und die tatsächlich meinem Potential entsprechen. Auch das hilft mir, den Fokus aufs Wesentliche zu halten.
Fazit
Wie so oft, geht es auch hier darum, uns bewusst zu überlegen, wie wir unsere Zeit gestalten, wie wir uns so einrichten können, dass wir unseren Fokus hoch halten, und das dann auch bewusst zu trainieren.
Viele Gewohnheiten im Zeitmanagement sind wie Muskeln, die wir trainieren müssen, damit sie kräftiger werden und wir danach von dieser Kraft auch tatsächlich Gebrauch machen können. Nichts anderes gilt beim Fokus. Fokus ist eine Gewohnheit und die müssen wir trainieren.
Willst du tiefer in das Thema Fokus eintauchen, dann empfehle ich dir unbedingt meinen ausführlichen Artikel Konzentriert arbeiten: Sei wie eine Katze – mit Fokus zum Ziel.
