Fokussieren ist eine Schlüsselkompetenz, um überhaupt produktiv arbeiten zu können. Ohne laserscharfen Fokus wirst du nicht das abrufen können, was wirklich in dir steckt.

Hast du schon mal eine Katze vor einem Mauseloch gesehen? Die hockt da geduldig und vor allem hoch-fokussiert, bis die Maus raus kommt. Selbst wenn du versuchst, die Katze anzulocken, wird sie dir höchstens einen verächtlichen Blick zuwerfen, doch meistens schaut sie nicht mal zur Seite.

Wenn es uns gelingt, diesen Grad an Fokus auch bei der Arbeit zu erreichen, dann sind wir nicht mehr zu stoppen!

Fokussieren ist aber mehr als konzentrieren oder alle Unterbrechungen auszuschalten. Natürlich gehört das dazu, doch hinter dem Thema „Fokus“ steht eindeutig mehr.

Ich möchte in diesem Artikel vom Großen zum Kleinen, von deinen Zielen bis hin zu deiner Arbeitsorganisation gehen.

Neu: Der Focus Booster – Mehr Fokus, mehr Zeit!

Der Focus Booster ist ein Selbstlernkurs, der dich an der Hand nimmt und dich zu deinem persönlichen Zeitmanagement führt – und zwar unter dem Gesichtspunkt des Fokus auf die wichtigen Dinge.

Hier gibt’s alle Infos zum Focus Booster…

Fokussiert arbeiten
© Ivan Blatter

Fokus auf deine Ziele: Was willst du eigentlich?

Du kannst dich immer nur auf etwas fokussieren. Im Alltag natürlich auf die aktuelle Aufgabe, doch eigentlich beginnt es schon weit früher.

  • Was hilft es dir, wenn du dich perfekt auf die aktuelle Aufgabe fokussieren kannst, dir diese Aufgabe aber nichts bringt?
  • Was hilft es dir, dich perfekt auf das neueste Tool zu fokussieren, aber deine wichtigen Aufgaben liegen bleiben?

Das ganze Thema „Fokus“ macht nur Sinn, wenn dich dein laserscharfer Fokus auch wirklich zu dem bringt, was du möchtest. So gehört auch deine Antwort auf diese Fragen dazu:

Wie kann ich mich auf meine mittel- bis langfristigen Ziele fokussieren? Wie kann ich mich besser auf die Unternehmensziele fokussieren?

Das sind keine einfachen Fragen. Wir sind so in unserem Alltag verwurzelt, dass wir kaum weiter als ein paar Tage oder Wochen in die Zukunft sehen können.

Als (Solo-)Unternehmer oder Führungskraft ist es aber unsere Aufgabe, auch weiter in die Zukunft denken zu können und jetzt unser Handeln anzupassen. Hier geht es also auch um ein Innehalten und Reflektieren der eigenen Arbeit, also sozusagen um die Meta-Ebene.

Was hat das mit Fokus zu tun? Nun, im Idealfall fokussierst du dich genau jetzt auf eine Aufgabe, die dich zu deinen Zielen bringt.

Produktives Arbeiten als Wanderung

Stell dir vor, du gehst auf eine Wanderung. Du weißt genau, wie weit du wandern kannst, wie schwierig die Wanderung sein wird und was deine Rolle ist. Vielleicht bist du zuständig für den richtigen Weg oder du trägst den gesamten Proviant für dich und deine Gruppe oder deine Familie.

Du planst deine Wanderung vorher und überlegst dir, wo du starten und bis wohin du wandern willst. Diesen Weg zeichnest du in deine Wanderkarte ein – entweder auf einer Karte aus Papier oder in einer App auf deinem Smartphone. Ist die ganze Planung abgeschlossen, gehst du los.

Natürlich ist die Planung etwas ausführlicher, wenn es eine lange, schwere Wanderung wird, als für eine kleine Wanderung am Sonntagnachmittag. Die Vorbereitung ist der Wanderung angepasst.

Gehst du hingegen einfach drauf los, läufst du ziemlich sicher viele Kilometer mehr als mit einem Plan, denn du nimmst einige Umwege, verpasst vielleicht den Bus oder findest kein Restaurant, um einzukehren.

Produktives Arbeiten ist nichts anderes als eine Wanderung. Je größer die Tragweite deines Ziels, desto besser ist es, wenn du den Weg dorthin planst. Arbeitest du einfach drauf los, weil du kein Ziel, geschweige denn einen Plan hast, dann wirst du irgendwo landen. Vermutlich wirst du dann das tun, was andere von dir wollen. Du reagierst, aber agierst kaum.

Bei der Arbeit nennt man dieses Vorgehen Fremdsteuerung. Du lässt dich treiben, du tust das, was andere wollen, landest dann irgendwo, arbeitest vielleicht sehr viel und bist abends erschöpft, hast aber nicht das Gefühl, wirklich etwas bewirkt zu haben. Das ist genau das Gegenteil von fokussiertem Arbeiten!

Kompass und Karte

Ein gutes Zeitmanagement berücksichtigt beides, nämlich den Kompass und die Wanderkarte.

Der Kompass gibt dir die generelle Richtung an:

  • Was will ich mittel- bis langfristig überhaupt erreichen?
  • Wohin will ich in meinem Leben?
  • Was ist mir wichtig?
  • Was ist mein Ziel, was ist meine Vision?

Die Wanderkarte ist dann sozusagen der Plan, der dich zu diesem Ziel oder zu deiner Vision bringt. Das Ziel wird also auf der Wanderkarte herunter gebrochen und konkretisiert.

Denk bei Zielen und Visionen nicht nur an das Zielvereinbarungsgespräch mit deinem Chef oder an die Unternehmensvision, sondern denk auch an das, was dir in deinem Leben wichtig ist.

Das überschreitet natürlich die Grenze deiner Arbeit, doch Hand aufs Herz: Ist es nicht besser, wenn wir Arbeit als integralen und wichtigen Teil unseres Lebens sehen? Schließlich verbringen wir mindestens ein Drittel unseres Tages bei der Arbeit und wenn man alles darum herum noch dazu rechnet (Arbeitsweg, Mittagspause in der Kantine usw.), dann ist es ein noch größerer Anteil. Alles, was deine Arbeit betrifft, hat einen direkten Einfluss auf dein Leben und umgekehrt.

Fokus auf deine Rollen

Die eigenen langfristigen Ziele oder die Lebensvision zu erarbeiten, ist ein Projekt für sich. Das lässt sich nicht so nebenbei herausfinden, sondern benötigt Zeit und eventuell auch Begleitung durch einen Profi. Viel einfacher ist es dagegen mit deinen Rollen.

Du bist ja nicht einfach nur berufstätig und hast ein Privatleben. Sondern du hast verschiedene Rollen, die du ausfüllen willst oder musst – und zwar sowohl in deinem Job als auch in deinem Privatleben. Einige davon hast du freiwillig gewählt, andere wiederum sind dir zugefallen.

Stell dir die Rollen vor wie Hüte, die du je nach Situation trägst. Oder denk an all die Bälle, die du jonglierst und in der Luft halten willst.

Beschäftige dich mit den Bällen, die du in deinem Leben jonglierst. Schreib auf, welche Rollen du ausfüllst. Denk dabei nicht nur an deinen Job, sondern an dein gesamtes Leben. Halte alle schriftlich fest.

Die eigenen Rollen zu klären, ist der erste Schritt. Wenn du an all die unglaublichen Dinge denkst, die du in deinem Leben schon erreicht hast: Weshalb hast du die erreicht?

Ich kann dir sagen weshalb: Du hattest einen wirklich guten Grund dafür. Vielleicht war dir der Grund nicht bewusst oder er lag in der Natur der Dinge.

Verlierst du hingegen den Grund aus den Augen oder ist er dir plötzlich nicht mehr wichtig, dann beginnst du zu zweifeln, zu grübeln, aufzuschieben und dann schließlich aufzugeben.

Eines der besten Mittel, um durchzuhalten – besonders wenn es mal schwierig wird – und um wirklich produktiv zu arbeiten, ist, die eigenen Gründe zu kennen.

Nimm deine wichtigsten Rollen und frage dich: Weshalb ist mir diese Rolle so wichtig? Weshalb tue ich das eigentlich?

Was ist dir wichtig?

Beides, was oben angesprochen ist (Rollen und Gründe), gibt dir schon einen guten Hinweis darauf, was dir wirklich wichtig ist.

Geh jetzt einen Schritt weiter und frag dich direkt: Was ist mir eigentlich wichtig – im Job und im Leben?

Du kennst vielleicht das Zitat, das Mark Twain zugeschrieben wird:

Als sie das Ziel aus den Augen verloren hatten, verdoppelten sie ihre Anstrengungen.

Mark Twain bringt genau auf den Punkt, weshalb es so bedeutsam ist, sich auf das zu konzentrieren, was einem wirklich wichtig ist.

Vielleicht müssen wir nicht unbedingt ein ganz konkretes Ziel haben, doch wir sollten in jedem Fall wissen, was für uns von Bedeutung ist. Verlieren wir das aus den Augen oder können das in unserer aktuellen Situation nicht mehr leben, ist es sehr unwahrscheinlich, dass wir fokussiert und produktiv, geschweige denn zufrieden arbeiten.

Ziele leiten sich im Idealfall genau aus den bisherigen Gedanken ab: aus deinen Rollen, aus deiner Vision, aus dem, was dir wichtig ist.

Am besten notierst du dir deine Ziele separat, z.B. in einer eigenen Datei oder auf ein separates Blatt Papier. So kannst du immer schnell darauf zugreifen.

Fokussieren ist also mehr als Konzentration. Sondern es beginnt weit früher, nämlich bei deinen Zielen und deiner Vision. Nur wenn du weißt, was du willst, kannst du dich auch auf genau die Aufgabe fokussieren, die dich zu deinen Zielen bringt.

Fokus auf deine Leistungsfähigkeit

Lass uns einen Schritt weiter gehen. Nehmen wir an, du weißt jetzt, was du willst. Bevor du dich in die Arbeit stürzt, lohnt es sich, für optimale Rahmenbedingungen zu sorgen. Das beginnt bei deinem Körper bzw. deinem körperlichen Wohlbefinden.

Das körperliche Wohlbefinden ist ein Thema, das im Zusammenhang mit deiner Produktivität und deinem Fokus regelmäßig unterschätzt wird.

Natürlich arbeiten wir vor allem mit unserem Kopf, doch unser körperliches Wohlbefinden hat darauf einen sehr direkten Einfluss – und zwar nicht erst, wenn wir krank sind oder uns kränklich fühlen.

Ich glaube, wir können unsere Produktivität und natürlich auch unseren Fokus massiv erhöhen, wenn wir unseren Körper auch berücksichtigen. Hier sind ein paar Tipps dazu.

Fokussiere dich auf deinen Schlaf

Es ist ganz schlicht und einfach: Über 90% von uns benötigen 7-8 Stunden Schlaf pro Nacht. Nur wenige brauchen weniger oder mehr.

Allerdings können wir uns an ein permanentes Schlafdefizit gewöhnen. Das Schlafdefizit wird zum Normalfall und wir denken, was wir leisten, sei eigentlich schon das Maximum.

Was für ein Trugschluss! Haben wir uns an ein Schlafdefizit gewöhnt, wissen wir gar nicht mehr, wozu wir im Stande wären, wenn wir richtig ausgeschlafen sind!

Bist du dir unsicher, ob du zu wenig schläfst, dann kannst du das ganz einfach überprüfen: Schläfst du nämlich am Wochenende bedeutend länger als unter der Woche (d.h. mehr als 30-45 Minuten), dann hast du unter der Woche ein Schlafdefizit aufgebaut.

Die einfache Lösung: Geh früher ins Bett!

Ja, das ist wirklich so einfach! Bist du nämlich ausgeschlafen, kannst du fokussierter, effizienter und effektiver arbeiten. Du erledigst in weniger Zeit dasselbe Pensum. Du lässt dich auch nicht mehr durch jeden Zeitfresser ablenken und hast auch am Feierabend weniger „tote“ Zeit (wie Zappen oder ziellos im Internet surfen), einfach weil du mehr Power hast.

Richte dir ein kleines Abendritual ein, das dir zeigt, wohin die Reise führt, nämlich ins Bett. Nimm dir mindestens eine Stunde vor dem Schlafen bewusst Zeit, runterzukommen.
  • Meide elektronische Geräte oder – falls das nicht geht oder du das nicht willst – nutze Tools, die den Blaulichtanteil im Bildschirm reduzieren. iOS-Geräte (iPhone/iPad) haben diese Funktion eingebaut, für andere Geräte gibt es bestimmt Apps dafür, falls die das nicht können.
  • Tue während des Abendrituals immer dieselben Dinge, um deinem Körper und Kopf zu signalisieren, dass es langsam ins Bett geht. Vielleicht kannst du dir einen feinen Tee machen oder ein Bad nehmen. Oder vielleicht liest du ein paar Seiten in einem Buch.
  • Achte auch auf eine gute Schlaf-Hygiene: Dein Schlafzimmer sollte nicht zu warm, ruhig und absolut dunkel sein.
  • Verzichte auf schwere Speisen und auf Alkohol. Alkohol hilft zwar beim Einschlafen, aber verkürzt die so wertvolle Tiefschlaf-Phase.

Stärke dich zu Beginn des Tages

Das Gegenstück zum Abendritual ist das Morgenritual. Das ist die perfekte Zeit, dich für deinen Tag zu stärken. Nimm dir dann die Zeit, Dinge zu tun, die dir Power geben. Dafür lohnt es sich, ein wenig früher aufzustehen.

In jedem Fall solltest du das Frühstück nicht auslassen. Ja, ich weiß, das ist teilweise umstritten (Stichwort: intermittierendes Fasten). Die „herrschende Meinung“ von Ernährungsexperten scheint aber nach wie vor zu sein, dass ein gutes, gesundes, nährendes Frühstück ein wichtiger Baustein ist. Es gibt dir Power für den gesamten Tag.

Ich brauche dir nicht zu erklären, was ein gutes Frühstück ist. Das weißt du selbst oder du findest sehr einfach schnelle, gesunde Rezepte im Internet.

Wichtig ist in jedem Fall auch, den Tag mit viel Wasser zu beginnen. Der Körper hat schließlich seit Stunden nichts mehr zu trinken bekommen und ist deshalb leicht dehydriert.

Trink nach dem Aufstehen deshalb am besten mindestens ein großes Glas Wasser.

Sorg für Bewegung

Dass viel Bewegung gut für dich ist, brauche ich hier nicht zu wiederholen.

Doch Bewegung und Sport hat auch einen direkten Einfluss auf deinen Fokus.

Liegst du den ganzen Tag auf deinem bequemen Stuhl wie ein leerer Kartoffelsack, sorgst du sehr erfolgreich dafür, dass du zu wenig tief atmest. Dadurch wird dein Kopf mit zu wenig Sauerstoff versorgt, was zu Unkonzentriertheit, Müdigkeit usw. führt.

Aus diesem Grund arbeite ich häufig an meinem Stehpult. Wenn ich mal sitze, sitze ich auf einem Swopper. Der ist eine Art moderner Gymnastikball und sorgt nicht nur dafür, dass ich gerade sitzen muss, sondern auch dafür, dass mein Körper ständig in Bewegung bleibt. Denn er muss ständig die Balance suchen. Das merkt man nicht bewusst, außer dass das Sitzen dort körperlich müde machen kann. Dann stehe ich wieder auf.

Neben „herkömmlichem“ Sport kannst du natürlich auch Bewegung in deinen Alltag einbauen. Boykottiere Fahrstühle, steig konsequent eine Station früher aus dem Bus, geh so viel wie möglich zu Fuß usw.

Durch diese kleinen Veränderungen gibst du dem Körper schon sehr viel Bewegung, ohne dass es dich viel Zeit kostet.

Setz Kaffee smart ein

Wir rennen zur Kaffeemaschine, wenn wir müde oder unkonzentriert sind. Doch das ist kontraproduktiv.

Kaffee kann nämlich nicht nur zu Unruhe und Schlaflosigkeit führen (deshalb kein Kaffee nach spätestens 16 Uhr!), sondern bewirkt das Gegenteil von dem, was wir wollen (nämlich mehr Power).

Sind wir müde oder unkonzentriert, ist das ein deutliches Zeichen deines Körpers und Kopfes, dass du eine Pause brauchst. Trinken wir aber genau dann Kaffee, entziehen wir dem Körper und dem Kopf diese Erholungszeit, weil wir uns künstlich aufputschen.

Bist du also müde oder unkonzentriert, dann mach eine echte Pause. Trink deinen Kaffee erst, wenn die Lebensgeister wieder zurückkommen. Dann gibt es nämlich einen richtigen Schub und du kommst schneller zu mehr Power.

Neu: Der Focus Booster – Mehr Fokus, mehr Zeit!

Willst du wirklich dein Zeitmanagement verbessern und zwar immer unter dem Gesichtspunkt des Fokus, dann ist der Focus Booster perfekt für dich.

Mit meiner Hilfe entwickelst du dein persönliches Zeitmanagement, das perfekt zu dir passt.

Hier gibt’s alle Infos zum Focus Booster…

Fokus auf deine Hirnleistung

Genau so, wie wir unseren Körper pflegen können, um fokussierter zu arbeiten, können wir auch unseren Kopf trainieren.

Der Fokus im Kopf ist nämlich wie ein Muskel, der natürlich auch trainiert werden kann.

Fokustraining für den Kopf

Es gibt verschiedene Apps, die genau das tun: Sie trainieren deine Konzentration und deinen Fokus.

Eine sehr schöne App dafür ist Peak, die es für iOS und Android gibt. Peak bietet dir eine Reihe von Spielen, die die helfen, deinen Fokus zu trainieren und die auch so richtig Spaß machen.

Während meines Studiums habe ich auch oft vor Lerneinheiten mit drei Bällen jongliert. Das kann man relativ einfach lernen, macht Spaß und hat denselben Effekt: es trainiert deine Konzentration und deinen Fokusmuskel.

Komm in den Flow

Der Flow ist der Zustand, in dem du die Zeit vergisst und in der Arbeit voll aufgehst. Es ist der schmale Grad zwischen Über- und Unterforderung.

Für Flow kann man teilweise sorgen (etwa indem du die späteren Tipps zum Arbeitsplatz und zur Arbeitsorganisation berücksichtigst), hat aber auch viel damit zu tun, ob du Freude an deiner Arbeit hast und darin einen Sinn siehst.

Machst du einen Job, der dich anödet, wirst du auch nicht in den Flow kommen. In dem Fall empfehle ich dir, die Tipps zum Fokus auf deine Ziele weiter oben zu berücksichtigen.

Möchtest du mehr über das Thema Flow wissen, dann empfehle ich dir den Klassiker „Flow: Das Geheimnis des Glücks“ von Mihaly Csikszentmihalyi.

Ohne Pause kein Fokus

Produktives und fokussiertes Arbeiten ist ein Wechsel von Anspannung und Entspannung. Wie Flut und Ebbe.

Ohne Pausen bleibst du weit unter deinen Möglichkeiten. Niemand kann stundenlang ohne echte Pause arbeiten.

Doch was ist eine echte Pause? Eine echte Pause ist alles, was dir Erholung bringt.

Schnell mal zu Facebook oder den E-Mails wechseln ist keine Pause. Sondern aufstehen, dich strecken, zum Fenster hinaus schauen, ein kleines Nickerchen oder einen Spaziergang machen, ein wenig Klavier spielen, auf dem Mini-Trampolin hüpfen, bewusst ein Glas Wasser trinken (ohne etwas anderes zu machen) sind echte Pausen.

Wir Menschen sind auch tagsüber einem gewissen Rhythmus unterworfen. Energie-Hochs und -Tiefs wechseln sich regelmäßig ab. Deshalb brauchen wir alle 60-90 Minuten eine echte Pause.

Die kann durchaus kurz sein (5-10 Minuten), doch spätestens nach 4 Stunden brauchen wir eine längere Pause.

Es ist kein Zufall, dass sich bei uns eine Mittagspause eingebürgert hat oder dass eine Schulstunde 45 Minuten dauert. Sondern das hat etwas mit Pausen zu tun.

Also, kurz und knapp: Mach Pausen.

Fokustraining durch Achtsamkeitstraining

Willst du es wirklich wissen, dann ist Meditation oder Achtsamkeitstraining eine weitere Möglichkeit, wie du deinen Fokus-Muskel stärken kannst.

Vielleicht kannst du dieses Training in dein Morgenritual einbauen. Das gibt dir zusätzlich Power für den ganzen Tag.

Ich weiß, Meditation oder das Thema „Achtsamkeit“ ist nicht jedermanns Sache. Das ist auch völlig in Ordnung. Es ist einfach eine gute Möglichkeit, falls du deinen Fokus in jeder Hinsicht verbessern möchtest.

Fokus am Arbeitsplatz

Dein Arbeitsplatz hat natürlich eine zentrale Bedeutung, wenn es um deinen Fokus geht. Wie willst du dich fokussieren, wenn du durch jeden und alles abgelenkt oder unterbrochen wirst?

Deshalb lohnt es sich, deinen Arbeitsplatz zu optimieren, damit du möglichst oft möglichst fokussiert arbeiten kannst.

Räum deinen Schreibtisch auf

Ich bin ein bekennender Leertischler. Doch gleichzeitig weiß ich, dass sich nicht jeder an einem komplett leeren Schreibtisch wohl fühlt. Das ist völlig OK!

Trotzdem sollte dein Schreibtisch mindestens aufgeräumt sein.

Abgesehen davon, dass du bei einem übervollen, chaotischen Schreibtisch die Übersicht verlierst, wirst du auch ständig abgelenkt. Andauernd siehst du Dinge, die du auch noch zu tun hast. Das löst Stress aus und lenkt dich von der aktuellen Aufgabe ab.

  • Nimm dir Zeit, deinen Schreibtisch richtig aufzuräumen.
  • Sorg danach dafür, den Schreibtisch aufgeräumt zu halten. Das ist sehr einfach: Gewöhn dir einfach an, nach jeder Aufgabe, den Urzustand wieder herzustellen, also den Schreibtisch wieder aufzuräumen.
  • Nutz das Beifahrer-Prinzip: Wenn du ohnehin in die Küche gehst, dann nimm gleich die schmutzige Kaffeetasse mit. Gehst du sowieso einkaufen, dann nimm deine ausgehende Post mit.

Sorge für eine angenehme Arbeitsumgebung

Du solltest dich in jedem Fall an deinem Arbeitsplatz wohl fühlen. Stell dir ein paar Pflanzen hin, sorg für gutes Licht, achte darauf, dass du genug Sauerstoff bekommst usw.

All das weißt du natürlich schon, doch vielleicht kannst du in den nächsten Tagen ein besonderes Augenmerk darauf legen. Ein guter Arbeitsplatz hilft dir, dich zu fokussieren.

Habe unbedingt immer genügend Wasser in Reichweite. Wenn wir schon nur ein klein wenig dehydriert sind, sinkt unsere Produktivität und natürlich auch unser Fokus. Es gibt nicht viele Dinge, die dein Wohlbefinden, deine Gesundheit und deinen Fokus so positiv und gleichzeitig einfach beeinflussen können, wie genug Wasser zu trinken.

Je nachdem kann es auch sinnvoll sein, einen kleinen Snack in Reichweite zu haben (z.B. Nüsse). Auch das kann dir helfen, fokussierter zu arbeiten. Pass aber auf, dass du dann nicht aus Gewohnheit ständig etwas ißt. Besonders Nüsse haben recht viele Kalorien.

Unser Gehirn bezieht seine Energie aus Glucose. Ein Snack kann also helfen, deinem Kopf mehr Energie zu geben – wenn du den Snack zielgerichtet und bewusst einsetzt.

Ein häufiges Problem, das mir begegnet, sind Menschen, die ihre To-do-Liste aus den Augen verlieren. Dann ist die Gefahr groß, dass du das tust, was am meisten Lärm macht. Das ist aber nicht immer das Wichtigste.

Schau also regelmäßig auf deine To-do-Liste oder – noch besser – plane jeden Tag, was du heute erledigen willst. Diesen Plan legst du dir am besten direkt auf den Schreibtisch, damit du ihn immer vor Augen hast – im wahrsten Sinne des Wortes.

Meistens empfehle ich meinen Kunden das Instrument, mit dem sie gerne arbeiten. Ob digital oder auf Papier spielt dabei keine Rolle. Außer beim Plan: Hier ist Papier allen digitalen Lösungen überlegen, einfach weil du ein Blatt Papier viel einfacher immer vor Augen haben kannst als einen digitalen Plan.

Nutze verschiedene Arbeitsorte

Wir Menschen sind Gewohnheitstiere. Haben wir uns angewöhnt, immer auf dem Sofa Zeitung zu lesen, haben wir automatisch Lust auf eine Zeitung, wenn wir auf dem Sofa Platz nehmen.

Das funktioniert im Positiven und im Negativen. Gewisse Orte führen mich beispielsweise automatisch zu Facebook oder zum Posteingang.

Deshalb habe ich das Prinzip umgekehrt: Meistens schreibe ich an einem bestimmten Ort. Operative Dinge tue ich meistens an meinem normalen Schreibtisch.

Das Prinzip dahinter kann auch für dich funktionieren. Vielleicht kannst du in deinem Büro verschiedene Orte für verschiedene Aufgaben nutzen. Begibst du dich an einen dieser Orte, bist du automatisch im Modus, den du damit verbunden hast.

Fokus dank einer guten Arbeitsorganisation

Letzter Bereich, wo du dafür sorgen kannst, dich zu fokussieren, ist deine eigene Arbeitsorganisation. Hier ist das Thema „Unterbrechungen“ natürlich zentral, doch es gibt auch ein paar weitere Themen.

Häufig lassen wir uns unterbrechen, obwohl es gar nicht nötig wäre. Hier sind fünf Tipps, was du gegen Unterbrechungen tun kannst.

  • Blockiere Zeit für wichtige Aufgaben: Halte dir Zeit frei für die Aufgaben, für die du einen hohen Fokus brauchst. Das geht, wenn du solche Zeiten mit Augenmaß nutzt, diese Termine genauso ernst nimmst wie andere Termine auch und während dieser Zeit alle Unterbrechungen eliminierst.
  • Zieh dich zurück. Schließe deine Türe, schalte dein Telefon aus oder leite es um. Vielleicht kannst du auch deinen Arbeitsplatz wechseln, dich in ein Sitzungszimmer zurückziehen, in ein Café arbeiten gehen oder dich an einen anderen Ort zurückziehen.
  • Lass dich nicht durch E-Mails oder Social Media unterbrechen: Ständig E-Mails oder Social Media zu checken, hat mit fokussierter Arbeit nichts zu tun. Schließe also dein E-Mail-Programm und ignoriere deine Social Media. Es wird nichts passieren. Bei echten Notfällen wissen die Leute schon, wie sie dich erreichen können.
  • Taske nicht ständig multi. Multitasking funktioniert nicht. Das zeigen unzählige Studien. Singletasking hingegen funktioniert fantastisch. Reserviere dir täglich Zeiten des Singletaskings und fokussiere dich während dieser Zeit auf eine einzige, wichtige Aufgabe.
  • Fordere dich heraus: Überlege dir, bevor du mit einer Aufgabe startest, wie lange du dafür brauchen möchtest. Setz dir ein realistisches, aber sportliches Ziel. Von Parkinson wissen wir, dass wir viele Aufgaben auch in kürzerer Zeit bei gleicher Qualität und ohne Hetze erreichen können. Bist du eher spielerisch veranlagt oder liebst die Herausforderung, dann nutze das, stell einen Timer auf deinem Smartphone und gib Gas.

Verhindere Stress

Was hier so einfach klingt, ist ein gutes Mittel für mehr Fokus. Denn Stress ist ein absoluter Fokus-Killer.

Natürlich hilft dir ein gewisser Druck, deine beste Leistung abzurufen. Doch bald kippt das Ganze und noch mehr Druck führt zu hohem Stress, vielen Fehlern und abnehmender Leistung.

Was wirklich hinter Stress steht und was du dagegen tun kannst, habe ich in diesem Artikel beschrieben.

Nutze die frühen Stunden

Egal ob Morgen- oder Nachtmensch, am Vormittag sind wir am Produktivsten.

Nutze deshalb diese Zeit für etwas Wichtiges, etwas Kreatives oder etwas Schwieriges.

Was das für dich sein könnte, weißt du selbst am besten. Bist du eher ein Linkshirnler (also rational, logisch denkend), ist vielleicht etwas Kreatives eher schwierig für dich. Bist du ein Rechtshirnler (also sehr kreativ veranlagt) vielleicht eher die Buchhaltung oder so.

Verwechsle einfach nicht „wichtig“ mit „dringend“. Etwas Dringendes kann zwar wichtig sein, aber nicht alles Wichtige ist (hoffentlich) dringend.

In jedem Fall solltest du vermeiden, die goldene Zeit am Vormittag für Routine-Arbeiten oder rein operative Dinge (wie E-Mails oder so) zu verschwenden.

Brich deine Aufgaben herunter

Es ist enorm schwierig, sich auf die Aufgabe „Neue Webseite erstellen“ zu fokussieren. Ganz einfach weil die Aufgabe viel zu groß und zu schwammig formuliert ist.

Brich deine Aufgaben (besonders neue Aufgaben) deshalb soweit herunter, bis du sie besser handhaben kannst. Fokussiere dich dann auf die erste Teilaufgabe.

Gib Unterbrechungen keinen Raum

Wir können nicht jede Unterbrechung eliminieren.

Wirst du unterbrochen und kannst das nicht verhindern, dann halte die Unterbrechung kurz schriftlich fest, geh zurück zu deiner ursprünglichen Aufgabe und kümmere dich später darum.

Dasselbe gilt übrigens auch für Einfälle.

Höre Musik

Wir können zwar nicht zwei Dinge gleichzeitig machen, doch das gilt nur, wenn beide Dinge unsere Aufmerksamkeit fordern.

So ist es völlig problemlos, bei der Arbeit Musik zu hören. Denn die Musik wird in einer anderen Gehirnregion verarbeitet als die, die du zum fokussierten Arbeiten benötigst.

Musik kann dich in eine bestimmte Stimmung bringen. Sie kann dich beruhigen oder aufpeitschen. Das kannst du gut nutzen.

Damit dich die Musik nicht ablenkt, sollte es Musik sein, die du bereits gut kennst und deren Sprache du nicht mit einem Ohr verstehst.

So kann ich beim Arbeiten keine Musik hören, wo deutsch gesungen wird. Englisch (oder nur instrumental) ist hingegen kein Problem. Radio ist heikel wegen den Unterbrechungen durch die Moderation oder Werbung.

Es gibt sogar Online-Dienste oder Playlists, die dich gezielt in einen fokussierten Zustand bringen. Ich selbst habe gute Erfahrungen mit [email protected] gemacht.

Es lohnt sich übrigens, Musik mit Kopfhörern zu hören, falls das bei dir möglich ist. Erstens bist du dann von der Umgebung abgeschottet und zweitens ist auch von aussen ersichtlich, dass du jetzt nicht gestört werden möchtest.

Miß deine Zeit

Willst du genau wissen, wohin deine Zeit eigentlich fließt, wann du häufig unterbrochen wirst und wann du anfällig für Zeitfresser bist, dann ist ein Zeittagebuch ein gutes Instrument.

In einem Zeittagebuch hältst du einfach fest, wieviel Zeit du für welche Tätigkeit aufwendest – am besten minutengenau.

Ein schöner Nebeneffekt eines Zeittagebuchs ist, dass du dich automatisch mehr fokussierst, wenn du weißt, dass die Stoppuhr mitläuft.

Ich führe häufig ein Zeittagebuch nur wegen dieses Effekts.

Es gibt viele Online-Tools, die dir dabei helfen. Du kannst aber natürlich auch schlicht und einfach ein Blatt Papier oder eine Tabelle in deiner Tabellenkalkulation dafür nehmen.

Magst du es etwas ausgefeilter, kann ich dir ZEI° empfehlen. Dieser schlichte Zeitmesser steht vor dir auf dem Tisch und du kannst durch Drehen des ZEI° von einer zur nächsten Tätigkeit wechseln. Schick und praktisch.

Dann gibt es auch Tools, die automatisch messen, was du so tust. Ich nutze RescueTime. RescueTime läuft im Hintergrund deines Computers und mißt, wie lange du welches Programm genutzt, an welchem Dokument du gearbeitet oder welche Webseite du besucht hast. Es kann dabei automatisch zwischen produktiven und unproduktiven Tätigkeiten unterscheiden. Am Ende des Tages siehst du sehr schön, wie produktiv du heute warst.

Findest du dich häufig schon fast unwillkürlich auf irgendwelchen Webseiten wieder, die nur Zeit fressen, dann sperr einfach den Zugang zu diesen Seiten zeitweise. Freedom ist beispielsweise ein Tool, mit dem du genau das tun kannst.

Schalt mal ab

Ich bin ein großer Fan unserer digitalen Welt und organisiere mich soweit wie möglich digital.

Trotzdem gibt es da auch noch was anderes: Papier und Stift. Der große Vorteile davon ist, dass wir davon nicht abgelenkt werden.

Weshalb also sich nicht einfach mal mit Papier und Stift zurückziehen und etwas in aller Tiefe durchdenken?

Es gibt durchaus Aufgaben, für die wir weder einen Computer noch Internet benötigen. Das kannst du nutzen.


Schlussendlich musst du dich an deinem Arbeitsplatz so organisieren, dass du möglichst oft mit möglichst hohem Fokus arbeiten kannst. Deshalb sind die Tipps zum Arbeitsplatz und zur Arbeitsorganisation auch so konkret.

Sich alleine darauf zu fokussieren, ist jedoch zu kurz gedacht. Denn dein Fokus und deine Fähigkeit, dich fokussieren zu können, beginnen schon weit früher, wie du weiter oben gesehen hast.

Je besser du deinen Fokus auf allen Ebenen trainierst, desto produktiver wirst du arbeiten und desto mehr wirst du erreichen.

Zum Abschluss habe ich noch einen Bonus-Tipp für dich.

Bonus-Tipp:

Kau Kaugummi. Kein Witz! Es gibt Studien, die zeigen, dass das Kauen von Kaugummi dafür sorgt, dass die Gehirnregion, die zuständig für die Aufmerksamkeit ist, mehr Sauerstoff bekommt. Außerdem löst es etwas Insulin in unserem Körper aus, was dir einen Energieschub gibt.

Neu: Der Focus Booster – Mehr Fokus, mehr Zeit!

Der Focus Booster ist ein Selbstlernkurs, der dich an der Hand nimmt und dich zu deinem persönlichen Zeitmanagement führt – und zwar unter dem Gesichtspunkt des Fokus auf die wichtigen Dinge.

Hier gibt’s alle Infos zum Focus Booster…

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