Zeitplanung: So kannst du deinen Tag sinnvoll und effektiv planen

Unsere Arbeitswelt ist heute eine völlig andere als noch vor einigen Jahren. Das wird besonders bei der Zeitplanung deutlich. Wir versuchen weiterhin, mit den Instrumenten von gestern die Herausforderungen von heute in den Griff zu bekommen.

Früher wurde die Korrespondenz mit Briefen erledigt. Diese wurden sorgfältig verfasst, am Abend zur Post gebracht. Mit der Antwort konnte man dann allerfrühestens in zwei Tagen rechnen, weil schon allein der Postversand seine Zeit in Anspruch nahm.

Heute, in der Zeit der elektronischen Kommunikation, geht alles fix. Und so wird eine Antwort innerhalb von 24 bis 48 Stunden erwartet, je nach Bran­che sogar innerhalb weniger Stunden.

Jede Mail stellt eine Unterbrechung dar, wenn die Benachrichtigung nicht ausgeschaltet ist. E-Mails sind auch Fremdsteuerung pur: Jemand will etwas von mir und ich muss reagieren.

E-Mails sind ja nicht mal der einzige Kommunikationskanal. Da sind auch die Kollegen, Vorgesetzten, die einen dringend brauchen, und allenfalls sogar Laufkunden, die bedient sein wollen.

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  • wie wir uns ständig überfordern lassen;
  • welche 5 Tipps dir gegen die dreifache Überlastung helfen;
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So ist heute die Realität. Versuchen wir heute noch, unseren Tag genau zu planen, werden wir scheitern.

Es gibt einfach zu viel Unvorhersehbares, das eine schnelle Reaktion erfordert.

Die Kunst bei der täglichen Zeitplanung besteht also darin, die fälligen Aufgaben zu schaffen, alle Termine wahrzunehmen und weitere Aufgaben, die wichtig, aber (noch) nicht dringend sind, anzugehen – falls dann nicht ohnehin schon Feierabend ist.

Die Tagesplanung kann heutzutage nur noch eine Spur legen. Sie darf uns nicht einschränken. Wir brauchen heute ein gewisses Mass an Flexibilität, weil es sowieso meist anders kommt, als man denkt, und ja, sogar etwas Spontaneität muss drin liegen, weil wir sonst nämlich auch den Spaß an der Arbeit verlieren.

Bedeutet das nun, dass wir gar nicht mehr planen sollten? Nein. Wir sollten nur anders planen.

Natürlich geht es hier nur um die persönliche Arbeitsplanung, nicht um Projektmanagement. Sobald wir ein Projekt managen müssen, braucht es ganz klar eine genaue Planung. Schließlich muss der Einsatz der Ressourcen und des Budgets genau geplant werden, weil im Projekt viele Abhängigkeiten bestehen. Bleiben wir hier nun bei der persönlichen Arbeit. 

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Wie sieht eine sinnvolle Zeitplanung aus?

Zuerst musst du dich fragen, was dir wirklich wichtig ist. Hier kommen deine Ziele ins Spiel.

Im Idealfall arbeitest du jeden Tag an deinem Ziel und sei es auch nur für ein paar Minuten. Das ist wichtig, damit du die Verbindung zu diesem Ziel nicht verlierst.

Aber dann sind da ja noch die vielen anderen Aufgaben, die auch irgendwie zu deiner Arbeit gehören: Alltagsaufgaben, rein operative Aufgaben (wie E-Mails abarbeiten) oder fällige Aufgaben, die du einfach tun musst.

Damit nichts vergessen und alles fristgerecht erledigt wird, brauchst du die Übersicht, was heute ansteht und was du angehen willst, einen Tagesplan also.

Bevor wir die Zeitplanung erstellen können, müssen wir herausfinden, wie viel planbare Zeit wir überhaupt haben. Denn häufig ist es so, dass wir gar nichts mehr planen können, weil wir schon komplett verplant sind, durch Termine und Fälligkeiten getrieben.

Wie schaffen wir es denn nun, die Aufgaben zu erledigen, die nicht heute fällig sind?

Haben wir den ganzen Tag Termine, können wir beim besten Willen nichts mehr planen. Ebenso bei den fälligen Aufgaben. Wenn du einem Kunden ein Angebot bis spätestens heute versprochen hast, geht es nur noch darum, die Aufgabe zu erledigen, also das Angebot fertig zu schreiben. Hast du mehrere fällige Aufgaben heute und dann vielleicht noch ein paar Termine, ist die Zeit der Planung vorbei. Jetzt musst du einfach nur noch tun.

Vielleicht hast du heute aber so viele fällige Aufgaben, dass dir der Tag gar nicht ausreicht. Was dann? Dann solltest du Prioritäten setzen und einige Aufgaben delegieren oder verschieben (mit allen Konsequenzen).

Bei der Zeitplanung geht es also in erster Linie nicht darum, die ohnehin fälligen Aufgaben einzuplanen, sondern es geht darum, möglichst viele Aufgaben schon frühzeitig und stressfrei zu erledigen. Das sind häufig Aufgaben, die etwas weiter in der Ferne liegen oder zu deinen Zielen passen, aber keinen Termin haben.

Wie viel Spielraum hast du bei der Zeitplanung?

Wenn du deinen Tagesplan erstellen willst, dann musst du zuerst schauen, wieviel Zeit dir überhaupt zur Verfügung steht, die du verplanen kannst. Denn nur, wenn du zwischen den fälligen Terminen und Aufgaben überhaupt noch Platz für weitere Aufgaben hast, kannst du dich an die eigentliche Tagesplanung machen.

Klingt logisch, nicht wahr? Doch frage dich selbst: Wie oft hast du schon einen Tagesplan erstellt, ohne zuerst in den Kalender und auf die fälligen Aufgaben zu schauen? Das Ergebnis: Abends bist du frustriert, weil du einmal mehr deinen Plan nicht geschafft hast. Und genau so soll es ja nicht sein.

Öffne deshalb zuerst deinen Kalender und prüfe, wie viele Termine du heute hast. Danach schaust du auf deine fälligen Aufgaben. Hast du mehr fällige Aufgaben, als du heute erledigen kannst, dann priorisiere:

  • Welche Aufgabe willst du zuerst angehen?
  • Welche ist am wichtigsten?
  • Welche am dringendsten?

Doch was ist eigentlich der Unterschied zwischen wichtig und dringend? Viele setzen das gleich, was jedoch ein falscher Ansatz ist. Ganz allgemein könnte man sagen:

Wichtig ist etwas dann, wenn es dich zu deinen Zielen führt oder wenn etwas auf dem Spiel steht.

Dringend ist es dann, wenn etwas sehr zeitnah erledigt werden muss.

Damit kommt ein entscheidender Unterschied ins Spiel.

  • Bei wichtigen Dingen dürfen wir agieren
  • Bei dringenden Dingen müssen wir reagieren.

Nehmen wir an, du hast einem Kunden ein Angebot bis Ende nächster Woche versprochen. Der Auftrag ist sehr lukrativ und du willst ihn unbedingt. Er ist also für dich wichtig, weil er dich oder deine Firma wirklich vorwärts bringt. Momentan kannst du noch agieren. Du kannst das Angebot heute beginnen, morgen beenden und übermorgen überarbeiten. Diese Entscheidung kannst du frei treffen und frei einplanen. Musst du das Angebot aber morgen abgeben, wird es plötzlich dringend. Du musst sofort reagieren und das Angebot endlich schreiben. Du hast also keinen Spielraum mehr. Wichtige Aufgaben können so plötzlich zu dringenden Aufgaben werden, wenn wir nicht rechtzeitig handeln und sie bewusst in die Zeitplanung aufnehmen.

Die Wichtigkeit ist aber auch subjektiv. Gut möglich, dass dir etwas nicht so wichtig ist (weil es nicht zu deinen Zielen passt), dem Chef oder dem Kunden hingegen ist es sehr wichtig.

Du erhältst z.B. gleichzeitig die Einladung, ein Angebot für einen anderen Interessenten zu schreiben. Das Angebot, das du schreiben kannst, ist dem Interessenten sicher­lich wichtig. Er will verschiedene Angebote prüfen, um das beste davon auszuwählen, sodass er seine Ziele erreichen kann. Dir ist das Angebot unter Umständen aber gar nicht so wichtig, weil es sich nicht um einen lukrativen Auftrag handelt, du schon schlechte Erfahrungen mit dem Interessenten gemacht hast und du dich lieber auf das Ange­bot aus dem ersten Beispiel konzentrieren möchtest. Für den Kunden ist es also sehr wichtig, für dich überhaupt nicht.

Geht es also darum, welche fälligen Aufgaben du heute unbedingt erledigen willst, dann schaue unbedingt auf die Wichtigkeit.

Alle anderen fälligen Aufgaben musst du delegieren oder verschieben. Das ist nicht immer einfach, doch kannst du nicht alles heute erledigen. Natürlich kannst du mal Überstunden machen, doch sollte das die Ausnahme und nicht die Regel sein.

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Drei Arten der Zeitplanung

Wie immer im Zeitmanagement gibt es nicht die eine Lösung, die für alle passt. Ich zeige dir hier drei Varianten der Zeitplanung. Je nachdem, wie viel Unvorhergesehenes bei dir anfällt, funktioniert die eine oder andere Variante besser. Grundsätzlich gilt jedoch:

Je mehr Unvorhergesehenes du hast, desto lockerer und flexibler solltest du deine Zeitplanung angehen. 

Methode 1: Zeitplanung mit den drei wichtigsten Aufgaben des Tages

Die schlichteste Form der Zeitplanung besteht darin, sich jeden Tag nur drei Aufgaben vorzunehmen. Frage dich: „Was sind heute die drei wichtigsten Aufgaben?“

Jede dieser Aufgaben solltest du in 30 bis 60 Minuten erledigen können. Das ist ein realistischer Zeitraum, in dem du dich konzentriert und ohne Unterbrechung einer Aufgabe widmen kannst. Sollte eine Aufgabe einmal länger dauern, dann teile sie dir in Teilaufgaben auf, die du dann einplanst.

Schreibe nur auf, was du tun willst und nicht wann. Da es die wichtigsten Aufgaben des Tages sind, solltest du sie natürlich so früh wie möglich angehen.

An manchen Tagen fühlst du dich vielleicht wohler, wenn du heute fällige Aufgaben als wichtigste Aufgaben des Tages auswählst.

Wenn es aber mehr als drei heute fällige Aufgaben sind, dann solltest du trotzdem nur drei auswählen, die die wichtigsten für heute sind, und sie dann so früh wie möglich erledigen.

Normalerweise empfehle ich dir aber, drei Aufgaben herauszupicken, die nicht (oder noch nicht) fällig sind. Das hilft dir nämlich vorzuarbeiten, sodass du nicht alles auf den letzten Drücker erledigen musst.

Jetzt hast du also deine Termine, deine ohnehin fälligen Aufgaben und die drei wichtigsten Aufgaben des Tages. Damit ist schon ziemlich klar, was du heute tun wirst.

Ob du zuerst die fälligen Aufgaben oder die drei wichtigsten Aufgaben erledigst, kannst du selbst entscheiden. Höre dabei ruhig auf dein Bauchgefühl. Wenn dich eine fällige Aufgabe sehr beschäftigt, dann erledige sie zuerst.

Wenn du hingegen so richtig Lust auf eine der drei wichtigsten Aufgaben hast, dann packe zuerst die an. Es ist selten verkehrt, die Aufgabe zu erledigen, die dir am meisten Spaß macht.

Nur drei wichtige Aufgaben klingt nicht nach viel. Damit hast du ja nur anderthalb bis drei Stunden pro Tag verplant. Doch das genügt bereits!

Die restliche Zeit ist ja schon gefüllt mit Terminen oder füllt sich ganz automatisch. Selbst wenn du die drei wichtigsten Aufgaben schon um 11 Uhr erledigt hast, wird dir bestimmt nicht langweilig.

Aber es gibt dir ein gutes Gefühl, wirklich vorwärts gekommen zu sein. Dieses gute Gefühl ist ungeheuer viel wert, weil es nachhallt und dich weiter durch den Tag trägt.

Methode 2: Zeitplanung mit Kanban

Produzierende Unternehmen nutzen häufig die Kanban-Methode, um ihre Prozesse flexibel zu planen. Vielleicht bist du der Methode schon einmal begegnet. Sie fällt nämlich auf: Für Kanban nutzt man einfach ein Whiteboard, das man in Spalten unterteilt und dann in die Spalten Karten hängt. Damit sieht man immer auf einen Blick, wo die Produktion steht und wo Engpässe bestehen.

Die Kanban-Methode hat viele Ableger gefunden, beispielsweise im Projektmanagement und auch in der persönlichen Arbeitsorganisation.

Der Amerikaner Michael Linenberger hat aus dem Kanban-Gedanken seine Methode „The One Minute To-do List“ geschaffen. Das ist eine sehr einfache Methode, die Aufgabenliste und Zeitplanung miteinander verbindet.

Damit sieht man nicht nur alle Aufgaben auf einen Blick, sondern auch, wo Engpässe bestehen und wann man welche Aufgabe angehen will. Diese Methode ist so einfach, dass man sie sehr schnell erklären und umsetzen kann. Ich beschränke mich hier auf die minimale Version.

Michael Linenberger geht davon aus, dass unser Zeithorizont nur ungefähr zehn Tage in die Zukunft reicht. Alles, was darüber hinaus liegt, verarbeiten wir meistens nicht oder es lässt uns noch kalt. Auf diesen Bereich beschränkt er seine Planung.

Jede Aufgabe, die du hast (egal, wann sie fällig ist), gehört auf eine kleine Karte oder Haftnotiz. Ohne Ausnahme! Auch Aufgaben aus E-Mails, die du erhältst, gehören auf eine Karte. Jede dieser Karten wird dann an das Whiteboard gehängt.

Es gibt drei Bereiche oder Spalten auf dem Whiteboard (in Klammern steht jeweils der Originalbegriff von Michael Linenberger):

  • Heute (Critical Now): Aufgaben, die du heute um jeden Preis erledigen musst, kommen in diesen Bereich. Hier gibt es also keine „Es-wäre-schön-wenn-ich-das-heute-auch-schaffe“-Aufgaben, sondern nur die, die du unbedingt schaffen musst.
    Bist du unsicher, ob eine Aufgabe dazu gehört, dann stelle dir die Überstunden-Frage: Würdest du bis weit nach Feierabend arbeiten, um diese Aufgabe zu erledigen? Falls ja, dann gehört sie in diesen Bereich. Das ist das Kernstück und diesen Bereich prüfst du stündlich.
  • Bald (Opportunity Now): Hier stehen die Aufgaben, die du in den nächsten zehn Tagen tun möchtest oder musst. Achte darauf, dass in diesem Bereich nie mehr als zwanzig Aufgaben stehen. Mehr als zwanzig kannst du nicht in den nächsten zehn Tagen erledigen. Stehen mehr darauf, dann verschiebe die am wenigsten wichtigen in den nächsten, den „Später“-Bereich. Den „Bald“-Bereich überprüfst du einmal pro Tag.
  • Später (Over The Horizon): Alle anderen Aufgaben – also diejenigen, die du in den nächsten zehn Tagen nicht beachten musst – landen in diesem Bereich. Einmal pro Woche überprüfst du diesen Bereich.

Dieses simple Whiteboard verändert sich natürlich ständig. Am Morgen kommst du ins Büro und prüfst die Aufgaben aus dem Bereich „Bald“: Welche davon musst du unbedingt heute erledigen? Diese kommen dann in den Bereich „Heute“. Später erhältst du drei neue Aufgaben in einem Meeting, die du nächste Woche erledigen willst. Leider hängen bereits 20 Karten im Bereich „Bald“. Also schiebst du drei Aufgaben davon nach hinten (d. h. in den Bereich „Später“). Jetzt hast du wieder Platz für die Aufgaben aus dem Meeting.

Methode 3: Zeitplanung mit Terminen mit dir selbst

Eine gute Zeitplanung wird dann schwierig, wenn der Kalender voll mit Terminen ist. Hier ist die Herausforderung eine ganz andere, nämlich die Frage: Wann kannst du all die Termine vor- und nachbereiten? Wann kommst du überhaupt zum Arbeiten?

In dieser Situation gibt es nur eine Antwort: Termine mit dir selbst. Termine mit dir selbst sind Zeiten, die du dir für deine Aufgaben blockierst.

Das funktioniert sehr gut, allerdings nur unter einer Bedingung: Du behandelst diese Termine mit dir selbst wie andere Termine auch.

  • Sie werden also nur in dringenden Fällen verschoben.
  • Sie beginnen und enden pünktlich.
  • Bei Bedarf solltest du dich auch auf diese Termine vorbereiten, selbst wenn das nur heißt, dass du dafür sorgst, alle Unterlagen parat zu haben.


Natürlich kannst du nicht alle weißen Flächen in deinem Kalender für deine Aufgaben reservieren. Doch gewisse Bereiche schon.

Möchte dich jemand genau zu diesen für dich und deine Arbeit reservierten Zeiten treffen, dann darfst du die Anfrage ruhig ablehnen.

Das ist nicht einfach, schließlich will man ja erreichbar und verfügbar sein. Doch trotzdem solltest du diese Termine mit dir selbst schützen. Sage dann einfach: „Es tut mir leid, um diese Zeit habe ich bereits eine andere Verpflichtung.“

Das würdest du ja auch sagen, wenn du ein Meeting oder eine Verabredung mit einem Kollegen hättest.

„Nein sagen“ muss manchmal sein und ist ein wichtiges Mittel, damit du deine Zeit wieder in den Griff bekommst. Suche immer das Gespräch und biete eine Alternative an. Nach meiner Erfahrung haben die meisten Menschen Verständnis dafür.

Der Tagesplan ist abgearbeitet: Und jetzt?

Wähle spontan.

Hast du deinen Tagesplan bereits abgearbeitet, dann gratuliere ich dir! Der Tagesplan soll nur dafür sorgen, dass du die wirklich wichtigen Dinge erledigt bekommst. Selbst wenn es jetzt erst 12 Uhr ist, wird dir ja nicht langweilig. Hast du eine gute Übersicht über deine Arbeit, führst du deine Aufgabenlisten gut und bist dir deiner Ziele bewusst, schaust du nur noch kurz auf die Liste und kannst dann auswählen, was du als nächstes tun willst.

Ich glaube, wir verlassen uns bei der Arbeit viel zu wenig auf unsere Intuition. Hast du deinen Tagesplan abgearbeitet, kannst du die nächste Aufgabe rein intuitiv auswählen. Dir wird sozusagen ins Auge springen, was als Nächstes drankommen soll.

Fühlst du dich aber mit diesem Vorgehen unwohl, kannst du die nächste Aufgabe anhand von drei Kriterien auswählen:

  1. Welche Aufgabe bringt mich meinem wichtigsten Ziel näher? Das ist die bedeutsamste Frage überhaupt und sollte uns den ganzen Tag über leiten.

  2. Wie viel Energie habe ich jetzt noch? Wir können nicht jede Aufgabe zu jedem Zeitpunkt effizient und effektiv abarbeiten. In der Regel sind wir am Vormittag frischer, haben mehr Energie und sind motivierter. Nach dem Mittagessen haben viele Menschen ein Biotief, weil der Körper mit der Verdauung beschäftigt ist. Deshalb solltest du deine schwierigste Aufgabe nicht unbedingt dann erledigen wollen. Morgenmenschen haben am frühen Vormittag am meisten Energie, Nachtmenschen eher am späten Nachmittag oder am Abend. Frage dich immer nach der Energie, die du jetzt gerade hast, und wähle eine Aufgabe, die du mit deinem momentanen Energielevel gut erledigen kannst.

    Wenn du mehr über dieses Thema erfahren möchtest, dann lies dir meinen Artikel „Mit Hochs und Tiefs zur optimalen Leistungsfähigkeit“ durch. Dort zeige ich dir, wie du deine Produktivität massiv erhöhen kannst, wenn du deine natürliche Energie berücksichtigst.
  3. Was macht mir Spaß? Wir berücksichtigen bei der Arbeit den Spaß viel zu selten. Dabei darf Arbeit Spaß machen. Arbeit sollte sogar Spaß machen. Schließlich verbringen wir mindestens einen Drittel unserer Zeit damit. Macht dir etwas Spaß, löst das neue Wellen von Motivation und Begeisterung aus. Gibt es etwas Besseres?

Ich denke, wenn du dich nach all diesen Ratschlägen richtest, bist du schon sehr gut aufgestellt und gewappnet für die Herausforderungen der Zeitplanung im modernen Arbeitsalltag.

Eine japanische Weisheit lautet:

"Weil der Bambus geschmeidig ist, fürchtet er nicht den Sturm."


Ein starrer Tagesplan, den wir auf Biegen und Brechen befolgen wollen, bringt uns in der heutigen Zeit nicht mehr weit. Planen wir aber agil, sind das die besten Voraussetzungen, um unsere Arbeit auch erledigt zu bekommen.

Kennst du jemanden, der meine Tipps auch brauchen könnte? Dann sprich ruhig darüber. :-) Ich würde mich sehr darüber freuen!

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Wir verschwenden 30% (!) unserer Arbeitszeit, weil wir als Führungskräfte gleich dreifach überlastet sind.

Was das ist und was du dagegen tun kannst, erfährst du in meiner Online-Keynote exklusiv für FührungskräfteHast du also Mitarbeiter zu führen, kann ich dir zeigen...

  • weshalb wir 30% unserer Arbeitszeit verschwenden;
  • weshalb wir Wissensarbeiter gar nicht zu dem kommen, was wir gut können;
  • wie wir uns ständig überfordern lassen;
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ÜBER IVAN BLATTER

Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.


Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation.


Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen. 


​​So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.