Wer von euch hat mehr Zeit, als Aufgaben zu erledigen sind? Wer hat zu wenig zu tun?

Niemand? Nicht sehr überraschend…

Zum Glück! Sonst wäre es uns ja langweilig.

Allerdings ist die Alternative, der wir uns meist ausgesetzt sehen, auch nicht sonderlich attraktiv: Wir sind gestresst und fühlen uns gehetzt.

Was wir dagegen tun können, hat mein Kollege Eric Barker in einem schönen Artikel erklärt. Hier sind seine Gedanken in meinen Worten.

stress
© Ivan Blatter

Mythos Stress

Was ist eigentlich Stress? Ich bin kein Stress-Experte, doch mir fällt auf, dass es Menschen mit einem riesigen Arbeitsvolumen gibt, die so richtig zufrieden und glücklich, aber nie gestresst sind.

Andere Menschen hingegen fühlen sich bereits mit einer deutlich geringeren Arbeitslast überfordert.

Vielleicht hat ja Stress nicht nur mit äusseren Faktoren zu tun (eben beispielsweise der Arbeitslast), sondern auch mit anderen.

Klar ist: Stress und Überforderung müssen unbedingt ernst genommen werden. Egal, was die Ursache davon ist. Fakt ist, dass sich jemand nicht wohl fühlt und unter Umständen auch in ernsthafte gesundheitliche Probleme steuern könnte.

Häufig liegt die Ursache für Stress in unserer Einstellung und Wahrnehmung. Die Schweizerische Gesundheitsförderung definiert Stress in ihrem Job-Stress-Index 2016 so:

Stress ist ein von Menschen wahrgenommenes Ungleichgewicht zwischen Belastungen oder Anforderungen an eine Person und deren Möglichkeiten (Ressourcen), darauf zu reagieren.

Natürlich kann die Belastung oder die Anforderung objektiv gesehen viel zu hoch für einen Menschen sein, doch häufig ist es eher so, dass wir die Ressourcen dafür nicht haben.

Als ich noch als Angestellter arbeitete, hatte ich mal einen Job, bei dem ich mich sehr unwohl fühlte. Ich fühlte mich im Team nicht aufgehoben, die Arbeit war etwas konfus und es gab selten Wertschätzung für meine Arbeit. In diesem Job habe ich höchstens die Hälfte von dem geleistet, was ich heute leiste, aber fühlte mich trotzdem ständig gestresst.

Dieses Beispiel zeigt, wie die eigenen Gedanken und die eigene Wahrnehmung Überforderung produzieren können. Die Anforderung von aussen war nicht besonders hoch, auch die Arbeit war nicht besonders schwierig. Doch da ich mich in dieser Situation so unwohl fühlte, hatte ich nicht die Ressourcen, damit umzugehen. Meine Überforderung entstand im Inneren.

Hier liegt deshalb häufig auch die Lösung: Sind wir überfordert, sollten wir uns selbst stärken. Sind wir sehr stark überfordert, dann unbedingt mit externer Hilfe.

“Ich habe so viel Stress” deutet häufig auf eine innere Überforderung und nicht unbedingt auf ein zu großes Arbeitsvolumen hin. Solltest du also unter Dauerstress leiden, empfehle ich dir, zuerst einmal in dich selbst hineinzuhorchen.

Wie das gehen könnte? Hier sind 5 Tipps dazu:

1. Setze Grenzen.

So simpel es klingt: Du wirst immer mehr zu tun haben, als du Zeit dafür hast.

Der Gedanke “ich muss nur mehr erledigen/länger arbeiten/effizienter arbeiten/mich besser organisieren, um alles zu schaffen” ist eine Illusion.

Deine To-do-Liste wird nie komplett leer werden. Macht nichts, sonst wäre dir ja langweilig. :-)

Mitentscheidend für das Wohlbefinden ist das Gefühl, die Dinge im Griff zu haben. Also zwar etwas zu tun zu haben, aber nicht gehetzt oder permanent überfordert zu sein.

Deshalb ist es so wichtig, Grenzen zu setzen und zu definieren, was wichtig ist und was nicht. Oder in einer Frage: Was ist für mich genau jetzt die wichtigste Sache? Diese Frage solltest du dir immer wieder stellen.

2. Welches ist deine Basis?

Damit du überhaupt weißt, was dir wichtig ist, ist es notwendig, deine Basis genau zu kennen.

  • Welches sind deine Werte?
  • Was ist deine Vision?
  • Was willst du?

Wir müssen an irgendetwas messen können, was wichtig und was unwichtig ist. Dieses Referenzsystem ist deine Basis, die dich im Leben trägt.

3. Was hat die größte Hebelwirkung?

Wenn du ohnehin niemals alles erledigen kannst, was auf deiner To-do-Liste steht, dann geht es darum, diejenigen Dinge herauszupicken, die die größte Wirkung haben. Es geht (auch) um das Pareto-Prinzip.

Dieses Prinzip ist nach Vilfredo Pareto, einem italienischen Soziologen und Ökonomen, benannt. Der hat vor etwa 100 Jahren entdeckt, dass 80% des Einkommens in Italien von nur 20% der Bevölkerung generiert wird. Bis heute wurde dieses Prinzip auf alle möglichen Dinge übertragen. Der Witz dabei ist, dass man davon ausgeht, dass 80% der Wirkungen von nur 20% der Ursachen erzeugt.

In einigen Bereichen mag das durchaus stimmen. Es gibt beispielsweise Unternehmen, deren Umsatz zu 80% von den wichtigsten 20% Kunden stammen. Die genaue Prozentverteilung ist nicht entscheidend (vielleicht sind es auch 90/10 oder 70/30), doch entscheidend ist der Gedanke dahinter: Der weitaus größte Teil der Wirkung wird mit einem kleinen Teil der Ursachen erzeugt.

Übersetzt heißt das:

  • Welches sind diejenigen Aufgaben, die eine Hebelwirkung entfalten und dich/dein Business nach vorne katapultieren?

4. Was kannst nur du gut?

Fokussiere dich auf diejenigen Dinge, die nur du gut kannst. Für alles andere gilt:

  • Delegiere es.
  • Outsource es.
  • Streiche es.

Bis zu einem gewissen Grad geht das auch, wenn du angestellt bist. Lehn diesen Gedanken nicht vorschnell ab, sondern suche nach Lösungen.

Ich arbeite seit ein paar Monaten mit einem virtuellen Assistenten zusammen, der mir einige Dinge abnimmt. Zu Beginn wusste ich noch nicht so recht, was ich abgeben könnte. Es brauchte auch Zeit, bis wir uns aufeinander abgestimmt hatten. Bei einigen Dingen musste ich ihm natürlich auch zuerst etwas zeigen und erklären, was ich in welcher Qualität möchte. Inzwischen suche ich bewusst nach weiteren Dingen, die ich ihm abgeben könnte (neuerdings auch meine E-Mails). Das ist eine Riesen-Zeitersparnis für mich und ich kann mich auf das fokussieren, was nur ich tun kann.

5. Welches ist im Moment die dringendste und wichtigste Aufgabe?

Die Eisenhower-Matrix lehrt uns zwar, wir sollen so viel Zeit wie möglich im Quadranten “nicht dringend und wichtig” verbringen, doch die Realität sieht häufig anders aus. Es gibt halt einfach viele Aufgaben, die wichtig und eben leider auch super-dringend sind. Diese Dinge bereiten uns viel Stress.

Erledige also zuerst diese Aufgaben, aber achte darauf, dich nicht nur um solche Aufgaben zu kümmern, sondern sie möglichst schon aufzufangen, bevor sie dringend werden.

Schlag dem Stress ein Schnippchen

Klar, es ist nicht ganz einfach, das alles umzusetzen. Doch schauen wir uns die Fakten an:

  • Du wirst immer mehr zu tun haben, als du erledigen kannst.
  • Du fühlst dich gestresst.
  • Machst du weiter wie bisher, erhältst du dasselbe Resultat: Stress.
  • Das heißt, du darfst etwas verändern. Du darfst dich verändern.

Eigentlich ist es ganz einfach:

Wenn du immer das tust, was du schon immer getan hast, wirst du immer das bekommen, was du schon immer bekommen hast. – Abraham Lincoln

Mach es besser, mach es anders. Die 5 Tipps von oben geben dir einen guten Startpunkt dafür:

  1. Setze Grenzen.
  2. Welches ist deine Basis?
  3. Was hat die größte Hebelwirkung?
  4. Was kannst nur du gut?
  5. Welches ist im Moment die dringendste und wichtigste Aufgabe?

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