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Die optimale To-do-Liste – ein etwas anderer Ansatz

To-do-Listen sind ein wichtiges Instrument im Alltag und Kern eines guten Zeitmanagements. Sie helfen dir definitiv, deine Produktivität Schritt für Schritt zu erhöhen.

Gleichzeitig gehört die To-do-Liste aber wohl auch zu den Instrumenten, die am meisten gehasst werden. Kein Wunder: „To-do“ heißt ja auch „zu tun“. Dinge, die wir tun müssen, sind mit Druck und Pflichten verbunden und bauen automatisch Widerstand auf.

Da ändern auch alternative Worte wie Pendenzenliste, Aufgabenplan, Liste offener Punkte oder sogar Offene-Punkte-Liste wenig. Das sind nur kosmetische Eingriffe, der Kern bleibt.

Am Ende des Tages ist und bleibt es eine Liste mit Dingen, die wir erledigen müssen. Das Blöde daran ist, dass diese Liste selten kürzer wird und die Abarbeitung sowieso immer mehr Zeit beansprucht, als der Tag Stunden hat.

Trotzdem ist die To-do-Liste ein unverzichtbares Mittel eines guten Zeitmanagements.

Was können wir tun, um den Ruf dieses Instruments zu rehabilitieren? Was können wir tun, um uns mit diesem Instrument anzufreunden?

Ich glaube, wir sollten zuerst einmal Druck aus dem Thema nehmen und die Probleme auch ernst nehmen. Wir sollten uns von der Vorstellung des perfekten Tools lösen und, anstatt nach der besten App zu suchen, einen etwas differenzierteren Blick auf die To-do-Liste an sich und ihren Zweck werfen.

Dazu dürfen wir uns ruhig von einigen Regeln verabschieden, denn die Aufgabenliste soll uns doch nur helfen, die richtigen Prioritäten bei der Arbeit und im Alltag zu setzen, so dass wir die richtigen Aufgaben abhaken können – diejenigen, die uns tatsächlich zu unseren Zielen bringen.

Doch lass uns dazu ganz vorne anfangen.

Die optimale To-do-Liste: Meine wichtigsten Tipps nach über einem Jahrzehnt Erfahrung

Früher war alles besser – die To-do-Liste auch?

Punkto Organisation war früher bestimmt vieles etwas einfacher. Wir hatten zwar weniger Instrumente und Mittel zur Verfügung, aber die Arbeitswelt war auch nicht so komplex und schnell wie heute.

Heute haben wir viel mehr Möglichkeiten – und damit auch mehr Möglichkeiten zu scheitern oder uns das Leben schwer zu machen. 

Weil wir heute alles können und eine sehr ausgefeilte Aufgabenliste mit fantastischen Tools erstellen können, setzt uns das auch unter Druck. Gleichzeitig schrauben wir die Ansprüche an diese Mittel hoch. Die besten Tools erhöhen aber nicht automatisch unsere Produktivität. Sie helfen im Idealfall, den Überblick zu wahren. Nicht mehr – aber auch nicht weniger.

„Müssen wir denn nicht eine elaborierte To-do-Liste führen, um produktiv zu sein?“

Meine Meinung: Nein, das müssen wir nicht.

Komplexer und ausgefeilter ist nicht immer besser, denn damit handeln wir uns immer auch Probleme ein.

Wer sich vor 20, 50 oder 100 Jahren organisieren und den Überblick behalten wollte, der hat einfach ein Blatt Papier genommen und aufgeschrieben, was er zu tun hat. Das hat funktioniert.

Wer sagt denn, dass das heute nicht mehr funktioniert?

Termine? Notizen? Prioritäten? Werkzeuge? Tools? Apps? Alles wichtige Dinge, aber lass uns die Dinge lieber mal etwas vereinfachen.

Machen wir es doch mal wie früher und beginnen wir mit der einfachen Form. Wenn die nicht reicht, dann können wir immer noch ein Level an Komplexität dazu packen. Schritt für Schritt und nur falls nötig.

Schlussendlich geht es ja nicht darum, ein ausgeklügeltes System um seiner selbst willen zu unterhalten und zu verwalten, sondern es geht doch eigentlich nur darum, uns die Arbeit zu erleichtern und einen guten Rahmen dafür zu schaffen.

Wir sollten also nicht mit der ausgefeiltesten, aber dafür komplexen Lösung beginnen, sondern erst allenfalls dort enden, falls es die Umstände erfordern. 

Die perfekte To-do-Liste

  • Schreib die Tätigkeiten auf, die du tun möchtest.
  • Ergänze bei Bedarf die Punkte um Fälligkeitsdaten.
Simple To-do-Liste
Die einfachste Form einer To-do-Liste

Fertig ist die Organisation in ihrer schlichtesten Form. Im Prinzip hast du dann eine Art Einkaufsliste – und häufig genügt das auch schon.

Natürlich nicht immer. Im Privaten wird das ziemlich sicher reichen. Im Business kann es sein, dass die Liste komplexer sein muss, gerade z.B. bei der Kollaboration im Team. Wenn du aber im Business eine To-do-Liste für dich alleine führst, kann schon eine solche einfache Liste tatsächlich ausreichen.

Ich kann dir verraten, dass meine To-do-Liste für mein Business nicht wesentlich komplexer ist und ich darf mit Fug und Recht behaupten, dass ich ganz gut organisiert bin. :-)

Deshalb: Beginne bei der einfachsten Lösung und nimm bei Bedarf mehr dazu.

Was bringt eine To-do-Liste überhaupt?

Viel – wenn man das Instrument gut und richtig einsetzt. 

Vorteile von To-do-Listen

Eine gut geführte To-do-Liste hat viele Vorteile:

  • Übersicht
  • Klarheit
  • proaktives Hilfsmittel
  • befreit den Kopf
  • nichts geht vergessen

Nachteile von To-do-Listen

Wo Licht ist, ist auch Schatten. Aufgabenlisten bringen durchaus auch Nachteile und Probleme mit sich – besonders, aber nicht nur, wenn sie nicht gut geführt oder gepflegt sind. Diese hier zum Beispiel:

  • Demotivation und Stress
  • Fremdsteuerung und reaktives Verhalten
  • alle Aufgaben sind auf derselben Ebene
  • falsche Perspektive (Effizienz vs. Effektivität)
  • Druck, produktiv zu sein

Die Vorteile liegen auf der Hand. Die Nachteile können mit dem richtigen Umgang abgeschwächt oder ganz eliminiert werden.Die Kunst besteht darin, eine Form zu finden, die zu dir passt und mit der du dich wohl fühlst. Für den einen mag das tatsächlich eine komplexe Methode sein, für den anderen ein Blatt Papier.

Danach folgt das Know-how über den richtigen Umgang.

Die beiden wichtigsten Punkte bei der To-do-Liste

Häufig hört man von vielen Punkten, die wichtig sein sollen:

  • To-do-Listen müssen vollständig sein.
  • Aufgaben müssen selbstsprechend sein.
  • Die einzelnen Aufgaben haben vorzugsweise ein Verb (Tätigkeitswort).
  • Die Liste darf nicht so lang sein, dass ich gleich demotiviert bin.
  • etc.

Auch hier wird wieder unnötig Druck aufgebaut. Dabei gibt es für mich nur eine einzige Regel: 

Gut ist, was für dich funktioniert.

Alle Tipps und Tricks, die es gibt, können dir durchaus helfen, aber setzen oft die falschen Prioritäten. Auch hier wieder: Es geht nicht um die perfekte Liste, sondern es muss immer darum gehen, dass du deine Arbeit gut im Griff hast.

Trotzdem gibt es durchaus zwei Punkte, die ich bei To-do-Listen für entscheidend halte:

  1. Alle Aufgaben sind im Idealfall auf einer einzigen To-do-Liste.
  2. Diese eine To-do-Liste ist sichtbar.
grundsaetze to do liste

Eine einzige To-do-Liste

Aufgaben erreichen uns oft auf den unterschiedlichsten Kanälen (per E-Mail, am Telefon, per Post, mündlich, in einem Team-Meeting usw.)

Die Versuchung ist groß, diese Aufgabe gleich dort zu notieren, wo sie anfällt. Schließlich sollte man neue Aufgaben und Ideen sofort notieren.

…nur gibt es dabei ein Problem: die eine Aufgabe liegt im Posteingang, die nächste steht auf einem Post-it-Zettel, die nächste auf einer Papierserviette, die nächste in einer App, die nächste in einem Stapel auf dem Tisch, etc. etc

Das papierlose Büro

Der Nachteil ist klar: Wir verzetteln uns (wörtlich gemeint!).

In einer idealen Welt haben wir deshalb nur eine einzige Aufgabenliste.

Eine einzige To-do-Liste heißt übrigens nicht unbedingt eine einzige physische To-do-Liste. Sondern es heißt lediglich: Alle Aufgaben sind an einem einzigen Ort gesammelt.

Die Realität

Das klappt nicht immer. Vielleicht haben wir ein paar Aufgaben im CRM, ein paar in der Projektverwaltung und ein paar auf einem Blatt Papier.

Das kann funktionieren, wenn…

  • die Grenzen zwischen diesen Listen glasklar sind, und
  • man so wenige Listen wie möglich nutzt.

Mein Tipp für deine Aufgaben

Nimm dir die Zeit und such all deine versteckten Aufgaben. Trage alle heimlichen To-do-Listen zusammen.

Bestimmt hast du noch ein paar Aufgaben in einem Stapel oder im Kalender oder auf einem Zettel in deiner Tasche. Trag alle Aufgaben zusammen und sammle sie an einem Ort, auf einer einzigen To-do-Liste bzw. auf den ganz wenigen Listen, die du hast.

Daneben gibt es auch noch stille To-do-Listen. Falls dich dieses Thema interessiert, habe ich hier ein Video für dich:

YouTube video

DIE SICHTBARE TO-DO-LISTE

Eine To-do-Liste nützt dir nur dann etwas, wenn du sie auch regelmäßig (durch)siehst. Sonst gilt schnell: Aus den Augen aus dem Sinn.

Besonders bei digitalen To-do-Listen ist die Gefahr groß, dass wir die entsprechende Anwendung nie öffnen oder zu selten zu ihr wechseln. Hier braucht es eine Routine, regelmäßig auf die Liste zu schauen.

Wichtig – wenn auch weniger entscheidend – ist auch, dass du deine To-do-Liste möglichst immer bei dir hast. So hast du nicht nur an deinem Schreibtisch die Übersicht, sondern an jedem Ort und auch z.B. in Meetings.

Mein Tipp für deine sichtbare To-do-Liste

Gewöhne dir an, mehrmals täglich mit deiner To-do-Liste zu arbeiten.

Zeit, sich neue Klarheit zu schaffen

Um dich daran zu gewöhnen, kannst du ja zu fixen Zeiten auf deine To-do-Liste schauen, am besten zu Übergangszeiten wie bei Arbeitsbeginn, nach der Kaffeepause, nach der Mittagspause und vor Feierabend. Das gibt einen guten Rhythmus.

Die App an sich bleibt natürlich immer offen, so dass du auch zwischendrin darüber „stolperst“.

Beendest du eine Aufgabe, dann wechsle sofort zu deiner App, um die nächste Aufgabe herauszusuchen.

Arbeitest du lieber mit einer To-do-Liste auf Papier, dann leg sie immer vor dich auf den Tisch.

Ich kann dir helfen, diese beiden Regeln schnell und gezielt umzusetzen.

In meinem Online-Workshop „Arbeite klüger – nicht härter“ richten wir deine individuelle Arbeitsorganisation ein. Das ist möglich in der Gruppe über mehrere Wochen verteilt, intensiv an einem Wochenende oder auch 1:1 mit mir allein.

Lass auch mal Fünfe gerade sein

Im Zeitmanagement ist es nie entscheidend, Perfektion zu erreichen. Ein gutes Zeitmanagement soll keinen Selbstzweck erfüllen, sondern helfen, ein Ziel zu erreichen.

Wir wollen ein besseres Zeitmanagement „um zu…“

  • um mehr zu erreichen
  • um mehr Wirkung zu erreichen
  • um entspannter zu arbeiten
  • um zufriedener zu sein
  • um weniger Stress zu haben
  • usw.
Die optimale Aufgabenliste

Deshalb solltest du auch bei deiner Aufgabenliste mit der einfachsten Form beginnen, die dir sofort einen Nutzen bringt. Such nicht zu lange nach dem besten Tool oder der besten App (die es eh nicht gibt), sondern beginne mit dem, was du hast: Einem Blatt Papier, irgendeiner App, die du ohnehin schon installiert hast, usw.

Oder anders gesagt:

Ein simples System, das dir heute hilft, ist jedem komplexen System überlegen, das dir morgen nach langer Einrichtung vielleicht hilft.

  • Entscheidend ist die sofortige Umsetzung, nicht das perfekte, ausgeklügelte System mit der ausgefeiltesten App auf dem Markt, das aber frühestens morgen fertig eingerichtet ist und vielleicht eben dann doch nicht wirklich hilft.
  • Entscheidend ist eine sofortige, pragmatische Lösung, die mit der Zeit weiter verfeinert werden kann. Im Zeitmanagement – wie in vielen anderen Gebieten – schlägt schnelles, entschlossenes Handeln jedes Philosophieren über die perfekte Lösung.

Priorität hat also nicht ein Tool oder eine App, sondern dass du einfach beginnst. Am Schluss geht es um Ergebnisse – und das sind hier die erledigten Aufgaben, nicht die perfekt verwalteten Aufgaben.

Exkurs: Ein neues Mindset? To-do-Liste vs. Might-do-Liste

Ich bin kein Hellseher, aber eines weiß ich mit Sicherheit:

Deine To-do-Liste ist länger, als dir lieb ist. 

Hab ich Recht? Meistens haben wir nämlich mehr Aufgaben als Zeit.

to do listen aufgaben vs zeit

Aufgabenlisten haben damit einen entscheidenden Nachteil: Sie werden selten kürzer. Im Gegenteil: Für jede erledigte Aufgabe kommen mehrere neue hinzu. Und: Der Zustrom an (scheinbar?) wichtigen Aufgaben ist unendlich.

Aufgabenlisten helfen zweifellos, die Übersicht zu behalten, doch fallen sie seitenlang aus, können sie aber auch schnurstracks zu Aufschieberitis und Demotivation führen.

Wie wäre es denn, wenn wir unsere „To-do-Liste“ in „Might-do-Liste“ umbenennen? Auf dieser Liste stehen nämlich Dinge drauf, die ich tun könnte, wenn ich mich dafür entscheide und mir Zeit dafür nehmen will. So wird die Liste also zu einer Art Backlog.

Macht das einen Unterschied? Faktisch vielleicht nicht – aber es nimmt Druck aus der ganzen Geschichte raus. Solche psychologischen „Tricks“ sind nicht zu unterschätzen und machen unter dem Strich dann sehr wohl einen Unterschied.

Ich spreche hier aber weiterhin von To-do-Listen – behalte diesen Gedanken trotzdem im Hinterkopf.

Meine Empfehlungen für deine To-do-Liste

Was solltest du sonst noch beachten, damit deine Aufgabenliste dir wirklich hilft und dein Gehirn entlastet?

  1. Notiere nur diejenigen Dinge auf deiner To-do-Liste, die du tendenziell vergisst oder die ein Fälligkeitsdatum haben. Vollständigkeit kommt hier nicht vor (außer du möchtest das). Aber wozu soll ich mir die Aufgabe „Blogartikel schreiben“ aufschreiben, wenn das zu meinen Standard- oder Routineaufgaben gehört? Wozu soll ich mir „Geburtstagsgeschenk für meine Frau einkaufen“ aufschreiben, wenn ich jedes Jahr und vor allem gerne daran denke?
  2. Teile deine Aufgaben soweit auf, wie es dir dient. Vergiss starre Grundsätze wie: „Man muss Aufgaben bis auf die einzelnen Handlungsschritte herunterbrechen.“ Halte dich nur daran, wenn es dir wirklich hilft. Aber wozu sollte ich die Aufgabe „Angebot für Tolle Firma GmbH erstellen“ weiter herunterbrechen, wenn ich doch regelmäßig Angebote erstelle und genau weiß, was ich da zu tun habe? Wozu soll ich meine Tagesaufgabe „Blogartikel schreiben“ weiter aufteilen, wenn ich bereits hunderte Artikel geschrieben habe und weiß, wie das geht?
  3. Formuliere deine Aufgaben so, dass du sofort weißt, was du zu tun hast. Mit oder ohne Tätigkeitswort (Verb)? Egal – was dir lieber ist. Und je nach Aufgabe. Die Aufgabe „Dankesgeschenk für Vermittler“ muss ich nicht weiter spezifizieren. Ich weiß nämlich, dass dazu gehört, das Geschenk einzukaufen (ach was…), einzupacken und zu versenden. Bei der Aufgabe „webseite.ch analysieren“ bin ich froh, dass ich hingeschrieben habe, was ich auf der Webseite tun will.
  4. Nutze Kategorien, wenn du willst. Ich nutze (fast) keine. Dafür ist meine To-do-Liste zu kurz. Und nein, ich habe nicht zu wenig zu tun. Wenn du aber viele Aufgaben (>25) und gerne eine Unterteilung hast, dann arbeite mit Kategorien.
  5. Hüte dich vor versteckten Aufgaben. Nutze so wenige To-do-Listen wie möglich (siehe oben), wo alles drauf steht, was du auf der To-do-Liste haben willst. Pass auf, dass sich nicht weitere Aufgaben irgendwo verstecken.

Auch hier: Alles so einfach und pragmatisch wie möglich und nötig.

Wenn du dich nicht alleine auf die Suche machen willst, um herauszufinden, was für dich funktioniert, dann helfe ich dir gerne dabei.

In meinem Online-Workshop „Arbeite klüger – nicht härter“ richten wir deine individuelle Arbeitsorganisation ein. Das ist möglich in der Gruppe über mehrere Wochen verteilt, intensiv an einem Wochenende oder auch 1:1 mit mir allein.

Ist keine To-do-Liste eine Lösung?

Geht’s eigentlich auch ohne To-do-Listen? Ich dachte ja, also habe ich ein kleines Experiment gemacht. Das Ergebnis war …ernüchternd. Doch schau selbst:

YouTube video

Welche App für To-do-Listen?

Endlich komme ich zu der Frage, die dich vermutlich brennend interessiert: Welche App solltest du für deine Aufgabenliste nutzen?

Die Antwort ist einfach: Das ist völlig egal. :-) Nutze die App, mit der du gerne arbeitest.

Im Englischen heißt es:

„A fool with a tool is still a fool.“
(etwa: „Ein Narr mit einem Werkzeug ist immer noch ein Narr.“)

Die besten Zeitmanagement-Tools

Denk aber an die Ansätze aus diesem Artikel: So einfach wie möglich und so schnell eingerichtet wie möglich.

Hier sind aber doch noch ein paar Empfehlungen:

  1. Starte mit dem, was du schon hast. Vielleicht hat deine Branchensoftware auch eine Aufgabenliste?
  2. Hast du gar nichts, dann schau zuerst mal zu den Tools, die dein System schon mitbringt. Sitzt du an einem Mac, dann schau dir Apple Erinnerungen an. Nutzt du Microsoft Office, dann prüfe, ob dir die Outlook Aufgaben bereits genügen. Falls nicht, dann schau dir Microsoft To do und Microsoft Planner an. Bist du in der Google Welt zuhause, dann schau dir Google Tasks an.
  3. Überzeugt dich das nicht, dann schau dir die Lösungen an, die weit verbreitet sind. Damit hast du eine gewisse Zukunftssicherheit und du findest schnell Hilfe. Beispiele sind Todoist, TickTick, Trello, Meistertask, Asana, aber auch Things (Mac) oder Omnifocus (Mac).

Sind Kanban-Boards empfehlenswert für Aufgabenlisten?

Tools wie Trello, Meistertask oder Microsoft Planner sind großartig, um einen Prozess (auch im Team) darzustellen, wie z.B. den Verkaufsprozess, einen Redaktionsplan, Phasen eines bestimmten Projektes usw.

kanban board

Meiner Meinung nach sind sie aber nicht als To-do-Liste geeignet, wenn du viele Aufgaben hast (>50 Stück). Entweder wird dein Board dann sehr unübersichtlich oder du brauchst mehrere Boards und die Verzettelungsgefahr steigt wieder.

Und jetzt?

Jetzt hast du dich schon lange in meine Gedanken rund um die Aufgabenliste vertieft. Viele Themen habe ich noch gar nicht angesprochen wie z.B. das Thema Prioritäten, Tagesplanung, Methoden, Aufgaben auf dem Smartphone usw.

Das macht aber nichts, denn du weißt schon: Simpel schlägt komplex. Deshalb schlage ich dir Folgendes vor:

1. Finde deine To-do-Listen App

Folge meiner kleinen Anleitung weiter oben. Wenn du noch keine hast, mit der du mehr oder weniger zufrieden bist, dann nimm dir ein enges Zeitfenster vor, in dem du verschiedene Apps ausprobieren darfst. Dieses Zeitfenster darf nicht länger als 90 Minuten sein!

2. Verbessere deine To-do-Liste

Wir starten ja selten komplett bei Null. Nimm deine bestehende To-do-Liste und bring sie auf Vordermann:

  • Geh durch deine Aufgabenliste und streiche alles, was nicht mehr aktuell ist, was dich nicht mehr interessiert, was überholt ist, was sonst jemand erledigt hat, was du problemlos streichen kannst oder was schon erledigt ist.
  • Formuliere die restlichen Aufgaben bei Bedarf so um, dass du sofort auf einen Blick weißt, was du zu tun hast.
  • Ergänze deine Liste um deine versteckten Aufgaben.

So geht es jetzt weiter:

Für ein gutes Zeitmanagement musst du nur drei Themen in den Griff bekommen (Übersicht, Prioritäten, Fokus). Hier sind ein paar Links, die dich dabei begleiten können:

„Trial and error“ (Versuch und Irrtum) funktioniert, aber kostet viel Zeit. Willst du lieber rasch und gezielt eine Lösung, dann hol dir Hilfe von einem erfahrenen Coach.

In meinem Online-Workshop „Arbeite klüger – nicht härter“ richten wir deine individuelle Arbeitsorganisation ein. Das ist möglich in der Gruppe über mehrere Wochen verteilt, intensiv an einem Wochenende oder auch 1:1 mit mir allein.

ÜBER IVAN BLATTER

Ivan Blatter
Ivan Blatter

Ich bin seit 2008 Produktivitätscoach und führe meine Kunden zu mehr Selbstbestimmung und Freiheit in ihrem Business.

  • Ich helfe einerseits Solopreneuren, Selbstständigen und Unternehmern, ihr Zeit- und Selbstmanagement in den Griff zu bekommen, so dass sie mehr Freiraum haben.
  • Andererseits helfe ich meinen Kunden, über sich hinauszuwachsen, damit sie das erreichen, was sie wirklich wollen.

Mit meinem umfangreichen Blog, meinem erfolgreichen Podcast und meinem Buch "Arbeite klüger – nicht härter" habe ich schon tausenden Menschen weiterhelfen können.

Daneben helfe ich aber auch Menschen, die schnell und gezielt vorwärts kommen wollen, mit meinen Angeboten.

Immer getreu meinem Motto: Nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder.