7 Fälle, für die sich E-Mails besonders gut eignen

In letzter Zeit schrieb ich einige Artikel über E-Mails und führte ein Webinar über den Umgang mit E-Mails durch.

Kein Wunder: Sind doch E-Mails nach wie vor die Zeitfresser Nr. 1 im modernen Arbeitsalltag.

Zu Recht und zu Unrecht zugleich:
Können doch E-Mails vieles vereinfachen – wenn man es richtig und für die richtigen Dinge einsetzt.

Lesen Sie hier 7 Fälle, für die sich E-Mails besonders gut eignen.

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Die Flut – Wie Sie mit zuviel Informationen umgehen können

Wir leben in einer Welt, wo man zu jeder Zeit praktisch jede Information zu Verfügung hat. Das ist gut! Ich schätze das sehr und da ich mich schon sehr lange im Internet und dessen Vorläufern bewege (eigene E-Mail-Adresse seit 1991), kann ich mich kaum noch an die Zeit vorher erinnern. Doch diese Informationsflut bringt auch Nachteile, jede Medaille hat zwei Seiten. Der Umgang mit all diesen Informationen muss gelernt sein, sonst überwiegen die Nachteile:

  1. Produktivitätsverlust: Ein Zuviel an Informationen kann zu zwei Dingen führen: Erstens verliert man den Blick für das Ganze und versinkt in den unzähligen Details. Die sind aber vielleicht gar nicht wichtig. Zweitens verliert man den Fokus auf das, was man eigentlich tun wollte und wozu man die Informationen braucht. Sie kennen das sicher auch: Nur kurz wollten Sie etwas im Internet nachschauen und schwupps ist eine Stunde vorbei.
  2. Informationslärm: Zu viele Informationen führen dazu, dass Sie automatisch von einer zur nächsten Neuigkeit springen. So kommen Sie nie zur Ruhe und finden Ihren Flow nicht.
  3. Zeitverlust: Ich habe es schon angesprochen: Man springt von einer Information zu nächsten, verliert den Überblick, bleibt bei unwichtigen Dingen hängen und die Zeit rinnt nur so dahin.
  4. Reflexion Das Springen zwischen verschiedenen Informationen verkürzt die Zeit der Reflexion. Man nimmt sich die Zeit nicht mehr, um die Informationen angemessen zu verarbeiten.
  5. Stress: Die Informationsflut führt zu mehr Stress. Man hat Angst, etwas Wichtiges zu übersehen oder etwas Interessantes zu verpassen. Schlussendlich kann das zu einer Infosucht führen und man hält es ohne neuen Input gar nicht mehr mit sich selber aus. Abgesehen dass man ständig online sein muss, immer und in jeder Situation.

Wie bei allen Dingen ist auch hier das Zuviel problematisch, selbst wenn die Informationen an sich eine gute Sache sind. Eine Reihe Schokolade schmeckt und beruhigt die Nerven, die ganze Tafel macht übergewichtig. Ein Kaffee nach dem Essen ist anregend, ein paar Tassen machen nervös. Ein Glas Wein hilft zu entspannen, eine Flasche Wein lässt die Welt sich drehen.

Wir brauchen Informationen, um überhaupt arbeiten zu können, aber wir brauchen nicht jede Information und wir brauchen keine unwichtigen Informationen. Die folgenden Vorschläge können dabei helfen, mit der Informationsflut besser umzugehen.

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