Leidest du unter der Mailflut? Weißt du nicht, wie du deinen Posteingang bändigen kannst? Frisst dir die Bearbeitung von Mails zu viel Zeit weg? Wenn ja, dann probier’s mal mit dem  LAHA-Prinzip!

leerer PosteingangViele Menschen archivieren ihre E-Mails im Posteingang. Das ist interessant.

Ich frage mich dann immer, ob diese Leute ihre Briefe auch nur kurz überfliegen und wieder zurück in den Briefkasten legen, bis er überquillt und sich nicht mehr schließen lässt?

Das würde ihnen wahrscheinlich merkwürdig vorkommen und doch benutzen sie ihren E-Mail-Posteingang genau so. Das geht definitiv effizienter!

Tabula rasa

Das LAHA-Prinzip verfolgt ein einziges Ziel: Ein völlig leerer Posteingang!

Es verhindert damit, dass du wichtige Informationen und Aufgaben übersiehst.

Gleichzeitig garantiert es weniger Stress beim Bearbeiten von Mails.

Dazu sind nur 4 Schritte und unter Umständen ein Vorschritt notwendig:

  • Vorschritt: Tabula rasa: Wenn du hunderte Mails in deinem Posteingang lagerst, dann mach am besten reinen Tisch und beginn wieder bei Null:Verschiebe alle Mails in einen speziellen Ordner mit dem Namen „Alte E-Mails“. So hast du bei Bedarf noch Zugriff darauf, aber sie behindern dich nicht bei deiner neuen E-Mail-Philosophie.Denk daran, diesen Ordner später auch nach dem LAHA-Prinzip durchzugehen: Setz dir jetzt eine Frist und reserviere dir Zeit in deinem Kalender dafür.

So, jetzt kannst du sozusagen bei Null anfangen.

Gewöhn dir an, jede neue E-Mail nach diesem Schema abzuarbeiten: Lesen + Antworten + Handeln + Ablegen = LAHA.

  1. Lesen: Lies eine neue E-Mail zuerst einmal durch.Hör auf zu lachen – das ist leider nicht mehr selbstverständlich. E-Mail werden heutzutage höchstens überflogen und nur selten wirklich gelesen.Mach’s anders und du hebst dich bereit von vielen anderen Leuten ab.

    Lesen ist die Grundlage für die Entscheidung, was mit der E-Mail weiter geschehen soll.

    Nimm dir die Zeit und lies jede neue E-Mail einmal aufmerksam durch.

  2. Antworten: Beantworte eine E-Mail, wenn du das unbedingt tun musst.Das hat nichts mit Arroganz oder Unhöflichkeit zu tun, sondern ist notwendig, um einen vernünftigen Umgang mit der Mailflut zu lernen.Antworte sofort, falls die Beantwortung weniger als zwei Minuten benötigt. Fass dich kurz, der Empfänger leidet vermutlich genau so unter der Mailflut wie du.

    Versuch, maximal fünf Sätze zu schreiben. Das ist eine gute Grösse, um das Wichtigste zu sagen, ohne die Mail aufzublähen.

    Du kannst eine Antwort auch in die Betreffzeile schreiben und mit „(eom)“ (=end of message – Ende der Nachricht) abschließen. Falls der Empfänger das Kürzel kennt, ersparst du ihm das Öffnen der E-Mail.

  3. Handeln: Auf E-Mails gibt es nur eine beschränkte Anzahl möglicher Handlungen:
    • Weiterleiten: Wenn du nicht die geeignete Person bist, die E-Mail zu behandeln, dann leite sie unverzüglich mit einem klaren Auftrag weiter.
    • Eintrag auf die Aufgabenliste: Aufgaben, die du in zwei Minuten oder weniger erledigen kannst, erledigst du sofort. Alle anderen Aufgaben (auch eine ausführliche Antwort auf die Mail) kommt auf die Aufgabenliste.
    • Termine: Ist in der Mail ein Termin angegeben, dann trag ihn sofort in den Kalender ein.
  4. Ablegen: Leg die E-Mail anschließend ab.Eine Form der Ablage – und zugleich erste Wahl! – ist die virtuelle Rundablage: Lösch die E-Mail, wenn du sie nicht mehr brauchst oder nicht aufheben musst. Du hast zwar genug Speicherplatz, um alle E-Mails aufzuheben, aber lass dich nicht verführen: Fülle geht meist auf Kosten des Überblicks.

    Schaffen dir für alle anderen Fälle einen einzigen Ordner mit dem Namen „Archiv“ und verschieb die Mails, die du ablegen möchtest oder muss, hier hin.Spar dir die Mühe, eine differenzierte Ordnerstruktur zu schaffen: Meistens befindet sich eine E-Mail sowieso nicht dort, wo man sie vermutet.  Heute kann jedes E-Mail-Programm (und jedes Webmail) eine E-Mail blitzschnell via Suchfunktion finden.

    Wenn du eine E-Mail ausführlich beantworten muss oder für die Erledigung einer Aufgabe brauchst, dann markiere sie (z.B. mittels „Zur Nachverfolgung“ in Outlook, als „Markiert“ in GoogleMail) und leg sie ab. So hast du schnellen Zugriff auf alle unerledigte Mails.

    Denk aber an den Eintrag auf die Aufgabenliste, denn nur die Aufgabenliste gibt dir den Überblick über das, was du noch zu tun hast.


Das war’s.

Der Weg zu einem dauerhaft leeren Posteingang ist überhaupt nicht schwierig. Behandle ihn einfach so, wie deinen Briefkasten und arbeite deine E-Mails genauso ab wie deine Briefe.

Mit dem LAHA-Prinzip wird dir das sicher gelingen!

Bildnachweis: © Depositphotos.com / scukrov

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