Einführung in GTD (Teil 8): Zusammenfassung: GTD in aller Kürze

Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der „Erfinder“ von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.
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In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Sie sollten trotzdem das Buch lesen, um alle Details zu verstehen, oder eine Schulung bei einem zertifizierten GTD-Trainer besuchen. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

So komplex GTD auch scheinen mag, kaum hat man damit begonnen, ist es eben doch einfach. Man muss lediglich das ganze System kennen, um die einzelnen Schritte zu verstehen. Darin liegt die Schwierigkeit. In den vergangen sieben Teilen haben Sie das System jedoch gut genug kennen gelernt, damit Sie anfangen können. Hier nochmals die Kurzfassung.

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Einführung in GTD (Teil 6): Der vierte Schritt: Durchsicht und Pflege

Bisher haben wir gelernt, wie man die losen Enden erfasst, durcharbeitet und organisiert. Wir haben verschiedene Aufgabenlisten je nach Kontext erstellt. Davon falle drei auf: Die Listen „Agenda“ (mit den Dingen, die ich mit jemandem bei nächster Gelegenheit besprechen möchte), „Irgendwann/Vielleicht“ (der Parkplatz für die Ideen, die ich jetzt noch nicht weiter verfolgen oder umsetzen möchte/kann) und „Warten auf“ (wo ich auf jemanden oder etwas warten muss). Zusätzlich führen wir eine Projektliste, natürlich einen Kalender und vielleicht eine Wiedervorlage.

Der nächste Schritt im Prozess ist das Durchsehen und Pflegen all dieser Listen.

Die Flut – Wie Sie mit zuviel Informationen umgehen können

Wir leben in einer Welt, wo man zu jeder Zeit praktisch jede Information zu Verfügung hat. Das ist gut! Ich schätze das sehr und da ich mich schon sehr lange im Internet und dessen Vorläufern bewege (eigene E-Mail-Adresse seit 1991), kann ich mich kaum noch an die Zeit vorher erinnern. Doch diese Informationsflut bringt auch Nachteile, jede Medaille hat zwei Seiten. Der Umgang mit all diesen Informationen muss gelernt sein, sonst überwiegen die Nachteile:

  1. Produktivitätsverlust: Ein Zuviel an Informationen kann zu zwei Dingen führen: Erstens verliert man den Blick für das Ganze und versinkt in den unzähligen Details. Die sind aber vielleicht gar nicht wichtig. Zweitens verliert man den Fokus auf das, was man eigentlich tun wollte und wozu man die Informationen braucht. Sie kennen das sicher auch: Nur kurz wollten Sie etwas im Internet nachschauen und schwupps ist eine Stunde vorbei.
  2. Informationslärm: Zu viele Informationen führen dazu, dass Sie automatisch von einer zur nächsten Neuigkeit springen. So kommen Sie nie zur Ruhe und finden Ihren Flow nicht.
  3. Zeitverlust: Ich habe es schon angesprochen: Man springt von einer Information zu nächsten, verliert den Überblick, bleibt bei unwichtigen Dingen hängen und die Zeit rinnt nur so dahin.
  4. Reflexion Das Springen zwischen verschiedenen Informationen verkürzt die Zeit der Reflexion. Man nimmt sich die Zeit nicht mehr, um die Informationen angemessen zu verarbeiten.
  5. Stress: Die Informationsflut führt zu mehr Stress. Man hat Angst, etwas Wichtiges zu übersehen oder etwas Interessantes zu verpassen. Schlussendlich kann das zu einer Infosucht führen und man hält es ohne neuen Input gar nicht mehr mit sich selber aus. Abgesehen dass man ständig online sein muss, immer und in jeder Situation.

Wie bei allen Dingen ist auch hier das Zuviel problematisch, selbst wenn die Informationen an sich eine gute Sache sind. Eine Reihe Schokolade schmeckt und beruhigt die Nerven, die ganze Tafel macht übergewichtig. Ein Kaffee nach dem Essen ist anregend, ein paar Tassen machen nervös. Ein Glas Wein hilft zu entspannen, eine Flasche Wein lässt die Welt sich drehen.

Wir brauchen Informationen, um überhaupt arbeiten zu können, aber wir brauchen nicht jede Information und wir brauchen keine unwichtigen Informationen. Die folgenden Vorschläge können dabei helfen, mit der Informationsflut besser umzugehen.

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Einführung in GTD (Teil 4): Der zweite Schritt: Durcharbeiten

Im letzten Teil ging es um das Erfassen von losen Enden. Wichtigster Grundsatz: Leeren Sie Ihren Kopf und erfassen Sie alle losen Ende zu 100%. Wenn Sie das getan haben (analog oder digital), wandert die Notiz in Ihren Eingangskorb. Mindestens einmal pro Tag wird dann der Eingangskorb geleert. Um das Verfahren, wie man den Eingangskorb am besten leert, geht es in diesem Teil.

Einführung in GTD (Teil 3): Der erste Schritt: Erfassen

In den ersten beiden Teilen der GTD-Einführung ging es allgemein um GTD und dessen Prozess. In diesem Teil geht es um das Erfassen und um den Grundsatz: Erfassen Sie alle losen Enden und zwar zu 100%.