Am 1.1.2015 habe ich meinen Lesern das "Du" angeboten.
In den älteren Artikeln sieze ich noch, wir bleiben aber natürlich gerne beim "Du". :-)

Glaubt hier noch jemand, Multitasking würde funktionieren?

Meistens wissen wir, dass Multitasking eine Illusion ist. Zumal unzählige Studien beweisen, dass Multitasking zu deutlich mehr Fehlern und mehr Stress führt und schlussendlich mehr Zeit kostet, als wenn wir alles nach einander machen würden.

Trotzdem müssen wir häufig im Alltag schnell zwischen Aufgaben switchen. Mit dem Nachteil, uns zu verzetteln und nicht wirklich vorwärts zu kommen.

Um so wichtiger ist es, sich täglich und bewusst Zeit fürs Singletasking zu nehmen.

Wie? Lesen Sie einfach weiter.

Unterbrechungen

Fokus Singletasking
Foto von roxta | photodune.net

Ja, es gibt Jobs, bei denen Unterbrechungen zum Jobprofil gehört: Etwa wenn Sie am Empfang arbeiten. Häufig auch bei Assistenzstellen oder im Support.

Doch diese Jobs sind die klare Ausnahme. Ich kenne nur wenige solche Ausnahmen, wo man sich wirklich ständig unterbrechen lassen muss.

Viel häufiger haben wir nur das Gefühl, wir müssten uns ständig unterbrechen lassen.

Erreichbar sein vs. unterbrechen lassen

Die wenigsten von uns sind Notärzte oder Feuerwehrmänner. Die müssen sich nämlich ständig unterbrechen lassen.

Wir verwechseln zwei verschiedene Dinge: Erreichbar sein und sich ständig unterbrechen lassen. Das eine hat nämlich mit dem anderen nichts zu tun.

  • Erreichbar sein heißt nicht: Ich lasse mich zu jedem beliebigen Zeitpunkt unterbrechen und ansprechen.
  • Erreichbar sein heißt: Falls jemand etwas von mir braucht, erhält er innerhalb nützlicher Frist eine Antwort. Das kann je nach Position und Branche innerhalb einer Stunde oder innerhalb eines Tages sein.
  • Erreichbar sein heißt: Erreicht mich jemand nicht, erhält er eine klare und verbindliche Auskunft, wann oder über welchen Kanal er mich erreichen kann.

Das hat also viel mit Organiation zu tun. Wer einen Sekretär oder eine Assistentin hat, weiß das und instruiert ihn oder sie genau. Doch auch wer das nicht hat, kann den Anrufbeantworter mit einer klaren Botschaft besprechen oder innerhalb ein paar Stunden auf eine E-Mail reagieren – und wenn es nur mit der Botschaft ist: “Ich bin momentan an einer Konferenz und melde mich übermorgen.”

Im Gegensatz dazu heißt “sich ständig unterbrechen lassen”: Ich reagiere sofort auf jede Anfrage, jeden Anruf, jede E-Mail.

Wir verwechseln zwei verschiedene Dinge: Erreichbar sein und sich ständig unterbrechen lassen.
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Erreichbar sein und trotzdem fokussiert arbeiten

Wir arbeiten (zu) häufig im Hühnerstall-Modus. Das ist die Situation, wenn jemand in einem Hühnerstall laut in die Hände klatscht.

Bei der Arbeit heißt das: Wir rennen jeder scheinbaren (!) Dringlichkeit hinterher, wir lassen uns ständig unterbrechen und hetzten von Aufgabe zu Aufgabe.

Mag sein, dass das ein Stück weit zur heutigen Arbeitswelt dazu gehört (was ich allerdings etwas bezweifle).

Umso wichtiger, dass wir uns täglich fokussierte, ruhige Zeiten des Singletaskings nehmen.

Mit “nehmen” meine ich: Erkämpfen, verteidigen, durchsetzen. Solche Zeiten kommen nämlich nicht von alleine, sondern Sie müssen das wollen und dann auch durchsetzen.

Wir müssen uns täglich fokussierte, ruhige Zeiten des Singletaskings nehmen.
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Zeiten den Singletaskings

Probieren Sie in den kommenden zwei Wochen Folgendes aus:

  1. Nehmen Sie sich täglich mindestens eine halbe Stunde, noch besser 60 oder sogar 90 Minuten Zeit, in der Sie sich auf eine einzige Aufgabe fokussieren.
  2. Schalten Sie während dieser Zeit sämtliche Unterbrechungen aus. Leiten Sie Ihr Telefon um, schließen Sie die Bürotüre, schalten Sie Ihr Handy auf stumm und schließen Sie alle Programm, die Sie für die Aufgabe nicht brauchen (besonders Ihr E-Mail-Programm).
  3. Wimmeln Sie jeden Unterbrechungsversuch ab. Sagen Sie höflich, aber bestimmt, dass Sie im Moment nicht gestört werden möchten.

Solche Singeltasking-Zeiten können Sie sich am einfachsten zu den Randzeiten nehmen, wenn ohnehin nicht so viel los ist:

  • Am Morgen früh (d.h. deutlich vor 8 Uhr)
  • Vor der Mittagspause
  • Nach der Mittagspause
  • Vor Feierabend

Je früher, desto besser. Denn dann sind Sie noch frisch und haben genug Power, um eine wirklich wichtige Aufgabe anzugehen.

Sie müssen aktiv der hektischen Zeit ausweichen: Versuchen Sie mal, mit Ihren Kollegen entweder früher oder etwas später als alle anderen in die Mittagspause zu gehen. Wenn dann die anderen im Mittag sind, haben Sie eine ruhige Zeit im Büro, die Sie nutzen können.

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