Tools im Zeitmanagement sind richtig und wichtig – aber längst nicht alles.

Denn:

Das allerwichtigste Tool im Zeitmanagement befindet sich zwischen deinen Ohren.
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Ohne das hilft dir auch das beste und ausgeklügeltste Tool nicht weiter.

Die Grundsätze eines guten Zeitmanagements gehen jedoch mit guten Tools zur Umsetzung Hand in Hand – es braucht beides.

Wie du die besten Tools auswählst, die wirklich zu dir passen, zeige ich dir hier. Am Schluss gibt’s dann noch eine kleine Geschichte aus meinem Trainer-Alltag.

Die besten Tools

So findest du die besten Tools

  1. Überleg als erstes, was du brauchst. Ja, ich weiß, es ist reizvoll, immer das neueste Tool auszuprobieren. Damit verlierst du aber unglaublich viel Zeit (und häufig auch Geld). Die Reihenfolge ist anders: Überleg dir vorher, was du brauchst und such dann gezielt die passende Lösung. Genauso, wie du das auch beim Autokauf machst.
  2. Wähle aus, was zu dir passt. Ich habe Kunden, die entschuldigen sich, weil sie auf Papier organisiert sind. Ich sage dann: Was für mich funktioniert, funktioniert für dich vielleicht überhaupt nicht. Und umgekehrt. Zeitmanagement ist etwas sehr Individuelles – ja sogar Persönliches. Das gilt natürlich auch für die Tools. Nutze also nicht einfach ein Tool, das der Blatter oder der Kollege empfiehlt, sondern nutze das Tool, das zu dir passt. Es gibt hier kein “Old-School” oder “schlechtes” Tool, sondern nur Tools, die für dich funktionieren – oder eben nicht.
  3. Wähle aus, was dir Spaß macht. Du machst doch deinen Job, weil du ihn gerne machst (hoffentlich). Du willst Dinge bewegen, Aufgaben erledigen, Produkte herstellen oder Dienstleistungen erbringen. Deine Hauptaufgabe ist nicht, dich perfekt zu organisieren. Das ist nur ein Nebenthema, das eben auch sein muss. Achte deshalb darauf, dass du deine Tools gerne nutzt. Sonst nutzt du sie nicht lange. Ach ja: Spaß machen dürfen sie auch – wie übrigens auch deine Arbeit.
  4. Wähle das aus, was du möglichst schnell einsetzen kannst. Damit ein Tool funktioniert, muss die Hürde so tief wie möglich sein. Ist ein Tool zu kompliziert (z.B. weil ich es zuerst umständlich starten oder mich zuerst lange einloggen muss), dann ist die Gefahr groß, dass ich es nicht nutze. So sind wir Menschen halt. Achte deshalb auf Tools, die du sehr schnell einsetzen kannst – sonst gewinnt der innere Schweinehund.
  5. Deine Tools müssen immer bei dir sein. Was nützt dir deine großartige To-do-Liste im edlen Notizbuch, wenn du es beim Kundengespräch nicht dabei hast? Was nützt dir deine geniale Software, wenn dir im Zug etwas einfällt und du den Laptop nicht dabei hast? Nimm dir die Pfadfinder als Vorbild. Die haben nämlich den Leitspruch: “Allzeit bereit!” Ein gutes Motto – auch im Zeitmanagement.
  6. Einfach schlägt komplex. Immer. Auch hier wieder: Ist die Hürde zu hoch (weil etwas zu komplex ist), dann hat der innere Schweinehund leichtes Spiel. Zeitmanagement ist für die meisten von uns ein notwendiges Übel. Wenn deine Welt durch die Tools auch noch komplexer wird, dann wird’s noch schwieriger. Vergiss eines nicht: Vor ein paar Jahrzehnten waren die Menschen auch produktiv – ohne die ausgefeilteste Software oder das neueste Smartphone, sondern einfach nur mit Papier und Stift.
  7. Geld spielt keine Rolle. Deine Tools sind eine Investition in dein Business. Wenn ich mit einem 300 EUR teuren Tool pro Woche 1 Stunde Zeit spare, kann ich mehr Dienstleistungen erbringen und meinen Umsatz erhöhen. Deshalb investiere ich die 300 EUR sehr gerne. Setz die Investitionen in ein Tool immer ins Verhältnis zum Nutzen oder dem Gewinn. Nebenbei: Ich gebe auch lieber ein paar Euro aus, anstatt stundenlang nach einer billigeren oder kostenlosen Alternative zu suchen. Diese Zeit kann ich besser nutzen.
  8. Bleib bei deinen  Tools. Glaub ja nicht, dass mit einem neuen Tool alles automatisch besser wird. Das wichtigste Tool ist und bleibt das zwischen deinen Ohren. Natürlich mag es bessere Lösungen geben als deine aktuelle Lösung, aber probier nicht ständig neue Tools aus. Wenn du den ersten sieben Punkten und besonders dem ersten Punkt gefolgt bist, dann gibt es keinen Grund, ständig zu wechseln. Nutze deine Zeit lieber für etwas anderes.
  9. Lerne, mit deinen Tools richtig umzugehen. Die meisten unserer Tools können mehr, als wir je brauchen. Lote die Möglichkeiten deiner Tools aus. Such den optimalen Workflow und wechsle  erst dann ein Tool, wenn du damit wirklich an die Grenzen stößt.
  10. Achte darauf, dass dein Werkzeugkasten vollständig ist. Dein Zeitmanagement ist so stark wie das schwächste Glied. Wenn du also für einen Bereich keine gute Lösung hast (z.B. für die Kundenverwaltung, für die Notizen oder für die Termine), dann wird dein Zeitmanagement nicht funktionieren. Nimmt dir die Zeit und schau, dass du in allen Bereichen gut organisiert bist.
  11. Verzettle dich nicht. Nutze für jeden Bereich ein Tool: Eine Aufgabenliste, einen Kalender, ein Notizprogramm usw. Ansonsten ist Verzettelung – und damit Ineffizienz – vorprogrammiert.
  12. Tools bekämpfen Symptome, aber beseitigen keine Ursachen. Und zum Schluss zur Wiederholung: Das wichtigste Tool überhaupt ist und bleibt die graue Masse zwischen deinen Ohren. Einstellungen, Glaubenssätze usw. sind viel wichtiger und entscheidender als alle Tools. Hast du wirklich ein Problem mit deinem Zeitmanagement, dann liegt hier die Lösung – und nicht in anderen/besseren/schöneren/schnelleren Tools. Wenn du in einem Restaurant wunderbar gegessen hast, dann fragst du den Koch ja auch nicht, welche Messer und Pfannen er benutzt hat.

Die Geschichte vom Geschäftsführer, der sich auf Papier organisiert

Tools sind wichtig und unwichtig zugleich:

  • Ja, sie helfen zweifellos bei deinem Zeitmanagement.
  • Nein, sie machen aus einem chaotischen, ineffizienten Aufschieber definitiv keinen Zeitmanagement-Guru.

Ein eindrückliches positives Beispiel habe ich einmal bei einem Kunden erlebt. Der Geschäftsführer eines sehr großen und erfolgreichen Bauunternehmens mit Millionen-Umsatz holte mich für ein Seminar für seine Kadermitglieder. Er erzählte mir, wie er selbst sich organisiert.

Er nutzt einen großen Wochenplaner auf Papier. Für jede Woche gibt es ein DIN-A3-Blatt (oder sogar DIN-A2?). Am Montag plant er seine Woche und schreibt in den Planer, was er wann erledigen will.

In der nächsten Woche nimmt er ein neues Blatt seines großen Wochenplaners. Aufgaben, die er letzte Woche geplant hatte, aber nicht erledigt hat, überträgt er dann von Hand. Muss er das für eine Aufgabe ein paar Mal tun, ärgert er sich so sehr über sich selbst, dass er sie sofort erledigt.

Fertig. :-) Mit dieser einfachen Methode hält er seinen inneren Schweinehund im Griff, plant seine Woche und führt damit ein Millionenunternehmen.
Tools? Na klar: Sein Wochenplaner und ein Bleistift.

Dieses Beispiel aus meinem Alltag zeigt sehr schön, wie produktives Arbeiten gar nicht so viel mit Tools zu tun hat, wie wir häufig meinen.

Bildnachweis: © iStockphoto.com / Tritooth

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