Delegieren bzw. outsourcen ist ein absolutes Muß für einen erfolgreichen Solopreneur.

Leider ist es gleichzeitig ein ganz schön große Herausforderung.

Man muss nämlich zuerst mal im Kopf dafür “parat” sein, damit es wirklich klappt.

Doch was bringt dein Business wirklich weiter?

  • Wenn du dich auf die Aufgaben fokussierst, die nur du tun kannst und die gleichzeitig voll deinen Stärken entsprechen?
  • Oder wenn du dich um jede Kleinigkeit selbst kümmerst, sogar um die Dinge, die du nicht gut kannst und dir keinen Spaß machen?

Die Antwort ist klar.

Um genau diesen Themenkreis habe ich mich mit Bernd Geropp unterhalten.

Delegieren richtig gemacht

Doppelkick zum Thema Delegieren

In dieser Episode lernst du:

  • Was Bernd und ich noch outsourcen könnten, aber doch nicht machen;
  • Wie wichtig das richtige Mindset ist;
  • Worin der erste Schritt bestehen muss;
  • Wie du glasklar delegierst;
  • …und vieles mehr!

Links zu dieser Folge

Bernd hat schon ein paar Mal rund um das Thema Delegieren geschrieben und gesprochen. Hier sind drei Beispiele:


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Der Doppelkick zum Nachlesen

Ivan Blatter: Heute haben wir uns das Thema “delegieren” vorgenommen. Wir waren kürzlich zusammen in Hamburg, und wir haben schon ein wenig über das Thema “outsourcen” gesprochen. Als Solopreneur kannst du häufig nicht im eigentlichen Sinne delegieren, denn du hast keine Mitarbeiter. Aber du kannst sehr wohl Aufgaben outsourcen. Und ich hatte ein klein wenig den Eindruck, dass es uns beiden etwas schwerfällt, Dinge outzusourcen. Stimmt dieser Eindruck?

Bernd Geropp: Ich glaube, das fällt fast jedem schwer, der längere Zeit eine Sache selbst gemacht hat und auch glaubt, sie gut gemacht zu haben. Um sie dann abzugeben, braucht es schon eine bestimmte Motivation, dass man sagt, “jetzt geht es nicht mehr”. Es ist einfach, Sachen abzugeben, meistens, wenn man keinen Spaß daran hat. Das ist easy. Bei mir ist das zum Beispiel alles – das kennst du ja – was mit Steuer und Buchhaltung zu tun hat. Das gebe ich gerne ab, kein Problem. Ich hätte auch keinen Spaß daran, die Transkriptionen meines Podcasts zu machen. Das kann ich sehr gut abgeben. Aber bei den anderen Sachen fällt das schon schwerer, muss ich sagen. Oft ertappe ich mich dabei, dass ich denke, “nein, nein, das musst du schon selbst machen!” Wenn man einfach ein bisschen mehr Abstand hätte, würde man sagen, “aber wenn du es richtig machen willst, dann solltest du es abgeben, das wäre nicht das Problem”.

Ivan: Das geht mir eigentlich genauso, das Blöde ist, dass mir doch viele Aufgaben Spaß machen, die eigentlich nicht – ich sage mal – “Chefsache” sind oder die ich als Solopreneur nicht unbedingt selbst machen sollte. Es gibt ein paar wenige Aufgaben in meinem Business, die kann nur ich – Produkte herstellen oder einen Doppelklick mit dir aufnehmen (lacht) oder so etwas. Es gibt ein paar Dinge, die kannst du einfach nur selbst machen.

Bernd: Aber selbst da ertappe ich mich dabei, dass ich bei einem Podcast sage, dass ich ihn selbst machen muss, denn “es ist ja eine Solo-Folge”. Oder unsere Sache hier, das ist jetzt nur das eigentliche Sprechen, aber die Vorbereitung, die wir selber gemacht haben, die hätte man zum Teil vielleicht auch abgeben können. Das spätere Schneiden des Podcasts, das mache ich immer noch selbst – da könnte man schon etwas tun, wenn man es wollte!

Ivan: Es gibt eben Aufgaben, die muss man nicht unbedingt selbst erledigen, aber die machen einfach solchen Spaß, zum Beispiel alles, was mit der Webseite zu tun hat.

Bernd: Oh ja!

Ivan: Oder gewisse technische oder Design-Dinge, die mache ich einfach wahnsinnig gerne. Und ich muss dann aber ehrlicherweise sagen, wenn ich in dieser Zeit vielleicht ein zusätzliches Coaching gemacht hätte oder ein weiteres Produkt herstellen würde, dann wäre meine Zeit vielleicht auch besser eingesetzt. Aber, da muss ich auch ehrlich sagen, Arbeit darf, muss auch Spaß machen. Und wenn ich jetzt mal eine halbe Stunde etwas mache, was ich nicht tun müsste, aber was mir einfach Spaß macht, dann ist das eigentlich gar nicht mal so schlimm. Es ist dann die Frage, wo ist die Grenze? Wo habe ich nur den Zeitverlust, und wo wäre ich gut beraten, das endlich abzugeben? Das ist dann für mich die eigentliche Frage.

Bernd: Und ich glaube auch, dass es bestimmte Phasen im Leben eines Solopreneurs gibt. Je nachdem, in welcher Phase man ist, kann es sinnvoll sein zu sagen, “nein, das mache ich jetzt selbst”, um es wirklich mal verstanden zu haben. So geht es mir zum Beispiel bei Webseiten. Ich glaube, dass es da, zumindest für meine Person, günstig ist, sich bis zu einem gewissen Grad hineinzuversetzen und mal etwas selbst gemacht zu haben. Das wird nicht so gut wie bei einem Spezialisten, aber ich kann dann irgendwann später mit dem Spezialisten sprechen. Ich kann sagen, “pass auf, ich möchte das so und so haben”. Ich kann den anderen dann auch besser einschätzen. Ich kann einschätzen, ob er einen guten Job macht oder nicht. Das brauche ich nicht bei einem Buchhalter, da habe ich ein Gefühl für die Sache. Und die Buchhaltung an sich, die verändert sich auch nicht, vor zehn Jahren war sie nicht viel anders als jetzt. Wenn du aber anschaust, was im Online-Business abgeht – vor zehn Jahren war das noch eine ganz andere Geschichte als heute. Das heißt, da immer so ein bisschen mitzuschwimmen, das finde ich teilweise auch durchaus sehr wichtig. Ich glaube, da ist dann der Punkt erreicht, dass man sagt, “hey, jetzt muss ich schauen, hier gibt es eine Sache, die mache ich immer wieder”, zum Beispiel beim Bloggen die Formatierungen, “lieber Bernd, das könntest du abgeben!” Das mache ich momentan noch nicht, aber das wäre für mich der nächste Schritt bei diesen Sachen.

Ivan: Das ist ganz witzig, wir haben es nicht abgesprochen, aber bei mir ist es genau derselbe Schritt. Einen Blogartikel zu schreiben, das mache ich gerne selbst, denn die Leute, die wollen den Blatter lesen, die wollen nicht irgendeinen Assistenten lesen. Es gibt andere große Blogger, zum Beispiel den Michael Hyatt, der hat mal darüber geschrieben, dass er seine Artikel nicht mehr selbst schreibt. Die werden also für ihn geschrieben, aber das sind so gut trainierte Mitarbeiter, die er hat, die können in seiner Sprache schreiben. Natürlich schaut er immer noch drüber, ob es wirklich von ihm sein könnte, aber er hat inzwischen tatsächlich Ghostwriter für seinen Blog. Und ich weiß, dass das in der Buchbranche gang und gäbe ist, dass viele Große, auch Bestseller, unter einem bestimmten Namen veröffentlicht werden, aber natürlich von einem Ghostwriter geschrieben sind, der überhaupt nicht in Erscheinung tritt. Wie gesagt, in der Buchbranche ist das schon gang und gäbe, und im Blogbereich gibt es das bei den großen Bloggern auch, aber das ist eine Aufgabe, von der ich sage, dass ich sie lieber selber mache. Aber wenn der Text steht, den einzustellen in WordPress, das Bild hinzuzufügen, formatieren, von mir aus auch noch die Social Media schreiben, das stimmt, das müsste ich nicht tun. Und das ist auch einer meiner nächsten Schritte. Wobei wir dann immer ins Problem kommen, habe ich ein geeignetes Gegenüber? Ich weiß, häufig sagen wir vorschnell, “nein, das kann niemand, das kann nur ich”, das ist auch häufig ein Problem beim Delegieren. Ich glaube, oft täuschen wir uns, es gibt sehr wohl viele Gegenüber, die das sehr gut können. Aber wenn du jetzt gerade das ganze Online-Marketing ansprichst, man muss auch sagen, wir als Solopreneure, die wir unser Geld zum Teil oder größtenteils online verdienen, sind schon ziemlich weit. Wir lernen sehr viel von den Amis, wir können sehr viel, und wir merken das auch in Gesprächen – also ohne jetzt irgendwie angeben zu wollen – dass wir thematisch schon sehr, sehr weit sind. Und da jemanden zu finden, der auch so weit ist und so eine Arbeit abnehmen könnte, das ist nicht ganz einfach. Das heißt aber nicht, dass man nicht Teile daraus abgeben kann, da bin ich voll und ganz mit dir einig.

Bernd: Ich denke, da ist es ganz wichtig, dass man die Sachen überhaupt erstmal dokumentiert, da bin ich also auch noch weit hinterher. Denn erst, wenn ich es wirklich vor mir sehe, dann weiß ich auch, “hey, was mache ich da eigentlich? Welche Arbeiten könnte ich abgeben und welche müssen wirklich bei mir bleiben?” Und wir hatten bereits in einer der vorherigen Folgen darüber gesprochen, mir ist das aufgegangen, als ich mich mit den ganzen Videos für die Leadership-Plattform übernommen hatte, wo ich dann wirklich jeden einzelnen Punkt dokumentiert habe. Da ging es hauptsächlich darum, wieviel Zeit verbrauche ich für was? Aber das hat mir auch gezeigt, dass ich diese und jene Sachen auch hätte abgeben können. Und das ist dann das Entscheidende, wenn man merkt, es wird zu viel, dass man sich hinsetzt und über mehrere Tage genau aufschreibt, was man eigentlich so den ganzen Tag macht. Danach kann man segmentieren, was man abgeben könnte. Und wenn ich es abgeben kann, dann muss ich es genau genug beschreiben, damit derjenige auch wirklich weiß, “wie mache ich das, und was ist mein Ziel daraus?” Selbst, wenn die Person noch so gut ist, ich habe immer ein bestimmtes Ziel oder eine bestimmte Vorstellung, wie es gemacht werden sollte. Ich muss demjenigen sagen, “schau, so mache ich es, daran kannst du dich halten”. Oder du kannst sagen, dass du es auch mal anders ausprobierst. Wichtig ist, klar zu kommunizieren, was dein Ziel damit ist.

Ivan: Ja, in jedem Fall. Und wenn du aufschreibst, was du den ganzen Tag machst, dann hat das noch einen anderen angenehmen Nebeneffekt: Du erkennst nämlich auch deine Zeitfresser, deine echten Zeitfresser, die du einfach streichen kannst, ohne dass irgendetwas passiert. Und ich spreche nicht von Pausen, von Erholung oder sonst irgendwas, sondern ich meine die echten Zeitfresser. Bevor wir uns hier virtuell getroffen haben, habe ich an einem Blogartikel gearbeitet, und ich wollte nachschauen, ob ich ein bestimmtes Wort richtig geschrieben habe. Und da bin ich natürlich wieder in die klassische Falle getappt: Ich wechsle zum Browser, will zu Google gehen und das Wort eingeben, aber blöderweise war gerade Facebook offen. Und dann, schwuppdiwupp, sind zehn Minuten vorbei, und ich dachte mir so, “was wollte ich eigentlich gerade tun?” Und das war nur einer der klassischen Zeitfresser. Ich hätte mich ohrfeigen können, aber ich habe es wenigstens schon nach zehn Minuten gemerkt und nicht erst nach einer Stunde. Aber das ist irre, und wenn man das mal dokumentiert, was man den ganzen Tag tut, dann findet man viele, viele kleine Zeitfresser, die einfach absolut keinen Nutzen haben. Und das andere, was du sagst, das Dokumentieren der Prozesse, das ist eben auch ein wichtiger Schritt, wenn du etwas abgeben willst, wenn du etwas outsourcen willst. Und in meiner Mastermindgruppe hatten wir das Thema auch schon einmal, da hatte jemand gefragt, wie die anderen vorgehen. Und da hat ein Mitglied, irgend so ein Bernd Geropp (lacht), der hatte eine ganz hervorragende Idee, der hat nämlich gesagt, wenn du schauen willst, was beispielsweise ein Virtueller Assistent drauf hat, ob er wirklich gut ist und zu dir passt, dann mache es doch mal so: Du dokumentierst die Arbeit in einem Video, zeigst ihm, was er tun muss, zum Beispiel wie er einen Blogartikel einstellen muss und was du erwartest, und dann lautet die erste Aufgabe für diesen Virtuellen Assistenten, “mach daraus eine Dokumentation auf Papier”, in Word oder so, nur damit man erkennen kann, versteht er dich, versteht er deine Sprache, versteht er, was du tun und erreichen willst, was dein Ziel ist? Am Ende hast du dann deinen Prozess schön schriftlich dokumentiert, und es ist auch für den Assistenten klar, was er zu tun hat. Und falls du mal einen anderen Assistenten suchen willst, dann hast du den Prozess schon dokumentiert. Das fand ich ganz, ganz hervorragend.

Bernd: Ich muss ehrlich sagen, leider ist das nicht von mir. Ich habe es zwar gesagt, aber ich meine, ich hätte es irgendwo bei Chris Tucker oder bei jemand anderem aufgeschnappt, und ich fand das eigentlich eine tolle Idee, gerade für Leute, die sagen, “ach, ich setze mich jetzt nicht an ein leeres Blatt Papier und schreibe etwas”. Sondern er schaltet einfach die Software an, die das Gespräch aufnimmt, Camtasia oder so etwas, und spricht dazu und erzählt, was er gerade macht. Und ich kann mir sehr gut vorstellen, dass das funktioniert. Gerade für solche Aufgaben, die immer wiederkehren.

Ivan: Ja, in jedem Fall. Ich fand das Vorgehen ganz, ganz hervorragend. Als Solopreneur habe ich niemanden, keine Angestellten, das heißt, ich muss oder darf auf Virtuelle Assistenten zurückgreifen. Und die sind nicht so nahe bei mir, sie arbeiten ja nicht den ganzen Tag für mich. Ich glaube, umso wichtiger ist es deshalb, dass man glasklar kommuniziert. Das ist sicher bei jeder Delegation wichtig, auch wenn man innerhalb seines Teams etwas delegiert, aber wenn jemand nicht direkt im Team sitzt, wie eben ein Virtueller Assistent, ich glaube, dann ist es noch wichtiger, ganz glasklar zu kommunizieren. Du hast langjährige Führungserfahrung und hast bestimmt in deinen früheren Jobs schon viel delegiert. Worauf hast du da geachtet, gibt es irgendwie einen Trick oder ein Prinzip, das man anwenden muss, um eben zu delegieren, damit der andere weiß, was er zu tun hat?

Bernd: Ich glaube, das Wichtigste am Anfang ist eigentlich das Mindset. Für viele, gerade für uns als Solopreneure, gilt das auch besonders. Du hast deine Sache schon länger gemacht, du weißt normalerweise genau, wie es funktioniert, weil du es schon häufiger gemacht hast. Du hast früher Fehler gemacht, aber jetzt machst du sie nicht mehr oder nicht mehr so stark. Dadurch erwächst bei dir eine Erwartungshaltung, die derjenige, dem du es delegieren kannst, nicht oder häufig nicht leisten kann, zumindest nicht am Anfang. Und das muss einem klar werden. Diese Art des Delegierens, wenn ich es lange Zeit selbst gemacht habe, wenn ich der Experte bin und dann sage, super, da habe ich jemanden, dem übergebe ich das jetzt, dann muss ich wissen, dass es meist erst einmal schlechter wird, bevor es besser wird. Denn das Delegieren an sich ist wie eine Investition, die ich mache. Da muss ich auch erst einmal Geld zahlen, bevor ich vielleicht irgendwann Geld herausbekomme – hoffentlich. Das heißt, ich muss akzeptieren, dass derjenige auch Fehler macht. Die Fehler, vor allem, wenn es einfachere Sachen sind, liegen ja meist an mir, weil ich es nicht richtig dokumentiert habe oder ähnliches.

Ivan: Oder weil die Erwartungen nicht richtig kommuniziert wurden.

Bernd: Genau, richtig, weil ich die Ziele und Erwartungen nicht sauber formuliert habe, wie ich die Aufgabe gerne erledigt hätte. Und das ist am Anfang ganz wichtig, dass man sagt, wenn ich delegiere, dann muss ich erst einmal doch noch ordentlich Zeit investieren, bis der andere, dem ich die Sachen delegiere, weiß, wie ich es haben möchte. Und dann kommt eben beim ersten, zweiten oder dritten Mal etwas zurück, wo ich sage, “na ja, also so wollte ich es nicht haben”. Da muss ich mir sehr gut überlegen, okay, wie kriege ich das dem anderen beigebracht, dass er es so tut, wie ich es möchte beziehungsweise, wie das Ziel aussehen soll, von der Erwartung her. Und dann muss ich genau überlegen und den Prozess, wie ich es tue, genau beschreiben. Ist er eine Hilfe für den anderen? Das bedeutet aber nicht, dass ich sage, “du musst es genauso machen”, sondern ich sage, “darauf kommt es mir an, das ist das Endergebnis, das ich damit erreichen möchte. Ich zeige dir jetzt, wie ich es mache, du hast aber das Recht und vielleicht sogar die Pflicht, dir zu überlegen, ob es auch einfacher, besser geht als ich es bisher gemacht habe. Wenn ja, umso besser!” Aber ich muss klar ausdrücken, was meine Erwartung für das Ergebnis ist. Wenn ich das Ergebnis vorgebe, und derjenige erreicht es auf einem anderen Weg als ich, dann ist das super. Wenn dieser Weg einfacher ist oder er passt besser zu dir – wunderbar. Nur, erstens, es muss das Ziel herauskommen, dass ich vorgegeben habe und zweitens, wenn du es veränderst, dann dokumentiere es bitte.

Ivan: Ah ja, das ist auch noch gut. Eigentlich geht es darum, nicht nur die Aufgabe zu delegieren, sondern vor allem auch die Verantwortung für das Ergebnis oder für das Ziel zu delegieren. Der Weg, der ist dann eigentlich mehr oder weniger egal. Wobei ich glaube, man muss schon gewisse Schranken setzen, man muss auch sagen, “ich glaube, für diese Aufgabe solltest du nicht mehr als zwei Stunden benötigen” oder irgendetwas in der Art.

Bernd: Genau. Das sind dann die Erwartungen, die ich an ihn oder sie habe, je nachdem, an wen ich es delegiere. Eine Sache, die in diesem Zusammenhang auch noch ganz wichtig ist: Egal, mit wem ich zusammenarbeite, am Anfang muss von beiden Seiten ein Vertrauen aufgebaut werden. Demjenigen, dem ich die Aufgabe delegiere, der muss das Vertrauen haben, dass ich ihm auch wirklich alle Informationen gebe und dass ich nicht stinkig bin, wenn es beim ersten oder zweiten Mal nicht funktioniert, sondern dass es da ein sauberes Feedback gibt und ich als derjenige, der delegiert, es genauso versuche – aha, das bekomme ich zurück, damit baut sich Vertrauen auf. Denn das Schlimmste, was du machen kannst, das ist, wenn du später “micromanagst”. Im Amerikanischen gibt es solche Leute, die bestimmte Software haben, wo sie ihre Assistenten die Zeit nicht aufschreiben lassen, sondern die wird mitgetrackt, davon halte ich überhaupt nichts. Gerade das ist ja das Tolle, wenn ich aus der Ferne mit jemandem zusammenarbeite, wir haben bestimmte Vereinbarungen, Ziele und Erwartungen, und ich muss nicht kontrollieren, wie der Weg dorthin ist. Und wenn ich glaube, kontrollieren zu müssen, ob er auch wirklich ehrlich mit der Zeit ist, dann stimmt sowieso etwas nicht, das darf nicht sein. Ich muss also bis zu einem gewissen Grad auch erst einmal in Vorleistung gehen und akzeptieren, dass er tatsächlich zwei Stunden gebraucht hat, wenn mir das sagt. Ich fange nicht an, zu micromanagen oder die Zeit genau zu kontrollieren, “da, da, da, der Rechner war an, aber du hast Kaffee getrunken…!” Was soll denn das? Dann ist die Sache vorbei, das funktioniert nicht.

Ivan: Ja, das sehe ich genauso. In meinen Seminaren kommt das Thema “Delegieren” natürlich auch zur Sprache, allerdings eher in irgendwelchen Unternehmen, bei Führungskräften und so weiter und so fort. Und ich merke, wie der Grad ziemlich schmal ist eben zwischen Micromanagement und Kontrolle, aber trotzdem bleibst du schlussendlich irgendwo für die Aufgabe verantwortlich. Das heißt, wenn ich etwas delegiere, dann schreibe ich mir trotzdem auf, bis wann ich das Ergebnis haben will beziehungsweise, bis wann ich es mit ihm abgemacht habe. Und wenn ich dann das Ergebnis nicht habe, dann erlaube ich mir, nachzufragen. Einfach, weil ich ansonsten auch nicht weiter arbeiten kann. Und da wurde ich häufig schon mit der Aussage konfrontiert, “ja Moment mal, ich habe meine Mitarbeiter so ausgewählt, dass es klappt, wenn ich etwas delegiere, ich will da nicht kontrollieren. Wir sind nicht in einem Überwachungsstaat, wo man alles genau anschauen muss.” Ich glaube, dass es darum gar nicht geht. Obwohl ich etwas delegiere, auch wenn ich die Verantwortung delegiere, bleibe trotzdem schlussendlich ich selbst verantwortlich. Ich mache ein Beispiel. Ich verspreche einem Kunden irgendetwas, irgendein Ergebnis bis zu einem bestimmten Datum. Teile dieses Prozesses delegiere ich, und wenn der Delegationsempfänger die Aufgabe vergisst oder nicht gut macht oder was weiß ich, dann kommt der Kunde trotzdem logischerweise zu mir und sagt, “hey, wir haben etwas Anderes ausgemacht”. Dann kann ich nicht auf meinen Kollegen oder Assistenten zeigen und sagen, “der ist schuld, der hat’s verschlafen!” Sondern ich bleibe schlussendlich dafür verantwortlich. Dem Kunden ist das egal, der interessiert sich nicht für die Prozesse innerhalb meines kleinen Unternehmens, sondern ich bleibe ein Stückweit verantwortlich. Und deshalb gehört es schon dazu, dass man die Übersicht bewahrt ohne zu micromanagen oder zu sehr ins Detail zu gehen.

Bernd: Es ist eine Frage, auf welcher Stufe, sage ich gerne, man delegiert. Zu Beginn, wenn ich anfange, mit jemandem zu arbeiten, dann ist es richtig so, wie du es gesagt hast. Ich vereinbare einen “Milestone”, das muss gar nicht genau das Ende des Projekts sein, es kann auch ein Schritt zwischendurch sein. Sagen wir, in drei Tagen bekomme ich einen bestimmten Bericht oder irgendetwas in der Richtung. Das Entscheidende ist, dass er mir sagt, “ja, das schaffe ich in drei Tagen, in drei Tagen schicke ich dir das per Mail”. Dann darf ich zwischendurch, innerhalb dieser drei Tage nicht immer nachfragen, “und, wie weit bist du, ist es soweit?” Denn er hat es mir ja zugesagt. Also ist es in Ordnung. Was ich dann wohl machen kann, das ist, nach diesen drei Tagen, wenn ich die E-Mail nicht bekommen sollte, nachzufragen. Das ist dann in Ordnung. Dann kann ich fragen, “sag mal, was ist jetzt?” Jetzt werden andere sagen, “ja, wenn der Kunde das doch braucht…”, dann setze ich eben die Deadline einen Tag früher, so dass ich dann an dem Tag sagen kann, “du weißt schon, dass ich es morgen abschicken muss? Du hast es mir für heute zugesagt, wie sieht es denn aus?” Das heißt, ich habe dann einen Puffer. So etwas kann ich machen. Und das Schöne ist jetzt, je mehr Vertrauen ich in den Mitarbeiter habe oder in denjenigen, dem ich es delegiere, desto weniger brauche ich diese Sachen dann irgendwann. In einem Blogpost habe ich die fünf Stufen der Delegation mal beschrieben. Bis dahin, dass ich eigentlich nachher so viel Vertrauen habe, dass ich es nicht mehr kontrollieren muss. Zumindest, dass ich darauf vertrauen kann, dass es erledigt wird. Wenn ich dem Mitarbeiter sage, dass das Ding in drei Tagen beim Kunden sein muss, und er sagt, mir “ja, darum kümmere ich mich”, dann ist alles klar. Und wenn ich ein halbes Jahr mit ihm zusammengearbeitet habe und weiß, er hat seine Zusagen immer eingehalten, dann habe ich auch ein hohes Vertrauen darin, dass er die aktuelle Aufgabe zuverlässig erledigt. Und wenn er sieht, er schafft es nicht, dann sagt er mir vielleicht zwei Tage vorher, “Bernd, ich habe mich vertan, es tut mir leid, ich schaff das nicht. Was machen wir? Es gibt die und die und die Möglichkeiten, wie sollen wir entscheiden?” Er denkt dann mit, und wenn er sieht, er kann seine Zusage nicht einhalten, dann sagt er mir Bescheid. Diese Art der Zusammenarbeit kommt aber in der Regel erst nach einer gewissen Zeit. Ich muss jedoch die Erwartung äußern, dass ich es langfristig so haben will. Und dann muss ich es nicht einmal mehr normal kontrollieren, denn ich habe so viel Vertrauen, dass er das dann auch irgendwann so macht. Ich kann hin und wieder vielleicht eine Stichprobe machen, aber mehr brauche ich dann nicht mehr zu machen.

Ivan: Bei den Unternehmen, die Virtuelle Assistenzen anbieten, hast du eine Person, einen Ansprechpartner, und der ist dann zuständig für dich. Und das ist eigentlich ein schlauer Zug, eben damit ein gegenseitiges Vertrauen aufgebaut werden kann, damit man sich auch gut kennenlernt und auch weiß, wie der andere denkt und was der andere erwartet. Zunächst habe ich gedacht, dass eigentlich ein Vorteil der großen Agenturen ist, dass immer jemand da ist und man die Arbeit schön verteilen kann. Aber aus Kundensicht ist das natürlich schrecklich, wenn du jedes Mal einen anderen Assistenten hast und ihm wieder alles erklären musst. Aber wenn du eine Ansprechperson hast, dann kann sich eben dieses Vertrauen aufbauen, von dem du gerade gesprochen hast. Ich glaube, die machen das ganz geschickt und auch bewusst eigentlich so, dass du dann jemanden hast.

Bernd: Ich denke, dass das ganz wichtig ist, wie du es sagst. Trotzdem kann es natürlich sehr günstig sein, wenn du mit einem Unternehmen zusammenarbeitest, das einige solcher Assistenten hat und dementsprechend gut strukturiert ist. Denn jeder kann mal krank werden, und dann kann ein anderer einspringen. Das ist, glaube ich, schon sehr sinnvoll. Aber all das funktioniert nur, wenn du wirklich einen Ansprechpartner bei demjenigen hast, das stimmt, ja.

Ivan: Und jetzt Butter bei die Fische – ein typisch Schweizerischer Ausdruck! (Lacht), nein, jetzt mal ernsthaft gesagt, ich als Solopreneur, ich sitze hier, mache den ganzen Tag irgendwelche Dinge, und ich denke mir, dass ich gerne etwas mehr outsourcen würde, aber ich weiß nicht, was ich abgeben soll. Wie sollte man da am besten vorgehen? Bei mir ist das auch eine ständige Frage, ich weiß, ich delegiere zu wenig, definitiv, ich könnte mehr weggeben. Das wird auch in den nächsten Wochen und Monaten kommen, das ist eines meiner Ziele. Und wenn ich irgendetwas tue, und mir fällt etwas auf, bei dem ich denke, “hey, das musst du nicht selbst machen”, dann schreibe ich das ganz schnell auf, ich mache ein Stichwort in meinem Notizprogramm, und das ist eine Liste, die wird länger und länger und länger. Und wenn ich auf diese Liste schaue, dann sage ich mir, “hey, wieso machst du das überhaupt noch selbst? Stell dir vor, diese Dinge wären weg, was du dann noch an wichtigen, an High-Value-Activities in deinen Tag hineinpacken könntest.” Dinge, die sehr wichtig sind, das sind bei einem Solopreneur im Online-Business meistens das Erstellen von Produkten und das Marketing, das sind die beiden großen Brocken. Und dann denke ich mir, dass ich so viele Möglichkeiten haben könnte, um mehr Zeit für diese Dinge zu haben. Ich werde niemals alles weggeben, was ich weggeben könnte, einfach, weil mir – wie schon zu Beginn gesagt – gewisse Dinge einfach Spaß machen. Und ich glaube, es ist wichtig, dass man solche Dinge auch ein Stückweit behält, aber irgendwann muss man so weit sein, dass man sagt, “okay, jetzt es gibt viele, viele weitere Dinge, die kann ich einfach weggeben”. Besonders, wenn es Aufgaben sind, die nicht zu meinen Stärken gehören, wenn es nicht das ist, was ich richtig gut kann. Und als Solopreneur habe ich auch ganz verschiedene Rollen, und eine davon ist die Rolle des Unternehmers. Ich muss mich auch ab und zu mal hinsetzen können, um strategisch zu denken, um mal zu überlegen, okay, jetzt läuft es gut, aber was mache ich in ein, zwei, drei, vier oder fünf Jahren? Was mache ich dann, wohin will ich, wo soll mein kleines Schiff hinsteuern? Und so weiter und so fort. Und genau diese Aufgaben, die gehen meist verloren, weil man sich in vielen Kleinigkeiten verliert, die man eigentlich wegdelegieren könnte. Ich glaube, zwei Fragen sind wichtig, wenn sich überlegt, was man delegieren könnte: Erstens, was sind meine Stärken, was kann nur ich? Und zweitens, was macht mir Spaß, was könnte ich delegieren, aber will ich bei mir behalten?

Bernd: Ich glaube, es kommt noch etwas hinzu. Was mir auffällt, ich muss mir erst einmal überlegen, okay, welche Aufgaben mache ich momentan? Und das Erste sollte eigentlich sein, muss ich die überhaupt machen? Nicht nur, dass ich sie abgebe, sondern, muss ich sie überhaupt machen?

Ivan: Dass du sie eventuell ganz weglässt oder eliminierst?

Bernd: Ein Beispiel: Ich habe irgendwann einmal einen Prozess für mich beim Podcasten gefunden, wie ich beim Aufnehmen vorgehe, wie ich die Sachen verarbeite. Das ist ein Prozess, der ist seit zwei Jahren gleich, da ist ein Entrauschen dabei und so weiter. Das funktioniert alles. Jetzt kommt dieser Spruch, “never change a running system”, aber hin und wieder ist es vielleicht doch günstig, sich zu fragen, muss ich diese Schritte wirklich so machen – noch bevor ich etwas outsource? Vielleicht benötige ich bestimmte Schritte gar nicht mehr. Vielleicht reicht es, wenn ich ein anderes Mikrofon benutze, das weniger rauscht – nur als Beispiel. Dann bräuchte ich diesen Prozess des Entrauschens nicht mehr durchzuführen. Das spart vielleicht nur zwei, drei Minuten, aber vielleicht brauche ich das Ding dann gar nicht mehr. Darum geht es mir erst einmal – machen oder nicht machen? Das Zweite ist dann, wenn ich einen Prozess habe, kann ich ihn automatisieren? Und erst, wenn ich ihn nicht automatisieren kann, würde ich mir überlegen, ob ich ihn selber machen muss oder ob er delegiert werden kann. Und beim Delegieren ist es dann bei vielen Sachen wichtig, das hast du auch gerade gesagt, gehört es zu meinem Kernbereich, den ich wirklich selbst machen will oder sind es Sachen, die ich abgeben könnte? Und wenn ich sie abgeben könnte, dann muss ich mir gut überlegen, wie ich die richtigen Leute dafür finde. Ich muss zumindest so viel darüber wissen, dass ich einschätzen kann, ob derjenige, an den ich es delegiere, einen guten Job macht oder nicht. Und als Solopreneur fällt mir das immer wieder auf, mir hilft es sehr, wenn ich die Sachen erst einmal selbst gemacht habe. Auch, wenn ich es nicht gut gemacht habe, aber ich kann ganz grob einschätzen, was es bedeutet und kann dann leichter mit jemandem sprechen, wenn ich die Arbeit delegieren möchte.

Ivan: Das ist eine wunderbare Zusammenfassung dieses Themas “Delegieren, Outsourcen für Solopreneure”. Vielen Dank dafür, das war sehr gut auf den Punkt gebracht. Was ich mich allerdings auch für mich selbst noch frage, wie finde ich eigentlich das passende Gegenüber? Ich glaube, da haben wir es heute einfacher als früher, wenn man irgendwo Führungskraft in einem Unternehmen war. Denn heute sind wir regional nicht mehr eingeschränkt, das heißt, wir können die passende Person finden, und die sitzt vielleicht in Brasilien oder so. Es gibt ja Viele, beispielsweise auch ausgewanderte Deutsche, die so etwas anbieten. Diese Virtuellen Assistenten, die auch Deutsch sprechen, die sitzen längst nicht einfach nur hier in Deutschland, Österreich oder in der Schweiz, sondern die sitzen häufig irgendwo auf der Welt. Eigentlich haben wir ein riesiges Reservoir, das wir nur anzapfen müssen. Es gibt auch unzählige Agenturen, eben Firmen, die Virtuelle Assistenzen anbieten. Ich glaube, von daher ist der Markt sicher da, und das Vorgehen, dass ich vorhin von dir übernommen habe, das du von Chris Tucker gelernt hast, dass man einfach die Kamera anschaltet und erklärt, was der andere tun soll, und ich lasse ihn dann eine Prozessbeschreibung erstellen, das finde ich ziemlich geschickt, um zumindest einmal zu spüren, ob es passen könnte. Und man stellt ja nicht jemanden ein, denn wenn du jemanden einstellst, dann hast du eine ganz andere Verantwortung für denjenigen, sondern du testest ihn für eine Stunde oder vielleicht auch für fünf, sechs Stunden und kannst schauen, passt das oder passt das nicht? Und er übrigens auch, er kann ebenso schauen, passt das oder passt das nicht? Und von daher haben wir es heute, glaube ich, schon ein Stückweit einfacher, das passende Gegenüber zu finden, nicht wahr?

Bernd: Ja, ich glaube auch, dass es immer mehr Leute gibt, die in diesen Assistenzrollen solche Arbeiten anbieten. Das müssen nicht nur Assistenten sein, Virtual Assistants, sondern beispielsweise für Transkriptionen von Podcasts oder Design oder sonst was, da gibt es immer mehr Selbständige, die sich damit auch beschäftigen und die das anbieten. Und da sind wir momentan in einer tollen Zeit, da passiert immer mehr.

Ivan: Ganz genau so ist es. Ja Bernd, vielen herzlichen Dank für diese neue spannende Doppelkick-Folge. Ich glaube, wir haben heute beide Bereiche ein Stückweit abgedeckt. Wir haben viel über Outsourcen, aber auch über Delegieren allgemein gesprochen. Und nochmal, deine Zusammenfassung vor drei, vier Minuten, ich glaube, die bringt es wirklich auf den Punkt. Vielen Dank!

Bernd: Vielen Dank, Ivan, hat mir viel Spaß gemacht!

Bildnachweis: unsplash.com

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