Asana: Weshalb ich mich vom Todoist verabschiedet habe

In den letzten Jahren habe ich Todoist als meine Zentrale für meine Aufgaben intensiv genutzt und empfohlen. Ich war (und bin) so überzeugt von Todoist, dass ich sogar einen ausführlichen Videokurs dazu erstellt habe und eins-zu-eins Todoist Trainings für Einzelne und ganze Teams anbiete.

Und jetzt? Inzwischen habe ich den Todoist verlassen und verwalte alle Aufgaben in Asana. Was ist passiert? Mag ich den Todoist nicht mehr?

Welches ist das beste Tool?

Doch, ich mag den Todoist nach wie vor sehr.

Die Frage ist eigentlich gar nicht “welches ist das beste Tool?”, sondern “welches ist das beste Tool für mich?”


Asana

Wie immer gibt es im Zeitmanagement keine absolute Empfehlung, die für alle passt. Sondern es gilt: Gut ist, was für dich funktioniert.

Der Todoist hat für mich lange Zeit funktioniert, doch plötzlich hat sich mein Business verändert. Seit Oktober 2017 bin ich kein klassischer Solopreneur mehr, sondern mittlerweile arbeitet meine Frau auch in meinem Business mit.

Ganz zu Beginn war meine Idee natürlich, dass wir uns im Todoist organisieren. Trotzdem sind wir sehr schnell auf Daylite umgeschwenkt, weil wir dort die Kontakte, den Kalender, die Projekte und Aufgaben in einer Oberfläche verwalten konnten.

Das hat nicht schlecht funktioniert, doch schon nach wenigen Wochen fühlten wir uns verzettelt:

  • Aufgaben/Projekte waren in Daylite.
  • Alle Inhalte (Blogposts, Newsletter etc.) waren zuerst in iA Writer, dann in Dropbox Paper. Leider gab es keine Möglichkeiten, diese direkt mit den Aufgaben in Daylite zu verbinden.
  • Diskussionen über Aufgaben fanden per E-Mail oder in Twist (eine Alternative zu Slack) statt.
  • Zusätzlich hatten wir unseren Redaktionsplan mit all den Aufgaben zum Content in Meistertask.

Zugegeben: Die Verzettelung war nicht so fatal, wie sie hätte sein können. Trotzdem haben wir beide uns eine Zentrale gewünscht, wo alle Aufgaben auf einen Blick zu sehen sind.

Auftritt Asana

Asana kenne ich natürlich schon seit vielen Jahren, hatte es aber nie selber im produktiven Einsatz.

In einem meiner Personal Trainings war dann eines Tages ein Kunde, in dessen Unternehmen Asana eingesetzt wird. Damit ich ihn besser unterstützen konnte, habe ich mich dann intensiver mit Asana auseinandergesetzt.

Sehr schnell erkannte ich die Vorteile von Asana und habe es dann auch bei mir im Business implementiert.

Asana

Was macht Asana anders/besser?

Ganz zu Beginn ist zu erwähnen, dass sich Asana eindeutig an Teams richtet. Asana ist sogar so konzipiert, dass sich auch größere Team (15 Mitglieder und mehr) problemlos damit organisieren können.

Diese Ausrichtung wird deutlich, wenn man sich das Preismodell anschaut:

  • Asana ist bis zu 15 Mitgliedern kostenlos. Selbst diese kostenlose Version bietet fast alle Features.
  • Ab 15 Mitgliedern ist die Premium-Version erforderlich. Natürlich kann man auch mit kleineren Team die Premium-Version buchen und bekommt dann ein paar smarte Features, die ihre Stärke aber eigentlich erst ab größeren Team ausspielen.

Asana hat also eine ganz andere Ausrichtung als viele andere Tools wie Todoist, Wunderlist/Microsoft To-Do, Nozbe, Things, Omnifocus, Remember the Milk usw.

Das wiederum hat zur Folge, dass Asana in der Bedienung nicht so einfach und minimalistisch ist wie andere.

Das will und braucht Asana auch gar nicht. Denn Asana ist in erster Linie ein Projektmanager und Kollaborationstool für Teams.

Es bietet sozusagen eine Hubschrauber-Ansicht auf ein Business, also “von oben herab” (top-down). Deshalb sind alle Aufgaben auch im Team sichtbar (außer man schließt das in den Projekteinstellungen aus) und jede Aufgabe sollte jemandem zugewiesen werden.

Asana Dashboard

Die anderen Tools wie Todoist sind eher klassische Aufgabenmanager, die sich zunächst an Einzelne richten und helfen, die persönlichen Aufgaben zu verwalten. Natürlich bieten sie auch Team-Funktionen an, doch kommen sie von der Seite der Einzelnen her. So gab es vor ein paar Jahren neben dem Todoist auch Wedoist vom selben Hersteller, das sich an Teams richtete. Inzwischen ist Wedoist in Todoist aufgegangen, doch vom Ursprung her war Todoist ein Tool für Einzelne.

Todoist und Co. haben also ihre Stärken bei den persönlichen Aufgaben und helfen besonders bei der mittel- bis kurzfristigen Sicht.

Natürlich gibt es viele Überschneidungen zwischen Asana und Todoist und Co., doch was ich hier beschrieben habe, ist vom Konzept her der Hauptunterschied zwischen diesen Tools.

Weshalb ich Asana liebe

Je länger ich mit Asana arbeite, desto überzeugter bin ich von diesem Tool. Hier sind meine sieben Hauptgründe für Asana:

1. Kein einfacher Workflow

Ja, das ist für mich tatsächlich ein Argument für und nicht gegen Asana.

Dadurch, dass Asana ein ganz anderes Ziel hat als z.B. der Todoist, kann es gar nicht so einfach und minimalistisch aufgebaut sein. Es will ja auch die Zusammenarbeit in großen Teams abbilden und das braucht halt einfach ein gewisses Level an Komplexität.

Ich glaube, dass Asana der Spagat zwischen Komplexität und Bedienerfreundlichkeit schon gelungen ist, doch kann die Bedienung nicht so simpel sein wie im Todoist.

…und das ist auch gut so!

Ganz ehrlich, all die fantastischen Tools, die wir heute haben, haben doch auch einen wichtigen Nachteil: Die Erfassung von neuen Aufgaben ist viel zu einfach geworden.

Bevor du mich jetzt für verrückt erklärst, lass mich das etwas ausführen.

Wenn es darum geht, Notizen zu erstellen (z.B. von einem Vortrag oder so), zeigen Studien (z.B. von der Princeton-Universität), dass Papier den digitalen Notizen überlegen ist. Das Problem digitaler Notizen (vor allem Tippen auf einem Laptop) ist, dass wir damit viel schneller sind als wenn wir von Hand schreiben müssen. Dadurch schreiben wir das auf, was wir hören, ohne es zu verarbeiten.

Notieren wir hingegen etwas von Hand, müssen wir das Gehörte zuerst verarbeiten und selbst zusammenfassen. Wir schreiben also nicht mit, sondern wir verarbeiten das Gehörte. Wir bringen also unsere Interpretation des Gehörten zu Papier, setzen bewusster Schwerpunkte und müssen uns entscheiden, was “notierwürdig” ist. Dadurch bleibt uns das Gehörte und Notierte viel besser im Kopf, als wenn wir nur mittippen.

Genau dieser Gedanke steht auch hinter meinem Argument. Können wir sehr schnell und einfach neue Aufgaben erfassen, dann tun wir das eher gedankenlos. Das ist zwar gut, denn so bringen wir Unerledigtes aus dem Kopf, aber wir verlieren diesen Vorteil wieder, wenn wir uns nicht damit sehr zeitnah noch einmal beschäftigen.

Das erlebe ich oft in der Arbeit mit meinen Kunden. Die Aufgabenliste ist da oft ein Datengrab für alles Mögliche. Häufig unsortiert, nicht weiterverarbeitet, nicht strukturiert – und damit nicht wirklich hilfreich.

Ist die Eingabe hingegen nicht ganz so einfach (z.B. wenn wir eine Aufgabenliste auf Papier führen), sind wir gezwungen, uns mehr Gedanken dazu zu machen und schon bei der Erfassung die Aufgabe ganz kurz zu durchdenken.

Asana steht irgendwo in der Mitte zwischen sehr einfacher Erfassung und Aufschreiben auf Papier. Es ist nicht besonders umständlich, aber doch nicht so einfach wie im Todoist.

Lässt man sich auf Asana ein, lässt man sich auch darauf ein, sich wirklich mit seinen Aufgaben zu beschäftigen – und das ist nicht der schlechteste Weg zu einem guten Zeitmanagement.

2. Ansicht “Meine Aufgaben”

Die erste und wichtigste Ansicht nach dem Einloggen bei Asana ist “Meine Aufgaben”.

Asana Meine Aufgaben

Dieser Bereich ist in vier Teile aufgeteilt:

  • Ganz oben stehen die neuen Aufgaben, die ich für mich erstellt habe oder die mir zugewiesen wurden. Also eine Art “Eingangskorb”.
  • Danach gibt es einen Abschnitt “Heute”. Hier stehen die Aufgaben, die heute fällig oder überfällig sind.
  • Anschließend folgt der Abschnitt “Demnächst” mit den Aufgaben, die in den nächsten sieben Tagen fällig sind.
  • Ganz unten ist dann der Abschnitt “Später” mit Aufgaben, die erst später (d.h. nicht in den nächsten sieben Tagen) fällig sind.

Der Clou ist nun folgender: Natürlich “wandern” Aufgaben automatisch von “Später” in “Demnächst” und “Heute”, sobald die Fälligkeit naht.

Doch ich kann Aufgaben auch manuell hin und her verschieben. Bei neuen Aufgaben kann ich also entscheiden, ob ich mich denen heute oder demnächst widmen will, ohne ein Fälligkeitsdatum zu setzen. Asana bringt also eine Tagesplanung ohne Fälligkeiten mit.

Diese Methodologie entspricht übrigens der Methode “The One-Minute-To-do-List” von Michael Linenberger.

3. Ansicht “Inbox”

Asana Inbox

Die Inbox ist kein klassischer Eingangskorb, sondern die Benachrichtigungszentrale. Hier sehe ich, was in den Projekten und Aufgaben, denen ich folge, so los ist.

Neue Diskussionen, neue Aufgaben und vieles mehr sehe ich hier gesammelt und ich kann mir schnell einen kompletten Überblick über den aktuellen Stand machen.

4. Diskussionen

Asana Diskussionen

Natürlich kann man einzelne Aufgaben kommentieren. Damit finden Diskussionen über Aufgaben da statt, wo sie hingehören: bei den Aufgaben.

In Asana kann ich aber auch über ganze Projekte diskutieren oder sogar Teamdiskussionen starten.

Diese beiden Funktionen lassen sich mit E-Mails vergleichen, denn solche Projekt- oder Teamdiskussionen sind ähnlich wie E-Mails aufgebaut: Ich muss einen Betreff hinschreiben und dann die Nachricht. Anschließend können meine Kollegen ihre Kommentare hinschreiben.

Damit hat Asana sowohl alle internen E-Mails wie auch die meisten Diskussionen auf Slack bei uns hier auf einen Schlag ersetzt.

5. Boards

Asana Boards

Das hier ist eine absolute Killerfunktion für mich: In Asana kann ich Projekte sowohl als auch Listen erstellen, was einer “normalen” To-do-Liste entspricht, als auch als Kanban-Boards wie in Trello oder Meistertask erstellen. Großartig!

Wir brauchen hier also nicht zwei Tools, nur weil wir auch mit Boards arbeiten möchten.

6. Kalender

Asana Kalender

Praktisch jede Ansicht lässt sich auch als Kalender darstellen. So kann ich in Projekten (egal ob Listen oder Boards) mit einem Klick alle Aufgaben in einer Kalenderansicht ansehen.

Das geht sogar auch, wenn ich mir die Aufgaben eines Teammitglieds ansehe. Mit einem Klick sehe ich alle Aufgaben dieses Mitglieds aus allen Projekten als Kalender.

Ich kann sogar alle Teamaufgaben, also von allen Mitgliedern und aus allen Projekten bequem als Kalender anschauen.

Oh, und habe ich erwähnt, dass ich all diese Kalender auch in meiner normalen Kalender-App (Outlook, Google Kalender, Apple Kalender usw.) einblenden kann?

7. Dashboard

Asana Dashboard

Bin ich für viele Projekte letztendlich verantwortlich, brauche ich eine Übersicht, wo all diese Projekte stehen. Es wird dich nicht überraschen, dass Asana das natürlich auch mitbringt, nämlich mit den Dashboards.

Hier kann ich drei Projekte (in der kostenlosen Version) bzw. unendlich viele Projekte (in der Premium-Version) als Übersicht anzeigen lassen und sehe sehr schnell, wo wir stehen.

Das Ganze in Bild und Ton

Es ist natürlich nicht ganz einfach, sich das Ganze nur anhand der paar Fotos und des Textes vorzustellen. Deshalb habe ich hier auch ein kleines Video, das dir all das, was ich erwähnt habe, zeigt:

https://youtu.be/gNz7J9MHSMU?w=680

Mein Fazit

Asana ist mehr als nur ein Aufgabenmanager, sondern ein Projektmanager und ein Kollaborationstool der Extraklasse. Obwohl die Bedienung nicht so einfach ist wie im Todoist, kann es dafür auch komplexere Situationen wunderbar abbilden.

Ich bin nach wie vor ein großer Fan des Todoist, doch kommt es immer darauf an, was man eigentlich will:

  • Arbeitest du alleine oder in einem sehr kleinen Team, dann kommst du mit dem Todoist schon sehr weit.
  • Hast du hingegen viele Projekte zu überblicken oder hast mehrere Personen in deinem Team (ab ca. fünf Mitgliedern), dann lohnt sich ein Blick auf Asana.

Mein Angebot

Es gibt nicht eine Lösung, die für alle passt. Sondern es gibt nur die Lösung, die genau zu dir passt. Deshalb biete ich verschiedene Dienstleistungen zum Todoist und zu Asana an (wie auch zu anderen Lösungen).

  • Todoist Training: Arbeitest du lieber eins-zu-eins mit einem Trainer zusammen, ist mein Todoist Training für dich. Wir treffen uns online und ich helfe dir, den Todoist so einzurichten und zu bedienen, dass er ganz genau zu dir passt. Das Ganze kann ich auch mit deinem gesamten Team machen (online oder vor Ort).
  • Asana Meisterklasse: Seit August 2018 ist meine Asana Meisterklasse erhältlich. In der Asana Meisterklasse lernst du alles, was du über Asana wissen musst.
  • Asana Training: Wie beim Todoist biete ich auch eins-zu-eins Trainings für Asana an – nur für dich oder für dein gesamtes Team.

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.