Ein gutes Zeitmanagement heißt auch, Dinge und Aufgaben delegieren zu können.

Wir sind nämlich da am besten, wo unsere Stärken liegen. Alles andere können andere Menschen besser (und tun es vielleicht auch lieber). Deshalb lohnt es sich in jedem Fall, soviel zu delegieren wie möglich.

Damit die Delegation auch wirklich klappt, müssen wir auch in unserem Kopf bereit dazu sein.

delegieren
© Ivan Blatter

Als ich begann, mit meinem virtuellen Assistenten zu arbeiten, war das eine ganz schöne Herausforderung für mich. Schließlich habe ich ja jahrelang „den Laden allein geschmissen“.

Das erste was ich tat, war, mich selbst zu beobachten. Ich schrieb mir ein paar Tage lang auf, was ich eigentlich so den ganzen Tag über tue. So konnte ich meine Prozesse erkennen und sehen, was ich abgeben konnte.

Natürlich hat mich die Delegation zu Beginn mehr Zeit gekostet, als wenn ich es selbst gemacht hätte. Ich musste nämlich meinen virtuellen Assistenten zuerst einarbeiten und mir selbst klar werden, was ich bin wann in welcher Qualität haben möchte. Hinzu kommt, dass ich meine Teile der Aufgaben früher erledigt haben musste, damit er dann aktiv werden kann.

Zum Glück ist mein Assistent ein ganz Pfiffiger und kam sehr schnell zurecht. Ab diesem Zeitpunkt habe ich dann richtig Zeit sparen können durch die Delegation.

Diese Story aus meinem Leben zeigt sehr schön, dass man selber im Kopf bereit sein muss, Dinge zu delegieren. Sonst klappt’s nicht. Inzwischen entdecke ich immer mehr Aufgaben, die ich an ihn delegieren kann.

Fünf Mythen, die dich hindern zu delegieren

1. Ich habe niemanden, dem ich etwas delegieren könnte.

Gut möglich, dass du keine Angestellten hast oder haben möchtest. Das ist auch bei mir der Fall.

Zum Glück gibt es aber virtuelle Assistenten und auch sonst viele Menschen, die sehr gerne mandatsweise Aufgaben für dich erledigen.

Ein klassisches Beispiel: Als ich im Podcast noch mehr Interviews führte, ließ ich die Folgen transkribieren. Die Rechnung war dann dem Aufwand entsprechend – an manchen Monaten etwas höher (weil mehr Interviews), an anderen tiefer.

2. Ich mache es lieber selbst.

Weit verbreitet, doch trotzdem falsch.

Als Solopreneur bist du Unternehmer und damit ist es dein Hauptjob, dein Business vorwärts zu bringen.

Je besser es dir gelingt, dich auf die wesentlichen Aufgaben in deinem Business zu fokussieren, desto eher wirst du deine Ziele erreichen.

Im Umkehrschluss heißt das, alles zu delegieren, was nicht nur du kannst.

Fokussiere dich lieber auf deine Stärken und auf die Dinge, die nur du gut kannst. Alles andere muss weg: eliminieren, automatisieren oder delegieren.

3. Ich habe zu wenig Zeit zum Delegieren.

Es gibt ja das große Paradoxon im Zeitmanagement: Ich muss zuerst Zeit investieren, um dann später Zeit zu sparen.

Genauso beim Delegieren: zu Beginn musst du tatsächlich erstmal Zeit investieren. Du musst ja deine Mitarbeiter oder externen Dienstleister soweit bringen, dass sie den Job erledigen können.

Das ist aber gut investierte Zeit, denn irgendwann werden die dann den Job selbständig und mindestes genauso gut erledigen können, wie du.

Wählst du deine Leute gut aus, dann werden die in recht kurzer Zeit den Job nicht nur so gut erledigen wie du, sondern häufig auch noch viel besser und/oder schneller.

Im Idealfall entsprechen nämlich deine delegierten Aufgaben genau den Stärken deiner Leute und dann ist es nur eine Frage der Erfahrung, bis sie dich in diesen Aufgaben überholen.

4. Die Mitarbeiter sind nicht kompetent/gut genug.

Es ist natürlich möglich, dass du die falschen Leute ausgewählt hast.

Doch Vorsicht: es kann genauso gut sein, dass du sie nicht gut genug ausgebildet oder entwickelt hast.

Häufig unterschätzen wir andere Menschen. Gibt man ihnen aber eine Chance und hilft ihnen, ihr Potential wirklich umzusetzen, dann geschehen plötzlich Dinge, die wir nicht für möglich halten.

Nicht immer und nicht bei jedem. Gib deinen Leuten trotzdem die Chance, sich weiterzuentwickeln und zu zeigen, was in ihnen steckt.

5. Ich kann das selbst gut.

Gratuliere! Das ist aber kein Grund, etwas nicht zu delegieren – im Gegenteil.

Entscheidend ist nicht die Frage „Was kann ich selbst?“, sondern die Fragen:

  • Was kann nur ich gut?
  • Welches sind meine Stärken?
  • Was ist Chefsache und sollte unbedingt von mir erledigt werden?

Alles andere kann sonst jemand erledigen. So hast du mehr Zeit und Fokus für die Dinge, die wirklich nur du tun kannst.

So delegierst du richtig

Jetzt bist du also bereit, Aufgaben zu delegieren und hast auch die richtigen Leute dafür gefunden.

Damit die Delegation gut funktioniert und du auch das Ergebnis erhältst, das du brauchst, brauchst du nur fünf Punkte zu beachten:

  1. Teile eine Aufgabe nur einer Person zu. Diese Person ist dann dafür verantwortlich. Natürlich ist sie frei, wie sie die Aufgabe erledigt, ob sie jemanden dazu holt oder die Aufgabe weiterdelegiert, doch sie ist und bleibt dafür verantwortlich. Warte darauf, dass die Person die Aufgabe übernimmt und bestätigt, damit keine Unklarheiten entstehen.
  2. Kommuniziere glasklar. Delegation ist Kommunikation. Gib immer an, welches Ergebnis du erwartest. Sei so klar wie möglich, damit der andere weiß, was er zu tun hat.
  3. Gib ein Fälligkeitsdatum an. Vielleicht ist dir eine Aufgabe sehr wichtig und du willst das Ergebnis bald. Das kann der Delegationsempfänger aber nicht wissen, außer du teilst es ihm mit. Bis wann erwartest du also das Ergebnis? Selbst wenn du keine Deadline einhalten musst, kannst du trotzdem eine Fälligkeit angeben (z.B. „in den nächsten zwei Wochen“). So kann der andere mit der Aufgabe besser umgehen und sie einplanen.
  4. Vermeide Mikro-Management. Du hast die Aufgabe abgegeben und klar definiert, was du bis wann erwartest. Der andere ist jetzt für das Ergebnis verantwortlich und soll es so erarbeiten, wie er das will. Natürlich bist du für Rückfragen da, doch sollte dich nur das Ergebnis und nicht der Prozess interessieren. Delegierst du eine große Aufgabe oder ist der andere noch nicht so erfahren, kannst du natürlich Zwischenergebnisse abholen. Sag ihm das aber schon beim Delegieren der Aufgabe.
  5. Verliere die delegierten Aufgaben nicht aus den Augen. Der andere mag für das Ergebnis der delegierten Aufgabe verantwortlich sein, doch unter dem Strich trägst du natürlich weiterhin die Verantwortung für das Gesamtergebnis. Anders gesagt: Kommt das Projekt in Verzug, kommt der Kunde zu dir und dann kannst du schlecht sagen: „Der Meier ist Schuld, er hat mir das Ergebnis zu spät geliefert.“ Das ist dem Kunden (zurecht!) egal. Halte also fest, was du delegiert hast, damit du rechtzeitig nachfragen kannst.

So behältst du delegierte Aufgaben im Blick

Der letzte Punkt ist wichtig. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die delegierten Aufgaben im Blick zu behalten. Von manuellen bis zu automatischen. Hier sind ein paar Vorschläge:

  • Eine Liste mit delegierten Aufgaben: Die einfachste Variante: einfach aufschreiben – fertig. Ob auf Papier, in Evernote oder sonst wo ist egal. Hauptsache, du behältst den Überblick. Das funktioniert, braucht aber ein gehöriges Maß an Disziplin. Vergisst du in der Hitze des Gefechtes aufzuschreiben, was du an wen delegiert hast, dann bringt dir die Liste gar nichts mehr.
  • Kategorie „Warten auf“: Notiere die delegierten Aufgaben in deinem To-do-Listen-Programm und gibt diesen Aufgaben die Kategorie „Warten auf“. So siehst du immer alles, was noch offen ist (delegierte und eigene Aufgaben). Auch das funktioniert natürlich nur, wenn du das konsequent machst. Genauso organisiere ich mich häufig. Hier halte ich z.B. offene Rechnungen fest oder wenn mir jemand eine Rückmeldung versprochen hat.
  • Automatische Erinnerung: Die Luxusvariante steht dir zur Verfügung, wenn alle (auch externe Dienstleister) dasselbe To-do-Programm nutzen. Die guten To-do-Programme können nämlich Aufgaben delegieren. So hast du immer alles im Überblick.

Am letzten Punkt erkennst du übrigens, ob ein To-do-Programm ausgefeilt ist oder nicht. Nur die guten bringen eine Delegationsfunktion mit.

Beispielsweise der Todoist: hier kannst du andere Leute (egal, ob intern oder extern) zu deinen Projekten einladen und dann fröhlich Aufgaben zuweisen. Mit einem Klick auf den Filter „Zugeteilt an andere“ siehst du dann alle delegierten Aufgaben auf einen Blick. Genauso arbeite ich mit meinem virtuellen Assistenten, aber auch mit meiner Frau und einzelnen Kunden zusammen. Jeder erhält Zugriff auf die Projekte, in die er involviert ist.

Das geht ähnlich auch mit Outlook: In Outlook kannst du auf den Button „Aufgabe zuweisen“ klicken, wenn du eine Aufgabe erstellst. Der andere erhält dann eine E-Mail und kann die Aufgabe annehmen oder ablehnen. Nimmt er sie an, steht sie in seiner Aufgabenliste und als Kopie in deiner. Auch hier kannst du über das Ansichtsmenü dann alle Aufgaben ansehen, die du delegiert hast. Wird die Aufgabe erledigt, wirst du per E-Mail darüber benachrichtigt. Der Delegationsempfänger kann dir auch zwischendurch einen Statusbericht mit einem Klick schicken.

In einigen E-Mail-Programmen kannst du auch eine Erinnerung für eine gesendete E-Mail setzen. Moderne E-Mail-Programme bieten diese Funktion. Das ist besonders dann nützlich, wenn der Delegationsempfänger mit einem anderen To-do-Programm arbeitet als du. So kann ich bei meinem Programm einstellen, dass ich an eine E-Mail z.B. in drei Tagen wieder erinnert werden will. Habe ich bis dann noch nichts gehört, kann ich nachfragen.

Ich selbst nutze für meine E-Mails Front. Das ist ein Programm, mit dem mehrere Leute E-Mails an eine Adresse abarbeiten können (z.B. ein Support-Team). Hier haben sowohl ich wie auch mein virtueller Assistent Zugriff auf meine E-Mails. Wir können uns die Zuständigkeit für eine E-Mail zuweisen, können über E-Mails mit einer Kommentarfunktion diskutieren und vieles mehr. In Front gibt es auch die Möglichkeit, sich an eine Mail erinnern zu lassen.

Doch auch andere, moderne E-Mail-Programme kennen die Erinnerungsfunktion (etwa Spark oder Airmail – beide für Mac). A propos Mac: es gibt ein tolles Plugin für Apple Mail, nämlich Mailbutler. Der kann das und viele andere Dinge auch.

Letzte Möglichkeit ist ein Dienst wie FollowUpThen. Damit kannst du eine E-Mail als BCC an eine bestimmte E-Mail-Adresse schicken (z.B. [email protected]) und du erhältst dann deine E-Mail zu dem definierten Zeitpunkt als Reminder zurück. Funktioniert mit [email protected], [email protected], [email protected] und vielen anderen Adressen.


Du siehst: Delegieren ist gar nicht so schwer. Sobald du im Kopf bereit dafür bist, brauchst du nur ein paar Dinge zu beachten. Und dann geht es natürlich nur um eines: Just do it.

Mein Freund Bernd Geropp hat bei mir übrigens einen Gastartikel zu genau diesem Thema geschrieben. Bernd ist Geschäftsführercoach und beschäftigt sich natürlich sehr viel mit Delegation – nicht zuletzt auch aus eigener Erfahrung als Unternehmer und ehemaliger Geschäftsführer.

Hat dir der Artikel gefallen? Dann sprich darüber:

Ähnliche Beiträge