Am 1.1.2015 habe ich meinen Lesern das "Du" angeboten.
In den älteren Artikeln sieze ich noch, wir bleiben aber natürlich gerne beim "Du". :-)

Für viele ist Zeitmanagement nur ein notwendiges Übel. Verständlich: Sie tun ja Ihre Arbeit um der Arbeit willen (hoffentlich!) und nicht, um die Dinge zu organisieren. Das gehört halt dazu, so wie die lange Reise in die Kabrik eben auch zum Traumurlaub gehört.

Kein Wunder, dass ich daher oft mit dem Wunsch nach einem Schnelllösung oder einem Zaubermittel konfrontiert werde. Doch leider gibt es das im Zeitmanagement nicht. Lesen Sie hier, was Sie vom Zeitmanagement nicht erwarten können.


Abkürzungen gibt es nicht

Gelingendes Zeitmanagement ist eine Sache erfolgreicher Gewohnheiten.

Vergessen Sie zunächst Tools, Software, Techniken und Hilfsmittel. Ein iPhone macht Sie nicht automatisch produktiver. Und auch die ausgefeilteste Aufgabenliste in Outlook 2010 verbessert Ihr Zeitmanagement nicht einfach so.

Was nützt das alles, wenn es Ihnen nicht gelingt, sich so zu disziplinieren, dass Ihr Tag nicht von Zufälligkeiten gesteuert wird? Mit anderen Worten: Was nützt Ihre Aufgabenliste, wenn Sie sich sofort um jede Unterbrechung (wie E-Mails, Anrufe etc.) kümmern und Sie durch den Tag geschleudert werden wie ein Ball in einem Flipperkasten?

Es geht im Zeitmanagement viel mehr darum, alte Gewohnheiten abzulegen und neue zu lernen. Etwa: Was tue ich als erstes im Büro? Wie kann ich mich stärken? Wie schaffe ich es, immer den Überblick zu haben?

Gewohnheiten zu erlernen dauert um die 30 Tage, manchmals auch länger. Abkürzungen sind nicht vorgesehen. Natürlich können Hilfsmittel dabei helfen. Doch sie bleiben, was sie sind: Hilfsmittel, die die Arbeit erleichtern mögen, aber leider nicht erledigen. Ein Pinsel macht ja auch noch keinen Maler.


Zaubermittel gibt es nicht

Zeitmanagement ist bewusstes Entscheiden für die wichtigen Dinge.

Suchen Sie nicht nach der optimalen Software und dem besten Smartphone. Zeitmanagement ist eine Sache erfolgreicher Gewohnheiten (siehe oben). Setzen Sie sich lieber hin und tun Sie folgendes:

  1. Wo hakt es bei Ihnen?
  2. Wo versickert Ihre Zeit? Finden Sie das mit Hilfe eines Zeittagebuches heraus.
  3. Was können Sie dagegen tun?

Probieren Sie Ihre Lösung aus und passen Sie sie immer weiter an, bis es für Sie stimmt.


Erfolg über Nacht gibt es nicht

Sie können nicht von heute auf morgen Ihr ganzes Zeitmanagement verbessern. Ich wiederhole: Zeitmanagement ist eine Sache erfolgreicher Gewohnheiten. Und das braucht Zeit.

Sie können auch nicht alle Gewohnheiten auf einmal ändern. Sonst kommt es zum Silvester-Phänomen: Kurz vor Mitternacht schwören wir feierlich:

Ab morgen wird alles anders: Ich werde ab morgen gesund essen, aufhören zu rauchen, abnehmen, Sport treiben, mehr schlafen, weniger Alkohol trinken, mehr Zeit mit den Kindern verbringen usw.

Doch keine Angst: Spätestens am 15. Janaur ist der Vorsatz-Stress sowieso schon wieder vorbei.

Mark Twain sagt:

Eine Angewohnheit kann man nicht aus dem Fenster werfen. Man muss sie die Treppe hinunterboxen, Stufe für Stufe.

Sie werden es vermutlich nicht schaffen, gleich alle schlechten Gewohnheiten zu ändern. Fokussieren Sie sich lieber auf eine und ändern Sie die nachhaltig. Danach kümmern Sie sich um die nächste.


Ohne Tal kein Gipfel

Auch wenn wir – und manchmal auch unsere Vorgesetzen und/oder Kunden – es gerne anders hätten: Wir können nicht den ganzen Tag gleich produktiv und konzentriert sein.

Das ist alleine schon von unserer Chronobiologie unmöglich. Unser Körper gibt einen Rhythmus vor, der neben Hochs eben auch Tiefs hat. Ein Zyklus dauert – ähnlich wie bei den Schlafphasen – ca. 90 Minuten.

Dem sind wir unterworfen. Mit Hilfe von Kaffee oder sonstigen Aufputschmittel wehren wir uns zwar mit Händen und Füssen, doch es nützt alles nichts: Wir sind nicht über den ganzen Tag gleich produktiv.

Die bessere Variante ist, diese Rhythmen wahrzunehmen, anzunehmen und entsprechend die Arbeit einteilen.

So käme ich nie auf die Idee, nachmittags um 15 Uhr einen Artikel zu schreiben. Weshalb? Um 15 Uhr habe ich ein Energietief und das Schreiben der Artikel braucht recht viel Gehirnschmalz. Wenn Sie schon mal in einem meiner Seminare waren, haben Sie vielleicht bemerkt, dass wir um 15 Uhr eine Pause oder eine Gruppenarbeit machen. Nicht ganz zufällig.


Work-Life-Balance gibt es nicht

Work-Life-Balance suggeriert zwei falsche Dinge:

  • Work vs. Life: Die Arbeit ist doch nicht vom Leben getrennt. Oder gehört Ihre Arbeit nicht zu Ihrem Leben?
  • Balance: Scott Ginsberg sagt:
    Balance is for ballerinas. You need to focus on alignment.
    Recht hat er. Gleichgewicht heisst Stillstand. Genau darum geht es nicht.

Es geht viel mehr um ein dynamisches Gleichgewicht. Rad fahren können Sie ja auch nur in Bewegung. Oder: In einer Jazzband hat mal die Trompete den Lead, dann die Gitarre und dann das Schlagzeug. Trotzdem braucht es alle Instrumente, damit es harmonisch klingt.

Also: Schauen Sie lieber, dass Sie auch wirklich alle Bereiche Ihres Lebens berücksichtigen. Manchmal steht halt ein Bereich im Vordergrund, was kein Problem ist, solange Sie auf Dauer keinen anderen Bereich vernachlässigen.


Zu diesem Artikel hat mich Scott Ginsberg inspiriert:
Are You Wasting Your Hard Earned Money Chasing After These 13 Things That Don’t Really Exist?
13 (more) Things That Don’t Really Exist, No Matter How Many Lies You’ve Been Conditioned to Believe

Bei der Gelegenheit: Was könnten Sie erreichen, wenn Sie die Gewohnheiten, die Sie stärken, ritualisieren und jeden Tag üben?

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