Am 1.1.2015 habe ich meinen Lesern das "Du" angeboten.
In den älteren Artikeln sieze ich noch, wir bleiben aber natürlich gerne beim "Du". :-)

Eines der mächtigsten Instrumente aus dem Zeitmanagement, das es überhaupt gibt, ist das Zeittagebuch. Mit diesem Instrument gewinnen Sie nach wenigen Tagen einen umfassenden Überblick darüber,

  • wofür Sie Ihre Zeit nutzen,
  • was Ihre Zeitfresser sind,
  • wie produktiv Sie wirklich sind,
  • wie viele Stunden Sie realistischerweise pro Tag arbeiten,

Kurz und gut: Mit dem Zeittagebuch können Sie eine genaue Analyse Ihrer Arbeit und Ihres Arbeitstags vornehmen – der erste Schritt zu einem optimalen Zeitmanagement.

Produktives Arbeiten ist immer bewusstes Arbeiten. Oftmals lassen wir uns vom Tag und den Aufgaben treiben, ohne Einfluss darauf zu nehmen. Das ist für die Freizeit ab und zu wichtig und nötig, aber wenn wir schon 8 oder mehr Stunden am Schreibtisch sitzen, haben wir abends einfach ein besseres Gefühl, wenn wir auch etwas erreicht haben (idealerweise etwas Wichtiges und Nicht-Dringendes – siehe Eisenhower-Matrix).

Grundform

Ein Zeittagebuch zu führen, ist sehr einfach: Messen Sie die Zeit, die Sie für eine bestimmte Aktivität benötigen, und notieren Sie sich die Aktivität und die Zeit. Am besten tun Sie dies während des gesamten Tages (also vom Aufstehen bis zum ins Bett gehen).

Ich mache das gerne sekundengenau mit einer Stoppuhr resp. mit einer Excel-Tabelle. Dort halte ich per Knopfdruck die Startzeit fest, notiere die Aktivität und Excel berechnet mir dann automatisch die Dauer, sobald ich mit einer neuen Aktivität beginne.

Ist Ihnen das zu detailliert, können Sie auch einen Wecker alle 15 Minuten klingen lassen und dann jeweils notieren, welcher Aktivität Sie gerade nachgehen. Effektiver ist jedoch das sekunden-/minuntengenaue Zeittagebuch.

Am Ende des Tages werden Sie vielleicht zwischen 50 und 100 Einträge haben. Vergeben Sie dann Kategorien für die einzelnen Einträge und zählen Sie zusammen, wie viel Zeit Sie für welche Kategorie aufgewendet haben.

Die erste Analyse ist meistens schockierend: Wir gehen davon aus, dass wir an einem 8-Stunden-Tag 8 Stunden arbeiten. Das ist jedoch bei Weitem nicht so. Konservative Studien schätzen, dass wir 2.1 Stunden pro Tag unproduktiv sind, andere Studien haben sogar gemessen, dass ein durchschnittlicher Arbeitnehmer nur 1.5 Stunden pro Tag tatsächlich arbeitet! Die Wahrheit liegt wohl irgendwo dazwischen.

Führen Sie ein Zeittagebuch über mehrere Tage, am besten über die ganze Woche. So erhalten Sie einen umfassenden Einblick in Ihren Tag und Ausnahmen werden abgeflacht.

Analyse

Bei der Analyse werden Sie schnell erkennen, wo Sie für sich persönlich Optimierungsbedarf sehen. Vielleicht beschäftigen Sie sich mehr mit Ihren E-Mails, als Sie eigentlich wollen oder für nötig erachten. Vielleicht finden Sie Ihre Pausen zu lang oder erledigen zu viele dieser kleinen Aufgaben, die kaum Wirkung zeigen, aber viel Zeit in Anspruch nehmen. Oder vielleicht erkennen Sie, dass Sie eine halbe Stunde länger schlafen können, wenn Sie auf die Zeitungslektüre beim Frühstück verzichten.

Interessant wird dann Ihre Effizienz-Rate: Teilen Sie die Zeit, die Sie tatsächlich gearbeitet haben, durch die Zeit, die Sie im Büro waren. Mit “Zeit, die Sie tatsächlich gearbeitet haben” meine ich die Zeit, während der Sie wichtige, wirkungsvolle Aufgaben erledigt haben. E-Mails abrufen, Schreibtisch aufräumen (wenn auch wichtig!) oder mit dem Kollegen nach der Sitzung 15 Minuten über das Wetter diskutieren gehören nicht dazu.

Sagen wir mal, Sie erreichen eine Rate von 25%. Das bedeutet, Sie arbeiten an Ihrem 8-Stunden-Tag effektiv nur 2 Stunden. Ist das schlecht? Nein, wahrscheinlich “normal”. Wenn Sie für Ihre Zeit bezahlt werden (z.B. wenn Sie angestellt sind), mag das noch aufgehen, sofern Sie es schaffen, Ihre Aufgaben zu erledigen. Aber wenn Sie nicht für Ihre Zeit bezahlt werden (z.B. wenn Sie Alleinunterhalter selbstständig sind), dann hängt Ihr Einkommen von diesen 2 Stunden ab. Weshalb sitzen Sie dann aber 8 Stunden an Ihrem Schreibtisch? Probieren Sie mal aus, ob Sie diese Arbeit nicht tatsächlich in 2 oder vielleicht 2.5 Stunden erledigen können, und nehmen Sie sich den Rest des Tages frei.

Immer wenn ich ein Zeittagebuch führe (das mache ich alle paar Monate) geschieht noch etwas anderes: Alleine die Tatsache, dass ich mir selber Rechenschaft über meine Arbeit gebe, hilft mir schon, dass ich mich besser auf die Arbeit fokussieren kann und weniger ablenken lasse. Ein willkommener Nebeneffekt!

Also, mein Vorschlag an Sie:

  1. Öffnen Sie jetzt gleich Ihre Tabellenkalkulation.
  2. Halten Sie minutengenau fest, wie viel Zeit Sie für welche Aktivität benötigen.
  3. Vergeben Sie am Ende des Tage Ihnen sinnvoll erscheinende Kategorien.
  4. Messen Sie Ihre Effizienz-Rate: Tatsächlich gearbeitete Zeit geteilt durch Zeit im Büro.
  5. Analysieren Sie Ihre Ergebnisse und optimieren Sie dort, wo es Ihnen sinnvoll erscheint.

Sie werden in kurzer Zeit mehr schaffen, ohne sich selber auszubeuten und ohne dass die Ihnen wichtigen Dinge zu kurz kommen. Ein fantastisches Instrument!

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