Am 1.1.2015 habe ich meinen Lesern das "Du" angeboten.
In den älteren Artikeln sieze ich noch, wir bleiben aber natürlich gerne beim "Du". :-)

Die ideale To-do-Liste gibt es nicht.

Was für Sie funktioniert, funktioniert für mich eventuell nicht. Und umgekehrt. Es gibt keine „richtige“ oder „falsche“ To-do-Liste. Es gibt nur Empfehlungen.

In diesem Artikel gebe ich Ihnen meine Empfehlungen. Wenn Sie einer Methode oder einem System folgen möchten, dann finden Sie hier drei Alternativen.

Wenige Aufgaben: To-do-Liste als Gedächtnisstütze

To-do-Listen: Diese Methoden und Systeme helfen wirklich
© Depositphotos.com/Lane Erickson

Haben Sie wenige Aufgaben zu erledigen bzw. können Sie Ihren Tag weitgehend selbst gestalten, dann nutzen Sie die To-do-Liste nur noch als Gedächtnisstütze für die Aufgaben, die Sie sonst vergessen.

Sie lassen sich ständig von der Frage leiten:

Bringt mich das, was ich genau jetzt tue, meinem wichtigsten Ziel näher?

Zugegebenermaßen ein Spezialfall, aber funktioniert.

Visuell veranlagt oder mittelmäßig viele Aufgaben: “Master Your Workday Now” oder “Do It Tomorrow”

Sind Sie eher visuell veranlagt und/oder haben ständig mittelmäßig viele Aufgaben (25-50) zu erledigen, dann nutzen Sie „Master Your Workday Now“ oder „Do It Tomorrow“.

Beide Systeme arbeiten mit einem engen Planungszeitraum und überschaubaren To-do-Listen.

Kurze Einführung:

Master Your Workday Now

„Master Your Workday Now“ ist eine Entwicklung des Amerikaners Michael Linenberger. Alle Aufgaben gehören ausnahmslos auf eine der Listen. Besonders diejenigen Aufgaben, die Sie per E-Mail erreichen.

„Master Your Workday Now“ geht davon aus, dass unser Zeithorizont sowieso nur etwa 10 Tage in die Zukunft reicht. Das ist unser „Workday Now“-Horizont.

Der wird unterteilt in „Critical Now“ (Aufgaben, die dringend sind und unbedingt heute erledigt werden müssen) und „Opportunity Now“ (Aufgaben, die in den nächsten 1-2 Wochen erledigt werden müssen, aber nicht unbedingt heute). Alles weitere fällt in die Kategorie „Over the Horizon“.

Auf der Liste „Opportunity Now“ dürfen höchstens 20 Aufgaben stehen. Alle anderen müssen auf die Liste „Over the Horizon“.

Wenn Sie die „Critical Now“-Aufgaben abgearbeitet haben, gehen Sie die Aufgaben auf der „Opportunity Now“-Liste an. Mit diesen beiden Listen arbeiten Sie täglich.

Das gleichnamige Buch über „Master Your Workday Now“ finden Sie hier auf Amazon: Master Your Workday Now!: Proven Strategies to Control Chaos, Create Outcomes & Connect Your Work to Who You Really Are

Do It Tomorrow

„Do It Tomorrow“ stammt vom britischen Produktivitätstrainer Mark Forster, der mehrere innovative und neuartige Zeitmanagement-Methoden entwickelte.

In einem Satz: Alle Aufgaben, die Sie heute erhalten, schreiben Sie auf und erledigen sie morgen. So haben Sie jeden Tag eine abgeschlossene Liste, die Sie nur abarbeiten müssen.

Natürlich sieht das System noch einige Feinheiten vor, etwa wenn Sie damit nicht fertig werden oder wenn etwas wirklich Dringendes dazwischen kommt, aber das Prinzip ist so einfach wie genial.

Das Buch, in dem Mark Forster diese Methode entfaltet finden Sie hier auf Amazon: Do it Tomorrow and Other Secrets of Time Management

Sehr strukturiert oder sehr viele Aufgaben: Getting Things Done (GTD) light

Sind Sie sehr strukturiert und/oder haben ständig sehr viele Aufgaben (>50-100) zu bewältigen, dann ist „Getting Things Done“ (GTD) light für Sie.

„Getting Things Done“ (GTD) ist ein Selbstmanagement-System des amerikanischen Management-Beraters David Allen. Besonders in Blogs hat dieses System Furore gemacht. So sind auch unzählige Seiten und Artikel über GTD im Internet zu finden.

„Light“ heißt: Lernen Sie aus dem Internet die wichtigsten Grundsätze von GTD und setzen Sie sie um. Kümmern Sie sich nicht um die Details. Falls Sie die später wissen müssen, können Sie GTD immer noch weiter erlernen. Hier auf ivanblatter.com gibt es auch eine “Einführung in GTD“.

Bedenken Sie: Mit GTD haben Sie zwangsläufig seitenlange To-do-Liste und einen hohen Pflegeaufwand all dieser Listen. Dazu muss man geboren sein, sonst werden Sie schnell aufgeben.

Falls Sie trotzdem das Buch von David Allen lesen möchten – was ich Ihnen nicht empfehle (siehe oben) -, dann finden Sie es hier auf Amazon: Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag

“Aber das geht doch so nicht/ist zu einfach/ist bei mir anders…”

Zu einfach? Nein. Probieren Sie es aus, dann werden Sie schnell sehen, was klappt und was Sie verbessern müssen.

Schließlich wollen Sie ja arbeiten und nicht Aufgaben verwalten. Deshalb müssen einfache, vielleicht auch vereinfachende Lösungen her. Wenn’s klappt: Weshalb dann weiter suchen?

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