Wie du mit Mikroaufgaben endlich ins Tun kommst

Häufig nehmen wir uns viel zu grosse Aufgaben vor und wissen dann gar nicht, wo wir beginnen sollen.

Auf den ersten Blick ist die Aufgabe natürlich völlig klar und logisch (z.B. „Videokurs erstellen“).

Wenn es dann aber um die Umsetzung geht, ist die Aufgabe viel zu schwammig, zu gross und zu unbestimmt. Ein idealer Nährboden für den inneren Schweinehund.

Genau hier hilft dir das Konzept der Mikroaufgaben.


Mikroaufgaben
Der Begriff sagt eigentlich schon ganz genau, worum es geht: Brich eine Aufgabe in kleinste Teilaufgaben auf.

Um mit GTD zu sprechen: Die Mikroaufgabe ist der nächste Handlungsschritt, den du tun musst.

Oder: Die kleine Handlung überhaupt, die du erledigen musst.

In meinem Beispiel „Videokurs erstellen“ wäre das:

  • Brainstorming Inhalt

Oder:

  • Recherche, ob es so einen Kurs schon gibt

Eine typische Mikroaufgabe ist eine Aufgabe, die du in weniger als 30 Minuten erledigen kannst, idealerweise sogar in weniger als 10 Minuten.

Stell dir einfach vor, du musst jemanden anweisen, eine Aufgabe zu erledigen, der aber keine Ahnung davon hat. Erkläre ihm die Aufgabe Schritt für Schritt bis zum Ende und zwar bevor er anfängt. Erstell eine Checkliste oder ein Kochrezept, dem er Schritt für Schritt folgen kann.

Viele Aufgaben oder Projekte haben natürlich verschiedene Abhängigkeiten und Unsicherheiten, so dass nicht jede Aufgabe bis auf diese Ebene zerlegt werden kann.

Trotzdem kannst du die Aufgabe soweit zerlegen, wie du das halt eben tun kannst. Sobald du dann weiter sehen kannst, kannst du weitere Mikroaufgaben notieren.


Nutzen von Mikroaufgaben

Diese Idee der Mikroaufgaben eignet sich besonders bei sich wiederholenden Aufgaben oder wenn du irgendwo nicht weiterkommst:

  • Sich wiederholende Aufgaben: Bei Aufgaben, die sich wiederholen, lassen sich mit Mikroaufgaben echte Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen. Besonders bei Aufgaben, die man nur ab und zu erfüllen muss (z.B. die jährliche Steuererklärung), können solche detaillierte Anleitungen viel Zeit sparen.
  • Neue oder neuartige Aufgaben: Bei neuen Projekten unterschätzen wir häufig den Zeitaufwand. Wir sind einfach zu optimistisch. In dieser Situation helfen Mikroaufgaben: Liste jeden Teilschritt auf. Das mag zwar Zeit kosten (teilweise sogar recht lange), aber dafür kannst du die Liste einfach nur noch abarbeiten, was dann viel schneller und einfacher geht.
  • Zeitplanung: Viel Freiraum verführt zum Aufschieben: Untersuchungen zeigen, dass in Berufsgruppen mit viel Freiraum Aufschieberitis am weitesten verbreitet ist. Klassisch: Studenten und Freiberufler.
    Gerade in diesen Fällen kann es helfen, eine Mikroaufgaben-Planung vorzunehmen. Dazu setzt du dich morgens hin und notierst alle Mikroaufgaben, die du heute erledigen möchtest oder musst.
    Normalerweise vertrete ich eine lockere Planung, in diesem Spezialfall mag aber eine so detaillierte Planung helfen.

Ist der Aufwand gerechtfertigt?

Ich finde: Ja.

Natürlich lohnt es sich nicht, jede Aufgabe in Mikroaufgaben zu teilen. Dann wäre der Aufwand sicher zu hoch. Doch bei Aufgaben, bei denen du nicht mehr weiter weißt, die dich verunsichern oder die ein zu großer Brocken sind, lohnt sich der Aufwand allemal.

Wie so häufig im Zeitmanagement muss ich zwar zunächst Zeit investieren, die ich aber später mehrfach zurückerhalte. Habe ich nämlich meine Mikroaufgaben, kann ich all meine Energie in das Abarbeiten dieses Kochrezeptes stecken. Ich muss keine Gedanken und keine Energie daran verschwenden, was genau zu der Aufgabe gehört. Das habe ich ja schon erledigt.

Bildnachweis: © iStockphoto.com / Ieva

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

12 Gedanken zu “Wie du mit Mikroaufgaben endlich ins Tun kommst”

  1. Danke, Ivan, der Artikel kommt genau richtig. Eine Frage dazu: trägst du die Mikroaufgaben auch in deine todo-Liste ein? Oder wäre das zu viel Aufwand?

    Vielen Dank und herzliche Grüße
    Susanne

  2. Hallo Susanne, ich trage meine Mikroaufgaben in meine To-Do-Liste ein und übertrage diese dann auch in meine Tagesplanung.
    Herziche Grüße
    Petra

  3. Lieber Ivan,
    Danke für die Anregungen. Ich handhabe das schon so. Und habe damit gute Erfahrungen gemacht. Nur aktuell stehe ich vor einem Problem: Ich habe mehrere Projekte, die jeweils ihre Liste zum abarbeiten haben, aber ich fange nicht an. Ich bin quasi blockiert. Es ist vergleichbar mit dem typischen Aufschieben vor dem Lernen vor einer Prüfung: alles andere ist plötzlich wichtiger/interessanter. Der Unterschied ist aber, daß mich die Projekte interessieren. Ich es eigentlich tun will, sonst hätte ich nicht die Liste erstellt. Hast Du einen guten Tip, wie ich ins Abarbeiten der Liste komme?
    Danke

    • Hallo Tina, solche Blockaden kenne ich auch sehr gut. Kein schönes Gefühl. Mir hat ein kombiniertes Vorgehen sehr geholfen. Der Zeitaufwand dafür war eine halbe Stunde. Ich habe das einmal ausführlich gemacht. Danach musste ich es nur noch 1-2 Mal andenken, das hat schon gereicht, um mich in den „Tun“-Modus zu bringen. Inzwischen habe ich keine Blockaden mehr. :-)

      Im 1. Schritt habe ich überlegt, warum ich bei dieser Aufgabe/Projekt blockiert bin (müsstest du also für jedes Projekt machen). Siehe dazu unseren Tipp https://www.projektmagazin.de/artikel/so-ent-sorgen-sie-ihre-blockaden_1096510, der sehr hilfreich ist, um Blockaden zu lösen.

      Seitdem habe ich kein Problem mehr mit Blockaden, weil ich mir meine Gefühle anschaue, wenn mein Kopf mich blockieren will. Das gute dabei: Die Analyse hilft mir auch bei den Projekten, da sie entweder einen Nachteil oder ein Risiko für mich aufzeigen, bzw. mir signalisieren, dass ich auf bestimmte Entwicklungen, Dinge usw. achten muss. D.h. ich sehe die Blockade nicht mehr als negativ sondern als hilfreiches Warnzeichen. Dadurch bin ich nicht mehr blockiert sondern nutze dieses Gefühl produktiv. :-)

      im 2. Schritt habe ich mir sehr konkret die Konsequenzen für mein Nicht-Handeln überlegt. Was passiert, wenn ich das nicht mache, wenn ich es zu spät mache usw. Beispiel: Umsatzausfall, Regressgebühren, schlechtes Vorbild für meine Mitarbeiter (die liefern dann zukünftig auch zu spät oder nicht), ein anderer machts und somit kann ich es nicht mehr machen, Kunde ist verärgert…
      Das war meist sehr überzeugend, doch endlich anzufangen.

      Ich hoffe, dir damit geholfen zu haben.
      Viel Erfolg :-)

      • Hallo Tina,

        mir hilft dabei auch, den Zielzustand (positiv) zu visualisieren. Wenn ich mir vorstelle, wie ich am Ziel bin, und wie ich mich dann fühle.

        Wenn gar nichts anderes mehr geht nutze ich einen alten Sportlertrick, fake it till you make it. Tu so, als würdest du es machen in deinem Kopf (wenn ich ins tun komme, dann würde ich jetzt xy machen.. wenn ich heute einen guten Tag hätte, würde ich als erstes XY anpacken..etc) und so kommt man gedanklich in einen Modus.

        Bei mir klappt das, bei vielen (Profi-) Sportlern auch.

        Bei Peojekten habe ich mir ein Gerüst ausgearbeitet an Dingen, die im Prinzip bei jedem Projekt zu erledigen sind (bei uns) und das in meiner Todoist als Liste exportiert. Wenn ich jetzt mit einem Projekt starte, lade ich mir zuerst die exportierte Liste ins Todoist und arbeite dann die Mikro-Standardschritte ab. Danach bin ich schon fast alleine beim Tun.

        Vielleicht hilft Dir was davon. Viel Erfolg!

        • Danke für deine Tipps!

          Visualisieren: Großartig – und klappt wirklich!

          Todoist: Das ist einer der großen Vorteile des Todoist. Man kann Aufgaben ex- und später importieren. Da der Export eine normale txt-Datei ist, kann man die Liste auch in jedem Editor anpassen.

  4. Hallo,

    einen kleinen Trick der gut funktioniert kann ich beitragen, um überhaupt in die Gänge zu kommen bzw. diese Startblockaden zu überwinden. Ich nenne ihn den 2-Minuten-Deal. Mach mit Dir selbst aus: Ich beschäftige mich 2 Minuten mit dem nächsten Schritt und wenn es keinen Spaß macht laß ich es. Da kann selbst der innere Schweinehund schlecht gegen argumentieren. Was sind schon zwei Minuten. Hat man dann mal angefangen geht es meist locker von der Hand.

    Grüße DIrk

  5. Lieber Ivan, ich habe mit den Mikroaufgaben auch positive Erfahrungen gemacht, bei mir heißen Sie Miniziele. Anderer Name, gleicher Inhalt- motivierend.

    Wenn ich mich nicht motivieren kann, dann hilft es mir auch mir eine begrenzte Zeit zu setzen, oder aber genau zu überprüfen, ob ich noch das richtige Ziel verfolge, mich in die Zukunft hinein zu visualisieren hilft auch. Und manchmal sind auch die Miniziele bzw. Mikroaufgaben zu viel dann steht eine Pause an.

    In diesem Sinne, danke für deinen motivierenden Beitrag und ein schönes, langes Maiwochenende

    wünscht Helena Schlüter

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