Das Eisenhower-Prinzip im Alltag: Hilft es wirklich?

Wenn du hier mitliest, kennst du wahrscheinlich das Eisenhower-Prinzip – vielleicht nicht unter diesem Begriff, aber in Form der Unterscheidung von wichtig-unwichtig und dringend-nicht dringend.

Stopp – bevor du schon weg klickst: Ab und zu tut es gut, Altbekanntes nochmals von Grund auf durch zu denken und zu prüfen, was es wirklich nutzt. Genau das will ich hier tun. Außerdem habe ich ein alternatives Konzept zum Eisenhower-Prinzip für dich.

Das Eisenhower-Prinzip (oder die Eisenhower-Matrix, wie es auch genannt wird) ist benannt nach Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der USA und Oberbefehlshaber der Alliierten in Europa während des zweiten Weltkriegs. Ob er sie aber tatsächlich konzipiert und danach gearbeitet hat, ist und bleibt ein Rätsel.

Seit Zeitmanagement zum Thema und zur täglichen Herausforderung geworden ist, ist dieses Eisenhower-Prinzip fester Bestandteil der Lehre vom richtigen Umgang mit der Zeit.

Wohlgemerkt, es ist eine Methode unter vielen, aber sie ist mittlerweile ein nicht mehr wegzudenkender Teil des modernen Zeitmanagements.

Ich selbst habe sie bei Stephen R. Covey kennen gelernt, zuerst bei „Die 7 Wege zur Effektivität”* und dann auch bei „Der Weg zum Wesentlichen”*.
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Stephen R. Covey unterscheidet vier Generationen von Zeitmanagement:

  • Die erste Generation hat versucht, den heutigen Ansprüchen der Zeit gerecht zu werden und lässt sich durch Notizen und Checklisten charakterisieren. Im Vordergrund stand die Vollständigkeit.
  • Die zweite Generation hat sich dann auf Kalender und Terminplaner konzentriert. Diese Bewegung steht für die Planung von Ereignissen und Handlungen für die Zukunft.
  • Die dritte Generation versucht, die ersten beiden Generationen um Prioritäten zu erweitern. Sie ist auch heute noch verbreitet. Hier geht es um Prioritäten, Werte und Ziele. Diese Denkweise wird bis auf den einzelnen Tag herunter gebrochen, indem man eine detaillierte Tagesplanung erstellt.

In allen drei Generationen stand die Effizienz im Vordergrund. Leider ging bei dem Versuch, den letzten Tropfen aus dem Tag heraus zu pressen, auch vieles verloren. Menschliche Bedürfnisse etwa blieben dabei auf der Strecke. Gleichzeitig hat man gemerkt, dass eine detaillierte Planung heute nicht mehr durchgehalten werden kann, in einer Zeit, die von ständigen Unterbrechungen geprägt ist. Als Folge hatten viele Leute genug von Zeitmanagement und Zeitmanagement-Programmen. “Das bringt ja eh nichts”, “Das lässt sich in der Praxis ja gar nicht leben” war der allgemeine Tenor, was so ja eben auch stimmt.

  • Nun taucht aber die vierte Generation auf. Diese Generation ist nicht mehr von Methoden des Zeitmanagements geprägt. Zeit lässt sich schließlich nicht managen. Jede/r hat genau 24 Stunden Zeit pro Tag, jede Sekunde ist genau gleich lang wie jede andere. Bei der vierten Generation geht es deshalb um Selbst- und Energiemanagement. Damit taucht plötzlich der Mensch wieder in der Diskussion auf. Es wird also nicht mehr nach der einen, universellen Methode gesucht, sondern Zeitmanagement ist individuell.

Stephen R. Covey zählt das Eisenhower-Prinzip zu den Instrumenten dieser vierten Generation.

Die Matrix hat zwei Achsen: Wichtig – Unwichtig, Dringend – Nicht dringend. Diese Matrix aufgespannt ergibt folgendes Bild.

Das Eisenhower-Prinzip
Das Eisenhower-Prinzip

Grundsatz des Eisenhower-Prinzips

Alle Aufgaben, die man hat, lassen sich in eines der vier Felder einordnen:

Die vier Quadranten des Eisenhower-Prinzips
Die vier Quadranten des Eisenhower-Prinzips
  • Ist eine Aufgabe weder wichtig, noch dringend, sollte sie weggelassen werden.
  • Ist eine Aufgabe nicht wichtig, aber dringend, dann sollte sie eliminiert, automatisiert oder delegiert werden.
  • Ist eine Aufgabe wichtig, aber nicht dringend, dann muss sie unbedingt eingeplant werden, damit sie nicht im Alltagslärm untergeht.
  • Ist eine Aufgabe wichtig und dringend, dann muss sie so bald wie möglich erledigt werden.

Grundsätzlich können wir dieses Schema beeinflussen, indem wir darauf achten, dass wir uns frühzeitig um wichtige Aufgaben kümmern, die (noch) nicht dringend sind, damit sie nicht zu Feuerwehrübungen, also nicht zu wichtigen und dringenden Aufgaben werden. Hier muss dann unsere Zeitplanung greifen.

So funktioniert kurz und knapp Zeitmanagement anhand des Eisenhower-Prinzips.

Die Bedeutung der vier Quadranten

Schauen wir uns nochmals die vier Quadranten etwas genauer an:

Quadrant I ist der Quadrant der Notwendigkeit. Hier müssen wir sofort aktiv werden, ansonsten müssen wir die Konsequenzen tragen (verpasste Termine, ungelöste Probleme, Abgabetermin vorbei usw.). Gleichzeitig können wir hier auch steuern und produzieren, denn diese Aufgaben sind nicht nur dringend, sondern gehören auch zu den wichtigen.

Quadrant II ist der Quadrant der Qualität. Denn hier befinden sich die wichtigen Dinge, die aber nicht dringend sind. Damit können wir hier langfristig und vorbeugend denken. Je mehr wir uns auf Quadrant II konzentrieren, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Quadrant I kleiner wird.

Quadrant III ist der Quadrant der Täuschung. Weil die Aufgaben hier dringend sind, unterstellen wir ihnen auch, dass sie wichtig sind. Doch sie sind höchstens drängend oder für sonst jemanden wichtig. Die Gefahr ist gross, dass wir glauben, wir befänden uns im Quadrant I.

Quadrant IV schließlich ist der Quadrant der Verschwendung. Hier gibt es eigentlich nichts zu sagen, außer dass man diesen Quadranten so schnell wie möglich wieder verlässt. Denn er raubt nur Energie, aber trägt nichts an Qualität bei. Denke z.B. an stundenlanges zielloses Surfen im Internet, und du hast den Quadranten erfasst.

Das Problem ist, dass wir im heutigen Arbeitsalltag sehr oft nur der Y-Achse entlang denken, weil das ja die dringenden, oder vermeintlich dringenden, Dinge sind. Alles was dringend ist, hat für uns oberste Priorität und kommt somit als erstes zum Zug. So switchen wir zwischen Quadrant I und III hin und her.

Die Folge davon sind

  • Stress und Hetze
  • dauerndes Krisenmanagement
  • ausschließlich kurzfristige Orientierung
  • reaktives anstatt proaktives Verhalten
  • kaum Planbarkeit

All unsere modernen To-do-Listen-Apps verführen uns natürlich dazu, unsere gesamte Zeit in Quadrant I zu verbringen, nämlich über die Fälligkeitsdaten. Schauen wir nur auf die Fälligkeiten, dann erledigen wir die Aufgaben immer erst dann, wenn sie fällig sind – also wenn sie in Quadrant I sind. Die hohe Kunst besteht darin, sich eben auch um möglichst viele Aufgaben zu kümmern, die wichtig sind, aber (noch) nicht dringend.

Das Ziel sollte es sein, so viel Zeit wie möglich in Quadrant II zu verbringen. Diese Zeit lässt sich in den beiden „Abfallquadranten“ III und IV finden. Vor allem im Quadrant IV haben wir schlicht nichts verloren. Das ist nur verlorene Zeit und Energie. Quadrant III hingegen täuscht uns Wichtigkeit vor, dabei ist es nur Dringlichkeit, aber eigentlich nicht wichtig. Der wichtigste Schritt ist also, den Fokus von der Dringlichkeit zur Wichtigkeit zu verschieben und sich dann auf Quadrant II zu konzentrieren.

Sich in Quadrant II aufzuhalten, hat nämlich Konsequenzen:

  • Wenn die Wichtigkeit im Zentrum steht und das erst noch mit einem langfristigen Blick, dann muss man überhaupt zuerst wissen, was man will. Was ist denn das Wichtigste in meinem Leben und bei meiner Arbeit?
  • Je größer Quadrant II wird, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Quadrant I schrumpft. Wenn wir uns gut vorbereiten, wenn wir vorbeugend tätig werden, wenn wir planen und wissen, was wir wollen und was unsere Werte sind, dann werden viele Aufgaben und Probleme gar nicht mehr zu dringenden Aufgaben und Problemen. Quadrant I wird natürlich nie verschwinden, aber man kann anstreben, ihn so klein wie möglich zu halten.

Das ist ja alles schön und recht – aber…

Hilft das Eisenhower-Prinzip nun im ganz konkreten Arbeitsalltag wirklich?

Ich finde das Prinzip hinter der Matrix nach wie vor nützlich. Es hat allerdings zwei Schwächen:

Erstens hat Stephen R. Covey das Buch bereits 1989 veröffentlicht. Seine Ideen hat er natürlich weit früher entwickelt. Die Welt damals war allerdings eine ganz andere als unsere heutige Welt. Die Geschwindigkeit hat deutlich zugenommen und der Nachschub an (scheinbar?) dringenden Aufgaben ist explodiert. Auch hieß dringend früher vielleicht “innerhalb der nächsten Stunden”. Heute heißt dringend “sofort”.

Zweitens ist das Prinzip recht abstrakt und damit schwer, direkt bei der täglichen Arbeit anzuwenden.

Hilft das Eisenhower-Prinzip also gar nicht mehr?

Meine Meinung: Ja und nein.

Das Eisenhower-Prinzip ist eine großartige Folie, die man immer im Hinterkopf haben soll. Sie erlaubt es, dich und deine Tätigkeit immer wieder zu hinterfragen:

  • Was ist eigentlich wichtig?
  • Kümmere ich mich wirklich um die wichtigen Dinge? Oder nur um die dringenden?
  • Ist das, was hier dringend daher kommt, auch wichtig (und sollte sofort erledigt werden)? Oder ist es “nur” dringend und ich kann versuchen, es loszuwerden?
  • Welche Dringlichkeiten können in meinem Job überhaupt auftreten?
  • Wie kann ich die Dinge, die enorm wichtig, aber (noch) nicht dringend sind, einplanen?

Und dann natürlich noch die klassische Frage von Stephen R. Covey:

“Welches ist die eine Sache, die eine enorm positive Auswirkung auf Ihre Ergebnisse hätte?”

Versteht man das Eisenhower-Prinzip so, dann hilft es in ruhigen Momenten, in denen man versucht, das Ganze zu überblicken, oder z.B. im Rahmen des Wochenrückblicks die Prioritäten wieder gerade zu rücken.

Eine Alternative: Die High Value Activities

Ein einfacheres Konzept als das Eisenhower-Prinzip sind die “High Value Activities”, ein Konzept, das vor allem auch täglich anwendbar ist.

High Value Activities sind Aufgaben mit sehr hohem Wert. „Wert“ im Sinne von Wirkung, aber durchaus auch „Wert“ im Sinne von Euro.

Um herauszufinden, welches die High Value Activities in deinem Business sind, kannst du dir eine Pyramide vorstellen:

High Value Activites
High Value Activities

Auf der untersten Ebene sind Aufgaben, die absolut keinen Wert haben oder bringen. Leider ist das auch die breiteste Ebene. Es gibt unendlich viele Aktivitäten, die nichts bringen. Zeitfresser, Fluchtaktivitäten und solche Dinge.

Beispiele? Zappen beim Fernsehen. Oder ziellos im Internet surfen.

Dann gibt es Aktivitäten, die haben oder bringen einen sehr geringen Wert. Die bringen dir nicht viel, sie generieren auch kaum Umsatz. Diese bilden die nächste Ebene, die schon ein wenig schmaler ist.​

Das sind auch häufig Zeitfresser. Viele E-Mails gehören dazu. Oder vielleicht hast du deine ganzen Steuergeschichten ausgelagert. Die müssen zwar sein, aber schaffen keinen oder nur einen geringen Wert in deinem Business.


Ab der nächsten Ebene wird es dann interessant. Hier sind nämlich die Aktivitäten, die einen hohen Wert haben oder bringen, zumindest kurz- bis mittelfristig. Diese Ebene ist wiederum ein wenig schmaler.

Wenn ich beispielsweise eine Marketing-Aktion lanciere und dadurch meinen Umsatz hochfahren kann, dann hat das sicher einen hohen Wert für mich und mein Business. Oder wenn ich mich mit Kollegen und Geschäftspartnern vernetze, dann hat das kurz- bis mittelfristig einen hohen Wert für mich. Oder wenn ich gute Pausen mache.


Dann gibt es noch die Spitze der Pyramide, die sehr schmal ist. Das sind die wenigen Aktivitäten, die langfristig einen hohen bis sehr hohen Wert haben oder bringen. Genau das sind dann die sog. High Value Activities, die dich und/oder dein Business langfristig nach vorwärts bringen.

Ein Beispiel: Das Erstellen einen neues Produktes oder das Schreiben eines Buches. Beides mag dir kurzfristig nicht so viel Wert bringen, doch mittel- bis langfristig sind solche Dinge Gold wert.

Mit dieser Pyramide hast du einen konkreten Maßstab für dein Handeln, nämlich:

Wie hoch ist der Wert, den eine Tätigkeit meinem Business bringt?

Die Erfahrung zeigt uns leider, dass die Aufgaben der untersten beiden Ebenen einfach so kommen. Wie ungebetene Gäste. Die sind einfach plötzlich da und wir reagieren darauf.

Um auf die beiden oberen Ebenen zu kommen, müssen wir aktiv, proaktiv werden. Tätigkeiten mit hohem Wert sind nicht einfach plötzlich da, sondern du musst sie dir schaffen, du musst dich für sie entscheiden, du musst dir aktiv und bewusst überlegen, was das in deinem Fall ist.

Das Konzept der High Value Activities hilft dir, deine Arbeit und deine Aufgaben zu beurteilen. Und sie tut dies besser als das Eisenhower-Prinzip, denn diese Pyramideneinteilung nutzt ein eindeutiges Kriterium für die Beurteilung.

Du könntest sogar neben die Ebenen einen (fiktiven) Euro-Wert setzen (z.B. 1 EUR, 10 EUR, 1’000 EUR und 10’000 EUR), um das Konzept noch greifbarer zu machen.

Nebenbei: Gerade die Aufgaben mit dem Wert 1 EUR oder 10 EUR kannst und solltest du unbedingt auslagern, falls du sie nicht komplett eliminieren kannst.

Dieses Konzept eignet sich sehr gut, um Prioritäten zu setzen und damit zu entscheiden, was in deinem Business wirklich wichtig ist.

Leg dir mal einen Zettel mit vier Spalten auf deinen Schreibtisch. Die Spalten entsprechen dabei den Stufen der Pyramiden. Trag dann während einer Woche alle Tätigkeiten, die du im Laufe des Tages so machst, in die jeweilige Spalte der Tabelle ein. Am Ende der Woche hast du einen perfekten Überblick, was du die ganze Zeit tust und du siehst sehr klar, wo du Dinge verändern solltest.

Und jetzt? Eisenhower-Prinzip oder High Value Activities?

Wieso entweder…oder? Ich würde sowohl…als auch wählen.

Das Eisenhower-Prinzip hilft dir auf der Ebene der Grundsätze und auf der Ebene der Einstellungen: Die Eisenhower-Matrix ist dann wie der Hintergrund eines Bildes, auf dem du ein konkretes Zeitmanagement aufbaust. Sie hilft dir bei deiner Einstellung gegenüber deiner Arbeit oder bei der Beurteilung des Stellenwertes deiner Arbeit, also eher bei den grundlegenden Fragen, nicht jedoch unbedingt bei der konkreten Entscheidung, was du womit machst. Damit kann sie zu einer größeren Klarheit führen.

Die High Value Activities hingegen sind schon deutlich konkreter und alltagstauglicher. Damit kannst du versuchen, deinen Alltag ganz konkret so zu gestalten (oder sogar umzubauen), dass du dich vor allem um Aufgaben mit hohem Wert kümmerst. Genauso deine Mitarbeiter (falls du welche hast): Jeder Mitarbeiter hat ein Set an Aufgaben mit hohem und mit geringem Wert. Welche Aufgaben das sind, ist natürlich individuell. Verbringen aber alle so viel Zeit wie möglich mit den sehr wertvollen Aufgaben, dann kann es nur in eine Richtung gehen: Aufwärts.

Das bedingt aber eine genaue Analyse, welche Aufgaben das sind, und dann das proaktive Schaffen der Bedingungen, damit so viel Zeit wie möglich mit diesen Aufgaben verbracht wird.

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

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