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Das Eisenhower-Prinzip im Alltag: Hilft es wirklich?

Wahrscheinlich kennst du das Eisenhower-Prinzip oder die Eisenhower-Matrix – vielleicht nicht unter diesem Begriff, aber in Form der Unterscheidung von wichtig-unwichtig und dringend-nicht dringend.

Stopp – bevor du schon weg klickst: Ab und zu tut es gut, Altbekanntes nochmals von Grund auf durch zu denken und zu prüfen, was es wirklich nutzt. Genau das will ich hier tun. Außerdem habe ich ein alternatives Konzept zur Eisenhower-Matrix für dich.

Dwight D. Eisenhower
Dwight D. Eisenhower

Das Eisenhower-Prinzip (oder die Eisenhower-Matrix, wie es auch genannt wird) ist benannt nach Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der USA und Oberbefehlshaber der Alliierten in Europa während des zweiten Weltkriegs.

Wohlgemerkt, es ist eine Methode unter vielen, aber sie ist mittlerweile ein nicht mehr wegzudenkender Teil eines guten Zeitmanagements – auch wenn die Eisenhower-Matrix im Alltag vielleicht nicht so viel bringt. Doch dazu später mehr.

Stephen R. Covey und Dwight D. Eisenhower

Ich selbst habe die Eisenhower-Methode bei Stephen R. Covey kennen gelernt, zuerst bei „Die 7 Wege zur Effektivität”* und dann auch bei „Der Weg zum Wesentlichen”*. (*Affiliate-Links)

Stephen R. Covey ist mit diesen beiden Klassikern auch derjenige, der die Eisenhower-Matrix bekannt gemacht hat.

Was ist die Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix spannt zwei Achsen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit auf, also Wichtig – Unwichtig, Dringend – Nicht dringend. Diese Eisenhower-Matrix aufgespannt ergibt dann folgendes Bild.

Die Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix

Grundsatz des Eisenhower-Prinzips

Alle Aufgaben, die man hat, lassen sich in eines der vier Felder einordnen:

Die vier Quadranten des Eisenhower-Prinzips
Die Quadranten der Eisenhower-Methode
  • Ist eine Aufgabe weder wichtig, noch dringend, sollte sie weggelassen werden. Das sind die D-Aufgaben.
  • Ist eine Aufgabe nicht wichtig, aber dringend, dann sollte sie eliminiert, automatisiert oder delegiert werden. Das sind die C-Aufgaben.
  • Ist eine Aufgabe wichtig, aber nicht dringend, dann muss sie unbedingt eingeplant werden, damit sie nicht im Alltagslärm untergeht. Das sind die B-Aufgaben.
  • Ist eine Aufgabe wichtig und dringend, dann muss sie so bald wie möglich erledigt werden. Das sind die A-Aufgaben.

Grundsätzlich können wir dieses Schema beeinflussen, indem wir darauf achten, dass wir uns frühzeitig um wichtige Aufgaben kümmern, die (noch) nicht dringend sind (eben die B-Aufgaben), damit sie nicht zu Feuerwehrübungen, also nicht zu wichtigen und dringenden Aufgaben werden (A-Aufgaben). Hier muss dann unsere Zeitplanung greifen. Denn ohne konkrete Planung, gehen diese Aufgaben unter.

Die Bedeutung der vier Quadranten

Schauen wir uns die vier Quadranten etwas genauer an:

Quadrant I: Die A-Aufgaben

Quadrant I ist der Quadrant der Notwendigkeit.

Hier sind dringende Aufgaben und wir müssen sofort aktiv werden, ansonsten müssen wir die Konsequenzen tragen (verpasste Termine, ungelöste Probleme, Abgabetermin vorbei usw.).

Quadrant II: Die B-Aufgaben

Quadrant II ist der Quadrant der Qualität.

Diese Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend – oder besser gesagt: noch nicht dringend. Damit können wir hier langfristig und vorbeugend denken. Je mehr wir uns auf Quadrant II konzentrieren, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Quadrant I kleiner wird. Denn viele B-Aufgaben werden letztlich zu A-Aufgaben, wenn wir uns nicht frühzeitig darum kümmern.

Quadrant III: Die C-Aufgaben

Quadrant III ist der Quadrant der Täuschung.

Weil die Aufgaben hier dringend sind, unterstellen wir ihnen auch, dass sie wichtig sind. Doch evtl. ist die Dringlichkeit für sonst jemanden hoch, aber für uns nicht. Die Gefahr ist groß, dass wir glauben, wir befänden uns im Quadrant I. Hier sind aber die C-Aufgaben und nicht die A-Aufgaben.

Quadrant IV: Die D-Aufgaben

Quadrant IV schließlich ist der Quadrant der Verschwendung.

Hier gibt es eigentlich nichts zu sagen, außer dass man diesen Quadranten so schnell wie möglich wieder verlässt. Denn er raubt nur Energie, aber trägt nichts an Qualität bei. Denke z.B. an stundenlanges zielloses Surfen im Internet, und du hast den Quadranten erfasst.

Das Ziel der Eisenhower-Matrix

Das Ziel ist, so viel Zeit wie möglich mit den B-Aufgaben zu verbringen . Diese Zeit lässt sich in den beiden „Abfallquadranten“ III und IV finden.

Vor allem im Quadrant IV haben wir schlicht nichts verloren. Das ist nur verlorene Zeit und Energie. Quadrant III hingegen täuscht uns Wichtigkeit vor, dabei ist es nur Dringlichkeit, aber eigentlich nicht wichtig.

Der wichtigste Schritt ist also, den Fokus von der Dringlichkeit zur Wichtigkeit zu verschieben und sich dann auf Quadrant II zu konzentrieren.

Sich in Quadrant II aufzuhalten, hat nämlich Konsequenzen:

  • Wenn die Wichtigkeit im Zentrum steht und das erst noch mit einem langfristigen Blick, dann muss man überhaupt zuerst wissen, was man will. Was ist denn das Wichtigste in meinem Leben und bei meiner Arbeit?
  • Wenn wir planen und wissen, was wir wollen und welches unsere Werte sind, dann werden viele Aufgaben gar nicht mehr zu dringenden Aufgaben. Quadrant I wird natürlich nie verschwinden, aber man kann anstreben, ihn so klein wie möglich zu halten.

Hilft das Eisenhower-Prinzip nun im ganz konkreten Arbeitsalltag wirklich?

Ich finde das Prinzip hinter der Matrix nützlich. Allerdings ist es etwas abstrakt. Hilft das Eisenhower-Prinzip also gar nicht mehr? Meine Meinung: Doch und nein zugleich.

Der richtige Platz für die Eisenhower-Matrix

Das Eisenhower-Prinzip ist eine großartige Folie, die man immer im Hinterkopf haben soll. Sie erlaubt es, dich und deine Tätigkeit immer wieder zu hinterfragen:

  • Was ist wichtig?
  • Kümmere ich mich um die wichtigen Dinge? Oder nur um die dringenden?
  • Ist das, was dringend ist, auch wichtig (und sollte sofort erledigt werden)? Oder ist es „nur“ dringend und ich kann versuchen, es loszuwerden?
  • Welche Dringlichkeiten können in meinem Job überhaupt auftreten?
  • Wie kann ich die Dinge, die enorm wichtig, aber (noch) nicht dringend sind, einplanen?

Und dann natürlich noch die klassische Frage von Stephen R. Covey:

“Welches ist die eine Sache, die eine enorm positive Auswirkung auf Ihre Ergebnisse hätte?”

Eine Alternative: Die High Value Activities

Ein einfacheres Konzept als das Eisenhower-Prinzip sind die „High Value Activities“, das vor allem auch täglich anwendbar ist.

High Value Activities sind Aufgaben mit sehr hohem Wert. „Wert“ im Sinne von Wirkung, aber durchaus auch im Sinne von Euro.

Stell dir eine Pyramide vor:

High Value Activites
High Value Activities

Die vier Ebenen

Ebene 1: wertlose Aufgaben

Auf der untersten Ebene sind Aufgaben, die keinen Wert haben oder bringen. Leider ist das auch die breiteste Ebene. Es gibt unendlich viele Aktivitäten, die nichts bringen.

Beispiele? Zappen beim Fernsehen. Oder ziellos im Internet surfen.

Ebene 2: Aufgaben mit geringem Wert

Dann gibt es Aktivitäten, die haben oder bringen einen sehr geringen Wert. Die bringen dir nicht viel, sie generieren auch kaum Umsatz.

Das sind Zeitfresser. Viele E-Mails gehören dazu. Oder gewisse administrative Tätigkeiten. Die müssen zwar sein, aber schaffen keinen oder nur einen geringen Wert.

Ebene 3: Aufgaben mit hohem Wert

Hier wird es interessant. Hier sind nämlich die Aktivitäten, die kurz- bis mittelfristig einen hohen Wert haben oder bringen.

Z.B. eine Marketing-Aktion, die später meinen Umsatz hochfahren lässt. Oder die Vernetzung mit Kollegen und Geschäftspartnern.

Ebene 4 (Spitze): Aufgaben mit sehr hohem Wert

Dann gibt es noch die Spitze der Pyramide. Das sind die wenigen Aktivitäten, die langfristig einen hohen bis sehr hohen Wert haben oder bringen. Genau das sind dann die sog. High Value Activities, die dich und/oder dein Business langfristig vorwärts bringen.

Ein Beispiel: Das Erstellen eines neues Produktes oder das Schreiben eines Buches. Beides mag dir kurzfristig nicht so viel Wert bringen, doch mittel- bis langfristig sind solche Dinge Gold wert.

Ein konkreter Maßstab für dein Handeln

Mit dieser Pyramide hast du einen konkreten Maßstab für dein Handeln, nämlich:

Wie hoch ist der Wert, den eine Tätigkeit meinem Business bringt?

Die Erfahrung zeigt uns leider, dass die Aufgaben der untersten beiden Ebenen einfach so kommen. Wie ungebetene Gäste. Die sind einfach plötzlich da und wir reagieren darauf.

Um auf die beiden oberen Ebenen zu kommen, müssen wir proaktiv werden. Tätigkeiten mit hohem Wert sind nicht einfach plötzlich da, sondern du musst sie dir schaffen, du musst dich für sie entscheiden, du musst dir aktiv und bewusst überlegen, was das in deinem Fall ist.

Das Konzept der High Value Activities hilft dir, deine Arbeit und deine Aufgaben zu beurteilen. Und sie tut dies besser als das Eisenhower-Prinzip, denn diese Pyramideneinteilung nutzt ein eindeutiges Kriterium für die Beurteilung.

Du könntest sogar neben die Ebenen einen (fiktiven) Euro-Wert setzen (z.B. 1 EUR, 10 EUR, 1’000 EUR und 10’000 EUR), um das Konzept noch greifbarer zu machen.

Dieses Konzept eignet sich damit sehr gut, um Prioritäten zu setzen und damit zu entscheiden, was in deinem Business wirklich wichtig ist.

Eine kleine Übung

Leg dir mal einen Zettel mit vier Spalten auf deinen Schreibtisch. Die Spalten entsprechen dabei den Stufen der Pyramiden. Trag dann während einer Woche alle Tätigkeiten, die du im Laufe des Tages so machst, in die jeweilige Spalte der Tabelle ein. Am Ende der Woche hast du einen perfekten Überblick, was du die ganze Zeit tust und du siehst sehr klar, wo du Dinge verändern solltest.

Und jetzt? Eisenhower-Prinzip oder High Value Activities?

Wieso entweder…oder? Ich würde sowohl…als auch wählen.

Das Eisenhower-Prinzip hilft dir auf der Ebene der Grundsätze und auf der Ebene der Einstellungen: Die Eisenhower-Matrix ist dann wie der Hintergrund eines Bildes, auf dem du ein konkretes Zeitmanagement aufbaust. Sie hilft dir bei deiner Einstellung gegenüber deiner Arbeit oder bei der Beurteilung des Stellenwertes deiner Arbeit. Damit kann sie zu einer größeren Klarheit führen.

Die High Value Activities hingegen sind schon deutlich konkreter und alltagstauglicher. Damit kannst du versuchen, deinen Alltag ganz konkret so zu gestalten (oder sogar umzubauen), dass du dich vor allem um Aufgaben mit hohem Wert kümmerst.

Das bedingt aber eine genaue Analyse, welche Aufgaben das sind, und dann das proaktive Schaffen der Bedingungen, damit so viel Zeit wie möglich mit diesen Aufgaben verbracht wird.

ÜBER IVAN BLATTER

Ivan Blatter
Ivan Blatter

Ich bin seit 2008 Produktivitätscoach und führe meine Kunden zu mehr Selbstbestimmung und Freiheit in ihrem Business.

  • Ich helfe einerseits Solopreneuren, Selbstständigen und Unternehmern, ihr Zeit- und Selbstmanagement in den Griff zu bekommen, so dass sie mehr Freiraum haben.
  • Andererseits helfe ich meinen Kunden, über sich hinauszuwachsen, damit sie das erreichen, was sie wirklich wollen.

Mit meinem umfangreichen Blog, meinem erfolgreichen Podcast und meinem Buch "Arbeite klüger – nicht härter" habe ich schon tausenden Menschen weiterhelfen können.

Daneben helfe ich aber auch Menschen, die schnell und gezielt vorwärts kommen wollen, mit meinen Angeboten.

Immer getreu meinem Motto: Nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder.