Alles, was mehr als einmal getan werden muss, gehört in eine Vorlage oder auf eine Checkliste.
Wir müssen nicht jedes Mal das Rad neu erfinden. Einmal durchdenken genügt, danach können wir uns die Energie und Mühe sparen.
Lernen Sie hier dieses Konzept genauer kennen.
Wissen Sie, wie ich auf dieses Konzept kam? Durch meine Frau.
Sie nutzt seit Jahren eine Reisegepäck-Checkliste, wo alles notiert ist, was sie im Urlaub braucht. So kann sie nichts vergessen und muss beim Packen nur die Liste abarbeiten.
Ich übernahm diese Checkliste und passte sie auf meine Bedürfnisse an.
Dasselbe kann man mit allem machen, was man mehr als einmal tun muss.
Alles, was mehr als einmal getan werden muss, gehört in eine Vorlage oder auf eine Checkliste.
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Beispiele für Checklisten und Vorlagen
Es gibt unzählige Beispiele, wo man solche Checklisten und Vorlagen nutzen kann. In einigen Bereichen nutzen Sie sie ja schon. So haben Sie garantiert eine Briefvorlage.
Vielleicht nutzen Sie aber auch eine Vorlage für die Tagesordnung der Sitzung, die Sie regelmäßig leiten müssen. Diese Vorlage gibt Ihnen ein Gerüst und dort stehen schon mal die Punkte, die bei jeder Sitzung besprochen werden.
Das können Sie ausbauen. Beispiele:
- Schreiben eines Projektberichts oder Jahresberichts (Checkliste und/oder Vorlage)
- Monatsabschluss (Checkliste)
- Ablauf bei Anfragen von potentiellen Kunden (Checkliste)
- Informationen, die Sie im Erstgespräch mit einem Kunden erfahren möchten (Checkliste)
- Ausfüllen der Steuererklärung (Checkliste)
- Führen von Statistiken (Checkliste und/oder Vorlage)
- Reisechecklisten für verschiedene Gelegenheiten (für ein Wochenende, für einen Business-Trip, für einen Urlaub usw.)
Checklisten eignen sich natürlich auch dann, wenn Sie den Überblick über Ihre laufenden Geschäfte behalten müssen. Sind die Geschäfte mehr oder weniger standardisiert, können Sie pro Geschäft eine Checkliste anlegen und jeweils ankreuzen, wo Sie stehen.
Vorlagen mit Inhalt
Eine klassische Vorlage gibt ja nur das Gerüst vor wie im Beispiel mit der Vorlage für die Tagesordnung. Es gibt aber auch Vorlagen, die bereits mit dem Inhalt gefüllt sind.
Ich denke da besonders an E-Mails. Häufig müssen wir immer wieder dieselben Mitteilung schreiben. Ein klassischer Fall für Vorlagen.
Ich nutze beispielsweise folgende Vorlagen:
- Antwort bei Newslettern, die ich nicht abonniert habe, und Pressemitteilungen, die mich nicht interessieren
- Nachfrage, ob meine E-Mail mit einem größeren Anhang angekommen ist
- Antwort auf Kontaktanfragen bei XING
- Absage auf Freundschaftsanfragen bei Facebook von Leuten, mit denen ich im „richtigen Leben“ keinen Kontakt habe
- Text beim Versand von Rechnungen
- Zahlungserinnerungen
Es gibt in jeder Branche und bei jedem Job solche Beispiele, wenn Sie mal kurz überlegen.
Umsetzung und Tools
Für Checklisten gibt es unzählige spezielle Programme. Sie können aber auch schlicht und einfach eine Liste in Ihrer Textverarbeitung erstellen. Damit kommen Sie schon weit.
Vorlagen erstellen Sie natürlich in dem Programm, wo Sie die Vorlage dann auch brauchen.
Ein Spezialfall sind E-Mails. Einige E-Mail-Programme kennen zwar Vorlagen, doch sind sie häufig etwas umständlich (z.B. in Outlook). Hier gibt es zwei Alternativen:
- Nutzen Sie die Signatur-Funktion. Wer sagt denn, dass man in Signaturen nur die eigentliche Signatur hinschreiben kann? Man kann ja auch den Inhalt einer E-Mail hinschreiben. Beim Schreiben wählt man dann einfach diejenige, die passt.
- Nutzen Sie ein Programm für Textbausteine. Damit können Sie per Tastenkürzel einen beliebigen Textbaustein in einem beliebigen Programm einfügen. Ich arbeite sehr intensiv mit Textbausteinen. Darüber schrieb ich im Artikel „Schneller arbeiten mit Textbausteinen„. dort finden Sie auch Software-Empfehlungen.
Wer sagt denn, dass man in Mail-Signaturen nur die eigentliche Signatur hinschreiben kann?
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Nehmen Sie sich die Zeit, solche Checklisten und Vorlagen zu erstellen. Die Ersparnis an Zeit und Energie ist enorm!
Wie immer im Zeitmanagement gilt aber: Zuerst müssen Sie Zeit investieren, um dann Zeit zu sparen.
Bei der Gelegenheit: Nutzen Sie Checklisten und Vorlagen, um Zeit zu sparen?
